采购报销制度及流程

采购报销制度及流程篇一：采购报销流程管理规定物品采购报销管理规定 为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，保障优质廉价及经营需求，特制订采购报销制度及流程。 一、 申购流程图具体操作说明：1 、申购部门根据部门需求填写完整物品采购申请单 。2、申请人拿着采购申请单依次让各部门签批。 3、把签字完整的采购申请单送至采购部，由采购员进行采买。 注：采购部事宜暂时由人事行政部兼任 4、采购人员根据申请单上的参考价合计金额到财务预借现金。二、1、 费用报销流程 报销流程图 具体操作说明： 费用报销项目一般包括：汽油费、过路过桥费、外出办公餐费、外出考察费等。 报销人把发票及原始票据依次整齐的粘贴在粘贴单上，并在费用报销单上详细注明费用详细事由。 报销人在费用报销单上签字并让各相关领导签字后即可报销。 2、 物品采购报销流程 具体操作说明： 采购人员采购完毕后及时办理验收入库手续。 采购人员拿着发票、物品验收入库单、物品采购申请单让财务填写费用报销单。 采购人员拿着相关原始票据让各相关领导审批。 采购人员根据签字完毕的原始单据到财务予以报销，多退少补。 三、 采购管理规定 1、 申购人员必须详细填写物品采购申请单并办理相关审批手续。 2、 采购人员应严格按照申购项目进行采购，如有疑问及时与申购部门沟通，确认无误 后及时安排采买，采购物品必须货比三家，认真对比、筛选，按照质优价廉的原则予以采购。 3、 验收人员必须按照收货标准仔细清点物品并及时办理入库手续，对不符合采购申请 表的物品有权拒收，在验货过程中对物品质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。 4、 购买、验收和使用上的三个相关人员要相互监督，相互合作，共同做好此项工作， 对于有争议的问题各自上报上级领导处理。 5、 预借现金 3000 元（含）以下，采购人员签字可直接预支；3000 元5000 元（含） 需上报业主代表知晓；5000 元以上需上报刘总知晓。 6、 预借现金购买后，采购人员 2 日内必须到财务销账，严禁白条抵库超过 3 日。 附件一：物品采购申请单 附件二：物品验收入库单 XX-7-17 篇二：采购费用报销制度及流程采购费用报销制度及流程 为了规范采购报销流程，加强物品及资金的使用管理，保障优质廉价及经营需求，特制订采购报销制度及流程。 一、申购流程 1、申购部门根据部门需求，结合仓库库存数量填写完整物品采购申请单 。 2、申请人拿着采购申请单依次让各部门经理签批。 3、把签字完整的采购申请单送至采购部，由采购部进行采买。 4、采购人员根据申请单上的参考价合计金额到财务预借现金。 二、 费用报销的一般规定及流程 （1） 、现金采购费用的报销：财务部凭采购申请单、 费用报销单 、 购货清单 、 送货单 、 入库单 ，发票办理报销业务； 审批流程：部门经理审核财务出纳票据审核财务主管复核总经理复核审批签字。 财务付款：报销人凭审核后的报销单据到财务部出纳办理领款手续。 （2） 、 采购合同确认后的预付款支付:财务部门凭采购申请单 、 采购合同或付款清单 ，办理预付款的支付工作； 审批流程：部门总经理审核财务出纳票据审核财务主管复核；财务付款：完成以上审批程序后，安排付款；三、 具体报销时间的规定 为了便于财务部及时安排款项，采购部经办人员必须至少提前 3 个工 作日向财务部提出申请。四、 发票报销时需提供的附件： 附件 1：采购申请单 附件 2：采购合同 附件 3：付款申请单 附件 4：费用报销单 附件 5：送货单 附件 6：验货单 附件 7：入库单 篇三：采购管理制度及报销细则采购管理制度及报销细则 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 一、采购权限划分 1、请购部门： 工程项目部，办公室及其他有关部门。2、范围： （1）与工程施工有关的对外采购的材料、辅料、机械设备及设备配件等。 （2）对外采购使用的办公用品、工具。 3、权责： （1）需求部门：负责材料、设备及配件、工具、办公用品等申请及验收。 （2）采购：负责采购作业执行及物料采购费用的报销。 （3）库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。 （4）财务部：负责费用报销、原始凭证的审核和付款。 （5）项目总负责人：负责制定物料采购计划及大宗物料采购供应商联系。 （6）总经理：负责对物料采购计划、大宗采购供应商及费用报销批准。 二、采购流程： 1、办公用品、工具采购：由需求部门将采购计划报办公室主任或总经理知晓后，指定专人采购。 2、工程采购计划： （1）项目总负责人参酌工程进度和库存情况，提前12 周指定采购计划，并注明材料的品名、规格、数量、工程技术要求、需求日期及注意事项。 （2）采购人员根据项目总负责人下达的采购物料计划，并根据工程进度 和需要，与施工单位、工程部经理、项目总负责人协商确定实际采购数量，并将采购单报总经理知晓。3、询价比价议价： （1）询价前必须审阅采购单的品名、规格、数量，了解材料及设备的工程技术要求，遇到问题应及时的与项目总负责人沟通； （2）属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中采购； （3）寻找 3 家以上供应商进行询价，对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认； （4）在满足需求、保证质量的前提下，选择合适的供应商，进行谈判议价，最终确定成交价格。 4、采购价审批： （1）零星采购：采购员将市场成交价格报项目总负责人或总经理知晓，经批准后执行。 （2）大宗采购：采购员或项目总负责人将商定合同价报总经理知晓，经批准后执行。 5、采购执行：由采购员制定采购合同，总经理或委托代理人在合同上签字确认。合同制定完毕后，采购人员应及时追踪合同执行情况，督促供应商及时发货，确保货物能够按时到达。 6、交货验收：货物到达仓库后，由采购员向检验人员请验。 7、使用追踪：货物在使用过程中，工程技术人员进一步追踪，确认使用中的异常现象。 三、仓库管理： 1、材料入库： （1）质量检验：公司所有工程材料设备，须查验质量检验报告、合格证、工程技术要求； （2）对单验收：采购物资抵库后，库管员要按照已核准的“采购单”和“送货单” ，仔细核对物资的品名、规格、型号、数量及外包装是否完好无损；（3）入库手续：所有材料必须在每次验收合格后由库管开具入库单，入库单由库管员、采购员、项目总负责人签字，入库单一式三联，存根联由库管留存，记帐联由经手人或专人连同发票送交财务，一联由报销人留存； （4）差异及破损的处理：如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题，要及时向上级反映，同时通知采购部门和厂家代表（如有） ，共同现场鉴定； （5）仓库保管帐：每日业务终了，库管员必须将当日入库单登记仓库保管帐，入库时号码必须按顺序排列，并填写入库号码单备查。 2、材料出库： （1）办理出库时要认真审核“出库单”或“材料进场检验单” ，核查出库批准手续是否齐全；手续齐全后再办理出库； （2）出库单手续包括库管员、工程部经理、项目总负责人或总经理签字，收料单位（施工方）签字； （3）材料进场检验单手续包括业主、施工单位、监理单位三方签字盖章； （4）由项目总负责人或总经理批准的出库单，可根据工程实际情况补办出库手续。 3、仓库管理： （1）当日发生的入库单、出库单，库管员需当日登记库存台帐。经常进行盘点，做到日清月结； （2）每月须对库存物资进行实物盘点一次，并填报库存盘点表。发现盈余、短少、残损或变质，须查明原因，分清责任，写出书面报告，提出处理建议，呈报上级和有关部门，未经批准不得擅自调账； （3）积极配合财务部做