信息系统“管”好人和钱 北京移动人力资源管理无忧

宏景 e-HR 案例：信息系统“管”好人和钱 北京移动人力资源管理无忧 源自：宏景软件 “人”和“钱”是人力资源部最需要处理的事物之一，HR 的工作内容恰恰就是与“人”和 “钱”打交道。在资源有限的前提下，怎么让这对烫手的山芋变得不温不火、温凉可口？如何 花费最少的时间尽快处理好繁琐重复的行政事务？在帮助企业获得竞争优势的过程中，如何实 现人员使用效率最大化？在对如何提升人力资源管理水平的问题解疑答惑的道路上，北京 移动走过了一些曲折，征服了一些崎岖，最终找到了自己的正解。 旧系统的烦恼 北京移动通信有限责任公司人力资源部的张天新依然记得他刚来到北京移动人力资源部时 使用信息系统的情况。 北京移动在 2002 年与其他分公司统一选择了国外一家大型软件厂商的信息管理系统，这套 系统涵盖的功能很全，却因为是国外软件的翻译版，在语言上有所冲突。尤其国内人士大多习 惯 Excel 的横纵列表，但这套软件的系统是一个打穿界面；使用者在系统不停延伸展开的树状 界面里，越点击越纵深，最后做完了自己的业务，却发现“找不到回来的路了”。 这套系统体现的是一种国外企业的管理模式，每次使用这个系统，即使是一次简单的部门 资料查询，用户也需要完整地跑一次请求，而集团企业的部门和人数众多，每项业务和工作都 在系统里跑请求，速度显而易见慢了很多。北京移动在试用这套系统时，和财务、计费、物流 等系统发生了冲突，让它抢走了很多资源和网络带宽，薪酬和人力资源部分也就一直没敢纳入 这个系统里。 在北京移动，薪酬发放有 7 个人分别处理，交由一位负责人汇总后，再进行第二笔的续发 和纳税；以后的第三笔、第四笔续发都实行分层管理。这些琐碎的工作怎么能纯粹用手工做得 完呢？2004 年以前，北京移动人力资源部门便单独使用着一套国产软件进行薪酬和简单的人事 管理。 然而多年来，这套国产软件系统几乎没有进行过升级，已经不能适应北京移动日益成熟的 人力资源管理体系。令人烦恼的是，经过协商拿到的最新免费试用版本却让 4000 人的数据导入 花去了一个小时的时间，其对薪酬层级管理的处理速度让人力资源部失去了耐心。更让张天新 和同事陷入困境的是，这个公司派出为北京移动服务的项目接口人忽然离职，而这时，计划升 级的系统还没上线。“前半截的功夫全白费了。” 谨慎选择 经过前面的磨合，张天新和同事们有了明确的需求，再找合作伙伴，他们也变得异常谨慎 起来。由于薪酬管理的私密性较大，这个工作没有交给 IT 部门，负责薪酬工作的张天新开始了 私访之路。 在集团的报表会上，张天新认识了宏景软件一位 IT 出身的销售人员，好用的报表和准确到 位的讲解让张天新对其 HRP 系统留下了深刻印象。张天新从销售人员那里拿到测试版本免费试 用了两个月，在这两个月里把数据导入导出、数据合并、与现有系统是否易连接、数据的维护 是否连续、是否方便管理等指标一一进行了测试。 测试结果虽然让张天新喜出望外，但他还是又花了几个月时间认真考察测试了市面上类似 的软件，“一般公司的销售人员卖完了产品就不管别的了，宏景软件的实施和服务很扎实，是 一个做实业的公司。”这套产品的性价比让张天新也很满意。他开始撰写项目建议书，并向上 级领导做了三次汇报，详细说明了这套系统的可用之处。上级领导接受了张天新的建议，同时 提出了 3 点关键要求：系统一要灵活；二要简单，让每个人能简单方便地使用；三是后期开发 要跟上。 测试出香甜的馅饼 敲定项目后的前三个月里，张天新和同事们搭起了基本框架，然后开始进行测试。 “测试是要把真实环境和模拟环境同时做，而不是随便点两下摁两下就完了。”一说起测 试，张天新对那几个月翻倍的工作量记忆犹新。同时做两个环境就意味着把当月的数据用新旧 两个系统做两套账，用旧方法做完的数据用来向银行交税，新系统计算出的结果要与旧系统核 查是否一致。就这样，两套系统的并行持续了四个月。 终于到了第四个月，系统的优势呈现在了大家面前：维护界面保留了以前的横纵坐标样式， 但用户不必再点击下一个页面，而是直接在横纵坐标交叉点上点鼠标左键就可以直接输入；系 统支持 Word 文档中复制粘贴全选等快捷键，这对每个月都要输入基本工资和员工工资账号的财 务部门来说莫不是香甜的馅饼。因为这些数据输入工作非常琐碎，输对了没奖励，一旦输错却 要等着挨罚。支持复制粘贴功能的系统能让自己降低出错几率，自然是个利好消息参与项 目的同事和财务部门纷纷欣喜地催促张天新赶快把系统上线。 “薪”情尽在掌握 上线后,北京移动所有的员工都已能够根据各自的权限进入宏景人力资源信息系统并对数据 进行维护更新，人力资源部领导和薪酬管理人员根据需要随时调看数据、进行统计分析。软件 的“用户管理”功能，就这样很好地解决了薪酬福利管理人员的功能授权、记录授权、指标授 权、工资类别授权等复杂需求，真正做到了流程清晰，各区域薪酬福利维护人员心中有数，互 不干扰，各司其责；保证了数据维护的保密、及时、准确，又能使繁重的维护工作量得以分解。 除了利用系统进行快速的薪资计算和薪资发放外，张天新和同事们应用宏景软件的薪资分 析系统时，发现系统不仅为北京移动人力资源部的薪酬管理工作提供了测算依据，并为人工成 本的统计提供了数据支持，进而以规范化工具、固定图表的呈现形式，减轻日常薪资分析工作 的压力。 薪资分析功能可方便的实现各类分析图表，如：“公司历年员工数量变化表”、“历年公 司员工薪资水平变化表”、“历年公司员工薪资结构图”、“历年公司员工工资水平变化”、 公司各层级人员总体收入中各项比例”(层级分类可随时调整，比例根据员工工资实发值计算得 出)、 “公司各职级员工人工成本结构中各项所占比例”等几十种统计分析，统计分析涉及到 的表格、图例均可任意增删指标、随时添加选项、随时增减曲线等灵活的修改功能；同时还可 根据现有图表，编制出同样类型、不同指标的图表。 在张天新看来，宏景人力资源系统中薪资分析功能的完善不仅满足了北京移动的管理需求， 更重要的是它为北京移动薪酬体系的进一步完善，提供了有力的分析支持与保障。 公司年度薪资体系标准值和实发值的比较分析 系统首先用在张天新的薪酬部门让人力资源部的领导“看不过眼去了”，“怎么能这么 自私呢？系统既然好用就给人力资源部门都用吧。”得到主管领导的授权，人力资源管理 系统推广到包括绩效管理、职位管理在内的整个人力资源部，把间接员工的管理也纳入到了统 一体系中来。 直接管好间接员工 “这套人力资源管理系统在整个部门推广以后反而增加了工作量。”有人扔出了这枚“炸 弹”。而张天新却淡定如初，丝毫不觉得这有什么令人诧异之处。为何增加了工作量其他企业 还争先来取经，纷纷叹服这种管理方式之妙？这里面大有玄机。 老百姓对移动通信服务的使用越来越广泛，北京移动的发展也一日旺过一日。为了给用户 提供便利的服务，移动通信营业厅在北京市街头巷尾遍地开了花，1860 服务也逐渐丰富起来。 而对于北京移动来说，所有的厅台服务员、收银员、咨询员、话务员的工作虽然体现着公司的 服务质量，但这部分员工的流动性也很大，北京移动便采取请劳务派遣公司为其招聘间接员工、 与劳务公司签定中间劳动合同的方式对其进行管理。 与六家劳务公司的合作，令北京移动拥有了一支比公司直接员工多出数倍的庞大员工队伍。 而同时，对间接员工直接的管理权其实握在劳务公司手中，劳务公司只需要按照北京移动的要 求对员工进行培训、安排上岗、从北京移动领取劳务费并向员工发放工资就可以完成任务。 “现在，这套 HRP 系统让劳务公司也用起来，所有员工的信息我们在系统里也一目了然， 我们把这些间接员工当直接员工一样管理维护起来。”张天新说。让劳务公司用 HRP 系统的初 衷虽好，却带来了工作量的增加。 在劳务公司，员工工资在以前大都输入 Excel 表再交给北京移动，而且数据统计经常发生 不准确、丢失的情况；最重要的是，北京移动无法真实了解劳务公司对员工的管理培训、发放 薪酬奖金事务的进展和效果，很可能因此而影响到员工对客户的服务质量。在几乎没有先例的 情况下，给劳务公司免费建 HRP 系统。人力资源部做了这样一个大胆而坚决的决定。 建数据库很快，张天新和同事很快就通知劳务公司，可以收集数据入库了。“真正花时间 精力的是系统连接、网络环境测试工作。”怎么从外部公司的软件登录北京移动的软件系统？ 劳务公司进入北京移动内网是否经过资格认证？如何为他们改资质？随着劳务公司的登录，如 何用技术手段把病毒阻隔下来、维持数据安全？ 加班加点做完这些前期工作后，劳务公司不再使用 Excel 表格上报员工信息，也不再像以 前一样随意哪天想录入就是哪天、哪天想发工资就是哪天，而一概按照北京移动人力资源部的 工作周期，每月 15 号之前必须把数据录进系统、怎样把考核机制公布在系统上供人力资源部门 监督。“我们要经常给他们打电话，催他们录入数据，帮助他们改变过去旧的工作习惯，并习 惯于通过系统把管理机制透明起来。”说起系统并行阶段的烦琐工作，张天新的语调低沉下去， 但马