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关声像档案管理的调研分析 声像档案是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人 在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、 底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体， 以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录。 声像档案是一个机关或单位档案的重要组成部分。 随 着社会的发展和办公条件的改善，在机关、企业单位的各 项活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利 用好这些生动、形象的特殊载体档案，笔者现就目前声像 档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见，与同行商榷。 近两年来，我县发现部分机关只重视文书、会计、移 民档案，忽视了声像档案的收集和整理和保管，普遍存在 着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，声像档案 管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不 可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作 刻不容缓。 一、声像档案管理存在的问题 一些机关和企事业单位，对声像档案的管理普遍存在 着以下三个方面的问题。一是声像设备和人员的问题。有 的单位把声像设备当着一种摆设品，有的单位把声像设备 存放在各科室，有的纯粹是给个人保管，没有让它发挥应 有的作用。而另一方面则是有的单位没有使用声像设备的 人员，或设备使用人员不明确，或使用设备人员频繁调动， 致使声像设备不能充分发挥作用，最终造成一些重要活动 没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案 的产生及归档留下了隐患。 二是部分设备使用人员对声像档案的认识不足。摄影 录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并 决定着声像档案的数量和质量。在调查中我发现，在多数 摄录人员中都不同程度的存在着两种思想认识上的误区， 一种是有的人根本就不知道什么是声像档案。他们认为只 有上级文件、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形 成的照片、录音、录像带等，只要拍完、录完就算完成任 务了，不需要归档保存。另一种是有的人认为谁的照片就 归谁，送往报社、电台用完就算完了，怎么处理这些声像 档案属于个人行为。这些人缺乏全局观念，档案意识不强， 只考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在 个人手中或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保 存。特别是因为人员变动和机构调整，造成声像档案的失 控或流失，致使单位档案不齐全，不完整和有效利用。 三是声像档案管理混乱。声像档案混乱又主要表现在 以下几方面。 1、管理制度不健全。有的单位声像档案没有实行集中 统一管理，且缺乏必要的管理制度。有的单位虽有管理制 度，但落实不够好，缺乏有效的保障措施。 2、档案意识淡薄，声像档案难以及时、完整归档。声 像档案不但具有较强的时效性，而且归档要求具有特殊性。 例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不 及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆其齐全和准 确，且多数照片、底片早已分家或已无底片，数码照相通 过相馆洗印也是早已删除或存储遗忘，文字说明更是难以 说清楚。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失 去了其应有的价值。又从录音、录像带的归档情况来看， 更是令人担忧。相当一部分单位和部门个人手里保存着一 定数量的珍贵声像档案，没有及时记录成光盘，也不愿意 将声像档案交出来实行集中统一保管，好像是自己的作品。 究其原因，主要是档案意识不强。 3、保管条件差，声像档案寿命难以保障。由于声像档 案载体所决定，因此保管条件比纸质档案要求更高。 据笔 者了解，区、县机关、企事业单位不但没有设置专门的声 像档案室，就连专用声像档案柜，防磁柜都没有。一般都 是将声像档案存放在其它档案柜内与其它档案混存，达不 到控湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色， 底片粘连变质，磁带、光盘受损。这种保管声像档案的条 件，将会造成不可弥补的损失。 声像档案馆藏、室藏匮乏，无从利用，更谈不上发挥 作用。由于相当数量的声像档案都散存在个人手中或科室 内部，没有集中统一管理，所以，机关、企事业单位声像 档案的数量十分有限。机关档案室声像档案不齐全，不完 整，档案馆的声像档案也就没有了来源。没有声像档案就 谈不上什么利用，更谈不上发挥什么使用。总之，就声像 档案而言，无论是收集、整理利用，还是意识、认识，管 理都存在着既普遍又严重的问题，势必引起我们的高度重 视。 二、声像档案管理现状的对策 既然我们看到了声像档案管理的症结所在，就应该以 积极的态度，找到解决问题的方法，以本人粗浅之见，我 认为应该着重从以下几个方面解决加强对声像档案管理的 问题。 1、加强宣传、提高意识。 要提高全民档案意识，尤其是被遗忘了的声像档案， 就必须营造一种良好的档案工作氛围，要让大家都能认识 到 搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单 位乃至全社会的事。要使各级领导重视档案工作，就必须 加大宣传力度，主动争取领导。加大档案工作宣传力度， 提高全民档案意识，积极主动争取各级领导对档案工作的 重视，是做好档案管理工作的基础和前提条件。做好声像 档案管理工作更是如此。 2、严格制度，加强管理。 要改变声像档案目前管理混乱的现状，必须制定一套 切实可行的管理办法，建立健全各项规章制度，并严格付 诸实施。从声像材料的形成、收集、整理、归档到移交档 案室统一保管，都必须要有一套严格的制度，要防止分散 流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利 用也应作出明确规定。制度建立健全之后，最根本的问题 是狠抓落实。要明确责任，依法管理，做到有章可循、有 法必依。要使对声像档案的管理逐步走上良性循环的轨道。 在一些重大活动、重要会议、城市建设、企业生产、 经营、外事活动中，形成了大量的声像档案材料，要使这 些材料完整地保存下来，并发挥它的作用，就必须加强对 声像档案的管理，除了建立必要的规章制度，并落到实处 以外，在这些活动中，还应有档案管理部门或档案工作人 员参与其中，以确保声像档案的真实性和完整性。 3、分类指导，加强监督。 根据声像档案目前管理的现状，档案行政管理部门要 加大对声像档案的监督指导力度，并把它作为档案工作目 标管理、年度执法检查的重点内容之一。同时，要针对各 单位不同的具体情况，采取不同方式进行分类指导，力争 提高整体水平， 对有设备、有专业摄录人员，而档案管理 没跟上的单位，应着重在依法管理、建章立制上加强指导 和监督。对有设备，人员不专业的单位，重点是加强尽快 提高摄录人员、档案人员的专业知识水平和业务技能。对 声像档案的整理一定要按照DB21-61-89 声相档案管理规 范进行整理归档，对问题较多，基础薄弱的单位，要限 期整改，不留死角。 4、妥善保管，有效利用 从长久保护和有效利用的角度考虑，声像档案要求有 控湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等措施，而目前声 像档案保管条件普遍不符合上述要求，要设立专门的声像 档案室显然不现实。那么怎么办？我认为声像档案独立成 卷，使用声像档案专柜或密闭铁柜、木柜单独存放、对形 成电子档案的要具备防磁柜；严格控制库房温湿度，避光，