内部档案管理制度

内部档案管理制度篇一：企业内部业务档案管理制度企业内部业务档案管理制度 总则 1）为了加强对我公司档案的科学管理和搜集、整理工作，有效地保护档案和充分发挥档案的作用，根据中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法的规定，按照集中统一管理档案的基本原则，结合我院实际情况制定本办法。 2）档案是指在过去和现在的各项活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文件材料、计算材料、图纸、单据、照片、录像、录音、点算磁盘（带） 、等不同形式于载体的历史记录。 3）档案的种类包括工程档案、设备仪器档案、文书档案、会计档案、声像档案、电算档案。 4）档案是公司各项活动的历史记录，是国家和社会的宝贵财富，使各项活动的重要凭证和依据。公司各项领导和职工都要关心和保护档案，维护档案的完整与安全。 5）档案管理工作是我公司各项活动的主要组成部分，各部分应将档案管理工作纳入本部门工作，并把文件材料的手机、整理、预立卷工作与各项活动同步进行。 6）档案管理工作在公司经理和总工程师领导下，由档案管理部门具体负责档案的接收、整理、保管、统计、提供利用和按规定向档案馆移送档案等工作。业务上受上级档案行政管理部门的监督和指导。 7）档案管理工作是企业强化内部管理和提高审核质量的重要环节。工程造价咨询档案制度的完善、标准与否，反映其内部管理制度和审核质量的高低，它规范着造价咨询单位的执业行为，促使其建立责任追究体制。结合当前实际，我们更应充分认识到由于目前造价咨询市场还存在各种弊端，造价咨询机构片面追求经济利益，执业行为达不到国家和省有关文件的要求，专职人员和兼职人员执业素质高低不同，这就要求造价咨询机构做好档案管理工作，让其成为保证审核质量的强有力屏障，同时也是对主审人员和辅助审核人员一种制度上的管理和约束，起到事后监督（事后控制）的作用。 文件材料的形成与归档 1）文件材料的收集与预立卷归档工作，文书档案有资料员负责，其他各类档案有负责，资料员配合或有资料员单独负责。 2）有关部门在考核各部门工作时，应把归档工作加入考核内容之一，并作为奖惩的依据。 3）文件材料的形成与归档范围 （a）设计类 各种依据性文件材料、基础资料各阶段的设计文件图纸、计算书。 （b）设备仪器类 重要仪器设备（10 万元以上）开箱验收记录、安装图纸与使用说明、调试运行报告、维修记录及有关改装、报废、挑拨等文件材料及有关文件材料。 （c）点算类 各类引用的点算软件和硬件及相关文字材料、公司开发的项目包括软件及开发过程中各阶段的文字材料和有关文件材料。 （d）声像类 由公司自行制作或引进的照片、幻灯片、录音带、录像带、影片等及其有关文字说明与文件材料。 （e）文书类 1、经公司办公室统一收发的各类正式文件（包括底稿及附件） ，有关重要活动的 文件材料（包括底稿及附件等） 。2、各业务部门直接收发与我公司业务工作有关的各类文件材料（包括底稿及附件）及内部产生的各种重要的文件材料。 （f）会计类 各类会计凭证、会计帐篷、辅助账簿及其它会计材料。 （g）以上未能包括的公司其它活动中直接形成的具有保存价值的文件材料。 2）归档的文件材料必须是原件（定稿）且必须完整、齐全、准确，对不符合要求的，档案部门应予以拒收。 3）归档的文件材料必须符合要求，严禁用圆珠笔或铅笔书，必须用碳素墨水或蓝黑墨水书写。 4）归档具体要求按照各类档案管理办法。 档案管理与利用 1）档案部门要做好档案工作的标准化、规范化和系统化工作。 2）档案部门对接收的归档才来要进行检查和验收，对不符合归档要求的，应退有关部门重新处理。通过验收的归档材料要及时整理、分类、装订、登记、编目、统计和编织检索工具等。 3）档案部门应做好提供利用工作，编制多种检索工具，建立各类档案的计算机数据库，逐步达到利用计算机进行检索。 4）档案部门应根据工作的需要，做好档案信息的编研工作，并逐步向深层次方向发展，做到档案信息的二次三次开发。 5）档案著录应按照现行的国家标准档案著录规则进行，各类档案案卷标题的拟写要充分反映出卷内材料的内容，又要力求做到简明扼要。 6）各类档案的借阅应征得公司领导或部门主管的批准。复制档案应根据不同的内容，征得公司领导或主管部门的同意。 7）档案保管 （a）存放档案应根据各类档案的载体、形式的不同，采用不同个专用设备。 （b）各类档案入库存放次序，应按公司各类档案分类规定排列。 （c）已归档的各类档案，一律不准修改。 （d）存放档案的库房，除档案外不得存放其它物品，且具备良好的卫生环境和防火、防盗、防潮、防高温等措施。库房建设应按照现行国家标准档案馆建筑设计规范执行。 （e）定期对库藏档案进行整理、核对、调整，做到分类排列整齐、账物相符。 （f）对破损或载体变质的档案，要及时进行修补或复制。 （g）库藏档案因移交、作废、遗失等，要办理有关手续，编制目录清册，注册缘由，并报请有关领导核准。移交、作废或遗失等目录清册、单据等由档案部门保存。 （h）严格执行有关保密安全制度的规定，维护档案的安全。 工程造价项目文件立卷归档办法 总则 1）为完整、系统地保存和科学地管理工程造价项目文件，充分发挥工程造价文件在工程建设中的积极作用，根据国家集中统一管理档案的原则和我公司“档案管理暂行办法” ，制度本办法。 2）在我公司项目服务过程中直接形成的具有凭证、依据、查考和参考等作用的各种文字材料、计算书、图纸、图表、质量记录、声像（照片、录像、影片、幻灯片等） 、点算磁盘（带） 、微缩胶片等不同形式载体的文件，都必须归档。 3）以一个独立的工程项目为单位进行立卷归档工作。4）项目负责人主持工程项目文件的预立卷归档工作，并对项目文件立卷归档的质量负责。专业负责人将形成和积累的文件和有关资料，进行分类整理，及时交项目负责人汇总。资料员配合项目负责人做好平时设计文件的收集、整理、编目、保管等工作，待项目完成后送档案管理部门归档。 5）预立卷归档的文件由项目负责人负责检查核定后，填写资料归档目录单 。 文件归档前要进行本来质量自检考核，填写基础质量自检表。预立卷部门技术主管对归档材料全面审核后，填写工程设计档案审核鉴定表 。 6）预立卷完成后，有资料员填写项目归档交接目录一式二份，随归档材料送档案管理部门，经交接双方签字后各留存一份。 7）在项目完成后的三个月后，必须完成预立卷归档工作，多服务周期长和大型综合项目等，可同档案管理部门联系，采取分阶段或其它方法预立卷归档。 8）在项目归档后又产生的文件材料，来往文件等，文件产生部门必须及时做好补充过档工作。 文件归档范围、内容和立卷排列次序 1）项目委托单： 项目下达单： 业主提供资料验证记录单： 设计交接单： 编制原则： 校审记录单： 工程估算或概、预算成品文件： 计算书底稿： 评审会议记录单、评审文件： 设备询价记录单： 修改、调整或补充文件成品及相应校审记录单： 服务方案 根据政府对其投资项目的特殊性，如何客观、合理、科学的编制清单和控制价，如何对施工过程中可能引起索赔纠纷的子目进行风险规避，就显得尤为重要。 工程量清单和招标控制价的编制思路、编制原则及标准 编制思路 工程量清单和招标控制价的编制是基于委托方提供的设计图纸及其他书面资料，并辅以现场踏勘和答疑澄清。我联合体在编制过程中将发现问题会及时汇总发送合肥市招投标中心，并根据业主及招投标中心的书面答复，更新调整工程量清单的列项及控制价相关费用。 工程量清单的子目开列、子目编码、计量单位、项目特征、工程内容、工程量计算规则均要满足安徽省建设工程工程量清单计价规范 （DBJ34/T-206-XX） 、 建设工程工程量清单计价规范 （GB50500-XX） 、招标主体结构、措施项目的顺序分步开展，遵循科学合理的计算程序，加快工程量的计算，也方便后续的复查调整。所有工程量计算完成后，要计算提取主要经济技术指标如单位面积混凝土量、混凝土含钢量等，并与其他已招标规范做横向对比，分析原因，及时更正。过程中的计算底稿均要保留清晰，待编制完成后与清单和控制价成果文件一并归档。 招标控制价应满足安徽省建设工程工程量清单计价规范 （招标文件要求、阜阳当地造价行政管理部门相关规定。工程类别划分、管理费和利润的取费、规费税金的计取、人工费价格、材料价格、预留金及暂列项目费用按照招标文件及本地造价行政主管部门的相关规定计取。招标控制价编制完成后要与业主提供的工程概算或施工图预算做对比分析，提取单位面积造价、单位里程造价等技术经济指标。编制出的招标控制价要体现本工程造价特性，符合市场规律，以社会平均水平位基础，以当地实际造价水平位参照。 在工程量清单和招标控制价编制中我联合体会遵循保密制度，恪守职业操守。遇到特殊情况，及时与招标方沟通，积极配合合肥招投标中心及业主方的各项工作要求。 工程量清单和招标控制价编制工作结束后，提交委托方完整的成果文件，并做好本单位的归档工作，此外，我联合体将竭力配合业主委托的其他全过程投资控制延伸服务，包括初步设计概算评审、设计变更经济分析、经济签证分析、工程进度款复核、工程结算书复核等工作。 编制原则 （1）遵守有关法规、如国家招标法等： （2）遵守建设工程工程量清单计价规范 GB50500-XX，项目编码统一、计算规则统一、项目名称统一、计量单位统一、项目特征描述清楚、工程内容要点全面; （3）工程清单列项全面，遗漏招标文件中明确包含招标图纸上有所反映的内容； （4）工程量清单列项，把握好所列项清单项目的综合程度，能具体的尽量具体避免模糊列项，无法具体的，综合合同形式（综合单价或综合总价）综合考虑，比如以项包干。 （5）工程量计算准确，区分定额计算和清单计算方法的异同，按照招标文件中相关依据文件的工程量计算规则计算工程量; (6)招标控制价中分部分项工程量清单综合单价、工程类别划分、管理费和利润 的取费、规费税金的计取、人工费的价格、材料价格、预留金等计取符合当地造价主管部门相关文件和招标文件要求;（7）工程量清单和招标文件控制价编制依据资料齐全，成果文件满足业主要求及本单位质量管理和归档要求; 编制标准 （1） 建设工程工程量清单计价规范 （GB 50500XX） （2） 安徽省建设工程工程量清单计价规范（DBJ34/T-206-XX） （3）业主方工程量清单和招标控制价项目委托书及咨询合同 （4）业主方提供的招标图纸、勘探报告、答疑澄清文件、会议纪要、现场勘探回复等相关资料。 工程量清单和招标控制价的编制 针对土建工程量清单和招标控制价编制常见的如漏缺项、项目特征描述不准确、主要工程量计算有偏差、计量单位误差、工程量清单说明描述不清、综合单价组价时定额套用重复或不合理、专项费用的开列和组价考虑不周、依据文件不足或费用计取程序有误、需评审材料统计不全等问题，我司建议可以从以下几个方面着手解决： 全面考虑、合理开项 （1）适当借鉴，特别修正。伴随着政府性投资项目越来越多、市场渐趋成熟，新开建的市政、公共建筑、城市综合体等项目的工程量清单项目开列可以再国家建设工程工程量清单计价规范（GB50500-XX）及各地方定额站相关文件指导的基础上，借鉴已开建轨道交通项目工程量清单和招标控制价编制经验进行快速编制。 通过细读招标图纸，寻找已有的轨道交通建设项目工程量清单模板中尚未包含的子项，进行及时的列项补充来加速工程量清单的编制过程。特别关注是否有漏缺项、行么特征描述是否准确、主要工程量计算是否准确、计量单位是否合理、工程量清单和招标控制价说明是否全面等。 （2）组价合理，技术先进。在招标控制价组价过程中要按招标文件要求的相关文件及单价计取程序进行组价，在定额套用时要结合现在的现场施工技术选用合理的定额子目、避免重复。同时关注对新开建工程量清单有影响的相关部门文件，并进行针对性考虑。 （3）专项费用，单独列项。对于属于某个标段独有的工程内容，比如市政道路开挖恢复、河道改移等，在工程量清单和招标控制价编制过程中单独作为分部进行列项和组价。能具体的工程量尽量明确，不能具体的再以“项”的形式包干，但项目特征及内容描述一定要明确。因为根据多年市政项目参与经验，以项计的清单子目往往是结算时争议较多的内容。因此，在工程清单和招标控制价编制过程中，一般都会尽量减少以“项”计的清单子目列项。对于工程量清单编制时有条件（图纸深度达到）提供具体工程量的分部分项工程，要做到以具体的工程量进行开列，避免以笼统的“项”进行开列。如果图纸深度不够导致无条件计算工程量，可以再工程量清单编制总说明中注明对于以“项”计的分部分项工程项目闭口包干，结算不做调整，适当规避工程结算时的扯皮风险。 （4）仔细复核，全面检查。清单和招标控制价初稿完成后一定要对所有的清单子目进行认真仔细的复核，对于项目特征、工程内容描述和计量单位等细节都要一一考量。比如在某建设项目装修结算过程中，就出现了由于工程量清单列项时误把“踢脚线”计量单位从“M”写成了“M2”而带来的不必要纷争。由此 篇二：员工(内部)档案管理制度员工（内部）档案管理制度 一、 总则 (一) 目的 为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用人事档案，维护公司和员工合法权益，特制定本制度（公司对此制度享有解释权） (二) 范围 本制度适用于公司全体员工。 (三) 职责 1. 人力资源部负责本制度制定、修改、废止、解释之起草工作 2. 总经理负责本制度制定、修改、废止、解释之核准工作 (四) 相关文件 1. 招聘制度 2. 员工入职管理制度 (五) 签署生效 总经理签署之日起生效 二、 定义： (一) 人事档案管理办法 1. 员工人事档案包括： 员工个人简历 职位申请表 初、复试评估表 2. 保密合同 3. 非正式员工考核表 4. 人员异动表 5. 员工调薪申请表 6. 体检表 7. 指定银行卡/折复印件 (二) 档案管理工作内容：1. 建立标准化的、信息完整的人事档案。 2. 员工考核结果及奖励、惩罚决定等应归档。 3. 人力资源数据统计分析归档。 4. 合理存放人事档案，不泄露秘密；未经批准，不得查阅。 (三) 人事档案的整理方法： 1. 为每位员工建立一份独立的人事资料档案。2. 离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。 3. 人事档案的查阅 4. 档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。 5. 人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。 6. 遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 7. 所有查阅人员都必须如实填写人事档案查阅登记表 。 (四) 人事档案的外借： 1. 确因工作需要外借本人档案的，需办理档案外借手续，借阅时须如实填写人事档案查阅登记表 。 2. 不得外借他人档案。 3. 外借档案必须及时归还人力资源部。 4. 档案应该备份 5. 对高级管理人员及其他重要职员的资料，应做好文字备份。 6. 对存入电脑的重要资料应设密码保护。 7. 人事档案可予销毁的条件： 已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。 已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。 已离职经理以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上的。 被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到五年以上的。 应聘者档案存放时间达一年以上的。 超过一年以上的人力资源部报表。 (五) 有下列行为之一者，给予开除处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1. 毁损、丢失或擅自销毁人事档案。 2. 涂改、伪造人事档案。 3. 未按手续就借阅、外带或越级查阅人事档案者（档案管理者同罚） 。 (六) 与员工户口联系的个人档案管理办法： 1. 有需要将个人档案存放在外部人事机构的员工，按自愿原则向人力资源部提出申请，由人力资源部出具证明，员工本人至人事代理机构自行办理，费用自理。 2. 员工有需要转移个人档案的，向人力资源部提出申请，人力资源部出具证明后，自行至人事代理机构办理。三、 程序： (一) 人事档案的查阅： 1. 总经理和人力资源总监对所有员工的人事档案有查阅权； 2. 部门经理对其所属部门员工的人事档案有查阅权；3. 人力资源部门内仅有各公司人事经理和负责人事档案管理的人员有查阅权。 4. 其他与被查阅人员无隶属关系的人员需查阅人事档案的，填写人事档案查阅登记表 ，经人力资源总监签字批准后，方可查阅。 (二) 人事档案的销毁程序： 1. 人力资源部填写档案销毁申请表 ，人力资源总监或区域经理审核，总经理批准。 2. 销毁时应由人事经理和负责人事档案管理的员工两人以上负责监销，并在清单上签字 四、 附件： 1. 流程(Flow)： N/A (no flow appendix attached) 2. 表格(Form)：【表格 1】 人事档案查阅登记表 【表格 2】 人事档案销毁申请表 【表格 1】人事档案查阅查阅登记表人事档案查阅登记表 【表格 2】人事档案销毁申请表 人事档案销毁申请表 申请单号（人力资源部填写）篇三：公司内部业务档案管理制度(造价) 业 务 档 案 管 理 制 度 四川信德工程造价咨询有限公司 二七年九月 业务档案管理制度1 目的 为规范公司档案工作，加强企业管理。 2 适用范围 本制度适用于四川信德工程造价咨询有限公司（以下简称公司） 。 3 定义 本单位档案指公司在各项职能活动中形成的具有保存价值的文件和材料的总和。包括教育培训、审计、咨询等各项业务活动中形成的档案，及员工档案资料。 4 原则 公司档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则。 5 档案管理体制 公司档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。公司行政部为常年档案管理部门，其他各部门为阶段性日常管理部门。 行政部设立综合档案室，负责主体档案的管理，并负责领导、协调、组织、管理公司的档案工作，指定人员行使档案管理职能。各专项档案管理设臵分工如下： 行政管理类：包括各种管理制度、会议纪要、申请、通知、批文、红头文件、获奖证书、企业管理、信息、宣传照片、公司资料、政府来文、协会资料等，由行政部统一管理。 业务技术类：包括历来审计报告、经济签证、咨询成果等。 财务类：各种财务报销凭证、票据等。 人事类：包括公司合伙人及员工的人事资料档案等。 各部门根据工作需要阶段性保存工作资料等档案。 以上档案除财务类档案由财务保管，其余档案均要求存储一份电子文档，在发报告时交行政部综合管理。行政部使用单独的电脑专门用于管理文件、档案的电子文档，每年刻录一次，以光盘的形式备份，以便各部门查找资料。各部门交行政部的电子文档为最终版，要求与发出报告（文件）时完全一 致。6 档案材料的形成与归档 凡公司在各项业务工作中形成的具有保存价值的文件材料都必须归档（含照片、录音、计算机磁盘等） 。 企业文件材料归档的基本要求 归档的文件必须完整。 归档的文件材料必须准确地反映公司各项业务工作的真实内容和历史过程。 归档时间 在任务完成告一段落时，要将应归档的文件材料统一交由项目负责人审定，再由部门负责人签字确认后，交行政部档案室。(各部门的业务档案必须在发出报告 1 月内，收集整理完备，装订成册后交档案室保管。装订时，原则上一个单位一册，若资料太少可多单位成册，但是必须分种类成册，如：验资类单独成册，不能验资类和审计类、造价类等混放成册)。 公司各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。 公司工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料要按照归档范围的规定，及时交行政部归档。 7 档案管理 档案分类 根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制公司档案分类编号法。 分类编号要遵循文件的形成规律，并且要便于保管和提供利用。 公司档案分类： a 行政管理类；b 业务技术类；c 财务类；d 人事类；e 其它 编制档案总目录、档案分类目录。 档案保管