新农合资料管理

各县（市、区）合疗办：现将陕西省档案局、陕西省卫 生厅关于印发陕西省新型农 村合作医疗档案管理办法（试行）的通知转发给你们，请按照要求，认真贯彻执行。陕西省档案局、陕西省卫生厅关于印发陕西省新型农村合作医疗档案管理办法（试行）的通知 陕档联发 20097 号陕西省档案局、陕西省卫生厅关于印发陕西省新型农村合作医疗档案管理办法（试行）的通知各设区市档案局、卫生局，杨凌示范区档案局、社会事业局：现将陕西省新型农村合作医疗档案管理办法（试行）印发你们，请结合本地实际， 认真贯彻执行陕西省档案局 陕西省卫生厅二九年十二月十五日2陕西省新型农村合作医疗档案管理办法（试行）第一条 为了加 强全省新型农村合作医疗档案（以下简称新农合档案）科学化、制度化和规范化管理，维护新农合档案真实、完整和 安全，更好地 为农民群众提供服 务，依据陕西省档案条例和陕西省关于进一步加强新型农村合作医疗制度管理工作的原则指导意见的有关规定，结合我省实际，制定本办法。第二条 新农合档案是指各 级新型农村合作医疗管理、经办机构、定点医疗机构从事新型农村合作医疗管理各项活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子数据等不同形式和载体的历史记录。第三条 新农合档案工作实行统一领导、分 级负责制。各级卫生行政管理部门负责本辖区范围内的新农合档案管理工作，其新农合管理机构形成的新农合档案应纳入同级卫生行政管理部门档案全宗集中管理；县级卫生行政部门可在县（区）新农合管理、 经办机构建立 专业档案室，配 备具有大专以上文化水平的专（兼）职档案管理人员，集中 统一管理各自范围内形成的新 农合档案。各级定点医疗机构应将新农合档案纳入其机构档案全宗进行管理。明确新农合档案管理场所，配备具有大专以上文化水平的专（兼）职管理人员，管理好本定点医疗机构形成的新农合档案。各级档案行政管理部门负责对新农合档案工作的监督和指导。第四条 各级新型农村合作医疗管理、 经办机构、定点医疗机构应按照新农合管理、 经办机构、定点医 疗机构文件 归档范围和保管期限表（见附件）所列内容，本着“ 谁办理谁立卷、边办理边收集的原则”，将各自职责范围内形成的新农合文件，区分不同类别、不同年度和不同保管期限 进行整理、排列后于第二年 3 月底前向本单位档案机构移交归档， 任何人不得据为己有或者拒 绝归档。第五条 归档的新农合文件应做到齐全完整、内容真 实准确、规格统一、字迹工整， 载体材料和书写材料应符合档案保管要求。列入 “永久”、 “30 年”保管的新农合文件不得使用纯蓝墨水笔、红墨水笔、 铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料起草和 签批文件。第六条 新农合档案原则上分为文书类、业务类、会 计（基金会 计）类、特殊载体四类。第七条 新农合档案的保管期限划分为“永久”、 “30 年”、 “10 年”和“3 年”（见附件）。第八条 新农合档案的整理：（一）文书类档案的整理：应按照陕西省归档文件整理实施细则规则要求，以件为单位按照年度机构保管期限或年度保管期限分类方法进行分类、整理、装订、编号和排列。（二）业务类档案的整理：应在同一个年度、月度内，按照住院补偿、分娩补偿、定额补偿、慢性病 补偿、门诊补偿等不同属类，将每一属 类内每一诊次所形成的全部文件做 为一件，依照 新农合管理、经办机构、定点医疗机构文件归档范 围和保管期限表（见附件）所列文件名称 顺序依次排列、装 订后，按结算时间依次排列、编号。分类方法应采用“年度-属类-定点医 疗机构”或“ 年度-定点医疗机构-属类”两种方法。（三）会计（基金会计）类档案的整理：应按照会计档案管理办法要求，在同一个会计年度内，按照凭3证、账簿、报告、其它等不同属类分别整理。（四）特殊载体类档案的整理：新农合工作形成的奖牌、 证书 、锦旗以及照片( 含底片)、录音带、录像带、磁盘等特殊载体类档案应按照磁性载体档案管理与保护规范和照片档案管理规范的有关要求分类排列、整理、编目存放，同时填写相应的参见号；电子文件归档时应按照电子文件归档与档案管理规范有关要求，同时生成纸质文件一并归档整理、保存，其保管期限与相对应的纸质档案保管期限一致。第九条 各级新型 农村合作医疗管理、经办机构、定点医 疗机构建立的档案室应满足档案安全保管基本要求，存放新农合档案柜架、库房应具备防盗、防火、放水、防鼠虫、防高温、防潮、防 尘、防磁等防护措施，定期检查，确保新农合档案的完整与安全。第十条 严禁擅自销毁新农合档案。 销毁新农合档案应按以下程序 办理：（一）各保管单位应成立新农合档案鉴定销毁领导小组。其成员分别由分管档案工作的领导和分管新农合工作的领导，以及新农合 业务工作人员、档案管理人 员 共同组成。（二）对保管期限已满的新农合档案应逐卷、逐件 进行鉴定并 编制新农合档案销毁目录， 经新农合档案鉴定销毁领导小组组长审核、 签字后，由指定的 监销人、经办人送指定地点集中销毁。（三）新农合档案销毁目录应移交本单位档案室永久保存。第十一条 新农 合档案管理人员调离工作岗位时，应在分管部门领导的监督下办妥档案交接手续后再调离。第十二条 各级 新型农村合作医 疗管理、 经办机构、定点医疗机构应建立新农合档案查、借阅制度，严格履行查、借阅登记手续。外单位查、借阅新农合档案，应凭单位介绍信，经新农合主管单位领导批准，并办理登记手续后方可查 、借 阅。查、借阅新农合档案时严禁在档案上勾划、涂改、标记、折叠、撤换、添加内容等。第十三条 各级新型农村合作医疗管理、经办机构、定点医疗机构应积极利用现代化手段，建立新型农村合作医疗档案数据库，为统计汇总 、分析决策、查找利用创造便捷条件。第十四条 各级 档案行政管理部门、卫生行政管理部门对新农合档案管理工作中做出显著成绩的单位和个人，应按有关规定给予表彰、奖励。对新农合档案管理工作中失职造成档案损毁、丢失的，应依照中华人民共和国档案法和陕西省档案条例有关规定进行查处。第十六条 本办法由陕西省档案局、 陕西省卫生厅负责解释 。第十七条 本办法自二一 年一月一日起 实施。附件【 “新农合”管理、经办机构、定点医 疗机构文件材料归档范围及保管期限表.doc】4附件：新农合”管理、 经办机构、定点医疗机构文件归档范围及保管期限表（各单位只需保管本单位职责范围内的“新农合”文件）保 管 期 限类别序号归 档 范 围省级新农合管理机构市级新农合管理机构县、区新农合管理、经办机 构乡、镇新农合经办机 构定点医疗机构1 “新农 合”试点工作的 请示、方案、批复 30年30年30年2 成立“ 新农 合” 管理委 员会办公室、监督委员会、技术指导委员会领导小组形成的相关文件永久 永久 永久3 关于启用印章的文件 永久 永久 永久4 关于推进“新农合 ”制度方面的规范性文件及情况 汇报 永久 永久 永久5 “新农 合”各项管理工作 规章、制度、办法 永久 永久 永久 30年10 年6 “新农 合”参合患者住院、大型 检查 、就诊报销、结算、 转诊管理、身份核定等方面的细则、规定、 办 法永久 永久 永久 30年10 年7 关于加强“新农合 ”医疗基金年度征 缴、医 疗费用控制、风险资金管理及使用方面的规定、办法、细则、通知永久 永久 永久 30年10 年8 “新农 合”基本药物目 录及调整目录 、特殊慢性病用 药目录、药品价格、医疗服务 收费标准、参合农民自费药品比例目录、报销分段比例、跨年度住院患者补助等方面的 细则、 规定、办法永久 永久 永久 30年10 年9 关于加强“新农合 ”定点医疗机构医 药费用管理的若干意见、 规定、办 法30年30年30年10年10 年10 关于对“ 新 农合” 参合 农民进行健康体 检相关问题的规定、 办法、通报30年30年30年10年10 年11 关于对“ 新 农合” 参合 农民以及参合未享受大病 补助农民进行健康体检有关情况的报告、通知30年30年30年10年10 年12 关于规范新增医疗服务项目价格管理有关问题的通知 10年10年10年10年10 年13 计划生育家庭参加“新农合” 补助方案、细则、办法 30年30年30年10年10 年14 “新农 合”参合孕妇 全免方面的办法、细则 30年30年30年10年10 年15 关于“ 新农 合” 使用材料 费补助方面的 规定、通知 10年10年10年10年10 年16 关于“ 新农 合” 定点医 疗机构确定、适宜范围等管理方面的规定、细则、 办 法30年30年30年10年10 年文书类17 关于违反“新农合 ”制度行为的处理 规定、 监督通报工作办法 30 30 305年 年 年18 关于“ 新农 合” 参合 农民外伤补助方面的通知 10年10年10年10年10 年19 关于开展“新农合 ”报销直通车问题 的通知 10年10年10年10年10 年20 关于下达“新农合 ”补助资金的通知 永久 永久 永久 10年10 年21 关于拨付“新农合 ”参合患者月度住院及 门诊统筹补偿款的通知永久 永久 永久 10年10 年22 关于拨付“新农合 ”慢性病补偿款的通知 永久 永久 永久 10年10 年23 关于拨付“新农合 ”节余基金二次补偿 款的通知 永久 永久 永久 10年10 年24 关于定点医疗机构、卫生院督导工作情况的 报告、通 报 30年10年10年3 年 3 年25 申请定点医疗机构、卫生院的批复、报告、通知 永久 永久 10年10 年26 “新农 合”定点医疗 机构服务合同、协议 永久 10年10 年27 “新农 合”定点医疗 机构鉴定意见书 30年10年10 年28 “新农 合”定点医疗 机构审核结果反 馈单 30年10年10 年29 “新农 合”参合农民登 记表、 协议书 、花名册 永久 30年30 年30 “新农 合”参合农民 缴费登记表、 进 度表 永久 10年10 年31 “新农 合”医疗基金筹集情况情况 汇报 材料 30年30年30年32 关于“ 新农 合” 住院患者 报解材料月 审通报 30年30年30年33 “新农 合”报销费用情况的公示材料 3 年 3 年 3 年34 “新农 合”参合患者 补偿、 结算情况通 报 30年3 年 3 年35 “新农 合”参合患者医 药费审批表、大型检查审批表、转外就医审批表10年36 关于填报“新农合 ”信息月报表的通知 10年10年10年37 “新农 合”家庭帐户 基金报销汇总表 30年30年30年38 “新农 合”年度门诊补偿进 度统计表 30年30年30年39 “新农 合”各乡、 镇 （办事处）参合住院患者 补偿统计表 30 30 306年 年 年40 “新农 合”参合患者住院 补偿曲线图 30年41 “新农 合”年度参合患者住院构成 图 30年42 “新农 合”参合患者住院分布 对比图 30年43 “新农 合”补助费核减 汇总表 30年30年44 “新农 合”定点医疗 机构不合理费用返 还情况汇总表 30年30年45 “新农 合”二次补助情况 汇总表 30年30年46 “新农 合”缴费资金入 库进度统计表 30年30年47 “新农 合”参合农民健康体 检汇总表 10年48 “新农 合”医疗基线调查 表、阳 线率摸底 汇总表、分析结果材料 30年49 “新农 合”住院患者 单病种统计表 30年30年50 “新农 合”住院患者非 单统计表 30年30年51 “新农 合”参合患者月度医 药费用报销拨 付清单 30年52 “新农 合”月度住院患者 补偿花名册 30年30年53 年度节余基金二次补偿拨付表 30年30年54 年度节余基金住院患者报销花名册 30年55 关于“ 医疗卫 生服 务进农村” 、“新农合进乡村”等项活动的实施方案、工作安排、整改报告30年30年30年56 关于“ 新农 合” 年度工作目 标责任指 标、任 务分解、考核方面的办法、 细则 、方案30年30年30年57 “新农 合”月、季、年度工作考核、检查、督导情况、工作运行情况汇报、总结、通报30年30年30年58 “新农 合”管理、 经办 机构关于“ 新农合”参合农民满意度调查、知识问卷、征求意 见材料10年10年10年3年3年59 关于召开“新农合 ”工作会议形成的相关文件 30年30年30年60 关于表彰“新农合 ”工作先进单位、个人的决定、通知 永久 永久 永久 永久 永久61 “新农 合”工作先进单 位、个人 单行材料 永久 永久 永久 永久 永久762 关于干部任免、考核、工资调整、职称评聘方面的报告、通知 永久 永久 永久 永久 永久63 关于纪检监察、党风廉政、党 员教育、精神文明建设等方面形成的相关文件30年30年30年64 关于做好农业人口、参合 农民年鉴 、年 报的通知 10年10年10年65 “新农 合”各项工作会 议记录 永久 永久 永久66 “新农 合”审计工作 报告、整改 报告、通知 30年30年30年67 “新农 合”工作培训 、考 试材料 10年10年10年68 “新农 合”工作文件 汇编、信息 简报 、合疗动态、专刊 30年30年30年69 政协、人大提案的答复、函 30年30年30年70 各级领导视察、检查 、指 导“ 新农合”工作形成的相关文件 30年30年30年71 “新农 合”管理、 经办 机构收发文登 记本 30年30年30年72 其它材料 30年30年30年一、 参 合 患 者 住 院 补 偿 结 算 材 料1 参合患者住院报销审批表（凭证）或参合住院患者补偿单（原件）3 年2 住院医疗费用结算收据或发票（原件） 3 年3 诊断证明书（原件） 3 年4 参合患者住院证或住院会诊单（原件） 3 年5 住院费用汇总表 3 年6 参合患者住院费用自费项目明细表 3 年7 参合患者住院报销计算表 3 年8 参合患者住院费用报销记录 3 年9 合作医疗证首页及家庭成员栏目页内容 3 年10 户口簿户主及参合患者栏目页内容 3 年11 患者身份证 3 年12 住院病历（住院病历若为原件，新合疗经办机构审核后应将该住院病历退回定点医疗机构归档保存）3 年13 其它材料 3 年二、 农 村 孕 产 妇 免 费 住 院 分 娩 补 偿 结 算 材 料1 农村孕产妇免费住院分娩补助经费单（原件） 3 年2 农村孕产妇免费住院分娩卡（计划生育管理部门发的原件） 3 年3 住院医疗费用结算收据或发票（原件） 3 年4 诊断证明书（原件） 3 年5 住院证或住院会诊单（原件） 3 年业务类6 住院费用汇总表 3 年87 住院费用清单 3 年8 住院费用报销记录 3 年9 患者身份证 3 年10 出生医学证明 3 年11 住院病案首页 3 年12 产科入院记录 3 年13 医院手术记录 3 年14 长期医嘱单 3 年15 临时医嘱单 3 年16 出院记录 3 年17 孕产妇保健手册（产科病历原件） 3 年18 其它材料 3 年三、 定 额 补 偿 （含体检、二次 补偿 ）结 算 材 料1 定额补偿或二次补偿报销审批表（凭证）或参合患者定额补偿或二次补偿单（原件）3 年2 定额补偿就诊发票报销联 3 年3 二次补偿就诊发票报销联 3 年4 定额补偿或二次补偿汇总材料 3 年5 其它材料 3 年四、 慢 性 病 补 偿 结 算 材 料1 特殊慢性病补偿审批表 3 年2 特殊慢性病患者补偿单（原件） 3 年3 医疗费用结算收据或发票（原件） 3 年4 合作医疗证 3 年5 慢性病就诊证 3 年6 户口簿或患者身份证 3 年7 门诊病历、住院病 历 3 年8 诊断证明书（原件）