如何开好一个会议

如何开好一个会议 一个进行得宜而具有效率的会议，通常是顺利解决待处理的事项，这是团队合作良好、士气高昂与向心力强的表现，也是组织健全的表征。 这样的会议，对你个人而言，是一种挑战，也是一种机会。在会议上良好的表现，可以促成你职责的增加。有效的会议，可以集合众人的智慧和经验，群策群力，合作解决各种疑难的问题。 一、会议的准备 (一)几种会议类型的特征： 1、简报性质的会议 归集与分发有关的资讯，是主持一个新会议的重要起步，简报会议的目的是要分享每一个与会者的知识，建立权责范围并且沟通工作的目标。这种通常被称为简报的会议，也适用界定某些问题，所以，主持这类会议最好以正式的方式召开，并由强有力的主管来担任主席。 2、检讨性质的会议 进度检讨会议是专案管理、客户管理或经销商管理的重要工作。 这种检讨会议，通常是配合该专案的需要，定期举行。这种会议进行时，先由每个人就其个人的工作进展提出报告，其他与会者则相互发问质询或公开讨论。主持这种会议需要较高技巧，因为大部分与会者彼此熟识，所以这种会议应以“有准备的非正式”方式来举行最为恰当。 3、解决问题的会议 这一类型的会议，如果时间允许，有时必须分为两次会议来讨论相同的问题：第一次先界定问题，第二次再讨论解决问题的方法。同时可利用两次会议中间的空档，研拟各种解决问题的方案。由于问题经常很紧急，因此无暇做太多的准备，所以这类型的会议，通常是以非正式的形式召开。非正式的另一个好处是，可避免大家浪费时间在推卸责任、掩饰过错上。 (二)会议的准备 1、会议室内应准备的事项：出席者的名牌、隔音与空调设备、会议室内禁接电话(室外代接留言)、笔记本与铅笔、挂图架、影印机、电插头及延长线、会议桌、椅子、黑板(白板)、麦克风、投影机、幻灯机、茶水等等。 2、召开会议前的探讨事项： . 召开这项会议的目的为何？ . 哪些人需要参加？ . 在何时何地召开较方便？ . 应采取何种方式(正式、非正式.)召开？ . 是否事先发出有关资料与议程表？ . 是否需要准备特殊的设备(麦克风、视听辅助工具.)？ . 各个议题的讨论顺序如何安排？讨论时间如何分配？ . 有无任何利益冲突之处？ . 需不需要事前的个别沟通？ . 采用何种记录最适合？能不能指定一位与会者做记录，还是需请秘书人员负责？ . 是否有新成员加入讨论，对他们是不是需要先作简报？ . 是否需要准备茶点？利用进餐时间继续会议，以节省时间。 . 是否需要有其它设施(如停车位、贵宾接待室等)，以便利外界的与会人士？ 二、如何参加会议 （一）出席会议前的准备 为了让自己在会议中的发言，能掌握重点，而有效达到目的，你在出席会议之前，应做下列的准备： . 仔细阅读事先分发的文件，如有不清楚的地方，先查问清楚。 . 应明白自己的目的，设法争取别人支持你的立场。 . 事先准备你的提案，但是提案的内容要有弹性。任何的提案都需有应变的准备。 （二）在会议中应有的表现 . 敏锐地倾听：要多练习这种技巧。它可以诱导出有意义的问题，增进大家的了解，并且保持会议中的轻松气氛。 . 直接回答问题：可使会议不致离题，避免浪费时间。 . 澄清疑问：“你是说，在月底之前可以供应这些物料？” . 控制进度:“现在已是下午三点半,我们目前进行到哪里了？” . 重申重要之处：“让我们再确认一下.” . 必要时，要有改变你原定策略的准备。 . 表示愿意支持的态度：“我认为这项建议很不错.”。 . 针对问题：“我们真正的问题，究竟是什么？” . 直截了当地问：“你真正的意思是什么？” . 备有正确的资料来支持你的论点。 . 除非有紧急情况，否则在会议中不应接听电话。 . 不要打断别人的话。 . 不要害怕让别人知道你的感受。 . 避免做出会扰乱别人注意力的动作，例如轻敲铅笔等。 . 当别人发言时，不要与领座窃窃私语。 . 心平气和：除非故意表态，否则绝对不要发怒。 （三）出席会议的技巧 . 不要太急于发言。不妨先让别人发表意见，理性地整合他人的看法，然后则组成自己的见解，再发表出来。 . 顺水推舟。如果你知道某些人的看法与你相同，则先让他们发表意见，接着你再发言支持他们的论点，并补充遗漏之处。 . 临机应变。在会议进行中，要随时掌握状况的变化，于必要时，要采取变通办法。会议中发生不预期的状况，有时反而会带来更好的结果。 . 始终保持理性。要以平常心自处；要有幽默感(但并非尖酸刻薄)；态度不要太过激动，既伤神又不易使人接受。失去冷静，通常也会输掉辩论。 . 倾听所有的意见。即使是反对意见，也可能带给你一些新想法，别人的意见，可能使你考虑到某些以前未曾涵盖的层面。 . 不要敷衍。如果你不知道某个问题的答案，就不要强充内行，随便敷衍。你可以允诺在会议后尽快回答，或者可能的话，征得主席许可，立即去查询资料，再提出回答。三、如何主持会议 身为会议主席，你要特别注意议程的进展，须知如何有效领导会议，顺利产生结论，是你的主要责任。所以你自己不宜参与太多的讨论。如果对某些议题有许多意见要发表，则在讨论这项议题时，宜请别人代为主持。 保护弱者，约束强者。 不要只注意发言的人，也要观察听众的反应。 确使会议达成结论，澄清问题，并就解决方法达成协议。 通过各项进度的期限，决定下次会议的日期、时间、地点。 会后快速将会议记录(决议事项及分工情形)，分送给每位与会者及有关人士。四、会议的运作技巧脑力激荡(Brainstorming) 脑力激荡，是一种很好的开会技巧。但是由于一般人很难跳出眼前问题的范围，未能自由奔放脑力，而且当产生创意时,又不敢随便发表异想天开的话,所以真正有效的脑力激荡会议，并不可多得。 若想通过召开会议来寻觅新的创意，主持会议者必须具有敏锐的驾驭技巧。这种会议如能召开成功，其效益将非常巨大，因为新的创意乃是企业成长的原动力。这种类型的会议最好以非正式的形式召开，气氛比较好(例如午餐会)，主席应牢记要鼓励大家踊跃发表意见。仲裁(Arbitration)仲裁也是一种很重要的开会技巧。举行仲裁性质的会议时，主持会议者的责任颇大。这种会议，必须做事先的协调安排工作。通常要先与出席者充分沟通，以了解他们的态度与立场。 仲裁会议的开会方式应由主席或召开主管视情况而决定，以期达到预期的结果。请记住，意见的一致，并不是会议的目的所在。如果说，大家之所以一致通过一项决议，其目的只是为了暂时隐藏冲突的话，那就失去了意义。附：会议形式正式会议 委员会、董事会、大型简报和检讨专案进度会议等，大都采用这种方式。在人数较多或讨论主题较多时，唯有正式会议，才能有效控制整个场面。正式会议应具备的基本要素是：事先拟定结构化的议程，每项议题均做好时间分配，并将这两项安排征求出席人士同意后，由主席加以控制。非正式会议 这可能是临时召开的讨论会或正式会议的会前协商会议。非正式会议，通常是用来解决某项特定的问题而不是讨论整体性的主题。非正式会议可以临时召集，不一定需要事先通知。会议的结果可能是一个计划，一个解决方案，或要求召开较大的正式会议(先开会来决定要不要开会)，这种会议参加人数一般在两人到六人之间。有计划的非正式会议 对企划人员而言，这是最常用的一种会议方式。您可以选定主题、准备讨论资料、选择与会人士，以一对一或团体的方式开会。事实上，所有的业务接洽与交涉，都应该当作是有计划的非正式会议来加以准备。如此可以掌握交涉的结果，以避免造成误解，或浪费时间。五、有效会议应遵循的原则会议前： （1）研究是否有不必要开会或取代开会的办法； （2）主管限制或减少自己的出席； （3）减少出席人数，通常人数以七十二人最佳； （4）配合大家的时间，选择最适当的开会时间； （5）选定最适当的开会地点； （6）会议目的应公开，且要有明确的议程； （7）估计会议成果，培养与会者的成本意识 （8）限制开会时间及各议题的时间。会议中： （1）准时开会； （2）指定专人记时和记录； （3）必要时不妨考虑“站立开会”，以免长篇大论，浪费时间； （4）单刀直入，尽早进入主题； （5）防止其他事妨碍会议的进行，尽量避免干扰； （6）务以达成目的为尚，让