公文档案管理规范

公文档案管理规范篇一：公文档案管理制度数学与信息科学学院学生会公文处理办法 第一章 总则 第一条 为使数学与信息科学学院学生会（以下简称“学院学生会” ）的公文处理工作规范化、制度化、科学化，正确运用公文和加强公文管理，根据广州大学公文处理暂行办法的要求，结合学院学生会实际情况，制定本办法。 第二条 学院学生会公文处理坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第三条 公文必须严格遵守党的路线、方针、政策和国家法律法规。 第四条 学院学生会秘书部是学院学生会各部门公文处理的管理部门，主管学院学生会的公文处理工作并指导学院学生会各部门的公文处理工作。 第二章 收文办理 第五条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 第六条 收到学校学生会下发或交办的公文，由秘书部提出拟办意见，送负责人批示后办理。 第七条 承办部门收到交办公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围内或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的秘书部并说明理由。 第八条 送负责人批或者交有关部门办理的公文，秘书部要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第三章 公文归档 第九条 公文办理完毕后，应当及时整理（立卷） 、归档。 个人不得保存应当归档的公文。 第十条 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷） ，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学院学生会的主要工作情况，便于保管和利用。 第十一条 归档范围内的公文应当确保保管期限，按照有关规定定期向秘书部移交。 第十二条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 第四章 公文管理 第十三条 公文由秘书部统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第十四条 秘书部应当建立健全学院学生会公文办理的有关制度。 第十五条 学校学生会的发文，经学院学生会主席团批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数 和印发范围。第十六条 公文复印作为正式公文使用时，应当加盖学院学生会证明章。 第十七条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经学院学生会主席团批准，可以销毁。 第五章 附则 第十八条 本办法经全体学院学生会委员通过生效并实施。 第十九条 本办法自公布之日起施行，解释权归学院学生会。 篇二：文书档案管理标准文书档案管理标准 1 范围 本标准规定了内蒙古华伊卓资热电有限公司文书档案管理的工作内容与要求。 本标准适用于内蒙古华伊卓资热电有限公司文书档案的管理。 2 规范性引用文件 中华人民共和国档案法 国家档案局 10 号令 中国华电集团公司文件材料归档办法 （试行） 3 术语和定义 文书档案是指机关、团体、本单位在行政管理事务活动中产生的，通常是由办理完毕的有保存价值的文书转化而成，包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。 4 管理职责 文书档案是企业档案的组成部分，各职能部门在工作活动中形成的全部文件材料由档案室集中管理，应销毁的统一监销。 文书档案管理的主要任务是：收集各职能部门移交归档的文件材料，在各职能部门立卷的基础上，按照规定的要求进行分类，整理和保管，为公司各项活动提供利用材料。 严格贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，严防文书档案失密、泄密现象的发生。 管理办法 编制必要的文书档案目录、索引等检索工具，供查阅时利用。 文书库房应做到防火、防尘、防潮、防盗、防光、防虫、防鼠。做到办公室与库房分开，以保证档案安全。 应定期检查保管情况，对破损变质的档案应及时修补、复制，并做其它技术处理。 5 管理活动、程序及要求 文书档案的归档范围、时间 归档范围 企业在筹备、设立、运营及产权变动过程中直接记述和反映企业活(来自: 小龙 文档 网:公文档案管理规范)动的具有现实和长远查考价值的文件材料均应归档。 归档时间 管理性文件材料应在办理完毕后第二年一季度向档案室移交归档。 文书档案保管期限 企业档案的保管期限定为永久、定期两种，定期一般分为 30 年、10 年。 保管期限依据国家文书档案保管期限表执行。 文书档案保存期限表附后。 文书档案归档要求 已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件材料清理一次，登记造册，对重要的文件要标注密级（绝密、机密、秘密） 。 归档的文件材料要收集齐全（包括附件） ，按照文件形成的先后次序排列清楚，并剔 出其中的废稿、重复稿和不重要的便条等。文件材料一般归档一份。重要的、利用频繁的和有关部门需要的可适当增加份数。 交接档案的当事人在接收档案时根据移交清单清点核对，并由交接双方在清单上签字或盖章，不符合归档要求的，档案室有权拒收。 文书档案的整理和保管 文书档案以卷宗为单位进行分类、排列；涉密文件按涉密级别分类，单独保管。 文书档案在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。 文书档案发现文件破损要及时修复或复制。 文书档案的统计和检查 档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。档案室对所保管的文书档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。 负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。 文书档案的利用和借阅 档案室所保管的文书档案，原则上一律在阅览室调阅，需要查阅档案时，由借阅单位提出借阅申请，经公司总经理工作部主任批准后方可将档案借出。 复制档案资料时，需经公司总经理工作部主任批准，方可复制翻印。翻印时应说明翻印的单位、日期、份数和印发范围和用途。 文书档案的鉴定和销毁 文书档案室定期对已过期的档案进行鉴定。根据档案的政治、历史、科学和使用价值确定其是否需要继续保存，并将不需要继续保存的档案剔出销毁。 文书档案的鉴定销毁工作由公司总经理工作部负责承办，对已过保管期限的档案提出销毁意见时，要经相关部门和人员具体核查。 档案室对予批准销毁的文书档案要在档案存储目录上注销，编制销毁清单，审查批准后对档案进行销毁，并由两人或两人以上监销。档案销毁后，监销人员在销毁清单上签名盖章，同时标注档案注销的日期，保证不丢失，不漏销。 附录：文件材料归档范围和文书档案保管期限 篇三：文书档案管理暂行办法文书档案管理暂行办法（修订版） 第一章 总 则 第一条 为加强公司文书档案的科学化、规范化、制度化管 理，提高档案管理水平，更好地为公司各项工作服务，根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法以及相关国家标准、档案行业标准等，结合公司实际情况，制定本办法。 第二条 本办法所称的文书档案是指公司在各项管理工作中 形成的、已办理完毕的经营管理等方面具有保存价值的各种载体的文件材料。 。 第三条 本办法适用于全公司文书档案的管理。 第二章 职 责 第五条 办公室（综合部门，下同）是公司档案工作的管理 机构，主管公司的档案工作。总经办对公司的档案工作负有指导职责。 第六条 办公室负责集中统一管理公司文书档案；负责对各 部门文件材料的收集、整理和归档工作进行监督和业务指导；负责指导、监督和检查各下属机构文件材料的归档工作，并根据实际情况对其进行考核；负责归档文件材料的管理和提供利用工作。 第七条 各部门必须指定专人负责收集、整理本部门应归档 文件材料（包括纸质和电子文件） ，并及时向档案管理部门 归档。第三章 归档范围 第八条 凡是各部门在各项管理工作中形成的具有保存价值 的文件材料（包括纸质和电子文件、报表、照片、录音带、录像带、光盘、磁盘、荣誉证书等）均属文书档案归档范围。具体详见文书档案归档范围及保管期限表（附件 1） 。 第四章 档案整理的质量要求 第九条 归档文件材料必须齐全完整，能准确反映本部门主 要职能活动和文件形成规律。 第十条 归档文件材料的整理要遵循文件材料形成的规律和 特点，区别不同价值，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 第十一条 公司各个立档单位内的档案，应区分不同的门类 和载体，分类应保持前后一致，不得随意变动。 第十二条 档案文件的种类、份数及每份文件的正本、附件 等应当归档的材料，其页数必须完整无缺。档案文件必须经过系统整理，准确分类，正确划分保管期限。立成的案卷能够正确地反映公司主要业务工作情况，便于保管，方便利用。 第十三条 归档文件材料的排列顺序是：每份文件的正文在前（上） ，附件在后（下） ；打印稿（正本）在前（上） ，原稿（定稿）在后（下） ；转发文件在前（上） ，被转发文件在后（下） 。 第十四条 围绕某一特殊事件所形成的文件材料（如大型会 议所形成的所有文件、案件材料、经济合同纠纷材料等）应视为一件或一套，不得分开，并按归档要求进行整理，填写归档文件材料目录时作为一件填写一条记录。第十五条 归档的文件材料，必须进行编目和技术加工。按 要求逐卷填写卷内文件目录（见附件 4） ，卷末附备考表（见附件 5） 。案卷封面的填写要求准确、清楚。所有归档的案卷应按照分类方案排列和编号，同时登记文件信息并编制档案检索工具（即档案文件目录） 。 第十六条 目录中文件材料的标题不能随意更改和简化；对 没有标题或标题不能反映文件内容实质的文件，应按文件材料内容重新拟写标题，自拟标题必须用方括号 括上。 第十七条 给每份档案文件编制一个档号。档号的编制参照 公司统一档案编制规则执行。 第十八条 卷内文件应按顺序排列，文件材料必须编写页号。 （一）装订的案卷，每卷文件应当整体编写页号，编写方法 为：在有文字的正面右上角、背面左上角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示） 。 （二）不装订的案卷，每份文件必须单件装订，并逐件编页 号。页号编写方法为：在有文字的正面右下角、背面左下角用铅笔按顺序编写页号（用阿拉伯数字表示） 。 （三）归档的文件材料若原来没有编页号或错编漏编页号 的，必须重新编写页号。（四）页号不得漏编或重编；编写书刊等成册文件材料的页 数时，可利用原有页号，再加上封面、目录、附页等有内容的页数，页号不再重新编写。 第十九条 不装订的案卷，卷内每份文件必须单件装订，并 按卷内文件顺序逐件编号。 第二十条 案卷的排列要求：按照不同门类、不同载体、不 同年度、不同保管期限分别排列。排列方法应统一，前后一致。按照排列顺序编写卷号，并分别填写案卷目录。移交时，案卷目录随同档案一起归档移交给档案部门。 第二十一条 案卷标题的拟制要求：内容准确，概括全面， 文字简明，结构完整。案卷标题应用毛笔、钢笔书写或打印，字迹要工整清晰。 第二十二条 跨年度文件材料的归档年度划分不同年度的文件一般不得放在一起立卷。一般文件应放在文件的形成年度归档。文件的形成年度与文件的内容针对年度不一致时，应以文件内容所针对的年度为准；跨年度的规划放在针对的第一年归档；跨年度的总结放在针对的最后一年归档；跨年度的会议材料放在会议开幕年归档；案件材料放在结案年归档；各类事故材料放在事故发生年归档；评选先进、奖励材料放在评选、奖励年归档；总结与计划可放在一起，视内容主次确定归档年度；跨年度处理完毕或跨年度转发的文件 放在处理完毕或转发年归档；临时性机构形成的文件，放入机构撤销的年度立卷。第二十三条 文件原稿及签发意见的书写材料必须能耐久保 存。钢笔墨水应使用碳素墨水或蓝黑墨水。传真件要以复印件归档。 第二十四条 归档文件材料须去除金属物，对破损文件材料 应进行裱糊。 第二十五条 归档文件材料的用纸规格为 A4 纸，大于A4 纸 的文件材料要折叠成 A4 纸大小。小于 A4 纸的文件材料要补成 A4 纸大小。对于不宜修改大小的特定文件（如奖状、证照、特定各式的合同文本等）应与一般文件分开，另外保存。 第二十六条 档案的装订顺序为：案卷封面