行政后勤管理手册

福建中节能新型材料有限公司FUJIAN CECEP NEW MATERIAL CO. LTD 行政后勤管理手册二 O 一五年三月文件编号 行政后勤管理手册页 次 1 / 118行政后勤管理手册编制: _审核: _批准: _文件编号 行政后勤管理手册页 次 2 / 118管理事项 8 行政后勤管理8.1 文件和制度管理8.1.1 公文处理8.1.1.1 公司发文8.1.1.2 公司收文8.1.1.3 台账登记8.1.1.4 签报管理8.1.2 制度管理8.1.2.1 制度的起草和审批8.1.2.2 制度的发布8.1.2.3 制度的执行和检查8.1.2.4 制度的修订与废止8.2 会议管理8.2.1 三会管理8.2.1.1 会议的申请及审批8.2.1.2 会议的召开与记录8.2.1.3 会议档案管理8.2.2 例会管理8.2.2.1 会议的组织与通知8.2.2.2 会议的召开与记录8.2.2.3 会议档案管理8.3 印章管理8.3.1 印鉴管理8.3.1.1 印鉴刻制的申请审批8.3.1.2 印鉴的保管和使用8.3.1.3 印鉴的废止、销毁、封存8.3.1.4 印鉴的台账管理8.3.2 证件管理8.3.2.1 证件办理8.3.2.2 证件借用文件编号 行政后勤管理手册页 次 3 / 1188.4 接待管理8.4.1 接待权限设置8.4.2 接待用餐、用车、会议、参观管理8.4.3 接待礼仪管理8.5 档案管理8.5.1 档案资料的归档8.5.2 档案的保管与复制8.5.3 档案资料的借阅和归还8.5.4 档案资料的清退销毁8.6 办公物资管理8.6.1 办公物资供应商管理8.6.2 办公物资采购管理8.6.2.1 申报采购需求8.6.2.2 编制采购计划8.6.2.3 询价议价8.6.2.4 供应商选择8.6.2.5 采购实施8.6.2.6 采购入库8.6.3 办公物资仓储管理8.6.3.1 物资的清点入库8.6.3.2 领用物资申请8.6.3.3 物资出库审批8.6.3.4 物资发放8.6.3.5 物资的盘点8.7 车辆管理8.7.1 公务车采购管理8.7.2 车使用管理8.7.3 车辆加油管理8.7.4 费用额度控制管理8.7.5 车辆事故应急管理8.8 员工宿舍、食堂管理文件编号 行政后勤管理手册页 次 4 / 1188.8.1 员工宿舍管理8.8.1.1 入住管理与钥匙管理8.8.1.2 维修管理8.8.2 员工食堂8.8.2.1 投诉管理8.8.2.2 餐卡充值管理8.8.2.3 食堂日常管理8.8.2.4 接待用餐费用审核8.9 其它事物管理8.9.1 工装管理8.9.1.1 工装申请申购8.9.1.2 工装发放管理8.9.2 话务管理8.9.3 绿化保洁管理文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 5 / 118目 录一、行政后勤管理概述 .13二、工作模块 .142.1 文件和制度管理 .142.2 会议管理 142.3 印章管理 142.4 接待管理 152.5 档案管理 152.6 办公物资管理 152.7 车辆管理 162.8 员工宿舍、食堂 162.9 其它后勤管理 16三、部门组织机构图及部门职责（主责部门） 17四、流程图及流程说明 .214.1 文件和制度管理 214.1.1 发文流程 214.1.1.1 流程目标 224.1.1.2 流程输入条件 .224.1.1.3 流程输出成果 .224.1.1.4 风险点描述 .224.1.1.5 流程环节描述 .224.1.2 收文流程 244.1.2.1 流程目标 254.1.2.2 流程输入条件 .254.1.2.3 流程输出成果 .25文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 6 / 1184.1.2.4 风险点描述 .254.1.2.5 流程环节描述 .254.1.3 签报流程 274.1.3.1 流程目标 274.1.3.2 流程输入条件 .274.1.3.3 流程输出成果 .284.1.3.4 风险点描述 .284.1.3.5 流程环节描述 .284.2 会议管理流程 304.2.1 三会管理流程 304.2.1.1 流程目标 304.2.1.2 流程输入条件 .314.2.1.3 流程输出成果 .314.2.1.4 风险点描述 .314.2.1.5 流程环节描述 .314.2.2 例会管理流程 334.2.2.1 流程目标 334.2.2.2 程输入条件 .344.2.2.3 流程输出成果 .344.2.2.4 风险点描述 .344.2.2.5 流程环节描述 .344.3 印章管理流程 364.3.1 印章刻制的申请审批流程 .364.3.1.1 流程目标 364.3.1.2 流程输入条件 .374.3.1.3 流程输出成果 .37文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 7 / 1184.3.1.4 风险点描述 .374.3.1.5 流程环节描述 .374.3.2 印鉴使用的申请审批流程 .404.3.2.1 流程目标 404.3.2.2 流程输入条件 .414.3.2.3 流程输出成果 .414.3.2.4 风险点描述 .414.3.2.5 流程环节描述 .414.3.3 印鉴废止、销毁、封存流程 .434.3.3.1 流程目标 434.3.3.2 流程输入条件 .444.3.3.3 流程输出成果 .444.3.3.4 风险点描述 .444.3.3.5 流程环节描述 .444.3.4 证件办理流程 464.3.4.1 流程目标 464.3.4.2 流程输入条件 .474.3.4.3 流程输出成果 .474.3.4.4 风险点描述 .474.3.4.5 流程环节描述 .474.3.5 证件借用的申请审批流程 .494.3.5.1 流程目标 494.3.5.2 流程输入条件 .504.3.5.3 流程输出成果 .504.3.5.4 风险点描述 .504.3.5.5 流程环节描述 .50文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 8 / 1184.4 接待管理 524.4.1 接待管理流程 524.4.1.1 流程目标 534.4.1.2 流程输入条件 .534.4.1.3 流程输出成果 .534.4.1.4 风险点描述 .534.1.4.5 流程环节描述 .534.5 档案管理流程 564.5.1 档案归档及保管流程 .564.5.1.1 流程目标 564.5.1.2 流程输入条件 .574.5.1.3 流程输出成果 .574.5.1.4 风险点描述 .574.5.1.5 流程环节描述 .574.5.2 档案调阅审批流程 .594.5.2.1 流程目标 594.5.2.2 流程输入条件 .604.5.2.3 流程输出成果 .604.5.2.4 风险点描述 .604.5.2.5 流程环节描述 .604.5.3 档案资料清退销毁流程 .624.5.3.1 流程目标 634.5.3.2 流程输入条件 .634.5.3.3 流程输出成果 .634.5.3.4 风险点描述 .634.5.3.5 流程环节描述 .63文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 9 / 1184.6 办公物资管理流程 664.6.1 供应商评审流程 664.6.1.1 流程目标 674.6.1.2 流程输入条件 .674.6.1.3 流程输出成果 .674.6.1.4 风险点描述 .674.6.1.5 流程环节描述 .674.6.2 办公物资采购流程 .704.6.2.1 流程目标 704.6.2.2 流程输入条件 .714.6.2.3 流程输出成果 .714.6.2.4 风险点描述 .714.6.2.5 流程环节描述 .714.6.3 办公物资仓储管理流程 .734.6.3.1 流程目标 734.6.3.2 流程输入条件 .734.6.3.3 流程输出成果 .744.6.3.4 风险点描述 .744.6.3.5 流程环节描述 .744.7 车辆管理流程 764.7.1 车辆采购流程 764.7.1.1 流程目标 764.7.1.2 流程输入条件 .774.7.1.3 流程输出成果 .774.7.1.4 风险点描述 .774.7.1.5 流程环节描述 .77文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 10 / 1184.7.2 车辆使用流程 794.7.2.1 流程目标 804.7.2.2 流程输入条件 .80车辆请用单 .804.7.2.3 流程输出成果 .804.7.2.4 风险点描述 .804.7.2.5 流程环节描述 .804.7.3 车辆加油管理流程 .824.7.3.1 流程目标 824.7.3.2 流程输入条件 .824.7.3.3 流程输出成果 .834.7.3.4 风险点描述 .834.7.3.5 流程环节描述 .834.7.4 车辆费用额度控制流程 .854.7.4.1 流程目标 854.7.4.2 流程输入条件 .864.7.4.3 流程输出成果 .864.7.4.4 风险点描述 .864.7.4.5 流程环节描述 .864.7.5 事故应急处理流程 .884.7.5.1 流程目标 884.7.5.2 流程输入条件 .884.7.5.3 流程输出成果 .894.7.5.4 风险点描述 .894.7.5.5 流程环节描述 .894.8 员工宿舍、食堂管理流程 .91文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 11 / 1184.8.1 员工住宿及宿舍钥匙发放流程 .914.8.1.1 流程目标 914.8.1.2 流程输入条件 .924.8.1.3 流程输出成果 .924.8.1.4 风险点描述 .924.8.1.5 流程环节描述 .924.8.2 宿舍报修流程 944.8.2.1 流程目标 944.8.2.2 流程输入条件 .944.8.2.4 风险点描述 .954.8.2.5 流程环节描述 .954.8.3 食堂投诉管理流程 .974.8.3.1 流程目标 974.8.3.2 流程输入条件 .984.8.3.3 流程输出成果 .984.8.3.4 风险点描述 .984.8.3.5 流程环节描述 .984.8.4 餐卡充值流程 1004.8.4.1 流程目标 1004.8.4.2 流程输入条件 .1004.8.4.3 流程输出成果 .1014.8.4.4 风险点描述 .1014.8.4.5 流程环节描述 .1014.8.5 食堂日常管理流程 .1034.8.5.1 流程目标 1034.8.5.2 流程输入条件 .104文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 12 / 1184.8.5.3 流程输出成果 .1044.8.5.4 风险点描述 .1044.8.5.5 流程环节描述 .1044.8.6 接待用餐费用审核流程 .1064.8.6.1 流程目标 1064.8.6.2 流程输入条件 .1064.8.6.3 流程输出成果 .1074.8.6.4 风险点描述 .1074.8.6.5 流程环节描述 .1074.9 其它后勤管理流程 1094.9.1 工装发放流程 1094.9.1.1 流程目标 1094.9.1.2 流程输入条件 .1104.9.1.3 流程输出成果 .1104.9.1.4 风险点描述 .1104.9.1.5 流程环节描述 .1104.9.2 工装申请申购流程 .1124.9.2.1 流程目标 1124.9.2.2 流程输入条件 .1134.9.2.3 流程输出成果 .1134.9.2.4 风险点描述 .1134.9.2.5 流程环节描述 .113五、附件 .1155.1 行政后勤管理表单 1155.2 行政后勤管理制度 116文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 13 / 118一 、 行 政 后 勤 管 理 概 述行政后勤管理是不涉及公司具体产品的生产，它是为生产(或提供)产品(或活动、服务)过程提供相应的资源和服务，以及对过程中的人和事进行规范组织、监控。总体来讲，行政后勤工作就是：搞好服务、管好事务、参与业务。福建公司行政后勤管理工作包括：文件和制度管理、会议管理、印章管理、接待管理、档案管理、办公物资管理、车辆管理、员工宿舍、食堂管理、及其它事务管理。文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 14 / 118二 、 工 作 模 块2.1 文件和制度管理工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果2.1.1 公文处理 公文 综合管理部/文 员 公文2.1.2 制度管理 综合部主任 制度2.2 会议管理工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果2.2.1 三会管理 会议议案 资料管理员 会议决议、会议 纪要2.2.2 例会管理 会议室使用申请 资料管理员 会议室使用登记2.3 印章管理工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果2.3.1 印鉴管理印章刻制申请、交接单、用印申请单文员 印章刻制申请、 交接单2.3.2 证件管理 证件办理申请、 交接表 文员 证件、证件清单文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 15 / 1182.4 接待管理工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果2.4.1 接待管理 接待申请单 后勤管理员 接待总结2.5 档案管理工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果2.5.1 档案归档及保管 档案移交审批单 资料管理员档案移交登记表、档案交接单2.5.2 档案借阅使用 档案借阅审批表 资料管理员 档案借阅登记表2.5.3 档案资料清退销毁 档案销毁清册 资料管理员 档案销毁审批单2.6 办公物资管理工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果2.6.1 供应商管理 供应商调查表 综合管理部主任 合格供应商记录2.6.2 物资采购 请购单 综合管理部主任 采购订单、验收 单2.6.3 仓储管理 出库、入库单 后勤管理员 物资台账文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 16 / 1182.7 车辆管理工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果2.7.1 车辆采购 采购申请 综合管理部主任 车辆登记证书、 牌照2.7.2 车辆使用 使用申请单 车辆管理员 使用登记表2.7.3 车辆加油 加油申请单 车辆管理员 加油记录表2.7.4 费用额度控制 充值申请单 车辆管理员 充值记录2.7.5 事故应急处理 车辆管理员事故处理记录、事故报告2.8 员工宿舍、食堂工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果2.8.1 宿舍管理 宿舍入住申请表 后勤管理员 住宿登记表、钥 匙发放登记表2.8.2 食堂 投诉记录 后勤管理员 考核表2.9 其它后勤管理工作模块 输入条件 责任部门/岗位 输出结果文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 17 / 1182.9.1 话务管理 无 综合部主任 无2.9.2 工装管理 工装需求汇总表 后勤管理员 工装领用表2.9.3 绿化保洁管理 无 后勤管理员 无三 、 部 门 组 织 机 构 图 及 部 门 职 责 （ 主 责 部 门 ）文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 18 / 118一、基本信息部门名称 综合管理部 部门负责人岗位 主任部门编号 直接上级岗位 部门经理二、部门使命综合管理部是协助公司领导处理日常工作，并负责劳动人事、薪酬分配、绩效考核、员工培训、综合协调、文秘、档案、法律和行政事务、党工团的综合管理职能机构三、部门岗位设置主任行政后勤部 人力资源部企管部考核员保安 8 人后勤管理员人事专员保洁 6 人 文员 1 人资料管理员司机 2 人四、部门职责与工作内容序号 职责 工作内容1 行政后勤 管理1）文件和制度管理2）会议管理3）.印章管理文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 19 / 1184) .接待管理5) .档案管理6) 办公物资管理7) .车辆管理8) .食堂、宿舍超市管理9) .图书、话务、工装、绿化保洁等杂项管理2 人力资源 管理1）岗位管理2) .招聘管理3）新员工管理4）.劳动关系管理5) 离职管理6）培训管理7)考勤、请假、加班等其它日常管理3 企业经营 管理1）.年度经营计划编制2）.年度预算编制3）预算的执行监控4) .企业经营分析5) .经营计划及预算的调整6）经营目标的考核7) .根据公司生产经营状况和发展要求，调查研究，提出组织机构的设计方案8) .针对现有机构状况，提出合并、撤销或增设某个部门、工作组的建议 4 对外事务1）.组织各项内外宣传工作，负责与媒体和社会机构、公共慈善部门的联系，提升公司形象2）.负责对政府、上级部门的各种专项项目申报工作3）.负责与地方政府部门、周边社区关系的联系及协调文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 20 / 1185党群工作及其它事务1）.负责公司工、团、妇、武、纪检、党委等各项工作2）.负责企业文化建设的具体工作，3）.负责社会公益事业管理五、修订记录版本 修订时间 修订内容 修订者 审核者 审批者V1 首次填写文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 21 / 118四 、 流 程 图 及 流 程 说 明4.1 文件和制度管理4.1.1 发 文 流 程公司发文流程公司领导综合管理部相关部门发文部门开始经办人0 1 拟制公文公文 、 文稿0 2 主任审核是否需要会签 0 2 会签主任否资料管理员0 6 编印 、 报送 、 存档公文 、 文稿结束否会签意见是否一致是0 3 综合部主任审核 0 4 行政经理审核0 5 总经理审批文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 22 / 1184.1.1.1 流程目标本流程旨在规范公司的发文流程，明确发文的申请审批流程，审批权限，确保发文及时办理。4.1.1.2 流程输入条件公文发文稿纸4.1.1.3 流程输出成果公文稿纸4.1.1.4 风险点描述签发程序符合规定、校对、密级管理、用印4.1.1.5 流程环节描述01 发文部门经办人拟写公文，填写发文稿纸经办人根据事由选择正确的文种拟写公文，做到观点明确、条理清楚、文字精炼，在OA 系统中填写发文稿纸输入：公文输出：公文发文稿纸责任人：公文经办人期限：及时02 发文部门主任审核发文部门主任对公文的合理、合规性及行文方式进行审核输入：公文发文稿纸输出：审核后的公文发文稿纸责任人：发文部门主任期限：及时03 相关部门主任审核相关部门主任地涉及到本部门的事物填写会签意见，有不同意见的写明原因和建议，签名后返回公文经办人输入：公文发文稿纸文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 23 / 118输出：会签后的公文发文稿纸责任人：相关部门主任期限：及时04 综合部分管行政经理审核综合部分管领导重点审核文体是否使用正确，公文格式等是否使用相关规定输入：公文发文稿纸输出：审核后的公文发文稿纸责任人：综合管理部分管行政经理期限：及时05 总经理审批总经理审核审批公文内容，指示是否可印制发文输入：公文发文稿纸输出：审核后的公文发文稿纸责任人：总经理期限：及时06 资料管理员对审批后的公文编印、报送、存档输入：公文发文稿纸输出：审核后的公文发文稿纸责任人：资料管理员期限：及时文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 24 / 1184.1.2 收 文 流 程公司收文流程综合管理部公司领导 相关部门开始文员0 1 收文登记 、 编写文件传阅单收文登记 、 文件传阅单主任0 2 签署流转意见文员0 5 传阅至相关部门办理文员0 6 催办资料管理员0 7 存档整理文件传阅单 、 公文 、 传阅登记表结束分管领导0 3 签署拟办意见总经理0 4 审批承办部门0 6 办理文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 25 / 1184.1.2.1 流程目标本流程旨在规范公司的收文流程，明确收文、传阅、催办的过程，审批权限，确保收文及时办理。4.1.2.2 流程输入条件公文4.1.2.3 流程输出成果公文公文传阅单4.1.2.4 风险点描述阅批分送传阅环节无遗漏、领导批示落实、密级管理、回文差错控制、事项处理及时、归档及时4.1.2.5 流程环节描述01 收文登记，编写文件传阅单输入：公文输出：公文公文传阅单责任人：文员期限：即收即送02 主任签署流转意见输入：公文输出：签字后的公文公文传阅单责任人：综合部主任期限：即时03 行政经理签署拟办意见输入：公文输出：签字后的公文公文传阅单责任人：行政经理期限：即时04 总经理审批公文拟办意见文件编号版 本 号 行政后勤管理手册页 次 26 / 118输入：公文输出：签字后的公文公文传阅单责任人：总经理期限：及时05 传阅至相关部门办理输入：公文输出：审批后的公文公文传阅单责任人：文员期限：及时06