档案室工作手册制度汇集

档案室工作手册制度汇集1、 档案工作分管领导职责2、 档案工作具体分管领导职责3、 档案室工作职责4、 档案室主任的职责5、 专职档案员职责6、 各部门（处、科）负责人档案工作管理职责7、 兼职档案员职责8、 单位档案管理办法9、 档案工作人员岗位责任制10、 档案管理工作责任追究制11、 企业档案工作奖惩规定 12、 档案工作责任制考核办法13、 文件材料归档制度 14、 综合档案归档制度 15、 档案保管制度 16、 档案资料查阅利用制度17、 档案鉴定销毁制度 18、 档案统计制度 19、 档案移交制度 20、 档案保密制度 21、 重大活动档案登记制度22、 档案工作三纳入制度23、 档案人员四参加制度24、 档案室安全管理制度25、 档案室安全保卫制度26、 档案库房安全管理制度27、 档案消毒制度 28、 档案库房温湿度记录与调控制度29、 档案安全防火制度 30、 档案设备维护制度 31、 档案网络信息及数据库安全管理制度档案工作分管领导职责1、认真贯彻落实党和国家以及上级有关档案工作的方针政策、档案法及档案法实施办法，提高全员依法治档的意识。2、建立健全与单位工作相适应的档案工作机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费。3、将单位档案工作纳入议事日程，在制定各种规划和计划时要兼顾档案工作的发展，使档案工作与其它各项工作同步发展。4、将档案信息化建设纳入单位整体信息化发展规划，使其同步发展。5、负责审批单位档案工作及相关管理制度是否符合国家有关法律法规和上级有关档案工作规定。6、决策单位档案工作中的重大问题，审定单位档案工作规划和年度计划。7、监督检查单位档案工作达标情况。档案工作具体分管领导职责1、组织贯彻执行档案法律法规和上级有关档案工作的规定、要求。2、组织制定本单位档案工作的长期和短期目标、任务，并加以贯彻落实。3、组织召开本单位档案工作会议，听取汇报，研究部署工作，及时帮助解决存在的问题，同时向主要负责人汇报并提出建议。4、组织档案管理人员开展业务学习，提高本单位档案管理水平。5、组织开展对本系统和所属单位的档案工作的监督和指导。6、积极主动地与档案行政管理部门联系，解决本单位档案工作中存在的业务问题。档案室工作职责1、宣传贯彻执行档案法、国家有关档案工作的法律、法规、方针、政策、规范标准及单位的各项档案管理规定，2、拟订、完善单位档案工作规章制度，并组织实施，负责监督、指导和检查执行情况。3、统筹规划和负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、编研、检索、统计和提供利用等工作。4、负责指导本单位各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作。6、负责对本单位所属机构档案工作监督、检查和业务指导，并组织档案人员开展业务交流、培训工作。档案室主任的职责1、认真贯彻落实党和国家以及上级有关档案工作的方针政策、档案法及档案法实施办法，提高全员职工依法治档的意识。2、依法管理本单位的档案，建立健全各项档案管理规章制度，督促、检查制度执行情况，严防应归档材料散失、损毁。3、组织拟定年度单位档案工作计划和年度档案室工作计划。4、不断加强对档案工作的领导，重视抓好档案库房基础设施、设备建设，逐步实现现代化管理，使档案库房具有防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防潮、防高温、防污染等功能。5、依法加强对专、兼职档案人员的教育与培训，适时组织了解、检查、分析、布置档案工作，对存在的问题落实专人负责整改。6、负责落实档案安全、保密等措施，确保档案安全。7、档案安全事故发生后，组织抢救和善后处理工作，并立即向本单位主要负责人及上级有关部门报告。专职档案员职责1、档案管理员必须热爱档案工作，忠于职守。负责宣传、贯彻、执行档案法，做好本单位的档案管理工作。2、负责对本单位文书部门和业务部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。3、负责对本单位各项活动中产生的文书、科技、会计、声像、电子、实物档案进行接收、整理、保管，并指导产生档案的文书部门和业务部门按照档案法规的要求进行移交档案。4、负责对接收的档案进行认真的验收，并按规定办理移交接收手续，对不符合规定的档案应要求有关部门整理后再予以接收。5、负责对入库的档案编制总目录、分类目录、案卷目录、底图目录、声像档案目录、电子档案目录等。6、负责对室藏档案的借阅登记及久借档案的催还入库，并定期对室藏档案进行清理核对，做到账物相符。7、负责对破损或载体变质的档案进行及时修补和复制，室藏档案因移交、销毁、遗失等注销账卡时，要注明原因，保存依据。8、负责按照国家和有关部门的规定编制档案保管期限表，并请主管部门定期对室藏档案进行鉴定，对经鉴定属于过期需要销毁的档案，造具清册并提出销毁报告，经有关部门批准后按保密和档案销毁规定予以销毁。9、保护档案的安全，坚持做好“十防”工作。10、严格执行保密制度，做到不该说的不说，不该借的不借。11、熟悉室藏档案情况，充分发挥档案的作用，积极做好档案的提供利用工作。12、积极开展档案业务的学习、指导、交流工作。各部门（处、科）负责人档案工作管理职责1、重视本部门（处、科）的档案工作，将其纳入本部门（处、科）的工作议程。2、明确本部门（处、科）兼职档案员，并督促其认真履行职责。3、严格把好本部门（处、科）的档案质量关，并督促兼职档案员按规定程序及时向单位综合档案室移交。4、关心档案工作，及时向单位综合档案室提出对档案工作的建议与要求。5、听取本部门（处、科）兼职档案员对档案工作情况的汇报，协调和解决相关问题；6、定期检查本部门（处、科）的档案工作。兼职档案员职责1、认真学习、贯彻执行档案法和上级及本单位有关档案管理工作的各项规章制度。2、做好本部门当年应归档文件材料的收集、整理工作，保证在每年三月份前移交综合档案室，并办理好档案移交手续。3、在日常工作中负责保管、收集本单位本部门应归档的各种载体的文件材料。4、负责本部门在起草或处理应归档文件材料时所用书写材料符合归档要求。5、负责对本单位本部门无须归档文件材料的日常收集保管，并定期交综合档案室集中销毁，确保不被擅自变卖或丢弃。6、接受本单位档案专业人员的指导，努力学习档案管理业务知识，为本单位档案管理标准化、规范化、现代化尽职尽责。7、严格保管本部门、单位文件材料，做到不漏、不失、不损、不泄密。在工作中发现的应归档而未归档的文件材料应及时收集补充归档。8、反映档案工作的意见和要求，提供档案利用效果情况。单位档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强对单位档案工作的领导，规范档案的收集、整理和管理工作，有效地保护和利用档案，为单位各项工作及社会服务，根据中华人民共和国档案法、档案法实施办法及机关档案工作条例（如果是企业可根据科技档案工作条例、企业档案工作规范、企业档案管理规定等，如果是学校可根据高等学校档案管理办法等）等法规，结合本单位实际，制定本办法。第二条 本办法所称的档案是指本单位在工作、生产、经营和管理各项活动中形成的对本单位和社会具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条 档案工作是单位工作的重要组成部分；是衡量单位管理工作的重要尺度；是维护单位历史真实面貌的重要事业。单位应把档案工作纳入总体发展规划，纳入议事日程，纳入单位全员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。在岗位设置、人员编制、经费预算、库房建设等各方面对档案工作给予必要的支持和保证。第四条 档案工作坚持集中统一的管理原则。第五条 单位内部各单位和个人应当遵守本办法，并有依法保护和移交档案的义务。第二章 档案管理体制第六条 档案管理工作涉及行政管理、生产、经营、建设等各项活动，涉及党、政、群各个部门，单位应将档案工作列入单位发展规划和年度工作计划，制定单位档案发展规划和年度计划，并确定一名单位领导分管档案工作。第七条 单位设置综合档案室，配备档案管理专职人员，负责协调、组织、管理单位档案工作和对所属机构档案管理进行监督业务指导。所属机构要成立相应的档案管理工作机构，并配备专（兼）职档案人员。各业务部门要配备兼职档案工作人员，负责本部门形成的应归档文件材料的积累、整理和归档工作。第八条 各级档案工作人员应认真贯彻国家档案工作法律、法规，健全单位档案工作各项规章制度。遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案专业知识和业务能力，熟悉和了解单位的各项管理活动。第九条 档案部门的主要负责人应具备中级及以上专业技术职务的水平和工作能力。档案管理人员享受专业技术管理人员待遇，按技术专业或档案专业技术职务聘任。第三章 档案的形成和管理第十条 单位档案室根据国家关于档案工作的法令、法规、规章，制订和完善本单位各门类档案实施细则、各门类档案归档范围和保管期限表。第十一条 本单位各职能部门或个人在其从事党政管理、科研、生产等职务活动中形成的、对单位和社会有保存价值的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案部门移交，集中管理，任何部门和个人都不得据为己有或者拒绝归档。对于个人在非职务活动中形成的对单位和社会有保存价值的文件材料，档案部门可通过征集、代管等形式进行管理。第十二条 各门类档案归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）等各种载体形式。第十三条 单位实行档案形成部门立卷归档制度。各部门兼职档案员按照归档要求，及时收集、整理、组卷、编制件号、统计页数、填写卷内目录，上传电子文件，检查合格后向单位档案室移交。第十四条 各门类档案须按单位档案部门规定的时限移交归档。移交归档的档案应符合相关的规范和标准。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的电子公文归档管理暂行办法以及电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）执行。第十五条 档案室对归档资料进行整理、分类、鉴定和编号。第十六条 单位档案室应按照国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（如果是企业的应按照国家档案局企业文件材料归档范围和档案保管期限规定），确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报主管领导批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第十七条 档案库房应当建立、健全有关规章制度，并由专人负责，档案库房管理人员要定期检查档案的保管状况，消除安全隐患，遇有特殊情况，及时向主管领导报告并采取相关措施。第十八条 档案室应当采取先进的档案管理技术，防止档案破损、退色、霉变和散失。对已破损或变质的档案，要及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成数字档案保管。第十九条 单位档案室应认真执行档案统计年报制度，按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。第四章 档案经费、设备和库房第二十条 单位档案室工作经费应单独立项，列入单位预算，保障档案工作发展需求。第二十一条 单位遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则，为单位档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照档案馆建设标准（建标 103-2008）的要求及时进行改扩建或者新建。存放涉密档案应当设有专门库房。存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防虫等必要设施。第二十二条 根据档案信息化建设发展的需要，单位应当设立档案信息化建设的专项经费，为档案机构配备档案现代化、信息化所需的设备，加快数字档案建设，保障档案信息化建设与单位信息化建设同步进行。第五章 档案的开放和利用第二十三条 单位档案室应制订档案借阅、复印制度，提供检索工具，为利用者提供方便。第二十四条 单位档案室应按照国家有关规定公布档案。未经单位授权，其他任何组织或者个人无权公布单位的档案。属下列情况的之一者，不对外公布：1、涉及国家秘密的；2、涉及专利或者技术秘密的；3、涉及个人隐私的；4、档案形成单位规定限制利用的。第二十五条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证的个人，在说明利用档案目的和范围并履行相关登记手续后，可查阅利用属于开放范围的档案，并可以摘录和复制。国外组织和个人利用单位已开放的档案，应按国家有关规定办理相关手续。第二十六条 借阅、摘录、复制未开放的档案，应当经单位档案室或有关部门批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或本人同意，必要时请单位领导审查批准。需要利用涉密档案时，应当经单位保密工作部门和单位领导审查批准。第二十七条 单位档案室提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案室负责人批准。第二十八条 对于借出的档案，档案部门要定期催还，发现损坏或丢失，当事人应写出书面报告，根据不同情况，严格按规定处理。第二十九条 单位档案室应设立专门的阅览室，编制必要的检索工具，提供档案目录、全宗指南、计算机查询等服务，为利用档案创造便利条件。第三十条 单位档案室应积极开展档案编研工作。第三十一条 单位档案室采用多种形式积极开展档案宣传、教育和培训工作。第六章 鉴定与销毁第三十二条 单位档案室对保管期已满的档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，在征得有关部门同意后，编制档案销毁清册，报主管领导批准后，方可销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第三十三条 销毁档案时，必须有两人监销，并在销毁清册上签字。第六章 奖励与处罚第三十四条 单位档案室应建立检查、考核和评估制度。对档案形成部门及专（兼）职档案人员的工作进行检查、评估。第三十五条 单位对在档案工作中做出下列贡献的单位和个人，给予表彰与奖励：1、在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；2、在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；3、将重要或珍贵档案捐赠给单位的；4、同违反档案法律、法规作斗争，表现突出的。第三十六条 单位应建立档案工作责任追究制度，对于因工作失误或工作人员失职，使档案材料或档案管理工作遭受损害、损失的直接责任人给予批评和处分。后果严重的，追究负责人的领导责任。第八章 附 则第三十七条 本办法由单位档案室负责解释。第三十八条 本办法自发布之日起施行。档案工作人员岗位责任制1、档案员必须热爱档案工作，忠于职守，遵纪守法，具有较高的政治觉悟。勤奋学习，具备档案专业知识。2、认真学习、宣传、贯彻档案法和档案法实施办法，执行档案业务建设规范和规章制度，切实搞好档案的管理、保护和利用。3、负责本单位各种门类、载体档案的收集、整理、鉴定、编目、保管、统计等项工作4、档案管理人员应参加工程竣工验收、设备开箱，做好工程建设和设备文件材料的收集、整理、归档，保证基建、设备档案的完整与齐全。5、积极做好本单位档案信息资源的开发利用工作，编制好档案检索目录，编写好本单位的组织机构沿革、大事记等档案编研材料，建立档案查阅和利用效果记录。6、积极提供档案，为本单位各项工作服务。档案人员服务思想明确，服务态度端正，熟悉室藏档案，能及时、准确提供档案。7、负责对本单位文书部门和业务部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。8、在统一领导、分级管理的原则下，负责对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导和检查。对单位内部科室、所属单位档案工作进行培训。9、加强对档案库房的管理，定期对库房档案进行检查。10、加强档案保密工作，严格遵守保密制度。档案管理工作责任追究制1、单位分管档案工作的领导，依照法律、法规和职权责任范围，对档案工作负首要领导责任。2、单位档案室主任对档案工作负主要领导责任。3、单位各部门负责人对本部门的档案工作负主要领导责任。4、单位专职档案员对单位档案工作负主要责任。5、单位各部门的兼职档案员对本部门档案工作负主要责任。6、单位分管档案工作的领导和档案室主任，作为档案安全工作的主要领导人，要依法加强对档案工作人员的安全教育，督促检查档案安全情况，发现事故隐患，立即组织人力、物力妥善处理；档案安全事故发生后，要及时组织抢救和善后处理工作，并立即向上级有关部门报告。7、档案人员要严格执行、贯彻档案安全管理的有关法律、法规、规章。严格按照档案的收集、整理、鉴定、统计、销毁，管理、利用等业务环节的规定操作。档案安全事故发生后，积极采取抢救措施，及时向主管领导报告，并配合有关部门对事故原因进行调查。8、有以下行为之一的，须追究当事人和有关领导的责任：（1）损毁、丢失档案的；（2）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的；（3）涂改、伪造档案的；（4）擅自出卖或者转让档案的；（5）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；（6）不按规定归档或者不按期移交档案的；（7）明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措施造成损失的；（8）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；（9）出现档案安全事故和失密、泄密事件的。9、对违反档案法的行为，工作玩忽职守造成档案损失的当事人，应根据情节轻重，依照有关规定，给予行政处分。构成犯罪的，移交司法部门追究刑事责任。企业档案工作奖惩规定一、企业档案工作作为公司的整体工作的重要组成部分，在企业的各项工作中发挥着重要作用。为提升企业档案工作，督促检查公司所属各部门的档案工作情况，考核其档案工作方面的成绩，制定以下奖惩规定：二、公司档案工作的职责，要同各部门和个人的荣誉、经济利益结合起来，进行奖励和处罚。三、各部室考评标准附后。四、考核办法（一）以档案工作的主要工作项目为考评主要内容，共四项，总计 100 分。（二）公司将以此规定为依据，每年对各部门进行全部项目或部分项目的检查，并根据考核结果进行通报。五、奖罚内容（一）得分为 96100 分，公司对部门档案工作负责人、专兼职档案员进行通报表扬，并对部门负责人给予 2000 元奖励，档案工作负责人给予 1000 元奖励，专兼职档案员给予500 元奖励。（二）得分为 9195 分，公司对部门档案工作负责人、专兼职档案员进行通报表扬，并对部门负责人给予 1000 元奖励，档案工作负责人给予 500 元奖励，专兼职档案员给予 300 元奖励。（三）得分为 8190 分，公司对部门及负责人、档案工作负责人、专兼职档案员进行通报批评，并对部门负责人处以 1000 元罚款，档案工作负责人处以 500 元罚款，专兼职档案员处以 300 元罚款。（四）得分为 7180 分，公司对部门及负责人、档案工作负责人、专兼职档案员进行通报批评，并对部门负责人处以 2000 元罚款，档案工作负责人处以 1000 元罚款，专兼职档案员处以 500 元罚款。（五）得分为 70 分以下，公司对各部门档案工作负责人、档案管理部门负责人、专兼职档案员进行通报批评，并建议企业调换档案工作相关人员；如调换工作人员后，档案工作仍无起色，公司办公室上报公司领导，对部门负责人酌情处理或调整。附件：各部门档案工作考评标准（略）档案工作责任制考核办法档案是国家的宝贵财富，是部门各项工作活动的历史记录。为使我局机关档案管理规范化、制度化，各司其职，各负其责。不断提高档案管理水平，更好地为单位各项工作服务，特制定本办法。第一条 单位档案管理纳入部门工作目标管理。由分管领导分管、办公室主任主管。专职档案员具体抓、各股室兼职档案员配合抓。第二条 单位统一解决档案管理工作所需经费和有关档案管理等具体问题。第三条 专、兼职档案员负责文件材料的收集、整理、立卷归档工作。综合档案室档案员每年三月底以前完成上年度各类档案、文件、报表、资料的立卷归档、编号、编目工作。各项技术指标符合档案管理规范要求。第四条 单位档案管理工作全力保持省二级。每年复查合格后，将按有关规定，分别奖励单位职工每人二个半月标准工资，对主管领导及经办人员提高奖励比例 1020%。第五条 保持档案工作先进性和资料完整。如经执法检查,未保持档案省二级标准，扣发分管领导及经办人员本人一月标准工资；对归档资料不齐全，每缺少一份，分别扣发专、兼职档案员工资 50100 元。第六条 对发生档案损坏、涂改、丢失、泄密事故，按档案法实施办法和关于违反档案法律法规行政处分暂行规定有关条款严肃处理。文件材料归档制度一、本单位全部档案资料实行集中统一管理。二、归档范围：凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料均应归档。并按照国家档案管理有关规定由文书和档案工作部门分别负责收集和整理。三、归档时间：文书处理部门和业务部门一般应在次年六月底将上一年度办理完毕的具有保存价值的文件材料分类归档整理、编目装订，系统排列，并向档案室移交。四、归档要求：1、应当归档的文件材料必须齐全完整；2、归档文件材料应当按规定分类归档整理，归档文件的整理符合归档文件整理规则和有关规范规定要求，编制完备的检索工具；3、档案移交必须编制移交目录，交接双方履行点交和签字手续。五、归档文件材料实行双套制，一套整理归档入室保存，一套整理成发文汇集供平时查阅使用。六、本单位形成的全部电子档案（电子文件）均应纳入归档范围，并按照国家、省、市关于电子档案管理暂行办法进行整理、编目和保管。综合档案归档制度一、文书档案：归档范围：按照文件材料归档范围和档案保管期限表中所规定的文件材料，以及本单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种纸质文件材料。归档时间：即时行文即时归档；凡没有形成电子文件的材料（如会议记录等）在年底归档。归档份数：一般文件归一份原件；重要的文件归两份原件，一份作档案保存，一份作文件汇编。归档要求：1、归档的文件材料要齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。2、凡文件尺寸大于 A4 纸规格的，可进行折叠，但注意减少折叠次数，折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；小于 16 开纸规格的要托裱。3、根据文件材料基本归档范围和保管期限表的规定，准确地划定档案材料的保管期限。4、归档文件整理遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。5、归档文件按件装订，各种编号规范标准，题名准确，打印书写清晰工整。 二、基建档案：归档范围：每一项基建工程分成前期准备、设计、施工、竣工、使用维护等五个阶段文件进行立卷归档。归档时间：1、项目完工 3 个月内移交全部档案资料，最迟不能超过 6 个月。2、跨年度的大项目，可分阶段归档。归档份数：一套完整的原件（如要移交相关业务部门的需要多套）。归档要求：1、凡是归档的基建文件材料都必须完整、准确、系统，按工程项目分别组卷，卷内文件要进行系统排列、编号和编目，并按 297210的规格折叠成统一的幅面。2、归档单位必须填写移交清单一式两份，移交方和综合档案室共同查对清楚之后，在清单上签字，双方各保存一份备查。三、设备档案：归档范围：本单位外购设备。（电视机、电脑、电话交换机、打印机、复印机、汽车及音像器材等）1、购置文件：申请报告、批复、合同、协议；2、随机文件：使用说明书、维修手册、装箱单、合格证；3、使用维修文件：安装调试记录、检验记录、保养、维修记录；归档时间：即时归档（维修、年审后归档）。归档份数：一套完整的原件（一机多台中相同材料留一份）。归档要求：为了保证归档质量和文件材料的安全完整，档案员应参加设备、仪器的开箱验收工作，清点随设备、仪器的文件材料。四、会计档案：归档范围：按照会计档案管理办法的规定，结合本单位财务工作中形成的会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资册以及会计核算专业材料、会计档案移交、保管、销毁清册情况进行归档。归档时间：当年会计档案，在会计机构保管一年后，交综合档案室。归档份数：会计档案移交一份，会计档案移交清册一式两份，由会计部门和档案部门各存一份。归档要求：每年形成的会计档案完整齐全，应由会计机构按照会计档案立卷要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管、移交清册（移交清册应列明会计档案名称、档号、册数、起止年度、保管期限等内容），保管一年。期满后，由会计机构将会计档案和移交清册，移交综合档案室统一保管。五、人事档案：归档范围：本单位人事档案。归档时间：由单位人事部门立卷，保存一年后移交综合档案室。归档份数：一套完整原件。归档要求：由人事部门按照人事档案整理办法进行整理立卷，保管三年后，交综合档案室并办理移交手续。六、声像档案：归档范围：见文件材料归档范围和档案保管期限表。凡是本单位在公务活动中产生的具有凭证和参考价值的照片、录音带、录像带、磁盘等材料，应当作为声像档案归档保存。归档时间：一般在形成后一个月内归档。对一些比较重要的声像材料，归档时间要灵活掌握，要做到及时跟踪、尽快收集。归档份数：一份完整反映事项或活动的原件。归档要求：1、归档材料必须是原版、原件、图像清晰、准确、系统，重点突出，具有代表性，并附有文字说明。照片档案：底片、照片、说明齐全，底片与照片的影像相符。磁性材料：（1）与相同的纸质材料一同归档；（2）形成部门要定期向档案室移交；（3）上网接收网上文件定期接收归档；（4）磁性材料要可读、无病毒，能在机上演示。录音、录像带：归档时要注明录制日期，主要内容，播放时间等，同时，要求画面清晰、主要被摄物的构图合理、突出。2、明确声像档案形成部门和整理人员：实行“谁主办，谁负责”收集整理的原则。七、实物档案：归档范围：见文件材料归档范围和档案保管期限表。归档时间：该项活动结束后即刻归档。归档份数：一份实物原件。归档要求：凡要归档的实物都要标明获得者、授予者、实物名称、荣誉称号、授予时间。档案保管制度1、本单位形成的各种门类、载体的档案，由档案室集中统一管理。2、档案管理人员要忠于职守，提高安全保密意识，自觉做好安全防范工作，提高警惕，严守党和国家机密，确保档案资料的完整和安全。3、档案管理人员对所保管的档案要登记造册，分门别类存放，并定期清点，防止丢失。4、对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料及时进行裱糊和复制。5、做好登记及统计工作。对档案的收进、移出。保管、利用等情况进行完整、系统的登记和准确的统计。6、档案管理人员要全面熟悉室藏档案，建立健全检索工具，做到查找档案迅速准确。7、每季度对档案的保管状况进行一次全面检查，发现问题及时解决，并做好记录。8、建立健全阅档制度，提供档案利用时，对利用者进行有关保护档案的宣传教育。9、建立档案收进和移出登记簿，做到手续完备，准确无误。10、建立全宗卷，确保本单位全部档案资料资料齐全完整。11、档案室由档案员专人保管。非本室工作人员，未经批准，一律不得进入档案库房，以确保安全。档案员请假外出时，须由领导指定代管人员。12、档案管理人员工作调动时，要严格执行交接手续，在没有交接前，不得离职。档案资料查阅利用制度1、档案室档案、资料主要供本单位领导和工作人员使用，外单位人员需要查阅，须凭单位介绍信，并经办公室主任同意后，方可查阅。 2、查阅档案、资料须事先填写档案利用登记表，未履行登记手续的，档案室不予提供档案、资料。 3、档案、资料一般不借出档案室，特殊情况需要借出时，须经办公室主任或分管领导批准，并办理借出手续，限期归还。档案资料的借出时间，不得超过半个月，确需继续借阅，必须办理续借手续。4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，违者且造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。 5、查阅档案者有义务将利用效果反馈给档案室，以利探索和总结档案利用工作规律，更好地为各项工作服务。6、查阅机密档案资料，须经主管领导批准。7、凡摘抄、复制、拍照档案资料，要经主管领导许可，核对注明出处，登记、盖章后有效。8、归还档案资料时，要严格清点、登记、签字和注销。9、利用者在利用档案的过程中，禁止对档案文件进行折角、撕页，禁止在档案文件上圈划、涂改。10、未经主管领导批准或办公室授权，任何单位、个人无权公布档案内容。档案鉴定销毁制度1、档案材料必须根据其保管期限进行鉴定，对于失去保存价值的档案材料可予以销毁。2、建立档案鉴定领导小组，由分管领导负责，档案室牵头，有关部门专（兼）职档案人员组成，共同对所鉴定的档案材料进行审核和监销。3、档案达到开放期，由鉴定领导小组作出是否向社会开放的决定。4、档案保密期满，由鉴定领导小组作出是否变更密级或解密的决定。5、对在整理的归档材料，要以全面的、历史的和发展的观点鉴定其价值，准确把握归档范围和保管权限，有异议时由鉴定领导小组裁定。6、通过鉴定需要销毁的档案材料，必须编制清册，并由鉴定领导组逐一审核。确认无误后，签署意见。7、鉴定工作完成后，由档案室和鉴定领导小组对所要销毁的档案材料写出鉴定小结和销毁报告，报请所在地区档案业务主管部门批准。8、准备销毁的档案在经过主要领导批准后，还应再放一段时间再进行销毁。9、要指定专人在规定的时间和地点进行销毁，任何人都不得擅自处理或任意分散。销毁档案时，须由二人以上监销，监销人应在销毁清册上签字盖章，并注明销毁的方式和日期。10、销毁后，必须在原目录上注销，并说明鉴定和销毁日期。11、销毁清册归入全宗卷，妥善保存。档案统计制度为了有效地组织档案统计工作，及时准确地提供档案统计数据，促进档案事业的发展，特制定本制度。1、根据国家的有关规定，在组织领导、统计方法、计量单位、报表格式上实行四个统一。2、一律用阿拉伯数字填写，字迹工整清晰，不得潦草，按规定时间汇总上报，确保年报质量。3、做好平时原始资料的登记工作，搞好数据的搜集和积累，建立起一套与统计报表相匹配的基础统计工作机制，确保各项统计资料的准确性和可靠性。4、档案统计工作要及时和连续，统计数据要准确可靠，要做到规范化、科学化、制度化。5、档案统计内容包括：档案人员的数量及结构，档案的总数量、分类数量，归档文件材料数量，档案提供利用的情况，档案库房情况，档案管理设备种类和数量等。6 档案统计对象应选择确定足以反映档案工作整体状况的基本方法和关键性因素。7、按照国家规定要求报送统计报表。8、统计工作所获取的各种原始数据及其整理、分析出的数据，结果必须及时保存。9、档案统计工作必须做到专人负责，职有所司。并负责对所属单位和部门专（兼）职档案统计人员的辅导和培训。10、对统计数据要进行综合分析，从中探索内在联系和发展变化规律，为制定档案工作计划、总结经验教训提供依据。档案移交制度1、国家规定应向档案馆移交的永久保管档案，本单位必须按规定时间移交档案，办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工作上注明。2、本单位各部门必须按规定要求在规定的时间内，将应归档的各种文件材料收集、整理好，移交综合档案室，办理好档案移交手续，双方均应妥善保管交接凭证，以分清责任。3、对档案收进、移出、利用、销毁以及档案人员、设备等方面的情况要认真登记，为统计和移交工作做好准备。4、档案工作人员调离工作时，必须办完移交手续后，方可离岗办理调动手续。5、移交登记要本着实事求是的原则，按照规定的统一口径，如实反映工作中的变化情况，既要有综合性的报表，也要有明细表，要做到账物相符、账表相符。档案保密制度1、档案人员应当忠于职守，遵守纪律，增强保密观念。档案人员要严格遵守党和国家有关保密守则。遵守党和国家各项保密制度。2、档案人员按规定向利用者提供所需内容的档案、资料。机密档案，未经主管领导批准，不得提供利用。3、档案人员要提高安全保密意识，如发现情况要冷静分析判断，应及时报告领导。4、不得公布、抄录、提供涉及保密内容的档案。5、不得将档案、机密文件资料带到宿舍和公共场所。6、非工作人员，不得随便进入档案室。7、档案室钥匙要严格管理，不得随意转交他人。8、查阅完毕的档案，要及时入柜；借出的档案要及时收回。9、凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅审批手续，严禁擅自拍照和复制，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露党和国家秘密。10、销毁超过保管期限的档案，应进行鉴定登记造册，经主管领导和有关部门批准后，由两人以上监销，并在销毁清册上签字。重大活动档案登记制度为加强对重大活动档案的管理，根据省档案管理条例的要求，结合本单位实际，特制定本制度。（一）重大活动登记范围：1、各级领导同志视察、考察、调查研究和指导工作等活动。2、兄弟省、市、区领导同志来本单位考察访问等活动。3、单位领导同志参加有重要意义和较大影响的活动，赴外地研究、考察工作的活动。4、举办重大政治、文化、经济等活动。（二）凡参与重要活动的部门单位应及时通知档案室，并办理登记手续。（三）领导同志参加的有重要意义和较大影响的活动所形成的文件材料、照片、录像等各种载体的材料，随行的人员负责收集。（四）领导同志重要活动的文件材料、照片、录像等档案资料的整理、立卷工作，由有关部门负责。（五）重大活动形成的文件材料、照片、录像等资料，在活动结束两个月内，送交档案室归档保存，任何单位和个人不得据为已有。（六）档案室对各单位的重大活动形成的档案材料实行集中统一管理，并进行业务监督和指导。档案工作三纳入制度1、将档案工作纳入单位工作计划 档案工作是单位管理的基础工作之一，应将其纳入单位管理的内容，纳入单位发展的长远规划、近期目标、年度工作计划，使档案管理与单位管理保持同步。2、将单位档案工作纳入领导议事日程 本单位应确定一名领导分管档案工作，将档案工作纳入领导的议事日程和职责范围，负责检查、研究、解决档案管理工作中存在的问题。分管领导应在机构设置、经费、设备、人员配置及档案管理人员待遇等工作条件上给予保证。3、将档案工作纳入到单位职工的经济责任制和岗位责任制 档案工作应列入本单位管理制度中，并列入岗位责任制进行考核。维护本单位档案的完整是每位员工的义务，对于无故拖延归档时间，拒不移交档案或因玩忽职守造成档案丢失、损毁、泄密的，按照档案法的有关规定，追究相关人员的经济责任直至法律责任。档案人员四参加制度1、参加基建工程项目竣工验收 基建工程项目档案的验收是工程验收的一部分，同时又是保障档案资料完整、准确、系统、案卷质量符合规定要求的重要手段和步骤，必须与建设项目的单项工程验收、初步验收、竣工验收同步进行。本单位档案部门及工程部门专兼职档案员要向参加上级或本单位组织的有关工程档案资料的验收，并成立档案验收组，把好工程档案质量关。最后形成档案验收报告，其中要将存在问题及整改要求，具体落实到相关部门相关人员头上，并限期整改，在整改完毕的基础上，全套档案资料于工程验收后三个月内向本单位档案部门移交。建设工程项目竣工验收结论中要有关于档案情况的评价，竣工验收证书上要有档案验收负责人签字。档案资料未通过验收的工程，档案验收组要向验收委员会提出工程项目验收不予通过的书面报告。档案部门未出具有关证明，建设单位不得办理工程结算或拒付相应的款项。2、参加科研成果鉴定 科研档案工作是科研管理的重要组成部分，是科研活动的重要环节，本单位科技管理部门应把科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合。 科研工作与建档工作实行四同步管理；下达计划任务与提出科研课题文件的归档要求同步；检查计划进度与检查科研课题文件形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收鉴定科研档案同步；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核与档案部门出具专题归档情况证明材料同步。单位应对已完成的每个科研项目进行鉴定、验收前，必须通知本单位档案部门及本部门兼职档案员，对准备归档的科研课题文件加以审查验收。最终要填写科研课题文件归档审查意见表。审查验收合格后，向本单位档案部门办理移交归档手续。科研课题文件归档不符合要求的成果项目，不得进行鉴定、验收。未经档案部门验收的科研项目，各级科研管理部门不予承认。单位档案管理部门对已获得的奖励或正在上报的科研成果，如检查发现其档案不符合要求，有权建议有关部门推迟或撤销对该项成果的奖励。3、参加设备开箱验收 引进或购进设备，开箱时，有关部门应通知本单位档案部门及本部门兼职档案员参加设备随机资料验收，并准确填写设备开箱验收单，进行登记造册，及时向档案部门办理移交归档手续。完成移交归档后，设备维护部门需要利用时，需向档案管理部门办理长期借阅手续，按照合同要求，如发现设备随机资料短缺，应向设备厂家索取。 4、参加产品试制定型鉴定、验收 本单位专兼职档案员必须参加本单位产品的试制定型鉴定、验收，掌握本单位新产品研制开发的整个过程，保障档案资料的齐全、完整、准确、系统，案卷质量符合归档要求。最终在产品定型评价纪要中要体现档案资料情况。产品档案的归档时间一般在工作结束或告一段落后三个月内归档，连续生产产生的科技文件材料应在下年度一季度末归档。验收合格后向档案管理部门办理移交手续。档案室安全管理制度档案室是集中保管单位档案资料的基地，是单位各方面工作利用档案资料的中心，是重点安全保护部门。为确保档案室的安全，特制定如下制度：一、安全值班制度1、档案室系重点保护单位，必须坚持 24 小时值班制度。2、值班人员必须坚守岗位，随时对档案库房内进行安全检查，及时清除事故隐患。二、电、水源管理制度1、档案库房工作人员必须做到进库开灯，出库关灯，严禁烟、火进入库房。2、办公用房的冬天取暖用火，必须做到人走火灭。3、档案库房管理人员应做到定期对档案库房电源进行检查维修。三、防火器材管理制度1、防火器材明确专人管理。2、定期添置必要的防火设备。3、定期对防火器材进行检查、维修。四、安全教育制度1、每半年对全员进行一次以会代训的防火安全管理教育。2、每年举办一次消防器材使用培训班。3、全年对防火安全工作进行一次全面考核。五、安全检查制度1、库房管理人员必需每天下班前对库房安全进行检查，并对检查情况进行登记。2、安全领导小组必须每月对档案库房内安全工作进行一次检查，对存在的问题及时进行整改。档案室安全保卫制度1、档案室安全保卫工作实行责任制，由分管领导和档案安全保卫人员分别担负安全保卫的领导责任和直接责任。 2、加强对档案安全保卫人员的安全意识教育，树立安全第一的思想，严格执行安全保卫的有关规定，确保档案资料的绝对安全。 3、档案安全保卫人员应定期检查消防安全设施，对运行失灵、过期失效的消防设备应及时报告、及时维修、及时更换，并熟练掌握消防操作技能。4、档案安全保卫人员每天下班后应及时检查档案室门、窗、水、电的关闭情况，发现问题及时反映和处理。 5、档案资料库房、阅档室、陈列室等防火重地严禁吸烟和使用明火，严禁存放易燃易爆物品。 6、严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案库房管理实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意出入库房。 7、每次长假前应对档案库房进行全面检查，门窗加贴封条，切实消除安全隐患。8、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法；做好消防器材的保养更新工作，使之可靠有效。9、发生火警、火灾要迅速报告，并全力扑救。档案库房安全管理制度1、为了维护档案的完整与安全， 档案库房实行专人管理、专房专用，不得在库房内办公和堆放杂物。 2、档案库房是存储档案的机密重地，非本室工作人员，未经同意，任何人不得随意进入库房。3、档案库房应配备防火、防盗、防虫、防尘、防光、防潮、防高温等基本设施，并做好经常性技术管理，严禁在库房内吸烟、生火，严禁将杂物及食品带进库房，库房周围不准堆放易燃易爆物品。防止意外事故发生。4、坚持对库内温湿度逐日测记，应根据气候及温湿度情况，选择有利时机通风，或开、关去湿机、空调，将库房温湿度按制在标准范围内。5、定期检查、核对和清理档案资料，发现生虫、长霉、纸张破损、字迹褪色等情况，及时汇报并采取果断措施防治和补救，建立检查记录簿，做好有关情况记载。6、凡新进档案库房的档案须先消毒，工作人员进入库房应穿工作鞋，并尽量减少进