农民专业合作组织档案工作调研分析.docx

农民专业合作组织档案工作调研分析 XX 年以来*县农民专业合作组织异军突起如雨后春笋，蓬 勃发展起来，成为农业产品深加工，产业化和专业化、规 模化发展的重要经济载体和力量，经几年的发展、农民专 业合作组织初具规模不断壮大，年产值达数亿元人民币以 上。 为充分发挥档案行政管理部门的职能作用，推动农民 专业合作组织快速、健康发展，建立起适合农民专业合作 经济组织自我管理和发展的档案管理体系，满足农民专业 合作社在生产、流通、管理、培训、市场营销和技术推广 等各个方面对档案信息资源的需求， 3 月 10 日至 25 日* 县档案局档案业务指导部门在全县范围内开展了一次为期 近 10 天关于*县农民专业合作组织档案工作情况专项调研， 笔者现就结合调研情况谈谈*县农民专业合作组织档案工 作。 一、 基本情况 XX 年 10 月 31 日通过的中华人民共和国农民专业合 作社法，自 XX 年 7 月 1 日起施行。自此农民专业合作组 织的设立、注册、登记、合并、清算、分离、民主管理、 成员查阅利用合作经济组织法定范围内的档案材料就获得 国家法律的规范和保护，农民专业合作组织开始步入法制 化轨道。截止 XX 年 12 月止，*县共组建农民专业合作社 108 个、其中 78 个经过工商注册重新转登记，占专业合作 社总数的 80%以上，新组建 30 个合作社依法登记注册，占 专业合作社总数的 20%。全县专业合作社入社农户 41050 户， 年产值达数亿元人民币。主要涉及黄连、辣椒、莼菜、中 药材等具有地方持色、优势的农业产品。 *县农民专业合作组织的发展倍受 XX 市委、市政府高 度关注和重视，市级主要领导和相关职能部门领导和专业 技术人员多次莅临*视察、指导工作，极大地鼓舞了*人 民建设好农村专业合作组织的信心和决心。市、县、乡各 级职能部门在引导、建立、规范、发展、管理农村专业合 作社，以及农村专业合作在社生产、流通、加工、运输、 贮藏、营销过程中形成了大量档案资料，真实记录、见证 了农村专业合作社发展的全过程，有的档案资料还十分珍 贵。因此，建立、健全、规范农村专业合作组织的档案工 作对于促进合作组织内部科学管理、建构经济组织与成员 之间的和谐关系、促进农村合作经济组织健康快速发展， 具有非常重要的现实和长远意义。 调查显示、目前*县农村专业合作经济组织档案工作 已初具雏形，档案意识在合作经济组织的领导层中已经产 生，有一定的档案保管场所，并按内部成员的分工对档案 进行了管理，有的还根据财务记账、核算、管理的需要对 财务资料按财务的档案要求进行了整理，制定了财务资料 管理的相关规定等。专业合作组织档案呈现出不同的特点 同时也表现出一些问题。 、专业合作组织档案的形成与利用特点， 1、农村专业合作组织档案不独立单方面存在，农村合 作经济组织虽与相关职能部门虽无隶属、上下级别关系， 但工作联系紧密，各级职能部门在行政审批、许可、工商 注册、登记、产品质检、认证、命名、纠纷调解、协调、 诉讼截决、处罚、表彰、权属界定、财务、信贷、税收、 社会保障、生产安全、经济运行管理指导、统计、扶持、 服务、工作配合等过程中也将直接形成与合作经济组织相 关的各类档案资料。 2、有特定的内容、农村专业合作组织除形成以上互为 因果、联系的档案以外，在农业产品生产、种植、栽培、 加工、运输、贮藏、农产品的销售、经营、生产资料的购 买，以及与农业生产技术、工艺、标准执行、业务培训、 信息服务等方面也将形成特定内容的农村专业合作组织的 生产性档案资料。 3、农村专业合作经济组织从建立之初档案材料的内容 注入法制元素，重要档案资料收集范围法定，查阅档案资 料对成员公开并成为合作经济组织内部成员的法定权利， 中华人民共和国农民专业合作社法第十三条规定：设 立农民专业合作社，应当向工商行政管理部门提交下列文 件，申请设立登记：1、登记申请书；2、全体设立人签名、 盖章的设立大会纪要；3、全体设立人签名、盖章的章程； 4、法定代表人、理事的任职文件及身份证明；5、出资 成员签名、盖章的出资清单；6、住所使用证明；7、法律、 行政法规规定的其他文件。第十六条明确规定：农民专业 合作社成员享有查阅本社的章程、成员名册、成员大会或 者成员代表大会记录、理事会会议决议、监事会会议决议、 财务会计报告和会计账簿的权利。体现了农民专业合作社 从开立登记注册之初、民主管理、成员地位平等、具备相 关资料的法制理念，闪现耀眼的档案法制光辉，给今后档 案收集范围、促进立档单位应归档材料立卷归档、明确档 案收集、保管者的责任，提高档案利用率、规范档案利用 行为，向合作组织成员开放非涉密档案查阅、推动政务公 开、冲破档案查阅利用封闭的围墙、揭开档案资料的神秘 面纱、注入了具体的法定的法制元素，对提升档案行政执 法可操作性，有效开展档案管理和行政执法活动产生深刻 的影响。 、档案主要类别 主要类别有：1、财务档案；、2、文书档案；3、科学 技术档案；4、照片档案几个方面的应归档文件材料。 、应归档材料的主要具体内容： 1、财务会计档案；有会计帐薄。会计凭证，。会计报 表。 2、文书档案；有设立登记申请、重要的会议记录、； 合作组织设立人一致通过的章程；选举产生理事长、理事、 执行监事或者监事会成员的选举表决材料，审议其他重大 事项、重要决策的原始记录、纪要、简报、决议；重大财 产处置、对外投资、对外担保和生产经营活动中的其他重 大事项的决议、签订的重要合同、协议；合并、分立、解 散、清算决议、通知；出资成员签名、盖章的出资清单成 员账户、成员名册；年度工作报告或年度工作总结、年度 业务报告、盈余分配方案、亏损处理方案；合作社内部制 定的制度、规定；人员聘用、除名处分和本社和上级相关 部门的表彰材料、重要的通知、上级及政府相关部门制定 的有关法规性、政策性通知、规定、规章；提供的认证、 认定、批复、证照，；内部审计或委托审计机构审计形成 的审计报告等； 3、科技档案；包括产品、科研课题、基建项目、设备 仪器方面的科技文件材料，。 4、照片档案：按 GB/T11821-89 国家标准收集整理， 二、存在的主要问题 1、档案意识不强；档案意识虽普遍在农村专业合作社 开始盟芽，但档案意识不强、认识还不到位，无专职的档 案工作人员、兼职的档案人员没经过档案基础知识的集中 培训学习，缺乏必要的档案知识，不知何为“档案”、对 档案收集、整理的范围不明确，保管期限划分不准，执行 标准不统一，档案装订达不到规范要求，档案管理处于随 意状态，资金投入少、安全保管条件差，应当归档的材料 造成损毁、散失的可能性较大、档案资料查找困难。 2、针对农村专业合作社档案问题的专项档案法规滞后， 目前农村专业合作社档案收集、整理不知执行何种档案格 式、标准，档案收集范围不明确、保管期限划分不明确， 准确的档案统计数据统计难、档案管理业务部门开展档案 业务指导工作十分困难。 3、已经整理的各类档案整理方法、格式不统一，无统 一规范的归档文件目录，装订整理不规范，有的金属物未 除，档案装具质量、标准、规格式样不统一，档案装具质 量不高、难以对档案装具生产、经营单位实施有效的质量、 标准的监制和经营行为管理。 4、档案管理制度缺失，据农民专业合作社法农民 专业合作社应当按照国务院财政部门制定的财务会计制度 进行会计核算。按这一规定合作经济组织内部制定了相应 财务资料管理制度，但缺乏统一、规范包括财务资料、财 务档案在内的档案管理制度，缺乏将资料形态转化为档案 和开展档案统计的制度要求和法规性规定。 5、档案管理体制不适应迅速发展中的档案事业发展需 要；县级档案行政管理部门之间发展不平衡，无相对统一、 稳定、完善、具体的承载档案业务指导、档案行政执法等 职能、职责的内设机构、编制、人员、经费和必要的办公 设备、档案行政管理和档案行为监管从管理体制上缺位。 完成某项日常档案业务工作按部就班，按照每周领导意图 临时性安排，其它时间、创造条件想办法完成市、县下达 到档案部门并分解到职工个人的年度档案目标任务和其他 综合性工作。档案业务人员没有自我档案业务工作长远计 划、日程安排、档案工作缺乏生机与活力。 6、专职档案工作人员缺乏、没有专职档案人员岗位设 置；默默无闻、埋头苦干、甘为人梯、淡泊名利、是档案 人职业闪光的一面，但面对普通档案人员在待遇底、地位 底、档案业务资金投入乏力、档案标准还不完善、可操作 性不强、立档单位归档随意性大、权责不相称的工作环境、 不安心档案职业，放弃或改行他业成为人们择业心理定位， 专职档案人员缺乏、兼职的因其主要工作重也不愿意涉足 档案这项职业，档案收集、加工整理、管理工作存在较大 难题。 7、经费投入不足；档案价值是潜在的价值、不是可以 参与市场交换、立即变现的商品、或资产，档案发挥作用 有现实和长远作用，长远作用需漫长的时间其价值才得以 体现，同时档案工作也是一项需要资金投入的工作、我县 农村专业合作社虽取得快速发展但与经济发达地区比较， 总体弱小、处于大工业生产连条的底端，利润薄、投资大、 劳动密集、对土地的依存度高、抗市场风险力不强，技术 含量不高，组织结构松散，合作组织之间由于生产规模、 注册资金、成员多少差距大等原因，对档案工作的资金投 入悬殊大，档案工作经费投入不足、档案工作基础参差不 齐，10 人以下的小合作社建立自身的档案工作存在的困难 更大，档案安全保管条件更差，档案工作所需的工作经费 及必要的办公条件不具备，档案工作常常容易被忽视、被 遗忘，更需要相关部门的关注、帮助、扶持，指导。需要 采取有力措施加强档案工作基础性建设。 8、档案的原始性受到前所未有的冲击，以数字化为代 表的现代信息技术迅猛发展，电脑的普及和应用已深入到 人类社会活动的各个方面，也正改变着几千来、人类手刻、 手写文字、图表的方式。传统的展示个性和艺术化、原始 的、唯一的手写字迹材料目前已正在消失，被电脑打印机 输出的几种固定有限的字体、格式所代替，现有归档材料 如果不附作者手写签名的文件处理结果，已很难判定文件 拟稿、修改、签发人、责任者及其文件材的形成全过程， 档案的原始性、唯一性、真实性受到前所未有的冲击。 三、对档案工作的需求和建议 档案是党和国家的宝贵财富、是中华人民共和国档 案法保护的范围，档案行政管理部门主管本行政区域内 的档案事业，并对本行政区域的机关、团体、企业事业单 位和其他组织的档案工作实行监督和指导，这是法律赋予 档案行政管理部门的法定职责。通过对农村专业问卷式调 查，对档案工作的需求方面，农村专业合作组织提出以下 几点需求： 1、要求上级档案部门经常加强档案业务培训。 2、无偿进行档案业务指导、支持。 3、制定相关规章制度，给予相关方面的帮助、扶持。 建议加大档案工作管理力度，提高档案的规范性，提高档 案整理质量，和标准化程度，普及档案知识，给予资金和 技术等方面的帮助、支持。 社会的迅猛发展、人民众群物质、文化生活水平的不 断提高，对档案信息资源需求也越来越强烈，对档案工作 提出了更高、更新的要求，档案工作人员的担子和责任越 来越重。档案工作是一项巨大的系统工程，绝不哪一个部 门、哪个单位、哪几个人就可以单方面就可以搞好的，需 要社会档案意识的普遍提高，需要各行各业各部门的相互 支持、配合、参与。丰都县档案业务部门在调研过程中就 存在的问题也梳理出以下几点意见和建议： 1、建议制定关于农业农村专业合作组织档案工作办法、 整理标准、管理制度规范、档案收集范围、保管期限表， 制定具有可操作性、相对统一的档案移交、统计、鉴定、 销毁、安全保管、保护、利用程序及规范标准，完善档案 管理制度性建设，杜绝归档过程中的主观随意性、提高档 案法治的可操作性和档案行政执法的能力和水平，基本建 立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的档案行政 执法体制。 2、完善档案形成机制、在充分应用现代信息技术及数 字化、办公自动化、电子政务的过程中，关注档案形成过 程，制定和采取有力措施，规范文件材料制作程序、有效 措施保护档案材料的原始性、耐久性、真实性、唯一性、 不可再生的特殊性，禁止不按规定归档或无纸质载体归档 而采取单一电了格式存储档案资料方式。 3、关注现有档案结构；保障立档单位各类档案齐全、 完整、安全，对影像档案归档要不仅要有质的要求、也要 有量的要求，生产规模大、有一定经济实力的立档单位每 年应有一卷以上达到规定、合符标准的照片档案资料，生 产规模小、经济实力弱的立档单位每年应当有 10-30 张达 到规定、合符标准的