安徽省行政机关公文处理实施细则

安徽省行政机关公文处理实施细则 第一章总则 第一条 为进一步做好全省各 级国家行政机关公文处理工作，使之规 范化、制度化、科学化，根据国务院发布的国家行政机关公文处理办 法(国 发2000 23 号)，结合我省实际，特制定本实施细则。 第二条 本实施细则适用于全省各 级行政机关，原则上也适用于省内 各企业、事业单位。 第三条 行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过 程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务 活动的重要工具。 第四条 公文处理指公文的 办理、管理、整理 (立卷)、归档等一系列相 互关联、衔接有序的工作。 第五条 各级行政机关的公文处理工作，应坚持实事求是、精简、高效 的原则，做到及时、准确、安全； 严格执行保密规定，确保国家秘密安 全。 第六条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作， 模范遵守国家行政机关公文处理办法和本实施细则的有关规 定，加强对本机关公文处理工作的领导和检查。 第七条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构，主管本 机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。 第八条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职 人员负责公文处理工作。 第二章公文种类和形式 第九条 公文种 类及其适用范围，按 国家行政机关公文处理 办法第九条执行。 第十条 公文形式由各级行政机关结合实际确定。 省人民政府及其办公厅公文的主要形式： (一) 发文机关标识为“ 安徽省人民政府文件” 、代字为“皖政” 的公文。主要适用于传 达贯彻党中央、国务院的方针、政策、指示， 部署全局性工作和重要工作，发布重要决定，批转有关地区和部门的 文件，向国务院报告、请示工作和呈报意见，以及其他必须以省人民 政府名义办理的重要事项。 (二) 发文机关标识为“ 安徽省人民政府” 、代字为“皖政秘”的 公文。 主要适用于省人民政府对有关地区、部门或单位通知重要事项、批复 请示事项，提请省人大或省人大常委会审议议案，与国务院部门或兄 弟省市区商洽问题等。 (三)“安徽省人民政府令”。主要适用于发布经省人民政府常 务会议讨论通过的省政府规章 。 (四) 安徽省人民政府内部传真电报、密码电报，代字分别为 “皖政明电”、 “皖政密电”，用于办理安徽省人民政府文件中的紧急事项。 (五) 发文机关标识为“ 安徽省人民政府任免通知” 、代字为“皖 政人字”的公文。主要适用于办理省人民政府任免干部事项。 (六) 发 文机关 标识为“ 安徽省人民政府办公厅文件” 、代字为“皖政办” 的公文。 主要适用于传达省人民政府关于某一方面工作的决定，转发国务院办 公厅文件和有关地区、部门的文件，通知 有关重要事项等。 (七) 发 文机关 标识为“ 安徽省人民政府办公厅” 、代字为“皖政办秘”的 公文。 主要适用于经省人民政府同意并以办公厅名义对有关地区、部门某项 工作作出的通知，公布议事协调机构、临时机构，答复内容一般的具 体事项，以及办公厅同各业务主管部门之间联系工作，与国务院部门 或兄弟省市区商洽一般问题，办理办公厅内部事务等。 (八) 安徽省人民政府办公厅内部传真电报、密码电报，代字分别为“皖 政办明电”、 “皖政 办密电”，用于办理安徽省人民政府办公厅文件中的 紧急事项。 (九) 发 文机关 标识为 “安徽省人民政府常务 会议纪要” 、“安徽省人民政府省长办公会议纪要” 、“安徽省人民政府专题会议纪要”、 “安徽省人民政府办公厅会议纪要” 的公文，分别用于记载、传达省政府常务会议、省长办公会议、省政府 专题会议、办公厅会议决定事项和主要精神 。 第三章公文格式 第十一条 公文格式包括版式和体式，一般由秘密等级和保密期限、 紧急程度、发文机关标识、发文字号、 签发人、 标题、主送机关、正文、 附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关 和印发日期等部分组成。 (一) 涉及国家秘密的公文应在发文机关标识右上角标明密级，如需同 时标明密级和保密期限，密级和保密期限之间用“” 隔开。其中， “绝 密”、 “机密”级 公文应当标明份号，份号标注在发文机关标识左上角。 (二) 紧 急公文 应在发文机关标识的右上角分别标明“特急” 、“急件”；电 报分别标明“特提” 、“特急”、 “加急”、 “平急” 。 如需同时标识密级与紧急程度，应将密级标识在紧急程度之上。 (三) 发 文机关 标识一般由发文机关全称或规范化的简称加“文件” 二字 组成，对一些特定的公文，可只用发文机关全称或规范化的简称来标 识。发文机关标识用大号字居中套红印在公文首页上端。几个机关联 合行文，可用主办机关名称作为发文机关标识，也可用几个机关名称 作为发文机关标识，但应将主办机关排列在前。 (四) 发 文字号由机关代字、年份和序号组成。几个机关联合行文，只标 注主办机关发文字号。有发文机关名称加“文件” 二字组成发文机关标 识的公文，发文字号一般标注在发文机关标识之下、横线上方居中， 上行文标注在横线上方左侧；只用发文机关名称作发文机关标识的公 文，发文字号一般标注在横线之下、公文标题之上的右侧。 机关代字应保持稳定，不宜经常变动。年份应标全称并加六角括号； 年份和序号一律使用阿拉伯数字。 (五) 上行文应注明签发人、会签人姓名。 联合行文要同时注明联合发 文机关的签发人姓名。签发人、会签人姓名标在发文机关标识之下、 横线以上右侧位置，同时，发文字号移至左侧。 (六) 公文 标题应 当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类， 一般应标明发文机关；为避免公文标题累赘，有发文机关标识的，也 可不标明发文机关。公文标题中，除法规、 规章名称加书名号外，一般 不加标点符号。 (七) 除 “公告 ”、“通告”外，其他文种的公文都 应标明主送机关。 “令” 、“决定”视发送范围、对象确定是否标明主送机关。 主送机关应当使用全称或规范化简称、统称，顶格单独标列在标题 之下、正文的上行，其中“会议纪要”的主送机关标列在公文末页下端、 抄送机关之上。 (八) 正文是公文的主体部分，应符合国家法律、法规和方针、政策，力 求简明扼要，开门见山，观点鲜明，用 语准确， 层次清楚，结构严谨。 (九) 公文如有附件， 应在正文之后，成文日期之前注明附件顺序和名 称。附件一般与正文一起装订，并在附件左上角顶格标识“ 附件”字样， 有多个附件时应标识序号。 (十) 成文日期以领导人签发的日期为准；几个机关联合发文，以最后 一个机关领导签发的日期为准；电报以发出日期为准；会议讨论通过 的“决定”，可以通 过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于 标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。 (十一) 公文除会 议纪要、电报外，一律加盖印章。联合上报的公文，可 由主办单位加盖印章；联合下发的公文，都应加盖印章；联合发文机关 达到 3 家以上的，必须既落款又加盖印章，并将主办机关排列在前。 (十二) 公文如有附注，如“此件不得登报” 、“此件发至乡镇”等， 应标注 在成文日期左下方、主题词之上，并加圆括号。如属请示件，应在该处 注明联系人的姓名和电话。联系人一般以本机关经办处室负责人为宜。 当正文排版后占满全页不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距 的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“ 此页无 正文”的方法解决。 (十三) 公文 应标引主题词。标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标 类属词时， 先标反映公文内容的词，最后 标反映公文种类的词。一份 公文的主题词，除类别词外，最多不超过 5 个词目。上行文，应使用上 级机关制定的公文主题词表中词目。 主题词顶格标注在公文末页、抄送栏的上方， “主题词”3 字用 3 号黑体 字，词目用 3 号小标宋体字。 (十四) 抄送 栏设于公文末页下端、印制版记之上。抄送机关多的，应依 上级机关、平级机关、下级机关次序排列；同一层次的依党委、人大、 政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。 (十五) 公文一般 应有印制版记。印制版记列于抄送栏之下，左侧注明 印发(翻印)机关全称或规范化简称，右侧注明印发(翻印) 日期，右下角 注明印发份数。 第十二条 公文用字一律从左至右横写、横排。公文用纸一般采用国 际标准 A4 型(210mm297mm)。公文缮印用字应规范化。省人民政府 及办公厅文件，标题用 2 号宋体，正文用 3 号仿宋体。 第十三条 公文中各组成部分的标识规则，除本细则已作规定外，参 照国家行政机关公文格式国家标准执行。 第四章行文规则 第十四条 各级行政机关的行文关系根据各自的隶属关系和职权范围 确定。 第十五条 政府部门依据职权可以相互行文和向下一级政府的相关业 务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外， 一般不得向下一级政府正式行文。 部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文。 第十六条 同级政府、同级政府各部门、上 级政府部门与下一级政府 可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门 与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体 和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 第十七条 凡属于政府部 门职权范围内的事项，应以部门名义直接行 文，或几个部门联合行文；需要商请同级其他部门解决的问题，应用 函的形式直接行文； 须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门发文，文中注明 “经政府同意 ”。 第十八条 凡涉及其他部门职权范围的问题，未协商一致，或未经本 级政府裁决，部门不得擅自向下行文。否则，本级政府应当责令纠正 或撤销。 第十九条 各级政府对 需要上级业务主管部门、各部门对需要同级业 务主管部门审批或决定的事项，应直接向上级或同级业务主管部门行 文；各地之间、各部门之间需要协商解决的问题，应当直接行文，不需 报上级或本级政府转办。 第二十条 各级行政机关一般不得越级请示和报告。 对发生重大事故、突发事件、抗洪抢险等特殊情况，必须越级行文时， 应抄送被越过的机关。无特殊情况的越级请示，收文机关予以退回。 第二十一条 除上级机关 负责人直接交办的事项外，不得以机关的名 义向上级机关负责人报送“请示” 、“意见”和“报告”； 如属上级机关负 责人交办事项，应在正文开头部分予以说明。 第二十二条 “请示”应 当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时 送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。 第二十三条 “报告”不得夹带请示事项，公文文种不得用“请示报告” 一类混合文种。对“ 报告”中夹带请示事项的公文，收文机关可按报告 处理，不予答复。 第二十四条 向下级机关或者本系 统的重要行文，应当同时抄送直接 上级机关。 第二十五条 受双重领导 的机关向上级机关行文，应根据内容确定主 送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时 应抄送其另一上级机关。 第二十六条 上行公文必须按规定的份数报送。份数不足的，收文机 关可要求发文机关补足。 上报省政府的公文一般为 10 份。 第二十七条 为减少重复性行文，凡上 级公文已有明确规定，本级无 需再作具体要求的，可以不行文，而将原文翻印下发。凡能面对面协 商解决的问题以及可口头、电话 请示、报告的问题，应当不行文。 省政府原则上不转发国务院部门的文件，不批转省政府部门的会议文 件，包括工作报告、 领导同志讲话和会议纪要等。 第五章发文办理 第二十八条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程。包括草拟、 审核、签发、复核、登记 、缮印、用印、分 发等程序。 第二十九条 草拟。草拟公文按照国家行政机关公文处理办法第二 十五条执行。公文文稿由业务主管部门代拟，也可由机关的办公厅( 室)撰 拟。 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与 有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主 要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方 理据，提出建设性意见，报请上级机关协调或裁定。 第三十条 审核。公文文稿送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审 核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文 规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合国家行政机关公文 处理办法和本实施细则的规定等。 重要文稿应由办文部门的负责同志负责初审，文秘部门负责复审，办 公厅(室) 分管公文 处理的负责同志负责三审。 第三十一条 签发。公文由本机关 负责人签发。以本机关名义制发的 上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制 发的下行文或平行文，由主要负责人或者经授权的其他负责人签发。 签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其他签批 人圈阅，应视为同意。非特殊情况，机关 负责人一般不接收和签发未 经办公厅(室) 审核的文稿。 第三十二条 复核。 经负责人签发后的文稿，正式印制前，文秘部门应 当进行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否 齐全，格式是否统一、规 范等。 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。 第三十三条 登记。经复核后的文稿，文秘部门应及时登记、编号、标 引主题词，按照发送范围确定印制数量，必要时应对文稿作技术处理， 再造单送印。 第三十四条 缮印。 经 文秘部门登记后的文稿，应送机关文印室或符 合要求的印刷厂缮印。缮印要讲求时效，急件、特急件应按时限要求 承印。缮印必须保证质量，做到字迹清晰，版面整洁，庄重大方。 第三十五条 用印。用印前，要检查签发人与使用的印章权限是否相 符；发文机关标识与印章名称是否一致。用印要求上不压正文，下骑 年盖月。 第三十六条 分发。缮印好的公文，由机关文秘部门统一分发。分发前， 文秘部门应通知承办人从内容到格式进行最后复校，确认无误并签字 后，方可照单分发。要做 到急件随到随发。分发时，要核对信封，填 写信序号，秘密、紧急公文应标明密级和 紧急程度，随文填写发文通 知单。公文发出后， 经办人要清点剩余份数，及时检查收件单位的签 名，经过复核，在分 发单上签字后，余件入柜暂存。 第六章收文办理 第三十七条 收文办理指收到公文的全部办理过程。主要程序有签收、 登记、审核、拟办、批 办 、承办、催办等。 第三十八条 签收。公文一律由机关文秘部门签收，按程序办理。机关 负责人一般不受理未经文秘部门签收的公文。 第三十九条 登记。公文签收后，由文秘部门逐件拆封核查，分类登记。 登记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。 第四十条 审核。收到下 级机关上报需要办理的公文，文秘部门应当 进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理；是否符合行文规则； 内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区 职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文 格式是否规范。 第四十一条 拟办。对 需要办理的公文，文秘部门应及时提出拟办意 见。对属于要求解决具体问题的来文，应当按照职权范围，直接转有 关部门处理。对违反国家行政机关公文处理办法和本实施细则的来 文，经领导批准后，退回呈报单位并说明理由。 拟办意见力求准 确、恰当，把握不准时，要主 动征询业务处室或有关部门的意见。对紧 急、重要公文应提出办理时限；对需几个部门或地区承办的公文，需 明确牵头主办单位。 第四十二条 批办。对 需请领导批办的公文，文秘部门要及时送办公 厅(室 )负责 同志批办。经负责同志批办过的公文，文秘部门登记后，转 有关业务处室或部门办理。 第四十三条 承办。有关部门接到交办的公文，应当逐件登记，注明领 导同志批示内容、公文运转过程和处理结果，并抓紧办理。各级政府 应实行办文限时制，提高办文效率。省政府机关一般公文在 10 日内 办结，涉及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在 3 个工 作周内办结。确有困难的，应当予以说明。 对不属于本部门职权范围 或不适宜本部门办理的，应在 2 日内退回交办单位并说明理由。 第四十四条 催办。要建立健全公文催 办制度。由文秘部门呈负责人 批示后交有关部门办理或者由文秘部门直接交办的公文，文秘部门应 负责催办。紧急公文跟踪催办，重要公文及负责人批示的公文重点催 办，其他公文每半个月普催一次。催办过程要及时记录，并根据催办 记录，定期通报公文办理情况。 第七章公文归档 第四十五条 根据中华人民共和国档案法和其他有关规定， 行政机关在工作中形成、办理完毕并具有查考和保存价值的公文、材 料、领导批示等，应及时整理(立卷)、归档。 第四十六条 行政机关公文 办理结束后，应将 2 份公文正本连同领导 人签批的底稿、公文形成过程中的附件整理( 立卷)；绝密公文办结后 应当及时整理(立卷) 。一般应于每年第一季度，将上年的公文案卷集 中向机关档案室移交归档。 个人不得保存应当归档的公文。 第四十七条 归档范围内的公文， 应根据其相互联系、特征和保存价 值等组卷，并保证公文材料齐全、完整，正确反映公文的形成过程和 本机关的主要工作情况，以便保管和利用。 第四十八条 联合办理的公文，原件由主 办 机关整理( 立卷)、归档，其 他机关保存复制件或其他形式的公文副本。 第四十九条 本机关负责 人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责 过程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。 第五十条 归档范围内的公文 应当确定保管期限，并按照有关规定定 期向档案主管部门移交。 第五十一条 草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨 水应符合存档要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。 第八章公文管理 第五十二条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档 和销毁。 第五十三条 文秘部门应当认真贯彻国家行政机关公文处理办法和 本实施细则，建立健全本机关公文处理工作的有关制度。加强对公文 特别是上报公文的审核把关，严格执行办文规则和程序，对不符合规 定的公文，文秘部门可以不予办理，退回呈报单位，并定期进行通报。 第五十四条 上级机关下发的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外， 下一级机关经负责人或秘书长、办公厅(室)主任批准，可以翻印。翻印 时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印 发范围。 第五十五条 未经省政府办公厅转发、翻印的国务院、国务院办公厅 文