蓝凌标准产品合同管理用户操作手册.doc

（编号：co0203） 蓝凌标准产品 合同管理 用户操作手册用户操作手册 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -i- 变更记录变更记录 修订版本号修订版本号日期日期修订人修订人 图、表、图、表、 段落号段落号 a a m m d d 标题或简单描述标题或简单描述 1.0 全文修改。 1.1m 格式、语法、错字修改。 1.2m 目录修改 1.3 角色修改 附注：附注： a a 增加 m m 修改 d d 删除 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -ii- 文档审批记录文档审批记录 发布版本号发布版本号审核日期审核日期审批人审批人标题或简单描述标题或简单描述 1.0 手册内容审核 1.0 手册内容审核 1.0 手册格式审核 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -iii- 目目 录录 1 合同管理合同管理.1 1.1 功能简介 1 1.2 使用说明 1 1.2.1 合同文档新建 1 1.2.1.1 “合同文档”标签页.2 1.2.1.2 “相关人员”标签页.3 1.2.1.3 “阅读记录”标签页.3 1.2.1.4 “流程审批”标签页.3 1.2.1.5 “其它记录”标签页.3 1.2.2 合同文档审批 4 1.2.3 合同文档归档 4 1.2.4 合同文档用印记录.4 1.2.5 合同文档打印记录.5 1.2.6 合同文档合同打印.6 1.2.7 合同文档新版本.7 1.2.8 合同文档授权 9 1.2.9 阅读文档.10 1.2.10 搜索文档.10 1.2.11 删除文档.10 1.3 维护配置 10 1.3.1 流程设置.10 1.3.2 合同类别设置10 1.3.2.1 合同类别新建 .10 1.3.2.2 合同类别编辑 .12 1.3.2.3 合同类别删除 .12 1.4 角色说明 12 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -1- 1 合同管理合同管理 1.1 功能功能简介简介 合同管理是对各类合同的起草、审批和归档进行管理。由管理员定义合同审批节点，用户起 草合同文档，经过各部门的审批后发布，最后归档合同。 功能描述： 类别设置：设置合同的类别，使合同分类放置，方便查阅。 合同管理：创建合同文档，相关人员可对合同进行审批，合同归档，合同打印，合同授 权，合同新版本。 合同管理主页面如下图所示。 （合同管理图1.：合同管理主页面） 1.2 使用说明使用说明 1.2.1 合同文档新建合同文档新建 展开左边目录树，选择“按类别”目录，点击【新建】按钮，进入新建合同文档页面，如下 图所示。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -2- （合同管理图2.：新建合同主文档页面） 1.2.1.1 “合同文档合同文档”标签页标签页 “合同文档”标签页，主要信息如下。 合同名称：填写当前合同文档的合同名称（当前版本1.0）。 版本：由系统自动记录当前合同文档的版本号。 内容摘要；填写当前合同文档的内容摘要。 办理说明：填写当前合同文档的办理说明。 合同简要表合同简要表 起草人：由系统自动记录当前文档的起草人。 创建时间：由系统自动记录当前合同文档的创建时间。 合同类型：选择当前合同文档的类型。从右边的下拉列表框中选择合同类别。 合同编号：填写当前合同的编号，必填项。 预算编号：填写合同的预算编号。 承办人：系统默认为当前起草人，也可自己选择承办人。点击承办人右边的“选择”，从弹 出的地址本中选择合同的承办人。 承办部门：设置当前合同的承办部门。点击承办部门右边的“选择”，从弹出的地址本中选 择合同的承办部门。 相关项目：填写合同相关项目。 输入合同的甲方、乙方、币种、合同总金额和付款方式；选择合同会签限定完成时间、合同 定稿时间、合同签订时间信息。 【暂存】 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -3- 点击【暂存】按钮，文档存入“草稿箱”，起草人可对暂存的文档进行编辑、删除、提交等 操作。 【提交】 输入完毕，点击【提交】按扭，提交合同文档。 1.2.1.2 “相关人员相关人员”标签页标签页 “相关人员”标签页，记录的是当文档发布以后，被授权阅读当前文档的人员，如下图所示。 （合同管理图3.：“相关人员”标签页） 1.2.1.3 “阅读记录阅读记录”标签页标签页 “阅读记录”标签页，记录的是当前合同文档发布以后，阅读当前文档人员，如下图所示。 （合同管理图4.：“阅读记录”标签页） 1.2.1.4 “流程审批流程审批”标签页标签页 “流程审批”标签页，记录的是当前文档的审批流程信息。 1.2.1.5 “其它记录其它记录”标签页标签页 “其它记录”标签页，记录了当前合同文档的打印和用印记录，如下图所示。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -4- （合同管理图5.：“其它记录”标签页） 1.2.2 合同文档审批合同文档审批 审批合同文档的具体操作请参考lks-ekp 产品使用手册_通用操作“审批”。 提示：提示：审批通过的文档状态为“定稿”，可以在“按状态”目录下的“定稿”文件夹查看文 档。 1.2.3 合同文档归档合同文档归档 打开已定稿的合同文档，页面如下图所示。 （合同管理图6.：合同文档页面） 【归档】 点击【归档】按钮，可将合同进行归档，归档后的合同文档状态置为“已归档”，可以在 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -5- “按状态”目录下的“已归档”文件夹中查阅，也可在“已归档合同”文件夹中查阅。 1.2.4 合同文档用印记录合同文档用印记录 【用印记录】 打开已定稿的合同文档，点击【用印记录】按钮，进入用印记录文档填写页面，如下图所示。 （合同管理图7.：用印记录页面） 用印记录基本信息如下。 姓名：由系统自动记录录入者的姓名。 时间：由系统自动记录录入的时间。 单位：填写用印单位的名称。 章印类型：填写章印的类型。 用印：填写用印的备注。 【提交】 填写完毕，点击【提交】按钮，提交文档，“其他记录”标签页中显示用印记录信息，可链 接打开查看，页面如下图所示。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -6- （合同管理图8.：其他记录页面） 1.2.5 合同文档打印记录合同文档打印记录 【打印记录】 打开已定稿合同文档，点击【打印记录】按钮，进入打印记录页面，如下图所示。 （合同管理图9.：打印记录页面） 【提交】 输入打印份数和打印用途，点击【提交】按钮，提交当前打印操作，并记录在“其他记录” 标签页中，如下图所示。 （合同管理图10.：其他记录标签页面） 1.2.6 合同文档合同打印合同文档合同打印 打开需要打印的合同文档，页面如下图所示。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -7- （合同管理图11.：合同文档页面） 【合同打印】 点击【合同打印】打印按钮，打开打印页面如下图。 （合同管理图12.：合同文档打印页面） 【打印】 页面显示所有的合同信息，点击【打印】按钮进行打印。 1.2.7 合同文档新版本合同文档新版本 【新版本】 合同起草人打开定稿的合同文档，可创建合同新版本，合同文档页面如下图。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -8- （合同管理图13.：合同文档页面） 点击【新版本】按钮，新版本页面如下。 （合同管理图14.：创建合同新版本页面） 当前版本号将由原版本号自动加1，输入合同新信息，提交合同文档。 历史版本的文档可在“旧版本”标签页中查看，如下图所示。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -9- （合同管理图15.：记录合同版本标签页） 创建新版本是拷贝一份原版本的文档，作为一份新草稿。新版文档将继承最近的旧版文档的 部分信息。由于文档的版本号具有唯一性，所以当前文档只要有人已经点击【新版本】按钮，在 文档新版本没有正式发布前，其他可编辑者不能创建文档的新版本。当前版本审批结束后或点击 【撤消新版】按钮，撤消新版本，方可创建新版本。 提示： 1如果只是创建了合同新版本，未执行提交，系统将其放置在“草稿箱”文件夹中。 2创建新版本时，作者未执行提交就关闭文档，则当前新版本文档会作为草稿存在作者的草 稿箱中。 3创建的新版本通过审批以后，在模块中显示的就是当前的新版本文档，历史版本的文档就 不再显示。在于新版本的“旧版本”标签页中记录历史版本。 1.2.8 合同文档合同文档授权授权 提示：提示：已经归档的合同文档，才能由管理员授权阅读。 【授权】 打开合同文档，在主文档页面中，点击【授权】按钮，进入合同授权页面，如下图所示。 （合同管理图16.：授权页面） 授权人：当前操作者。 授权时间：系统自动记录授权时间。 授权阅读者：设置授权阅读者，被授权的人员可以查看合同文档。 通知方式：设置通知授权阅读者的方式。 设置完毕，点击【提交】按钮，提交文档。授权阅读者，被记录在相关人员标签中，如下图 所示。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -10- （合同管理图17.：相关人员页面） 1.2.9 阅读文档阅读文档 可以按照所选择的不同分类来查阅文档，使用目录树和翻页操作。具体可以参考lks-ekp 产品使用手册_通用操作“目录树”和lks-ekp 产品使用手册_通用操作“翻页”。 1.2.10 搜索文档搜索文档 搜索包括快速搜索和高级搜索。搜索使用方法可以参考lks-ekp 产品使用手册_通用操作 “搜索”。 高级搜索的搜索条件包括合同主题、合同类别、起草人、承办人、承办部门、起草时间 1.2.11 删除文档删除文档 可删除已正式提交的文档，一般用户只能删除自己的草稿文档。具体操作可以参考lks-ekp 产品使用手册_通用操作“删除文档”。 1.3 维护配置维护配置 1.3.1 流程设置流程设置 流程设置主要包括参数设置和授权设置，具体的操作请参考lks-ekp 产品使用手册_通用操 作“流程设置”。 1.3.2 合同类别设置合同类别设置 合同类别文档中包含类别名称、流程定义和附件权限等内容，主要用于创建合同文档时将使 用类别进行文档分类。 1.3.2.1 合同类别新建合同类别新建 【新建】 展开左边导航树，选择“合同类别”目录树，打开合同类别主页面，如下图所示。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -11- （合同管理图18.：合同类别主页面） 点击【新建】按钮，打开创建合同类别文档页面，如下图所示。 （合同管理图19.：新建合同类别页面） 合同类别名称：填写合同类别的名称。 可起草合同人：设置可使用当前类别起草合同文档的起草人。 流程定义：设置本类别下合同文档的审批流程。具体操作请参考lks-ekp 产品使用手册_通 用操作“流程定义”。 合同注意事项：填写合同注意事项。 附件权限：设置使用当前类别创建的合同文档的附件权限。 系统自动记录合同类别创建人、创建时间、最后修改人和修改时间。 【保存】 输入完毕，点击【保存】按扭，保存合同类别信息。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有 -12- 1.3.2.2 合同类别编辑合同类别编辑 【编辑】 如果需要修改合同类别信息，在合同类别主页面中，选定需要编辑的合同类别，单击进入当 前合同类别页面，如下图所示。 （合同管理图20.：合同类别编辑页面） 【编辑】 点击【编辑】按钮，文档进入编辑状态时，可执行修改、删除各类数值。 【保存】 修改完毕，点击【保存】按钮，保存编辑结果。 1.3.2.3 合同类别删除合同类别删除 【删除】 如果需要删除合同类别信息，在合同类别主页面中，选定需要删除的合同类别，点击【删除】 按钮，可删除合同类别文档。 1.4 角色说明角色说明 合同管理角色说明： 角色名称角色名称角色权限说明角色权限说明 flowmanage 创建,维护合同流程：具有创建、维护合同类别文档的功能。 admin 阅读所有文档：具有阅读所有文档的权限。 createdoc 创建合同文档：具有相关权限的用户能创建合同文档。 deletedoc 合同文档：具有相关权限的用户能删除合同文档。 deleteflow 删除合同流程：具有相关权限的用户能删除合同类别文档的功能。 合同管理用户操作手册 landrayekp. 蓝凌 版权所有