新形势下大中专毕业生档案管理工作的若干思考

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 新形势下大中专毕业生档案管理工 作的若干思考 【摘要】在信息化高速发展以及 就业方式多元化的大环境下，大中专毕 业生档案管理工作仍存在滞后性，自身 所发挥的作用有限，管理人员业务能力 低、管理机制更新慢、管理方式不先进 等问题突出，为此，需要引起重视并采 取有效措施来实现大中专毕业生档案管 理工作的与时俱进及创新发展。 中国论文网 /3/view-12944546.htm 【关键词】大中专毕业生；档案 管理；信息化 当前，随着我国教育事业的快速 发展，越来越多的大中专毕业生开始走 向社会。面对高度发展的信息化社会以 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 及就业方式的多元化冲击，毕业生档案 管理任务十分艰巨。大中专毕业生档案 是大中专学生接受教育的原始记录和凭 证之一，是将来他们安排工作、计算工 龄、职称评审、社会保险以及职务晋升 的重要参考依据之一。然而，当前我国 县级人才服务和公共就业部门在大中专 毕业生档案管理上还存在后性，不 能快速适应多元化就业以及人才信息化 管理的新形势。作为一个人才服务部门， 县级大中专毕业生档案管理工作也必须 紧跟时代发展，树立现代化人才档案管 理观，发挥档案管理在人才服务方面的 职能作用，利用先进的管理技术和方式， 来改变以往大中专毕业生档案管理混乱 的局面，避免出现档案信息不全、流失、 失真、查询难等问题，努力提升大中专 毕业生档案管理工作的效率和水平。 一、新形势下大中专毕业生档案 管理现状分析 大中专毕业生档案作为原始记录 资料，能够反映学生的综合素质以及受 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 教育情况，成为判别和评价人才的重要 凭据之一，是毕业生走向社会的重要 “名片”，与此同时，大中专毕业生档案 管理也是国家了解毕业生的就业方向、 工作经历的重要依据，对于国家以及地 方政府部门制定人才战略、就业计划、 公益性岗位设置等方面发挥着重要的参 考效用。随着以计划分配为主的大中专 毕业生单向型就业渠道向多元化就业渠 道的转变，县级人才服务和公共就业中 心在大中专毕业生档案管理方面也及时 调整了管理战略。然而，基于传统毕业 生档案管理机制不健全以及灵活多变的 就业环境等因素，新形势下大中专毕业 生档案创新力度还是不足，为此国家也 在寄希望于信息化管理改革，通过强化 人才信息化管理来实现大中专毕业生档 案现代化管理的过渡，逐步走上规范化、 系统化、信息化的轨道。不可置否的是， 当前还处于大中专毕业生档案管理转型 发展的关键期，旧的管理模式还没有彻 底转变，人事档案管理面临的压力却越 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 来越大，虽然取得了阶段性进步，但还 没有充分发挥出大中专毕业生档案管理 的价值，因此，大中专毕业生档案管理 能否跟上时代发展，发挥出新时期人才 档案管理的重要效用，需要我们不断地 反思和改进。 二、新形势下大中专毕业生档案 管理存在的主要问题 大中专毕业生档案管理是毕业生 档案向人事档案的过渡时期，会受到毕 业生就业方式、时间以及用人单位保管 档案等多方面影响。作为人才服务与公 共就业部门应该充分认识到大中专毕业 生档案管理的重要性和困难程度，并能 够创造性地开展毕业生档案管理工作。 基于县级人才档案管理改革的新形势， 笔者从以下几方面来分析当前大中专毕 业生档案管理工作存在的突出问题。 （一）从管理人员分析。大中专 毕业生档案管理是一个比较繁琐的过程， 对于管理人员的耐心和细心是一种考验。 随着大中专毕业生数量的增加以及国家 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 对档案管理工作重视程度的提高，需要 相关的档案管理人员摆正态度，提高认 识。许多档案管理人员潜意识里会把档 案管理工作认为是可多可少且枯燥乏味 的工作，简单地认为大中专毕业生档案 管理工作就是抄抄写写，做好保管性事 物工作即可，只要守好摊子能够应对简 单的转递、外调、查档就行。然而，新 形势下大中专毕业生档案管理模式和方 式在不断改进，尤其是先进的电子信息 档案管理技术，都需要档案管理人员具 备一定的素质能力，而档案管理人员的 新技术操作能力普遍较低，不能有效发 挥人才信息管理系统的效用。此外，一 些大中专毕业生档案管理人员处于被动 应付的状态，工作的积极性不高。 （二）从管理机制分析。在信息 化水平不断提高的今天，大中专毕业生 档案管理制度还比较落后，许多县级人 才服务部门还没有彻底摆脱传统计划经 济体制下那种陈旧不完善的档案管理机 制，面对新形势下大中专毕业生大面积 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 的流动和多元化的就业情况，旧的管理 机制已经很难适应新环境。目前，我国 毕业生档案管理主要由人才服务中心和 公共就业部门负责，但是许多县级人才 服务中心对于大中专毕业生档案管理制 度建设还不够明确，具体工作缺乏制度 的指导和规范，严重制约着大中专毕业 生档案管理的效率。在归档、调档、查 档等环节上都没有及时更新制度，尤其 是随着计算机和网络的广泛使用，很容 易出现丢档、改档、信息失真现象，这 些都需要严格的制度进行规定。再者， 大中专毕业生档案管理在不同地方存在 千差万别的管理模式，对于未办理档案 关系或高校代管期满的毕业生档案都会 转递生源地人才交流中心托管，大中专 毕业生就业、考试等信息都需要及时更 新，同时许多大中专毕业生需要增添档 案资料或者查阅、复印档案资料，这些 都需要严密的制度作保障。 （三）从管理方式分析。长期以 来，我国大中专毕业生档案管理都是基 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 于“重保存轻服务 ”的思想，尤其是在县 级大中专毕业生档案管理方面服务意识 淡薄，缺乏对档案的创新性管理和利用， 对于大中专毕业生档案在人力资源服务 方面发挥的辅助功效有限，多数是以查 阅基本信息、简历、职称的方式，抑或 是信息需要者找上门才提供相应的纸质 查询服务。总体来看，大中专毕业生档 案管理信息化建设滞后，工作处于被动 服务状态。甚至在大力推进人才信息化 管理的同时，一些县级大中专毕业生档 案管理还是采用“ 人工” 方式进行简单的 档案目录和个人信息登记，没有充分采 用计算机、照相机、扫描仪等先进的设 备手段来辅助开展大中专毕业生档案管 理工作，对于大中专毕业生的信息收录 不完整。档案管理质量的高低在很大程 度上取决于档案是否具备强大的记忆功 能，如果没有及时跟进电子信息设备并 且使用数据电子签章、签名以及识别码 等较为先进的档案管理形式，就无法持 续性提升档案管理的质量和效率。此外， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 当前许多大中专毕业生的档案信息并不 完整，不能全方位反映学生的教育经历 和个人能力，档案内容也是千篇一律， 过于单调，对于学生的兴趣爱好、特长、 参与社会活动、发明创造、社会经历、 个人成果等材料极为缺乏，只是重点关 注了毕业生“ 人事性” 的材料，对于毕业 生“人性化”“全面化” 的材料需要完善。 三、新形势下大中专毕业生档案管理工 作的改进建议 面对当前大中专毕业生档案管理 的严峻形势以及大中专毕业生档案管理 滞后的现状，作为县级人才服务和公共 就业部门应该重视大中专毕业生档案管 理工作，与时俱进、敢于创新，从人才 队伍建设、管理机制、信息化建设等方 面着手，有效地发挥出大中专毕业生档 案管理在县人力资源管理中的作用。 （一）创新档案管理理念，提高 管理人员素质。要想转变当前大中专毕 业生档案管理的困境，就必须先改变思 想，实现档案管理理念创新。现阶段， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 作为大中专毕业生档案管理部门需要尽 快适应现代化人力资源管理需要，及时 引入先进的管理技术和手段，配齐专业 的档案管理队伍，不能随意安排或者抽 调大中专毕业生档案管理人员。作为县 级大中专毕业生档案管理部门可以与其 他区域展开合作，学习和借鉴先进的做 法和经验，加强档案管理人员的培训和 交流，不断提升档案管理人员的业务能 力，及时掌握人才信息管理系统的使用 方法，做好大中专毕业生档案管理信息 化建设的人才基础保障。从目前县级大 中专毕业生档案管理队伍来看，缺少既 懂档案管理又懂电脑操作的复合型人才， 为此，作为大中专毕业生档案管理人员 必须及时掌握现代化的档案管理知识与 技术，提高档案管理的主动性，树立档 案服务意识，积极应对档案管理工作的 新挑战。 （二）完善档案管理机制，规范 档案管理工作。面对高速发展的信息化 社会，在引进先进的档案管理技术、走 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 信息化管理道路的同时，应该制定更为 严格的与时俱进的大中专毕业生档案管 理制度，必须持之以恒地坚持“严格审 核、严格管理、严格认定”的要求，同 时不断修正制度中存在的漏洞和不足， 确保大中专毕业生档案管理机制的时效 性。例如对于档案管理中一些没有价值 的信息可以删除，及时更新个人信息数 据，这些都需要有严格的制度保障，否 则很容易出现“ 造假” 或“丢档”问题。档 案管理是一个繁琐而漫长的过程，从建 立、收集、整理到归档过程中需要定期 补充制度，还要建立完善的监督机制， 确保档案登记、转递、查询、借阅、利 用环节的规范化管理。 （三）加强档案信息化建设，拓 宽档案资源利用空间。推进档案信息化 建设，是克服大中专毕业生档案管理工 作滞后性的根本途径。近年来，许多县 级人才服务中心都建立了人才信息管理 系统，促进了档案管理的现代化进程。 人才信息管理系统有助于提高毕业生档 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 11 案管理的效率，实现与国家学籍档案、 学历证书信息管理的有效对接，发挥了 计算机网络批量管理的技术优势。与此 同时，采用人才信息管理系统能够建立 统一的信息访问端口和权限管理机制， 提高了大中专毕业生档案管理的保密性 和安全性，减轻了档案管理人员的工作 压力，尤其是用户的身份经过严格识别， 提高档案查询效率的同时保留了查询记 录。人事部门也可以直接通过人才信息 管理系统来了解当地大中专毕业生的人 才流动和就业情况，进而为当地人事政 策调整提供重要的参考依据。所以，作 为县级人才服务中心档案管理部门，必 须加