公司印章证件管理制度

公司印章证件管理制度篇一：公司印章证件管理制度(XX04)上海盈投文化投资有限公司 上盈制字XX4 号 公司印章证件管理制度 第一条 为规范公司印章证件的管理，维护企业形象和合法权益, 实现管理的制度化和规范化, 特制定本制度。第二条 印章、证件分类 （一）公司的印章根据用途、类别分为：公司公章、财务专用章、法人章、合同专用章； （二）公司的证件根据用途、类别分为：营业执照、税务登记证、组织机构代码证等。 第三条 印章、证件的管理 （一）公司公章、证件由公司行政部负责保管； （二）公司财务专用章、法人章由财务部负责保管； （三）印章的使用需要填写用章申请单（附件用章申请单 ） ，非财务块面的文件经总经理批准，财务块面的文件由财务分管总经理批准，任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公章； （四）执照证件的使用必须履行登记手续； （五）各类公章原则上不得携带外出，若因工作需要须经总经理批准； （六）各类公章、证件带出期间，只可用于申请事由，并对使用承担一切责任； （七）任何情况下，各类印章、证件不可借于其他单位，若因工作需要须有我单位人员在场。 第四条 各类印章的使用范围 （一）公司对外签发的文件； （二）公司与相关单位联合签发的文件； （三）由公司出具的证明及有关资料； （四）公司章程、协议；（五）公司对外提供的财务报告； （六）员工的调动、任免及聘用。 第五条 失职责任 违反印章、证件使用规定或管理人的过错行为，而导致公司遭受经济损失的，责任人应当负责赔偿或者由公司酌情处以相应的经济处罚。 第六条 本制度自 XX 年 12 月 1 日起施行，由行政部部负责解释。 上海盈投文化投资有限公司 二一一年十二月一日 附件：用章申请单 篇二：公司印章、证照管理制度(免费完整版,含表格)V 1.目的： 印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理，维护印章与证照的严肃性，加强印章制发、使用、废止及证照管理，提高各相关使用环节的工作效率，保障公司的合法权益与经营活动的正常运行，特制定本制度。 2.适用范围： 本制度适用于公司各部门、各子公司所有的印章和证照。 3.职责范围： 集团总裁办 负责建立健全公司印章、证照管理制度，负责本制度的制定与修改。 负责本制度的实施与监督。 集团其它各部门、子公司 负责按本制度规定执行 4.印章、证照分类： 公司印章、证照的分类 公司印章包括行政专用公章、法人代表私章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、业务专用章、部门章、公司银行 U 盾等。 证照包括企业法人营业执照（正本、副本） 、组织机构代码证（正本、副本） 、卫生许可证、特种行业许可证、银行开户许可证、税务登记证（国税、地税） 、法人代表身份证（复印件）等。 5印章的刻制与注销: 凡因工作需要并符合规定配置或更换印章的部门，由申请部门填写刻制印章申请表向总裁办或财务室提出申请，经集团领导确认同意并批准后方可刻制或更换。 印章刻制或新证照办理或更换由总裁办及财务室统一负责，刻制标准或证照办理应符 合国家相关规定。 申请新办的印章或证照须在总裁办及财务室进行登记，并做好印模采样或证照扫描、复印工作，由总裁办进行存档后，原件由使用部门签收方可进行办理。印章刻好后由总裁办办理印章登记手续，填写印章管理登记表 ，备案并留好印章样图。 6. 印章、证照的管理 印章、证照的管理 公司印章、证照由公司总裁授权以下部门分别管理： （一）公司的所有印章、证照，均由总裁办负责登记、留样与存档，印章应注明启用时间、废止时间、废止原因等，证照应注明年检年审时间，均应明确相关保管人、经办人。 （二）由于印章磨损而需要更换印章或证照年检到期，统一由公司总裁办及财务室登记、留样或办理年检年审手续。公司总裁办及财务室应对公司各类印章和证照保管明细进行汇总并定期更新，明细表包括印章证照名称、主管部门、专管人、办理日期、年检年审日期等。 （三）所有印章或证照均由专人管理，不得转借他人，如有遗失、损坏和作废，必须及时向公司总裁办及财务室报告。 公司营业执照（正副本） 、公司公章、税务登记证（正副本） 、组织机构代码证（正副本）由总裁办主任负责管理及使用。 银行开户许可证、银行支付 U 盘、法人印章、支票购买凭证由财务室出纳员负责管理及使用。 财务专用章、发票专用章由财务室会计负责管理及使用。 总裁办及财务室专人保管印章规范使用表 ，财务专用章、法人代表私章统一收归集团财务部专管，行政公单统一收归集团公司总裁办专管，不得授权委托管理。 部门撤销或重组，原使用部门有关印章、证照应交回公司总裁办，由公司总裁办上报总经理核准后负责作废、保存、销毁或办理注销手续。 印章或证照丢失、损毁、被盗，要及时向公司总裁办及财务室书面报告，并与总裁办 及财务室商量补救措施。各部门不得擅自刻制印章或办理证照，由此引起的一切法律责任均由相关责任人承担，并一并追究所在部门主要负责人的管理责任。 印章遗失处理 印章因不慎遗失或损坏，可以按下述程序补刻：公司印章遗失应于发现当日登报挂失并报总裁办备案，然后凭挂失公告及工商部门开具的证明到公安局指定点刻制；若各部门使用的印章遗失或要求更换新的应向总裁办部出具书面申请，经总裁办报送集团领导审批通过后，由总裁办（或指派人员）办理。 印章注销 公司印章如果需要注销的，先填写印章注销申请报告，上报总裁办，由总裁办报送集团领导审批。印章注销申请报告批准之后，由总裁办派专人与需要注销印章部门管理人员按照国家规定的注销程序进行注销。 7. 印章、证照的使用： 7. 1 印章、证照的使用 所有涉及公司公章、法人代表私章、合同专用章、财务专用章的手续均要填写用印申请表 。 按用印申请表内容填写完整，且由申请部门负责人签字确认，否则将不予审批。 主要用印文件审批流程： 合同：主办部门负责人签字确认 公司总裁办及财务室审核 集团总裁级以上领导审批 总裁办及财务室盖章（合同原件存档公司总裁办，复印件由相关部门存档） 返回主办部门。 对外公文及证明：主办部门签字确认 公司总裁办及财务室确认 集团总裁级以上领导审批 公司总裁办及财务室盖章（用印申请表 、复印件存档） 返回主办 部门。支票等其他用印文件：主办部门 财务部审核 报集团总裁批准 返回财务部（用印申请表 、复印件存档） 返回主办部门（注：支票等需在用印申请表标注票号） 。 8.印章、证照的使用要求： 印章、证照的使用要求 印章或证照管理人员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的，或不符合证照办理程序的，有权拒绝办理并及时告知部门负责人。 盖章确保规范、清晰，上不压正文，下骑年盖月。 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无需经上述程序，但内部须建立用印登记表备查。 公司印章（一般为行政专用公章、法人代表私章）不允许随意带出公司，确因工作需要将印章或证照带出使用的，应按规定填写用印申请表说明事项，经总裁授权批准后携带使用；使用完毕，立即归还印章保管部门。 对外使用证照，一般使用复印件，并注明只限于当次使用范围；如必须使用证照原件，需总裁授权批准后携带使用，或者由证照保管部门授权相当人员陪同前往办理相关业务。 公司不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，由申请人写明原因（用途） ，并在审批表上注明为何需盖空白资料，必须经总经理书面批准，公司总裁办及财务室做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向公司原开具处汇报登记其介绍信的用途，未使用的必须交回。 9.附则 严禁未经批准私自刻制公章或挪用证照，否则无论用于何种目的，都要严肃追究责任。任何人员必须严格依照本制度和程序使用印章或办理证照借用。 未严格履行印章、证照的保管与使用规定，由于保管不慎而导致印章、证照丢失，将追究保管人员及相关负责人的责任。 若因擅自用印导致公司遭受经济损失时，由其承担全部赔偿责任并由公司对违纪者予以行政处分；造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。 本制度由总裁办制定，本制度的解释、修改、废止权归总裁办。 本制度自发布之日起执行。 10.附件：附件：用印申请表 附件：刻制印章申请表 附件：印章管理登记表 附件：印章规范使用表 附件：用印申请表 用 印 申 请 表 编号： 日期：年 月 日 篇三：公司印章、证件管理制度 公 司 印 章 证 件 管 理 制 度 目 录第一章 总则 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章 第七章 第八章 公司印章的种类及用途 公司印章刻制和启用 公司印章的保管、交接和停用 公司印章管理与使用 责任与义务 证件管理 附则 第一章 总则第一条 公司印章是公司对内、对外行使权力的标志，也是公司名称的法律体现，因此，为加强公司印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，从而使公司印章、证件的管理更加趋于规范化、制度化，现结合公司实际情况，特制定本制度。 第二章 公司印章的种类及用途 第二条 公司印章的种类有： 一、公司印章 是按照政府规定，由主管部门批准刻制的代表公司权力的印章。 二、专用章 为方便工作专门刻制的用于某种特定用途的印章，如：合同专用章、财务专用章、业务部门专用章等。 三、法人代表人名章 是以公司法人代表名字刻制的用于公务的印章。 第三条 各类印章应在本条款规定范围内使用： 一、公司公章主要用于对外签订的需确定公司权利、义务的有关文件；对内所颁布的重要经营管理制度、人事任免文件；对外重要函件；授权委托书（授权委托书需同时加盖公章和法定代表人名章） 、其它需以公司名义证明其权威作用的文件。 二、合同章主要用于对外签署的经济合同、协议及意向性文件。 三、法定代表人名章主要用于授权委托书、财务确认单等需要加盖公司法人名章的文件资料。 四、业务专用章是指各部门业务的专用章。 第三章 公司印章刻制和启用 第四条 公司印章刻制统一由总经理办公室负责。 第五条 公章、合同专用章的刻制由总经理办公室提出申请，总经理批准；部门业务专 用章由用章部门提出申请，总经理办公室审核后，报请总经理批准。第六条 公司各类印章的刻制均需填写刻制印章申请表 ，结合公司实际拟出印章模式，经总经理批准后，指定专人凭登记管理部门核发的营业执照，到所在地县级以上公安机关申请办理准刻手续。待申请批准后，按照相关法律规定携带所需文件在国家公安管理部门指定的印章公司刻制。 第七条 新印章的启用。新印章刻制完成后由公司指定专人将刻制的印章向公安机关办理印鉴备案后，使用部门填写公司印章交接单 ，到总经理办公室主任处办理印章领用手续，总经理办公室主任留存印模标样、登记备案。第八条 印章的启用必须有公司总经理亲自签发的印章启用通知。该通知由总经理办公室下发，注明印模，启用日期及使用范围。 第四章 公司印章的保管、交接和停用 第九条 公司各类印章必须指定专人负责保管 一、公章、合同章、财务专用章的保管 财务部负责保管公章、合同章及财务专用章。向银行备案的印章，应由财务总监、会计人员分别保管。 二、各部门业务印章的保管 各部门业务印章由各部门指定专人专柜保管，并将保管公司印章人员名单报总经理办公室主任处备案。 三、法人代表人名章 法人代表人名章由法人代表本人授权公司财务部管理。四、印章保管须有记录，注明印章名称、颁发部门、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、图样等信息。 五、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将公司印章带出使用，需提交申请报告，由该部门直属副总经理同意并签署意见后，呈报总经理批准，并报财务部确认后方可带出。公司印章外出期间，借用人只可将公司印章用于申请事由，并对公司印章的使用后果承担一切责任。 六、公司印章保管人因事离岗时，须由上级领导指定人员暂时代管，以免贻误工作。第十条 公司印章保管必须安全可靠，须加锁保存，公司印章不可私自委托他人保管。 第十一条 公司印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。第十二条 公司印章移交须办理手续，填写公司印章移交单 ，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 第十三条 有下列情况，公司印章须停用 一、机构撤销、更名或业务变动。 二、公司印章使用损坏。 三、公司印章遗失或被窃，在规定的媒体声明作废，如有必要，函告相关单位或个人。 第十四条 公司印章停用时须经总经理批准，及时将停用公司印章送财务部，按照国家相关法律规定报印章备案机关登记销毁。 特殊需要留存的，经财务部向相关部门申请并公告，经批准后予以登记并封存。需要制发新印章的，按本制度规定的印章制发程序和要求办理。 第十五条 印章毁损或无法正常使用时，按本制度规定的程序和要求刻制和原印章相同的新印章，保管部门将原印章交总经理办公室登记按法定程序登记、销毁。销毁印章前要写出报告，销毁印章报