公司规范化办公程序的若干管理规定.docx

公司规范化办公程序的若干管理规定 规范化办公程序的若干管理规定 一、 文书处理程序： 目 的：为进一步加强和健全企业综合档案管理工作， 规范文件的收集、整理、立卷、归档程序，以保持企业的 档案材料完整齐全，能更好的维护企业利益，反映企业的 历史面貌，记录企业的业绩文秘部落，为企业开拓经营提 供服务。 参考文件：总公司档案管理办法、经济档案管 理办法 附 件：档案库房管理制度 档案补充修改制度 档案借阅及档案材料复印制度 档案鉴定与销毁制度 档案的统计制度 综合档案归档范围及保管期限 工程经济档案内容及责任分工 收文： 1、上级机关下发的文件资料，应由综合办及时分类、 签收、登记、编号。各部室直接收到和带回的文件，应及 时送到综合办统一登记处理，各部室和个人不得自拆、自 收、自办，综合办及时督促催收。 2、综合办收到文件后，应按照 ISO14001 及 OHSAS18001 的有关程序及时办理收文手续和文件承办单， 确保做到平件不隔日，急件立即办，不得积压。 3、文件由公司领导批办后，按有关批示及时转交承办 部门签收办理，并将承办结果及时反馈到综合办，通过综 合办反馈到有关领导。综合办做好督办事项的登记。 4、文件传阅要严格登记手续，加速公文运转，每份文 件在传阅者手中一般不超过一天。阅文者应在文件承办 单上签字，并及时送还综合办。 5、涉及几个部门合办的文件，要按公司领导的批示意 见交由主办部门组织办理，并负责在办完后立卷归档。 6、严格保密制度，按照文件的密级加强管理，按照文 件规定的范围传阅，任何部门和个人不得丢失文件和外传 泄密，若丢失文件发生，应立即逐级上报，严肃处理。 发文： 1、钢结构工程分公司公文文号主要有“字”、 “党字” 、“工字” 、“团字”。 2、行文办理程序包括拟稿、会签、核稿、签发、编印、 校核、用印、登记、分发等，均要有相应人员签字。 3、凡以公司名义上报的各项请示报告文件以及对外发 出的正式文件，均按业务性质归口，由主管部室的主办人 员起草拟稿，经本部室负责人核稿报呈公司领导签发。如 需其他部室会签的文件，由主管部室会同相关部室会签， 会签后再报公司领导签发。 4、拟稿需按照公司统一要求的格式，使用统一规定的 发文稿纸，书写清楚，并连同手稿、附件，经公司领导签 发后，由主管部室送综合办编发公文文号并打印分发。 5、文件、资料、报表的打印，要严格按有关规定办理， 主管部室负责校对，公文应在最后打印打字员、校对员的 姓名。 6、发文后，原稿连同附件交还主管部室，由专人负责 保存、催办、立卷和归档。 归档： 1、 公司设立档案室，配备专职档案管理员，其它各 部室设立兼职档案人员，档案室归口综合办。 2、 归档程序包括收集、整理、鉴定、排列、装订、 编号、编目等程序，专、兼职档案员均应按以下步骤归档。 收集：对经核对已齐全的收发文件由档案室协助立卷 部门确定立卷范围，删除不需归档文件。 整理：遵循文件材料自然形成规律，保持文件之间的 有机联系。档案室协助各部室对应归档文件进行分类，公 司全部档案共分为十一类，即：综合类、党群工作类、行 政管理类、财务管理类、审计类、生产经营类、建筑工程 类、设备仪器类、科学技术类、建筑设计类、人事档案类。 档案价值鉴定：对各部室分类后的文件，根据档案保 管期限规定及其各类文件内容的重要程度进行鉴定，确定 其保存价值，分为永、长、短三种归档文件。 排列：部室同一保管期限、同一类文件按发文时间顺 序排列。归档文件以“件”为单位，请示与批复可为一件。 排列顺序为：批复在前，请示在后；转发文在前原件在后； 正文在前附件在后；文字材料在前，图纸、照片在后。专 题会议、案件处理等材料分别集中排列。 装订：文件按“件”装订，永久、长期保存的文件要 去掉金属物，用档案局指定的装订材料装订，不得压字。 编号：归档文件按文件编号，在文件首页上端空白处 加盖归档章，填写年度、室编件号、机构、保管期限等， 以固定文件位置。 编目：归档文件以同一部室同一保管期限同一类文件 按室编件号顺序装盒，并逐件编制归档文件目录和盒内备 考表，经部门经理审核签字后，档案室检查验收，办理档 案移交手续。 3、 归档范围内的公文材料应保证其全面性、有序性 和保密性，且文件材料必须准确地反映出公文的形成过程 和公司在经营管理等各项活动中的真实内容和历史过程。 4、 由综合办负责对公司日常经济管理工作中形成、 办理完毕并具有查考保存价值的公文、材料、领导批示等 整理、归档并负责妥善保管证件及文件。 5、 重要会议形成的公文，包括录音带、录像带、照 片等有关材料，由综合办负责收集并整理、归档。 6、 公司在各经营管理工作中形成的重要文件资料由 各职能部门按其业务范围，由各部室兼职档案人员按有关 规定负责收集、整理、核对,并于每年度 3 月底前将上年度 内形成的应归档的文件材料分类立卷，由部门经理审核签 字后向档案室移交，归档备查。 7、 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂 由财务部保管一年。保管期满后，由财务部编织会计档案 移交清册，经部门经理审核签字后，归档备查。 8、 工程项目档案应与竣工验收同步完成立卷，由技 质部负责组织鉴定归档工作。 9、 设备仪器档案在开箱验收后,由主管部室审定,随 即归档。 10、 人事档案中工资审定、职称评审、入党入团等材 料须经上级批复后，1020 天内由有关部室编制人事档案 零散材料移交单后，随时归档。 11、 凡可利用现代化办公手段进行计算机存档的文件， 各部室应按季度上报综合办，由综合办统一刻录光盘备份 存档。 12、 涉及多部室联合办理的公文，原件由主办部室整 理归档，其他部室保存复印件或其他形式的公文副本。 利用：归档后的文件应编制档案总目录和档案分类目 录等其他检索工具，以备借阅。 统计：详见附件档案的统计制度。 保管：做好“七防”工作和档案材料的保密工作。 销毁：详见附件档案鉴定与销毁制度。 二、 印信管理程序： 1、 分公司印鉴、介绍信及营业执照由综合办保管和 使用，一切用印、开具介绍信、使用营业执照原件及复印 件都要通过综合办。 2、 综合办要确保印信工作的正常开展，防止滥用和 出现漏洞，加强对印鉴、介绍信及营业执照的管理。 3、 印信工作要根据情况、内容、范围并且经过相应 的批准手续及用印登记，方能办理。 4、 分公司法人章由财务部保管，除与财务工作有关 的用印外，其他用印需到综合办办理有关用印手续。 5、 需使用营业执照原件或复印件的部室，应向综合 办办理有关审批及登记手续。营业执照原件借出原则上不 得复印，并应及时归还。复印件应加盖公司公章并注明 “仅限于使用”字样。 6、 介绍信开出，内容要明确具体，要填写有效期限、 介绍信编号及持有人姓名，介绍信正文与存根应一致，如 介绍信开出后未用，应交回综合办，附于存根备查。 7、 介绍信持有人将介绍信遗失应及时报告，涉及重 要事项，还应通知前往办事的单位，以防事故。 8、 须严格遵守纪律不得开假证明和空白介绍信，如 确因特殊情况需持空白介绍信外出办事，须经公司主管领 导批准。 9、 各部室印鉴，应由各部室专人保管，部门经理监 督，加盖印章亦应履行相应审批及登记手续。 10、 如工作业务需要加盖总承包公司印鉴时，需由部 门经理填写用印审批表，报公司主管领导签字后，方 可到总承包公司办公室办理有关用印手续。 11、 印鉴不准出室，不得借给他人使用，各印鉴保管 部室要及时清洗保养，以确保盖印清晰。 12、 公司印鉴、介绍信及各部室印鉴均要牢固加锁， 不能随意放置。如因管理不善，造成事故，要视情况追究 责任。 三、 公函邮寄程序： 1、公司公函需使用 EMS 邮寄的，由综合办统一办理。 2、一般公函，本着降低成本减少办公费用的原则，由 各部室按平信自行邮寄。 3、公函办理 EMS 邮寄时，经手人要严格登记手续，综 合办应及时处理，保证当日递送，不得拖延。 4、公函邮寄只限各部室因工作需要而对外发出的各种 信函，因私邮寄不予办理。 四、 办公设备及用品使用程序： 范 围：公司的办公设备是指办公使用的计算机及其外 设、复印机、传真机、扫描仪等为固定资产管理的设备。 办公用品是指办公用复印纸、水笔、笔记本、信笺等低值 易耗品。 目 的：为了节约开支杜绝浪费，确保公司办公设备及 办公用品的合理使用。 参考文件：总公司行政办公设备管理规定 1、 办公设备由综合办根据需要，经主管领导批准后 统一购置。 2、 办公设备由综合办会同采购部统一编号、建帐管 理，各使用部门负责日常维护和保养。 3、 办公设备损坏由综合办查明原因，联系维修，并 建立相应的维修台帐。 4、 办公设备报废需由综合办会同财务部共同确认， 残体由综合办处置。 5、 办公设备使用要严格按照操作规程严禁自行拆卸 部件。 6、 办公用品由综合办统一购置管理。 7、 办公用品要根据实际工作需要，于每周的周二上 午按照部门所需，由专人一次性集中办理领用手续。 8、 特殊需要的办公用品要提前在综合办登记，经领 导批准后统一购置。 9、 综合办根据领导审批后的采购清单进行办公用品 的购置，并将采购物品分类进帐。 五、 图书购置、借阅程序： 1、 图书资料由各部室经理编制购书计划，报公司主 管领导批准，由各部室自行购置。 2、 购置图书后，购置人应持图书及发票到综合办办 理图书入库及借阅手续，由综合办在发票联签字后方可到 财务部办理有关报销手续。 3、 图书资料应由综合办加盖公司公章、编写图书书 号及进行图书资料的登记。 4、 综合办应按照 ISO14001 及 OHSAS18001 的有关程 序，在相关图书资料上加盖“有效版本”章。 5、 借阅人员应爱护图书，因个人原因损坏、丢失图 书资料的要照价赔偿。 六、 信息传递程序： 1、 公司上下级、各部室之间的情况交流，信息沟通， 在企业经济运行中起着重要意义。 2、 对于总公司下行的信息由综合