财务管理制度2-报销制度

财务管理制度 2-财务报销2.1 财务报销的单证种类2.1.1 增值税发票：包括增值税专用发票和增值税普通发票，指从一般纳税人取得的增值税发票、从小规模纳税人取得的小规模纳税人增值税发票、供应商或加工商不具备开具发票的资格委托税务机关开具的增值税发票、收购农副产品取得的农副产品增值税发票、从承运单位取得的符合抵扣条件的运输发票、进口货物海关完税凭证、废旧物资回收发票以及其他符合增值税抵扣条件的发票。2.1.2 普通发票：是指在购销商品、提供或者接受服务以及从其他经营活动中，开具、收取的除增值税专用发票以外的各类付款票据，包括：小规模纳税人提供的普通发票、服务业发票、其他经税务机关认可的可以作为发票使用的票据、如邮电企业的收据、金融企业的费用收据等。能够取得增值税专用发票的，尽量控制普通发票，以降低税负。2.1.3 各类完税凭证。2.1.4 行政事业单位收据：指从政府机关、事业单位、社会团体取得的财政部门监制的收款收据。2.1.5 普通收据（白条）：未经税务机关认可，不能作为合法费用凭证报销的收款收据，公司严格限制普通收据报销，未经特殊批准不得作为报销凭证入账。2.2 报销单证的填制要求2.2.1 所有发票、单证报销必须真实反映与公司经营业务相关的业务内容，项目填写完整、金额计算正确、大小写相符，字迹清晰可辨，如：开票日期、公司名称、品种规格、数量、单价、金额等项目，缺一不可，公司有特殊要求的除外。2.2.2 本标准 22.1 款所列的报销单证，凡是手工填制的必须为复写状态（发票联反面也有复写痕迹） ，否则不予报销。2.2.3 增值税专用发票必须按发票格式逐栏正确填写并签章，任何项目填写的内容与实际不符的一律不予报销，汇总开具的增值税专用发票，必须有两份销货清单附件，否则不予报销。有密码的增值税发票，右上角的密码不得有任何损坏迹象，否则由经办人负责退回并重新取得符合规定的发票。2.2.4 普通发票（指增值税专用发票以外，加盖有税务监制章的发票） ，无开具发票单位的公章或财务专用章或经办人签名、盖章不全的，财务不予报销。2.2.5 行政事业单位收据必须有开具收据单位的公章或财务专用章。2.2.6 经批准同意报销的收款收据必须加盖开具收据单位的公章和经办人签字。如无法取得开具单位公章的，必须有对方经办人的私章和签字。2.3 财务报销的管理要求2.3.1 购进各种原材料、辅助材料、外购半成品、包装物（周转材料） 、固定资产、燃料、汽车修理材料、动力材料，必须用增值税专用发票报销。对确实不能取得专用发票的，在考虑价格因素的基础上，可以用普通发票和收款收据报销。2.3.2 购进各种办公用品、生活用品、低值易耗品、修理用备件（指不直接构成产品实物形态的物品） ，确实不能取得增值税专用发票和普通发票的，在考虑价格因素的基础上，可以凭收款收据报销（单笔金额在 1000 元以下，同一业务不能分割成若干笔） ，但业务经办人必须详细书面说明不能取得发票的原因及价格确定方法且必须加盖开具收据单位的公章和经办人签字。如无法取得开具单位公章的，必须有对方经办人的私章和签字，再由部门负责人审核签字，否则不予报销。2.3.3 购货发票报销时原则上有采购计划单，超计划采购部分不予报销，采购计划变动的由相关审批人签字证明。实物入库数量与采购发票不符时，按入库数量计算，其数量短少部分由经办人负责赔偿。特殊原因可由经办人提出书面报告，由总经理批准确定报销金额。2.3.4 采购物资的价格应遵循优质价廉的原则，同类同品牌同规格物资，按可比价判断，高于可比价格时，对办公用品、生活用品、低值易耗品、修理用备件类，由经办人对涨价物品填报备件涨跌明细确认单，交采购部门负责人确认，其余类物资填报物资价格涨跌单，经采购部门负责人审核，总经理批准，否则超高部分不予报销。2.3.4.1 同类物资的可比价格确定：由采购部门定期（一般为 3 个月）编制同类物资价格比较表，经总经理审核后报所在公司财务部门审稽备案。2.3.5 购货发票因质量扣款、数量短少、价格超高等情况需要执行扣款，由经办人填写扣款联系单到财务部门通知扣款，一旦审稽人员查出后通知经办人去扣款，该经办人应承担扣款数的 10%（最少不低于 10 元，最高不超过 元） 。2.3.6 各类银行票据、税务发票和收据、各项税务、财务报表的购买以及金融手续费，由财务负责人审批后报销。2.3.7 企业以承兑汇票支付货款时，原则上不承担贴息，特殊情况下受票人提出贴息要求时，由采购部门提出、总经理批准。2.3.8 凡增值税专用发票在传递过程中遗失的，不能抵扣的增值税进项税额由相关责任人承担，经办人已付出的款项可凭原发票存根联复印件报销。假如发票遗失后对方又及时（当月）开具了发票或取得了抵扣的依据，则按正常手续报销，否则按应抵扣月份与实际抵扣月份的差异，由经办人承担不能及时抵扣进项税的资金占用利息，利息率按银行同期基准利率的 180%计算。2.3.9 运输费用发票以能抵扣税款的发票为主要发票。对运费在 500 元以下确实不能取得抵扣税款发票的，可用对应的过路过桥费、停车费、加油费报销，并由部门负责人签字认可。2.3.9.1 外部运输费用结算的范围：外部运输车辆为公司发生的产品销售送货、退货运输，购进物资的提货运输（原则上不承担采购运费） 。外部运输车辆为公司发生其它临时性运输，其运输费用由公司承担。2.3.9.2 外部运输费用的管理：外部运输费用（包括送货、退货、临时运输业务）由各公司销售部门统一归口管理。2.3.9.3 运输费用的结算依据：运输费用实行以“货运单” 、 “送货单”回单和“实物入库单”为主要形式的方法进行结算，没有取得相关凭据的运输费用不予结算。2.3.9.4 特殊情况下发生零星物资的运输发票，必须由部门负责人签字，并一律连同购进物资入库单同时结算（采购部门发生自提零星物资的运输发票，由部门负责人签字，并连同送货单经办人联同时结算） 。零星运输发票没有物资入库证明和部门负责人签字认可不予结算。2.3.9.5 货运单由发生货物运输的仓库或部门，在货物发出或入库时由所在部门开具，月末随同月报表将货物单的第二联汇总上报财务部门，第三联在发生货物运输业务时交承运人，第四联汇总上报销售部门。2.3.9.6 货运单要逐栏填写，说明事项在备注栏中记载，运输价格不能确定时由销售部门负责处理。2.3.9.7 承运人凭 “货运单 ”第三联和“送货单”回单办理结算，结帐时销售部门负责对“货运单”和“送货单”回单进行审核。经销售部门审核的“货运单”和“送货单”回单作为运输发票报销时的必要附件，运输发票报销时经财务人员审验方可作为付款的依据。2.3.9.8 运输费用的结算付款：财务部门逐月按照各运输发生单位上报的货运单及附件，以承运人为对象归集，通过预提费用明细科目核算。2.3.9.10 快递费用：预付使用公司指定快递公司，收（包括到付）发件后将收件（按公司相关规定可收方付款）联或发件联（按公司相关规定由发件人付款）交由行政部门统一留存，由行政部门与承运人按月核算（到付由行政人员统一报销） ，计算汇总后，再交由财务部门审核。2.3.9.11 国际快递费用：使用公司指定的月结快递公司，由业务部签发快递单，注明快递原因，该由哪方承担费用，业务部负责人签字，行政部汇总后发 EXCEL 格式汇总表并打印出纸质表交由财务审核。2.3.10 为规范住宿费、招待费、礼品费、机票等费用的报销行为，相关人员在报销以下范围的费用票据时，需采用刷卡消费报销制度（即在报销票据时必须将刷卡记录附在票据后面）： 住宿费单笔发票 200 元及以上的； 招待费单笔发票 500 元及以上的； 礼品费单笔发票 300 元及以上的； 飞机票（电子机票由公司直接结算的除外；携程网送票的，报销时须附送票通知单）； 由于消费地点不能刷卡原因，报销时必须书面说明原因经直接领导审批同意后方能报销，否则不予报销。 2.4 财务报销附件的要求2.4.1 原材料购货发票:入库单、入库明细表、入库汇总表、磅码单（以重量为计量单位的采购物资） 、质量检验单。2.2.2 外协外购件、辅助材料购货发票：送货单、入库单、入库汇总表、磅码单（以重量为计量单位的产品） 。2.4.3 备品备件购货发票：经审核批准的采购计划单、报检单、入库单交物人联、入库明细表、入库汇总表。2.4.4 机械设备、交通工具、办公设备、外购软件、其他设备等固定资产的发票：资本性项目购置审批表（或项目批准书） 、资本性项目购置验收表(开箱验收单) 、购销合同、设备安装验收单。2.4.5 低值易耗品购入的发票：入库单交物人联、采购申请单、检验单。2.4.6 办公、生活用品购货发票：经审核批准的采购计划单、入库单交物人联、入库明细表、入库汇总表、报检单。2.4.7 购买书籍的发票：购书申请单、入库单。2.4.8 电脑、复印机、晒图机、通讯工具等办公设备的维护、保养发票：外协修理（加工）单、合同。2.4.9 外协修理、加工发生的费用：外协修理（加工）单。必须在此单上注明必要的事项，具体如下：加工具体内容，我公司外送加工材料明细，我公司订单号，2.4.10 车队运输发票：货运单，送货单回单。2.4.11 公司员工发生旅游、参观、考察费用：部门负责人编制、总经理批准的计划和费用预算。2.4.12 员工体检费：与医院签订的体检协议、总经理批准的报告。2.4.13 水电费：维修工每月申报的用水度数、用电度数。2.4.14 工伤费用发票：工伤证明单、公司评审意见记录。2.4.15 培训费发票：经总经理批准的报告书。按财政部规定，对会计人员继续教育的培训费用可按实报销（仅限在岗会计人员） 。公司另有规定的除外。2.4.16 工作服、工作帽、捐赠品、福利费用：凭总经理批准、仓库入库单。2.4.17 租赁、融资、借款利息、上交税、费、人身保险、基本养老保险、财产保险等费用：完税凭证、保险协议等。 2.4.18 办公饮用水费用：凭行政部门登记的数量，按月结算、支付费用2.4.19 快递费用：附原始详情单，由部门负责人签字证明。 2.4.20 其他信件：由部门负责人签字证明。2.4.21 名片费用：由需求人申请，部门负责人审核，企管部门负责人批准的书面依据2.4.22 探望病人费用：总经理签字认可。2.4.23 广告发生费用：经总经理批准的报告单、广告内容复印。2.4.24 大宗礼品（包括广告衫、广告笔等）：经总经理批准的报告及相关合同、用品库入库单。2.2.25 小额礼品：经部门负责人批准的备品备件采购单，仓库的入库单。2.2.26 车辆维修：车辆维修申请单、车辆维修质量确认单、修理费用结算单（维修单位制作） 。2.2.27 出车期间车辆修理及材料费用：驾驶员书面报告、维修用材料明细表。2.2.28 发生交通事故费用：责任司机必须填写“车辆事故报告单” ，附交警部门“事故责任认定书“。其损失参照驾驶员合同条款执行，由主办会计通知劳资核算员在工资中扣除，并扣除当月安全奖。2.4.29 汽车添置工具、配件费用：经批准的采购申请单、实物入库单。2.4.30 招聘费用：人力资源部门负责人签字证明的招聘表。2.4.31 公司公告费、咨询费（查询）等：公告内容复印件、咨询合同。2.4.32 奖品：总经理批准的报告书，入库单，报检单。2.4.33 欢度节日费用、组织文娱活动费用：事先经总经理批准给予报销。2.4.34 运输费用： a) 外部运输费用：货运单、送货单回单。b) 临时性运输：货运日报表。c) 空运（含国际快递）费用：由销售部门负责人签字确认的空运货物明细表。2.4.35 机械设备修理费用： 万元（含 万元）以下的附主管副总审批的批准书， 万元以上附总经理批准的报告（或外协加工修理单） 、验收单、合同。2.4.36 差旅费报销的附件要求按差旅费报销管理规定执行。2.4.37 本条款未列明的其他报销附件：财务部门可根据实际情况要求经办人提供。2.5 财务报销的审核程序2.5.1 经办人必须将自审无误的发票、附件等，根据要求整理好，填好公司统一规定的支付证明单送财务部门审稽人员，手工填制单据时必须用黑色炭素墨水笔并按格式要求填写，所有附件一律用胶水粘贴，不得用装订机装订，签名用中文（身份证名字） ，不得签英文名字；2.5.1.1 采购物资类报销凭证为采购物资发票和相关附件，经办人将发票和入库单（或入库明细表、入库汇总表）核对无误后送财务部门审稽人员。2.5.1.2 差旅费报销凭证为 “差旅费报销单” ，经办人按照差旅费报销单规定的内容填写并将所附凭证粘贴整齐送财务部门审稽人员。2.5.1.3 其他费用报销凭证填制“费用报销单” ，经办人按要求填写并将所附凭证粘贴整齐送财务部门审稽人员。2.5.2 财务部门审稽人员审核后，加盖相应的附件章和签名，属总经理签字报销范围的直接交总经理签名，其余的交还经办人，由经办人根据审批权限送审批人签字。2.5.3 费用每周报销一次，周一之前将所有报销单送财务审核，周三为公司统一的报销日。2.6 发票的取得2.6.1 有合同的物资采购必须按合同规定的取得发票的期限取得发票，并在 3 天内送审。2.6.2 有合同且无明确期限的月结类采购物资必须在当月 25 日前取得符合要求的发票送审，否则财务有权拒绝支付款项，特殊情况需要延迟开票的，由经办人书面写明理由，由采购部门负责人批准同意后可以不作考核。2.6.3 有合同且无明确期限的非月结类发票自采购物资入库当月内取得发票送审，特殊情况需要推迟的由经办人书面说明原因，经采购部门负责人审批、财务负责人审核同意后可以不作考核。2.6.4 无合同的采购物资和现金结算的采购物资入库，自入库当月内取得发票并送审。2.6.5 设备类购进按合同确定的开票期限在取得发票的 2 天内送审。2.6.6 未能按 2.6.1-2.6.5 条要求取得发票的， ERP 系统的经办人须于每年 1 月、4 月、7 月、10 月的 2 号前提供货到票未到的书面确认清单及相应的电子版本给财务部门相关责任会计及采购部门负责人，由采购部门经办人对货到票未到数据进行核对确认后于一周内反馈给财务部门，具体可参照附表货到票未到清单填报。财务部门责任会计对总体的核对情况进行总结于每季次月的 20 号报财务部门及采购部门负责人。对于货到超过一年仍未提供发票的，由采购部门会同财务部门于每年 8 月份组织一次清理工作，对可确定不再结算或供方明确放弃结算的物料整理形成清理报告报总经理批准后，由财务部门作为无法支付的货款进行帐务处理，并作备查登记。采购人员交接，须在提供应付帐款余额确认表的同时，提供相关供方的“货到票未到清单”交财务部门材料会计核对确认后作为交接的必备资料存档。2.7 系统价格的维护2.7.1 由采购经办人负责在制作进货合同时维