高职高专院校档案信息化管理的思考

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 高职高专院校档案信息化管理的思 考 人类社会进入二十一世纪，也就 进入了信息技术和网络技术的广泛应用 时期，在以互联网为代表的信息技术突 飞猛进的基础上，作为记录历史的档案， 应用计算机及网络对档案信息进行采集、 存储、检索、分析、传输，以及在网络 上建立档案目录中心、全文中心等数据 中心在网络上公布查询，让高校师生可 通过网络快捷、准确、全面地获取所需 的档案信息。档案信息化管理已经成为 档案工作发展的趋势和新要求。面对机 遇，如何克服高职高专院校起步晚、底 子薄、管理水平低的困难，借助学校的 网络建设工程，全力提高院校档案管理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 的信息化水平，是每一个高职高专院校 档案人应该去思考的问题。 中国论文网 /4/view-12749924.htm 1 目前高职高专院校档案信息化 管理面临的困难 1.1 信息爆炸带来了工作量的剧 增。高校扩招后，学生和教职工的数量 急剧增加，学生的学籍档案、教职工的 人事档案、学校的各种重大活动等信息 量呈爆炸式增长，档案内容更新更快， 载体形式更趋多样。这就加大了档案信 息的采集、鉴别、编辑的难度。过去以 纸质为载体的学校档案管理模式已经很 难达到当前的各种需要。 1.2 体制不健全阻碍了档案管理 信息化的进程。高职高专院校的档案一 般没有统一的机构管理，形成了文书档 案、科研档案、人事档案、财会档案、 设备档案归属不同业务部门各自管理的 局面，造成人力物力的巨大浪费，阻碍 了档案管理信息化的进程。 1.3 档案从业人员的素质不高制 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 约了档案管理信息化的进程。高职高专 院校档案管理的业务人员大多不是从事 档案管理的专业人员，他们学历层次不 高，不具备必要的专业技能，年龄结构 也不尽合理。有些人对档案管理工作的 重要性缺乏足够的认识，认为档案管理 工作可有可无，不是学校的大事。同时， 档案管理又由原来的手工管理转变为信 息化管理，更是客观要求从业人员必须 成为不仅要具有扎实的文化底蕴、一定 的外文功底，还要懂专业的档案管理知 识技能，还必须懂计算机管理技术和法 律法规的复合型人才。而所有这些知识 和技能都是目前高职高专院校的档案管 理人员所缺乏的。 1.4 经费不足导致档案管理信息 化建设滞后。目前，教学和科研是高职 高专院校经费投入的重点领域，而档案 管理方面经费的投入相对较小，这样信 息化管理所必需的计算机的硬件和软件 的采购就无从谈起，即使有了一定数量 的计算机和电子存储器对档案进行信息 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 化管理，但经费的缺乏，也使这些软硬 件系统得不到即时的更新和升级，从而 影响档案信息化管理的质量。当前很多 高职高专院校的档案管理依然停留在手 工检索、纸质载体阶段。经费投入上的 不足是高职高专院校档案信息化管理落 后的重要原因。 2 高职高专院校档案信息化管理 的重要意义 2.1 高职高专院校档案信息化管 理有利于维护学校教职员工的切身利益。 首先，高职高专院校档案信息化管理使 得学术档案更加丰富，为学校教师的教 学和科研提供了充裕的学术资料。其次， 完备规范的师资档案，为教职工定岗晋 级提供翔实的依据。最后，对于即将踏 出校门，走入社会的广大毕业生来讲， 有了信息化的个人学籍档案，对他们应 聘求职，找到理想工作有着更加重要的 现实意义。 2.2 高职高专院校档案信息化管 理是学校正规化、现代化发展水平的标 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 志。当下，各个高校都在加快学校的现 代化发展水平，而在建设现代化楼堂馆 所等的同时，建设高度信息化的档案管 理制度，是一个学校正规化、现代化发 展水平的标志。建立了信息化的学校档 案管理制度，必然大大促进高职高专院 校的教学、科研、人力资源管理和学生 管理等各方面工作，提升学校管理水平， 使学校成为教书育人、科学研究以及服 务社会的现代化高职高专院校。 2.3 高职高专院校档案信息化管 理有利于和谐社会的构建。目前的信息 化时代，科学技术作为推动社会发展进 步的第一生产力，对社会的物质文明和 精神文明建设越来越起到决定性的作用。 而高职高专院校作为科学技术的资源集 中地，作为培养实用技能型人才的基地， 建设信息化的档案管理制度，就能使学 校的科学技术资源更容易被社会共享， 从而更好地促进社会的发展进步，有利 于和谐社会的建设。 3 高职高专院校推进档案信息化 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 管理的方法 根据高职高专院校档案信息化管 理面临的困难，我们必须正视这些不利 因素，在思想上、体制上和投入上下功 夫，切实找到提升高职高专院校档案信 息化管理水平的方法。 3.1 加强学校档案信息化管理的 制度建设。完善的、切合实际工作需求 的档案信息化管理的制度和规范标准， 是高职高专院校档案信息化管理工作能 够安全、高效、有序推进的必要条件。 因此，从行政和技术两方面规划高职高 专院校档案管理的信息化建设，制定一 套严密、高效的工作制度，是一切工作 的重中之重。第一方面在行政组织保障 上，学校应根据自身情况，组织设立学 校档案信息化管理的组织协调机构，能 统一、高效地协调学校各个部门重视开 展档案信息化管理的工作。第二方面从 技术上要强化数字化档案的采集、保存 和利用的工作。首先，数字化档案的采 集主要通过互联网完成，由于大多数学 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 校的校园网的建设已经比较完备，因此， 各部门在完成电子文件的形成和归档后， 必须及时通过互联网传给档案管理部门 一份，形成一个习惯的机制。其次，数 字化档案的保存，要把文件制作和编制 检索同步进行，对存储器的容量性能要 有明确的限定，对保存的操作规范和安 全措施也要有明确的标准，这样才能保 障数字化档案的安全有序保管。最后， 在数字化档案的利用上，也要制定明确 的调阅权限，按规定办事，使得档案的 利用既高效又安全。 3.2 更新服务理念，拓展服务范 围。要想显著提升高职高专院校档案信 息化管理的水平，必须是以档案管理人 员的观念更新作为重要的前提，要向旧 式的手工档案管理的模式告别，以新的 信息服务理念作指导，确立积极创新的 思维以及主动服务的思想。有了思想观 念上的主动创新，就有可能拓宽档案管 理工作的服务范围，不仅为本学校的每 一位教职员工提供高质量的档案管理服 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 务，还要把学校掌握的科学技术资源， 推广到全社会当中，为我国的社会主义 现代化建设添砖，为和谐社会的构建加 瓦。 3.3 加强电子文件归档管理， 丰富优化馆藏。根据档案管理要求，对 不同类型载体档案（如，纸质档案、照 片、录音及录像档案等）进行数字化处 理和转换，加强对各类有参考和凭证价 值档案的收集，做好重大活动、重点建 设项目和重大科研项目档案的收集工作， 注意征集接收能反映本单位专长和特色、 本单位历史沿革等的档案材料，优化馆 （室）藏的档案结构。加强对高校电子 文件真实、鉴定、著录、归档工作，保 证产生有保存价值的电子文件真实、完 整、有效。研究电子档案接收、保管、 利用的技术方法，制定电子档案管理方 法。使不同类型档案信息资源都能充分 发挥应有的功能。 3.4 提升个人素质，创新服务手 段。高职高专院校档案信息化管理离不 开具有良好的专业技能的高素质人才， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 9 只有拥有了一定专业素养的人才，才有 可能依托现代信息技术去创新档案服务 的手段，提高档案服务的质量。因此， 高职高专院校在引进专业的青年人才的 同时，要定期举办现代档案信息化管理 知识的培训班，建立档案管理人员定期 进修学习制度，为学校的档案信息化管 理提供良好的人力资源保障。并且提高 档案管理人员的政治素质与工作责任感； 提高学历层次；加强经验交流，探索档 案工作规律和信息化管理方法。有了具 有现代档案管理以及信息技术的专业人 才，就能够丰富档案管理的服务手段和 为高校的发展提供更好的服务，比如， 网上档案检索、在线服务、电子文档自 动上传采集等新式服务手段。 3.5 增加经费投入，保证档案信 息安全。现代信息化的档案管理系统除 了需要计算机、服务器以及电子存储设 备等以外，还需要一些专业的档案管理 系统和数据管理的软件，这些都需要较 多的经费投入。因此，高职高专院校要 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 10 满足档案信息化管理必需的经费，为档 案信息化管理提供必要的资金保障。有 了充足的资金保障，就可能提高电子档 案的安全性，一方面建立严密科学的管 理制度，对电子档案实行全过程的监督、 检查和指导，保证归档电子文件的真实、 完整和有效。另一方面采用一些技术措 施，如，加密技术、防写技术、访问权 限控制技术等提高档案信息的安全性。 另外更要严格执行保密法 、 档案法 ，强化安全防