会计电算化内部控制初探.docx

会计电算化内部控制初探 摘要：随着以 Internet 为代表的网络技术的发展和运 用，会计电算化进一步向深层次发展。这些变革为事业单 位带来了机遇，同时也给内部控制带来了新的挑战和问题。 会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式，电 子信息技术控制要求运用电子信息技术手段建立内部会计 控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制 的有效实施。 关键词：会计；电算化；内部控制 一、实现会计电算化的重要意义 计算机是人类社会 20 世纪的重大科技成果之一，它极 大地提高了人的脑力劳动的效能，开辟了人类智力解放的 新纪元。世界上第一台计算机于 1946 年建成，名叫 ENIAC，由美国宾夕法尼亚大学研制。 计算机技术的迅猛发展和广泛应用，给社会带来深刻 变革，大大促进了社会生产力的发展和精神文明的进步。 计算机已遍及社会的各个角落，成为人们活动不可缺少的 工具。会计电算化是会计操作技术的一场革命，是提高会 计核算速度与质量的一个全新的手段，也是事业单位财务 管理手段现代化的重要组成部分。 实现会计电算化，能够减轻手工操作下的大量繁重劳 动，提高事业单位财务管理水平，提高工作效率；同时有 利于领导决策，有利于财务主管部门和财政部门了解掌握 事业单位的财务状况。 实现会计电算化，便于财务主管部门、财政部门、审 计、税务等部门进行财务监督检查，随时调阅计算机内存 储的会计资料，既快捷又方便；便于规范化管理。 二、会计电算化为内部控制提出了新的要求 会计电算化不仅为实施会计控制提供了众多机遇，也 对会计控制提出了严峻挑战。一方面，是电算化会计的实 施给会计控制带来了新的难题。实施电算化会计以后，为 一些人利用计算机进行舞弊提供了条件。由于利用计算机 进行舞弊比手工操作下隐蔽性高、防范困难，加强电算化 会计的控制和自控能力就十分必要。另一方面，要在电算 化会计程序中增加会计控制功能，并按此思路来进行设计 和开发，从而使会计反映和控制两大职能平衡发展。 操作人员的职能 授权、批准是一种基础的内部控制。在手工会计系统 中，对于每项经济业务的各个环节都要经过具有相应权限 人员的审核和签章。实现会计电算化后，职能划分发生了 巨大的变化。如果不加强内部控制，就会加大出现错误和 舞弊的风险。 原始数据操作的准确度 在电算化会计中，电子计算机输出的数据是在程序控 制之下，对输入的数据自动进行加工处理，储存于磁性介 质上。所有记账、编制及分析会计报表等均在计算机程序 的控制下自动进行。自动处理数据的准确性，完全依赖于 原始数据输入的准确性。 避免电脑操作无形化等带来的风险 会计电算化对会计档案管理形式提出了更高的要求。 不仅要保存纸介质会计核算资料，而且要保存、保管好以 磁性介质方式存储的各种会计数据和计算机程序。 三、会计电算化的内控制度 严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证。 内部控制制度要求处理经济业务的人员既要相互联系，又 要相互制约。严格的内控制度有助于防止违法行为的发生。 一旦出现舞弊，损失巨大。因此，制定严格的内控制度是 非常有必要的。就目前我国开展会计电算化的应用现状来 看，大部分还停留在一般应用水平上。人们对于人员职责 分工、数据备份和保管、软硬件使用和维护等方面的重要 性往往认识不足。因此，完善内控制度，提高电算化的科 学管理水平是建立现代科技体制的内在要求，也是提高事 业单位竞争能力的重要途径。加强会计电算化内部控制的 措施： 加强程序操作控制 为了保证信息处理质量，减少产生差错和事故的风险， 应制定上机守则与操作规程。上机守则主要是对电脑机房 内工作所作的一般性规定。操作规程提出了计算机业务处 理过程的具体操作步骤和要求，包括各种操作命令、各种 设备的使用说明以及非常情况的处理等。 人员职能控制 由于会计电算化知识与功能的相对集中，必须制定相 应的组织和管理控制，加强组织控制，明确职责分工。所 谓组织控制，就是将系统中不相容的职责进行分离，即在 系统中的各类人员之间进行分工，并以相应的管理规章与 之配套。其目的在于通过设立一种相互稽核、和相互制约 的监督机制来保障会计信息的真实、可靠，减少发生错误 和舞弊的可能性。 完善系统安全控制 这是为了保证计算机系统的运行安全，避免由于外部 环境因素导致系统运行错误的不安全隐患。主要的控制做 法包括：订立内部操作制度，禁止非电脑操作人员操作电 脑；操作权限控制；操作人员身份的密码控制；数据存贮 和处理相隔离；日志控制。 随着网络技术快速地发展，加强网络安全的控制，设 置网络安全性指标，包括访问控制、身份识别、数据保密 等，针对特定的状况，来保护系统。 强化内部审计 内部审计既是事业单位内部控制系统的重要组成部分， 也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中， “人机”对话的特殊形态，对内部审计提出了更高、更严 格的要求。内部审计必须包括以下几方面： 1、定期审计，电算化会计账务处理是否正确，是否遵 照会计法及有关法律、法规的规定，审核签字是否符 合内部控制制度，是否完整规范。 2、审查机内数据与书面资料的一致性，如查看账册内 容，做到账表相符，对错误的账表处理应及时调整。 3、监督数据保存方式的安全性、合法性，防止发生非 法修改历史数据的现象。 4、对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞。 随着电子技术的飞速发展和电算化信息系统的普及运 用，内部会计控制制度中的新问题将不断涌现。对其深入 研究，将使电算化会计在新的基础上获得进一步完善和发 展，也使得电算化会计环境下的内部控制制度不断地完善， 真正做到保证会计数据的可靠性和真实性，提高事业经济 效益。 四、会计信息质量的控制 控制会计信息的输入、处理和输出使其符合各种会计 法规的要求，保证会计信息能及时、准确、真实、全面地 反映经济活动，保障各方利用会计信息所进行的判断和决 策不被误导。在实施这一控制时，所设计的控制方法、措 施和程序，应具有防护性功能和自动补偿性功能。 手工会计与电算化会计对会计信息的控制有很大的不 同。手工会计主要采用结构控制方法，包括设置相互牵制 和制约的会计岗位，通过对会计业务的多重反映或者相互 稽核关系进行控制。比如，日记账、明细账、总账分别记 录，结果相互验证；通过对账和内部审计进行账证相符。 账账相符，保证记账的正确；在电算化会计中，由于工具、 载体、账务处理、会计组织等发生了根本的变化，会计控 制也由人工控制变为人和计算机共同控制，使得会计控制 更为复杂，要求更加严密。由于目前数据的采集和输入必 须有人参与，而数据输入的正确与否直接影响到处理和输 出的结果，每一位参与电算化会计的人员都应实施合理授 权控制，通过设置操作员口令和上机日志等控制手段，防 止差错和舞弊行为；防止无关人员进入计算机程序操作。 电算化会计控制的关键，一是确定会计信息系统的控制点； 二是确定计算机硬件设备及应用程序是否能达到会计控制 的要求。随着计算机和网络技术的发展，会计控制自动化 的程度就会越高。 五、事业经营管理过程的控制 为保证系统的配合和协调、保证事业管理和系统最优 化目标的实现，需要采用一系列会计方法，通过预算、内 部控制、分析、稽核、报告等手段，利用会计信息进行控 制。会计电算化为单位利用会计信息进行管理创造了条件， 这种会计控制通常有以下特征： 第一，充分利用电算化会计信息。借助计算机对会计 数据进行重新分类和整理，做到数据共享，一次输入，多 次使用。 第二，需要进行电算化会计信息系统的再开发。增加 辅助核算，把以运筹学为主的数学方法和数学模型开发成 方法库和模型库，并同会计信息系统有机结合，利用计算 机先进快速的处理和计算优势实施会计控制。 第三，会计人员可以专注地制定控制标准和参与决策。 第四，计算机实时控制。首先，资产控制。资产控制 的目标是保证资产安全完整、保值增值，以实现长远发展 的战略目标。其次，风险控制。风险控制的目标是在实现 经营获利目标的前提下，使风险达到最小。风险分为经营 风险和财务风险，具体又可分为决策失误风险、市场风险、 投资风险、筹资风险等。风险会使单位偏离其经营目标， 运用恰当的会计控制可减低或消除这些风险。再次，效益 控制。效益控制的目标是以最小的资金占用和耗费，最优 的资金投入组合，获得最大的产出效益，编制预算等事前 控制和跟踪预算执行、进行费用指标分解、采用限额开支 和责任会计等事中控制。生成适合管理和控制要求的内部 效益控制报告，对影响单位效益的主要因素着重进行分析、 研究。 六、建立健全会计电算化内部管理制度 建立健全会计电算化岗位责任制 建立会计电算化岗位责任制，明确各个工作岗位的职 责范围，切实做到事事有人管、人人有专责、办事有要求、 工作有检查。 建立会计电算化操作管理制度 1、明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容 和权限，对操作密码要严格管理，由会计主管人员定期更 换密码，杜绝未经会计主管人员授权操作会计软件。 2、操作人员离开机房前，应执行相应命令退出会计软 件。 3、根据本单位实际情况，由会计主管人员保存必要的 上机操作记录，记录操作人、操作时间、操作内容、故障 情况等。 建立计算机硬件、软件和数据管理制度 1、保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电 算化的前提条件，要经常对有关设备进行保养，保持机房 和设备的整洁，防止意外事故的发生。 2、确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据 和软件的非法修改和删除，对磁性介质存放的数据要保存 双备份。 3、健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理 措施，保证会计数据的完整性。 4、健全必要的防治计算机病毒的措施。 建立电算化会计档案管理制度 1、电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计 数据以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印 出来的书面等形式的会计数据，会计数据是指记账凭证、 会计账簿、会计报表等数据。 2、电算化会计档案管理是重要的会计基础工作，要严 格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理，由会 计主管人员负责。 3、对电算化会计档案管理