推进基层档案信息化应注重做好四方面工作

推进基层档案信息化应注重做好四方面工作 2 0 0 随着现代信息技术的迅猛发展，档案信息化建设已势在必行。纵观我国的档案界，顶层高度重视，态度前所未有，专家不遗余力，水平国际领先，信息化建设的政策和标准体系已基本形成。再看社会方面，相关企业积极参与，技术方案不断完备，应用软件日益丰富。然而，广大的县级以下基层档案馆 (室 )，却普遍面临意识不强、重视不够、资金短缺、人才匮乏的困境。如何破解工作难题，尽快改变基层档案信息化工作现状，笔者认为，必须立足现实，找准突破口，抓住关键点，稳扎稳打，逐步推进。当前，应着 重做好以下四方面工作。 一要广泛宣传。 对问题的认识程度决定对问题的解决态度和力度。认识问题是解决基层档案信息化进程滞后的首要问题。要通过对各层面人员的广泛宣传，努力构建良好的档案信息化建设外部环境。结合业务会议或工作检查，向局馆干部职工、基层档案室人员深入宣传档案信息化建设的必要性和现实意义，强化档案工作者自身的意识，为建设一支合格的档案信息化工作队伍奠定基础 ;利用政府电子政务建设、机关效能建设、数字城市建设等机会，积极向地方党委政府主要领导汇报，宣传档案信息化的重要性和迫切性，强化领导意识，求得领导重 视，为争取政府专项资金创造条件 ;借助查档服务窗口，针对传统档案的利用方式不能满足新时期广大人民群众对档案利用需求的矛盾，随时向社会民众宣传信息化服务的便捷与高效，为档案信息化建设营造浓厚的社会氛围。 二要科学规划。 规划是纲领性文件，体现一项工作是否科学、合理与可行。档案信息化建设本身就是一项系统工程，涉及基础设施建设、信息资源建设、应用系统建设、人才队伍建设等诸方面内容，必须全盘考虑。要做好规划，首先要对本地区本单位信息化工作的基础和现状作全面详尽的分析。可以将档案信息化建设的具体内容按照专业部门的权威 解读予以细化，制成一目了然的工作表，厘清本地区本单位档案信息化的硬缺口，在此基础上，研究确定工作目标，明确工作任务，并予以分解，列出分年度工作计划，同时提出针对性措施，制定出切合实际的建设方案，既不能贪大求洋，又要能充分满足信息化建设需求。可以一次规划、分步实施。 三要优化培训。 决定的因素是人不是物。档案信息化建设能否稳步推进，如期实现预定目标，关键在建设一支合格的职工队伍。鉴于基层实际，短期内充实批量专业人员是不现实的，只能把功夫用在更切实际的岗位培训上，培训方式应多样化。可以从省市档案主管部门或有关 企业聘请信息技术方面的专家或专业技术人员，以讲座方式开展集中培训 ;可以通过购买产品、购买服务等方式进行小组化或一对一岗位实践培训。要通过培训构建分层次信息化技术工作网络。首先是县本级档案局、馆，要以局 (馆 )职工队伍建设为核心，根据具体情况确定若干名业务骨干，着力打造本地 “土专家 ”。其次是各级各类基层综合档案室，通过选择适量基本功较好的档案员，分片区建立档案工作协作组，建设区域档案信息化专业队伍。 四要稳步实施。 一个行动胜过一打纲领。档案信息化建设，最终要落实在一个 “做 ”字上，就是要兑现档案信息化的内涵， 达成信息化建设的目标。档案信息化，简言之，就是档案的数字化、网络化、社会化的过程。目前，广大基层档案馆 (室 )的现存档案，大多还是传统载体而非数字形态，网络化更无从谈起。因此，基层档案信息化建设的首要任务，就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。这是一项工作量巨大的艰难任务。从何做起 ?应当根据档案馆 (室 )自身人力物力的条件，选择一到几个已开放的、与社会民众切身利益密切相关、使用频率高的专题，采取项目化管理方式，做实做精，然后循序渐进，考虑并逐步解决增量档案数字化、文档一体化、电子文件归档