纸质档案管理重要性及不可替代性之我见

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 纸质档案管理重要性及不可替代性 之我见 【摘 要】在电子档案快速发展 的几十年内，纸质档案也得到了长足发 展，由此可以见纸质档案在人类文明进 程中的不可替代作用明显。随着科技的 发展，双套制管理方式有效弥补了电子 档案与纸质档案的不足，有利于提升档 案管理的科学化程度。 中国论文网 /2/view-12906539.htm 【关键词】纸质档案；重要性； 双套制管理 随着现代信息技术的高速发展， 档案工作发生了日新月异的变革，在这 其中电子档案得到了快速发展，但其快 速存取、高效利用与风险并存。与此同 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 时，纸质档案并未因此消失，其重要地 位始终无可取代。在档案管理中，纸质 档案与电子档案协调发展。 一、纸质档案和电子档案之间的 比较 1.电子档案的特点 一是存储形式多样性。电子档案 充分使用多媒体技术如音频、视频信号、 数字代码等存储信息，只需较小规格的 介质载体，并可实现统一的登记、整理、 装订、归档保管，更加生动的显示档案 实体的真实信息。 二是操作便捷性。我们可以对电 子档案随意进行增、删、改等操作，还 可以通过电子文件对档案进行分类、统 计、汇总、打印等，提高了工作效率。 三是资源即时共享。电子档案不 用受地域、人数的限制，可以通过互联 网技术使多人在不同空间共享同一资源。 2.纸质档案的特点 一是纸质档案记录的原始信息不 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 易篡改。纸质文件一旦形成，其记录载 体与呈现信息永远结合一起，一般很难 做到无痕迹的修改。 二是纸质档案存储介质适宜长期。 实践证明，纸张、胶片最适宜长期保存。 纸张的主要制成材料是纤维素，它具有 较强的耐久性，尽管在一定条件下会发 生电解和氧化作用，但只要注意阻断造 成纸质档案损坏的化学反应所需的条件 可以实现千百年的保存。 三是信息与载体的依附性较弱。 电子文件信息的存储需要借助于特定的 存储介质，并在计算机网络技术的支持 下进行操作，因而离开硬件设备、操作 系统和应用软件，对电子档案的操作就 无法进行。传统纸质档案一般要往往通 过保存纸张而存在，不依赖于各类设备 和技术，利用者只需到档案存放处继续 查询就行。 二、纸质档案的不可替代性 1.纸质档案的安全性、真实性更 强 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 纸质档案的不可轻易篡改的特性， 决定了纸质档案具有“ 社会记忆保护者 ” 美誉的原始凭证作用，并且有很高的可 信度。而电子档案依赖于计算机与网络 系统，它可以不受时间、地点的限制， 就可以远程调阅，进行数以万次的拷贝、 修改，这些因素都使得人们对电子凭证 的真实性、安全性、可靠性心中没底。 2.纸质档案比电子档案保存寿命 更长 温度、湿度、磁场及磁性物质、 灰尘及微生物等都有可能对纸质和电子 档案造成损坏，危害一旦造成，电子档 案几乎无法挽回。但在纸质档案的保护 过程中，只要排除人为损害，在适当的 温度下去除档案的灰尘，防止霉变和蛀 虫，以及过度的光、热、有害气体等发 生化学反应所需的条件，就可以使纸质 档案的寿命达到数百年甚至上千年。 3.纸质档案的成本远低于电子档 案 纸质档案在信息存储方面虽然存 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 在占地面积大、容量小的缺点，但其存 储利用的成本却要远低于电子档案。之 所以这样说，就在于电子档案的管理、 开发、利用对工作人员的计算机网络等 相关知识和技术要求较高，对存储电脑 的软、硬件配置以及对网络安全维护等 要求都更高，这也是一笔高昂且持续的 人力、财力的投入。 三、 “双套制 ”推进档案管理的科 学化发展 “双套制 ”是指将纸质文件制作成 数字化副本的从纸质文件到电子文件的 异质异地备份以及将电子文件转化成纸 质的方法。 “双套制 ”管理的最大优点在 于它兼有纸质档案和电子档案各自的优 势。 1.实现档案安全的“双保险” 电子文件传输、存储的安全性一 直广为诟病，一次病毒的侵袭，或者是 系统的崩溃，就可以使大量的信息难以 读取甚至化为乌有，这种损失是难以估 量的，也是任何一个机构和单位所无法 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 承受的。 “双套制 ”实施后，可以使档案 管理者免去了这些后顾之忧，保存一份 电子文件和一份纸质文件，等于是给档 案上了双保险，从而大大提高了档案管 理的安全性。 2.发挥电子文件方便检索的功能 档案保管的最终目的就是为了利 用，但传统的纸质档案由于大多都是单 份文件，所以说，利用起来往往效率很 低，长期利用还会给纸质档案带来一些 影响，电子文件在鞑俣群屠 用效 率方面与纸质档案相比具有较大的优势。 “双套制”保管与传统的纸质档案管理相 比，其检索和利用的效率得以很大提高。 纸质档案的检索一般靠人工，整个查询 过程不光速度慢，劳神费力，还容易出 错，而电子档案利用计算机管理，在归 档时就可以完成文件的著录、标引和检 索功能，极大提高了档案的检索速度， 方便利用者网上查阅，可以节省宝贵的 时间，缩短利用者与政府机关之间的距 离。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 3.延长档案原件的寿命 纸质档案往往由于反复利用，导 致使其寿命大大缩短，采用“双套制” 管 理可以达到一次扫描，终身受益的效果， 由于电子文件可以不受时空限制无限制 的传输利用而不会对原件造成一丝一毫 的损伤，因此可以大大延长档案原件的 使用寿命。 4.提高档案统计的速度 在档案管理中，统计工作是必不 可少的工作环节，其主要工作内容包括 文书档案统计、档案利用情况统计、科 技档案统计等等，这些工作比较繁琐， 在没有电子计算机的时代，每到年终岁 尾会有大量的统计工作积压下来。在实 行“双套制”管理后，由于事先将档案信 息都输入到计算