企业信息收集管理制度

企业信息收集管理制度篇一：企业信息管理制度企业信息管理制度 第一节 总则 第一条 为加强信息管理，加快集团公司信息化建设步伐，提高信息资源的运作成效，结合集团公司具体情况，制定本制度。 第二条 本管理制度中关于信息的定义： 1、行政信息：集团公司系统内部目的为行政传达的一切文字资料、电子邮件、文件、传真。具体信息管理表现为上传下达、平级传送的行文管理、资料管理、档案管理。归属于日常行政管理。 2、市场信息：集团公司业务销售的客户文件、来往传真、电话、客户档案；集团公司业务应用的电话记录、报价、合同、方案设计、投标书等原始资料、电子资料、文件、报告等。具体信息管理表现为客户沟通、文字记录、资料收集分析、业务文件编写等。归属于业务经营管理。 第三条 信息管理工作必须在加强宏观控制和微观执行的基础上，严格执行保密纪律，以提高企业效益和管理效率，服务于企业总体的经营管理为宗旨。 第四条 信息管理工作要贯彻“提高效率就是增加企业效益”的方针，细致到位，准确快速，在企业经营管理中降低信息传达的失误失真延迟，有力辅助行政管理和经营决策的执行。 第五条 集团公司及全资下属集团公司(含 51%股权的全资、内联企业)、机构的信息工作，都必须执行本制度。其他中外合资 合作及内联企业参照本制度执行。第二节 信息管理机构与相关人员 第六条 集团公司设立集团信息中心，集团公司下属独立核算的公司、企业设置独立的信息机构。非独立核算的单位配备专职或兼职信息人员。 第七条 各企业行政部依据行政管理条例负责相关行政信息的日常管理；实业公司销售中心办公室独立负责市场信息管理。 下属独立核算的公司、企业参照集团公司设立信息经理或专门信息管理的人员。 信息管理根据业务工作需要，配备必要的电脑技术人员、文员。 第八条 集团信息中心负责集团公司整个系统的信息管理工作，负责所有信息的汇总和档案管理。对全系统的信息管理工作负责。 第九条 依据行政管理条例 ，各企业行政负责人主要负责行政信息的管理。 第十条 集团信息中心设企业信息专员，主要负责市场信息的系统化、专业化管理。企业信息专员分为行政信息和市场信息两个岗位。 企业信息专员主要职责如下： 1、执行集团公司总经理办公会议的决议，参与编制总经理办公室主持的信息管理制度。(行政信息专员) 2、在销售中心总监指挥下，负责市场经营中各类信息的采集、处理、传达，执行中存在的问题提出改进措施。(市场信息专员)3、与行政部联合处理日常工作中关联到业务机构的行政工作。(行政信息专员) 4、辅助指导集团公司其他各部门业务的信息统筹处理。(行政信息专员、市场信息专员) 5、对集团总经理负责并报告工作。 6、集团信息中心日常负责监察集团全系统的业务信息管理和活动；负责搞好全系统业务人员关于市场经营信息 的培训工作，不断提高业务人员的业务素质和业务水平；第十一条 各级领导必须切实保障信息中心人员依照本办法行使职权和履行职责。 第十二条 信息管理人员在工作中，必须坚持原则，照章办事。对于违反保密制度和其他行政制度的事项，要及时向上级领导报告，接受指示后执行具体处理。 第十三条 集团公司支持信息管理人员坚持原则，按信息制度办事。严禁任何人对敢于坚持原则的信息管理人员进行打击报复。集团公司对敢于坚持原则的信息管理人员予以表扬或奖励。 第十四条 信息管理人员力求稳定，不随便调动。信息管理人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断有关工作。被撤销、合并单位的信息管理人员，必须会同有关人员编制信息文件资料移交 清单和造册，办理交接手续。第三节 行政信息管理 第十五条 按照行政信息的定义，行政信息主要产生、传递、应用于集团公司行政活动中。 第十六条 行政信息管理主要依据集团公司行政管理纲要中下列规定进行： 1、文件收发规定； 2、文件、档案、资料的管理规定； 3、信息管理中心管理规定； 4、集团公司印章、介绍信管理规定； 5、集团公司值班管理制度； 6、保密制度。 第十七条 考虑集团公司业务竞争的特殊性质，行政信息管理不再涉及集团公司营销类(客户)信息、技术类信息和财务类信息。 第四节 市场信息管理 第十八条 依照市场信息的定义，市场信息主要产生、传达、应用在市场业务经营管理中。 第十九条 市场信息来源分类：业务(客户)信息、非业务市场信息。 1、业务(客户)信息：客户购买公司产品的电话、传真、函件、电子邮件；公司、客户之间业务沟通电话、传真、文件、函件、电子邮件；客户公司公开的资料；市场人员收集的客户秘密资料； 销售中心情报人员传呈的报告、资料；针对客户的分析报告等。2、非业务市场信息：网络、报刊、杂志和各种信息渠道收集的行业性文章、资料；竞争对手资料、文件、报告；公开的技术性资料；外围媒体、机构传送到集团公司的电子邮件、函件、资料；公司内部业务分析文件、报告；其他与市场业务经营和管理有关的资料。 第二十条 信息中心市场信息专员直接在销售中心总监的指挥下，主要负责以下业务信息工作： 1、负责集团网站的建设、维护、更新和对外信息发布，并开展网络商务系列工作。 2、负责业务(客户)信息的接受、整理、初步分析和传呈销售中心总监，建立、保管客户档案并不断维护； 3、在销售中心总监的指挥下，负责与客户的电话、电子邮件的信息交流，负责与客户文件资料函件的撰写、整理、内部报批、外部发送； 4、负责按照区域市场管理办法的规定，指导、协助各市场机构对业务信息的收集，督促各市场机构将业务信息及时、准确呈报到集团公司，整理、分析各市场机构业务信息形成客户分类档案，并及时将重要的信息报告给销售中心总监； 5、负责定期撰写公司业务市场分析报告，协助公司销售决策； 6、监察、收集、整理竞争对手情报资料；收集、整理、分析行业性文章、资料； 篇二：公司信息管理规定公司信息管理规定 第一章总则 第一条目的 为了加强公司信息管理力度、提升信息管理水平，特制定本管理规定。 第二条适用范围 本管理规定适用于公司范围内的信息管理。 第三条依据文件 中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例 信息系统安全管理要求 第二章职责 第四条公司信息中心主要工作职责： （一）负责制定信息系统相关制度的编制、修订、解释。 （二）负责公司范围内网络信息工作的全面管理、组织协调。配合完成网络 安全、技术服务咨询、网络运营维护、远程协助以及专业软件和办公管理平台的建立与维护等工作。 （三）负责组织、开展公司信息系统的日常管理工作，并对各单位的信息系 统管理工作进行监督、指导与服务。 （四）负责协助总部信息与文档中心开展业务应用软件和信息系统的引进、 开发、管理及技术支持等工作。 第五条各部门、各单位的职责： （一）负责在业务开展过程中，对相关信息的收集、整理、录入、处理、储存、 传递和应用管理。 （二）对所需信息系统设备、软件提出需求意见，负责设备的日常保养和统计工 作，做好软件的使用、维护、推广工作。 （三）负责配合公司信息中心实施该管理规定。 第三章管理规定 第六条定义 （一） 信息系统：指由计算机及其相关的配套设备、设施（含网络）构成的， 按照一定的应用目标和规则对信息进行采集、加工、存储、传输、检索 等处理的人机系统。（二） 软件分为系统软件和应用软件 （1）系统软件：指为管理、控制和维护计算机及外部设备，以及提供计算机与用户界面的软件。各种语言和它们的汇编或解释、编译程序、计算机的监控管理程序(Monitor)、调试程序(Debug)、故障检查和诊断程序、程序库、数据库管理程序、操作系统(OS)。 （2）应用软件（application software）：用户可以使用的各种程序设计语言，以及用各种程序设计语言编制的应用程序的集合。 第七条信息系统的建立 （一）信息系统设备需求申请流程 详见附件一 （二）信息系统管理平台建立 信息系统管理平台（OA 平台）由总部信息与文档中心建立，OA 平台账户各部门、各单位提供员工名单，并按照部门职责确定访问权限，由总部信息与文档中心给予配置。第八条信息系统的使用管理 （一）信息系统设备的日常管理与保养由使用单位/部门负责，公司本部的机房 共用总部中心机房由总部信息与文档中心统一管理。总部中心机房及公用使用设备由信息与文档中心负责，各单位机房及公共使用设备由信息组负责。 （二）软件的日常管理与版本升级，网络版由信息与文档中心统一负责，单机版 由使用单位/部门负责。 （三）工作调动、离职等原因调离本岗位的员工，离任前须向原单位移交保管使 用的信息系统设备及软件资料，并办理交接手续。 （四）接入公司网络由部门提出申请，公司本部由公司信息与文档中心负责，各 单位由信息组负责接入。 （五）未经允许，严禁私自将外部计算机接入公司内网。 （六）各部门、各单位定期对岗位异动、退休员工、新增管理人员进行梳理，及 时通知信息与文档中心做相应删减或权限变更。 （七）OA 平台信息发布由各单位的部门经理及负责人审核。（八）各单位每年末将信息系统设备、软件使用情况按总部相关要求报送公司信 息中心，信息中心将相关信息汇总分析后报总部信息与文档中心。 （九）信息系统设备到报废状态或时间时需按照公司的相关程序处理。 第九条信息系统的维护管理 信息系统设备的维修维护与故障处理，公司由信息中心配合总部信息与文档中心负责，各单位由信息组负责。 第十条信息系统安全管理 （一） 信息系统安全管理要求 信息安全管理的要求是保护公司的信息财产，以防止偶然的或未授权者对信息的恶意泄露、修改和破坏，从而导致信息的不可靠或无法处理等，使得我们在最大限度地利用信息为我们服务的同时而不招致损失或使损失降到最小。 （二） 信息安全的实现目标 （1） 真实性:对信息的来源进行判断，能对伪造来源的信息予以鉴别; （2）保密性：保证机密信息不被窃听，或窃听者不能了解信息的真实含义; （3） 完整性:保证数据的一致性，防止数据被非法用户篡改; （4）可用性:保证合法用户对信息和资源的使用不会被不正当地拒绝; （5） 不可抵赖性:建立有效的责任机制，防止用户否认其行为; （6） 可控制性:对信息的传播及内容具有控制能力; （7） 可审查性:对出现的网络信息安全问题提供调查的依据和手段。 （三）信息安全管理的相关规定 （1） 信息系统建设必须严格遵守保密法 、 公司保密管理暂行规定等相关 要求，采取必要的安全措施，确保公司及国家秘密安全。 （2） 各部门、各单位应确定专人负责本部门、本单位的信息安全与保密工作， 定期升级杀毒软件，检查指导信息安全保密工作落实情况。 （3） 计算机使用人员应设置开机密码或屏保密码，确保业务工作形成的资料、 文件等信息安全，重要信息资料加密保存。 （4） 对于存储过国家涉密信息的计算机信息媒体或载体（硬盘、软盘、磁带机 其它存储设备） ，未经脱密处理，严禁在连接互联网的计算机上使用。 （5） 涉密计算机由公司保密办公室统一管理，授权使用，涉密计算机不得连接互联网，不得与非涉密计算机之间交叉使用移动介质。（6） 公司的商业秘密和信息资料，严禁在互联网公开发布。 （7） 软件应用要及时做好数据备份，单机版应用软件的日常备份由使用单位部 门自行负责；网络版应用软件的数据备份，数据库在总部中心机房的由信息与文档中心负责，数据库在各单位的由信息组负责；特殊数据由业务主管部门负责。 （8） 安全保密制度 a) 为保证计算机网络信息安全保密制度系统正常运行，特制定本制度; 为防止病毒造成严重后果，对外来光盘、软件、移动硬盘、U 盘等要严格管理，原则上不允许外来光盘、软件、移动硬盘、U 盘等在内部局域网计算机上使用。确因工作需要使用的，事先必须进行防(杀)毒处理，证实无病毒感染后，方可使用; 接入网络的计算机严禁将计算机设定为网络共享，严禁将机内文件设定为网络共享文件; 为防止黑客攻击和网络病毒的侵袭，接入网络的计算机一律安装杀毒软件，并要定时对病毒库进行升级，每周对计算机病毒进行一次查杀检查; 禁止将驻留有内部资料和涉密信息的计算机擅自连入因特网: 在使用电子邮箱传递、下载邮件时，必须先进行病毒查杀，以免感染病毒: 加强对上网人员的保密意识教育，提高上网人员保密观念，增强防范意识，自觉执行保密规定。 b) 涉密电子文件、图纸、存储介质保密管理规定 涉密存储介质是指存储了涉密信息的硬盘、光盘、软盘、移动硬盘及 U 盘等; 属于保密的电子文件、电子图纸、电子资料、移动介质等，都必须在显要位置注明文件的密级，并进行严格管理，未经批准，不得擅自传递、翻印复制，批准翻印复制时，档案管理部门要有登记: 各项目经理部所有电子文件未经允许不得拷贝、转存、窃取: 存有涉密信息的存储介质不得接入或安装在非涉密计算机或低密级的计算机上，不得转借他人，不得带出工作区，下班后存放在本单位指定的柜中; 各单位及各部门负责管理其使用的各类涉密存储介质，应当根据有关规定确定密级及保密期限，并视同纸制文件，按相应密级的文件进行分密级管理，严格借阅、使用、保管及销毁制度。借阅、复制、传递和清退等必须严格履行手续，不能降低密级使用;不再使用的涉密存储介质应由使用者提出报告，由单位领导批准后，交主管领导监督专人负责定点销毁; 对录有秘密内容的录音带、录象带的管理，严格执行保管制度，未经批准，不得外借。复印秘密以上的文件、图纸、资料时，必须按规定履行审批手续，复印件要同原件一样登记、保管，不得擅自多印留存或转给他人。 c) 数据安全保密规定 存放备份数据的介质必须具有明确的标识。备份数据必须异地存放，并明确落实异地备份数据的管理职责; 注意计算机重要信息资料和数据存储介质的存放、运输安全和保密管理，保证存储介质的物理安全; 任何非应用性业务数据的使用及存放数据的设备或介质的调拨、转让、废弃或销毁必须严格按照程序进行逐级审批，以保证备份数据安全完整; 数据恢复前，必须对原环境的数据进行备份，防止有用数据的丢失。数据恢复过程中要严格按照相关要求执行，出现问题时由各单位的信息管理组进行现场技术支持。数据恢复后，必须进行验证、确认，确保数据恢复的完整性和可用性; 数据清理前必须对数据进行备份，在确认备份正确后方可进行清理操作。历次清理前的各份数据要根据各份策略进行定期保存或永久保存，并确保可以随时使用。数据清理的实施应避开业务高峰期，避免对联机业务运行造成影响; 需要长期保存的数据，数据管理部门需与相关部门制定转存方案，根据转存方案和查询使用方法要在介质有效期内进行转存，防止存储介质过期失效，通过有效的查询、使用方法保证数据的完整性和可用性。转存的数据必须有详细的文档记录。 非本单位技术人员对本公司的设备、系统等进行维修、维护时，必须由本公司相关技术人员现场全程监督。计算机设备送外维修，须经设备管理机构负责人批准。送修前，需将设备存储介质内有关经营管理等涉密的信息备份后删除，并 篇三：公司信息管理制度碧海公司信息系统岗位要求规范 一、 总则 第一条 为了加强碧海公司信息系统的管理，确保公司数据的准确性和安全性， 促进公司信息系统工作持续健康的发展，满足管理决策的需要，根据公司实际情况，结合信息管理工作的特点，特制定本办法。 第二条 信息系统管理是指碧海公司管理工作中，运用通信技术、网络技术、计 算机技术和信息分析技术而建设和运行的能对有关数据进行收集、传送、加工、处理、存储和管理的各种系统的总和。 第三条 碧海公司信息系统工作目标是：以供应链、财务会计核算为基础，逐步 (来自: 小 龙 文档网:企业信息收集管理制度) 建立全行业统一的、科学的、经济合理，并具备有辅助核算、支持决策和办公自动化功能的网络系统。 第四条 碧海公司信息管理部负责全公司的信息系统管理工作，基本任务是： (一) 研究制定管理信息系统发展规划，并有计划的组织实施工作； (二) 根据公司领导新的需求组织相关部门、人员对信息管理系统进行改进和 完善； (三) 制定信息管理系统的管理办法和规章制度； (四) 组织和管理信息管理的相关人员的培训工作； (五) 总结、交流推广信息管理系统应用经验，指导各部门开展信息管理工作； (六) 为公司决策层提供信息分析数据，为决策提供依据； (七) 建立公司“技术支持热线” ，负责协调各种同信息系统相关的技术服务 和相关技术的解答工作。 第五条 信息管理系统是公司管理工作的发展方向和重点，各部门应充分重视这 一工作，把它做为建立现代企业制度、提高流程管理质量、满足决策需求，加强公司内部管理的一项重要工作来抓，为决策层、管理层提供高质量的信息服务，要把信息系统管理工作和其它工作相结合，逐步过渡到以信息管理系统为基础和手段的工作方式中来，逐渐摆脱手工工作。信息管理部要做好普及培训工作，使企业绝大部分人掌握各相关岗位的信息管理系统。 第六条 本公司员工在使用公司信息管理系统期间，应尊重公司商业机密，所使 用的系统账号密码禁止外泄，公司商业信息不得外传，本管理制度实行 30 个工作日内，涉及信息管理系统的员工需与公司签订商业保密协议 。 二、 岗位及岗位责任 随着碧海公司信息管理的应用层次不断深化，为了使信息化工作沿着健康严谨的方向巩固提高，确保此项工作的准确性、安全性，特制定如下信息管理系统的岗位及岗位职责，各部门要根据实际情况进行管理并进行相应的考核。 我公司信息管理系统目前分为系统管理、销售管理、采购管理、库存管理、 财务管理，每个模块对应各部门领导，为该模块的总负责人，根据系统职能的设置，对各模块最终用户职责进行界定，共分解出如下岗位： 岗位要求及岗位职责 系统管理员岗位 岗位要求 系统管理员是信息管理系统的维护和管理人员，是一个技术性较强的岗 位。经过培训，此岗要求具备计算机软硬件及数据库知识，有维护系统环境的经验。 岗位职责 a)负责公司软硬件的日常维护工作，并登记相应的维护制度；b)负责公司电子数据、数据库的备份工作； c)按照相关制度检查信息管理系统操作人员的工作，根据实际工作需要分 配系统权限； d)为公司提供系统技术支持，负责解答、解决涉及系统的员工在操作过程 中所碰到的问题； E)严格遵守公司关于安全性、保密性的规章制度，对于违反规章制度，进 行泄密行为，公司有权利追究其法律责任。 收银员岗位 岗位要求 收银员是信息管理系统中较重要的环节，是一个要求计算机基础操作熟 练，细心、耐心的岗位，此岗位要求收银员每天及时完成现销单、订单、收款单的录入工作，并熟悉产品型号，以免在工作中频繁出现误操作现象，新入公司的收银员应经过系统培训合格后方可上岗。 岗位职责 a)现销单、销售订单的录入； b)收款单的录入； c)现金收取、找兑； d)销售日报表整理，各店设计师、量尺员、导购员业绩统计；e)客户资料的输入、更新； f)每日于下班前必须将当天的现销单、订单交财务部，不能因自己的工作 延误影响财务的出货对帐； g)根据客户的订货情况经店长确认后修改现销单、订单。 店长岗位 岗位要求 店长是信息管理系统中销售单据审核的重要环节，是一个要求有管理经验 并要求处理条事情条理清晰的岗位，此岗位要求店长每天及时审核现销单，按时审核订单，确保销单、订单的可执行性。 岗位职责 a)现销单、销售订单的审核； b)本店面销售报表查阅、收发存报表查阅； c)本店销售回款情况督导； d)本店导购、收银、仓管人员的管理； e)操作人员的工作分配; f)指导、监督销售收银员的工作，检查销售基础数据的正确性，现销单、 订单的正确性； g)跟踪订单执行情况，如有错误及时指导纠正； 采购专员岗位 岗位要求 采购专员是信息管理系统中较重要的环节，是一个要求计算机基础操作熟 练，细心、具备一定分析能力的岗位，此岗位要求采购专员每天及时录入综合服务部下达的采购订单以及付款单数据，并熟悉产品型号，以免出现 误操作情况，新入的公司的采购专员需要经过系统培训后方可上岗。岗位职责 a)采购订单的录入； b)付款单据录入； c)采购日报表整理，采购月报表统计， d)负责根据部门主管签发的供应商编码、供应商资料，输入、更新供应商 数据; e)到货单数据录入生成； f)如发现采购订单不正确或有疑问，应及时向部门主管报告，在有关错误 解决后才能进行下一步工作。 综合服务部经理岗位 岗位要求 综合服务部经理是信息管理系统最重要的环节，是一个要求计算机操作熟 练，对公司运营情况了解，对公司经营的产品熟悉，并具备统筹、管理能力的重要岗位，此岗位要求把控公司供应链运营周期，合理做出采购、调配产品、派工安装的调度能力。 岗位职责 a)负责制定采购合同、以及供应商编码、产品编码； d)分配、指导、监督采购专员的工作，检查供应商数据、采购订单、的正 确性，发现错误及时指导纠正; b)审核并签字确认系统输入依据的基础文件，包括供应商编码、供应商资 料、产品资料等; c)提供供应商编码给采购专员，供应商编码发生改变时，应及时通知采购 专员; e)追踪采购订单执行情况，发