精益管理简明读本.doc

精益管理是一种思想精益管理是一种方法精益管理的核心理念：消除浪费 降低成本 提高效率 持续改善提升满意度17目 录一、精益管理简述1什么是精益管理 11.1精益管理的起源与发展 1.2精益管理的定义1.3精益管理的核心1.4精益管理能给我们带来什么2.什么是浪费 32.1浪费的定义2.2 行政管理中“七种浪费”3.什么是行政成本 44.什么是行政管理效率 5二、精益管理主要工具1. 5S管理62. 目视化管理 103. 最适合工作流124. 改善13 5. 技能矩阵15三、质监部门如何推行精益管理1. 总体思路162. 项目实施172.1 识别浪费阶段 17 2.2 分析浪费阶段 192.3 改进阶段 222.4 标准化和持续阶段 22四、精益管理案例1. 丰田汽车精益管理案例242. 家电企业精益管理案例：恩布拉科,一切从实际出发 283. K公司的5S活动实录 33五、附件1. 行政管理中七种浪费详解382. 精益管理与ISO9000之比较503. 市质监局推行精益管理工作方案514. 行政机关推行精益管理需要注意的几个问题56一 、精益管理简述1.什么是精益管理1.1 精益管理的起源与发展精益管理源于精益生产(LPLean Production)。美国麻省理工学院教授詹姆斯P沃麦克等专家通过“国际汽车计划(IMVP)”对全世界17个国家90多个汽车制造厂的调查和对比分析，于1992年出版了改造世界的机器一书，认为日本丰田汽车公司的生产方式是最适用于现代制造企业的一种生产组织管理方式，第一次提出了“精益生产”的概念。四年之后，该书的作者出版了它的续篇精益思想，进一步从理论的高度归纳了精益生产中所包含的新的管理思维。近年来，“精益生产”理论被延伸至企业经营活动全过程，扩展到服务型企业和非赢利性组织，发展成为“精益管理”。精益管理由最初的在生产系统的管理实践成功，已经逐步延伸到企业的各项管理业务，也由最初的具体业务管理方法，上升为战略管理理念。 精益管理要求企业的各项活动都必须运用“精益思维”(Lean Thinking)。“精益思维”的核心就是以最小资源投入，包括人力、设备、资金、材料、时间和空间，创造出尽可能多的价值，为顾客提供需要的产品和及时的服务。精益管理的目标可以概括为：企业在为顾客提供满意的产品与服务的同时，把浪费降到最低程度。1.2 精益管理的定义从字面意思来看，精益管理就是管理要： (1)“精” 即少而精，不投入多余的人力物力，只是在适当的时间生产必要数量的市场急需产品（或下道工序急需的产品）。 (2)“益” 即所有经营活动都要有益有效，具有经济性。精益管理是一种新的管理思想和方法论。它有别于其它的管理理论和方式，如绩效管理、目标管理，精细管理。它以识别管理中的浪费并持续地减少浪费为核心思想，通过一系列的方法和工具来定义管理中的问题，测量浪费，分析浪费产生的时间、区域、过程和原因，进而获得系统的减少浪费的方法，并使改进措施标准化来实现管理效率的提高。这一思想和方法论与平时我们通过自身的专业，技能和经验等手段来直接发现问题，解决问题的方法，有本质的不同，精益管理更加系统、全面、深入、达到的效果也更持久。推行精益管理，首先必须先改变我们原有思维模式。1.3 精益管理的核心精益管理的核心理念是消除一切浪费和不断改善。任何多于必要的人力、物力等资源的投入都是浪费，都是我们努力消除的对象。传统的改善着眼于如何把工作做好，而精益管理的改善着眼于消除工作中的浪费，只有这样才能提高工作的效率。1.4 精益管理能给我们带来什么？政府机关和事业单位中普遍存在工作量大，经常加班的情况，在部分地方还存在工作效率低、管理成本高、服务对象满意度低等情况。对行政机关而言，精益管理给我们一双善于识别浪费的眼睛，给我们很多改进的方法。通过精益管理可以提高资源的使用效率，以最低的投入实现最大的效益，具体表现在：u 提高工作质量和服务对象的满意度u 提高部门和个人的工作能力u 减少加班、使工作更轻松u 降低管理成本u 提高工作效率2.什么是浪费精益管理是从认识浪费开始的。2.1 浪费的定义浪费是指不增加价值的活动，或尽管增加价值，但过度使用了资源的活动。2.2 行政管理中的“七种浪费”1、等待缺乏主动精神 ，被动等待上级的指示和下级汇报。 2、协调不力各部门各自为政，相互制约，缺乏主动沟通协作精神，缺乏团队意识，工作效率低下。 3、资源闲置部门或职能设置重叠，两个部门承担类似的工作，好像是谁都负责，其实是谁也不负责。 4、流程不清缺乏明确的规章、制度、流程，造成工作职责不清；或有章不循，随心所欲。5、失职应付工作，责任心不强。该做的事情没有做或没有做到位，失职是管理中最大的浪费。 6、效率低经常加班加点，工作似乎老是做不完。应该按计划完成的任务反复拖期。7、管理成本高计划编制无依据，计划不如变化快。没有长远工作规划，工作随想随做。表现形式：过量的文件、报告和数据：对于业务展开以及内部管理决策不产生价值的文件、报告，公文、数据及其它信息；等待：行政事务或业务流程中信息或某一处理过程比预期或标准要求时间节点慢而造成的延误；转移和传递：信息、报告以及其它物品的转移或传递；多余的管理环节：站在服务对象的角度来看不产生价值的活动或过程，不必要的确认、检查、盖章、复印等环节，没有必要召开的会议等；文件、数据积压：文件、数据不及时处理造成积压、堆积以至于成批处理的现象；多余的移动、动作：不必要的出差（服务对象、机关干部）、不必要的动作、繁琐的文件；返工：计划不合理、文件的多次退回、服务对象多次填表，多次提交资料等返工现象；资源浪费：干部职工的能力没有得到有效、适当的发挥，超出组织运作必须的资源的物料、办公用品等浪费。 注：手册附件1对七种浪费作了举例说明。3.什么是行政成本广义上的行政成本是指政府的行政行为所耗费的各种资源，包括物质资源、信息资源、精神资源、关系资源等。狭义上的行政成本是指行政机关在履行其职能的过程中所花费的各种支出。它包括两方面的支出：一是维持行政机关自身运行的费用；二是为了履行本机关所承担的职能而消耗的费用。行政成本的增长一方面是由于社会公共事务管理复杂性增加而带来的合理成本增长，另一方面则是因为我国行政机关由于体制原因存在的一些不良现象所造成的非生产性成本增长过快，主要表现在：（1）公务成本高。缺少成本观念，造成文山会海，公务办理拖沓推倭，行政机关效率低下，增加了行政成本。（2）运行成本高。不进行严格的成本核算，办事铺张浪费，公款吃喝、公费出国、公费旅游，无端地消耗本就稀缺的行政资源。 （3）基础成本高。主要表现为机构众多、人员臃肿、人浮于事、效率低下。（4）装备成本高。主要表现在超标准建房、超标准购车，重复建设，购买办公用品不考虑行政成本等方面。（5）无形成本高。行政机关各种不良风气，使行政资源无法最大限度地投入到正常的行政活动中去，严重影响了行政机关的工作效率，增加了行政行为的无形成本。4.什么是行政管理效率行政管理效率是指公共组织和行政工作人员从事公共行政管理工作所投入的各种资源与所取得的成果和效益之间的比例关系。在精益管理中，我们可以用增值时间和浪费时间来测量行政管理效率。4.1 增值时间它是指按照法律法规要求的程序，为我们的服务对象带来价值，并被服务对象认可的时间消耗，同时要求第一次就做对。例如：生产许可现场审查的时间，制作证书的时间，每个人的岗位职责所规定的的核心工作。增值时间应预先设定。可以测量的通过一步一步测量得到，对难以测量的增值时间，先跟踪记录实际消耗时间，再评估分析得到应消耗的时间，最后取平均值。增值时间我们通常用绿色时间来表示。4.2 浪费时间它是指没有给服务对象带来价值增值的时间消耗。浪费的时间通常用红色时间来表示：行政管理效率增值时间总共花费的时间绿色时间 + 红色时间=绿色时间二、精益管理的主要工具在推行精益管理过程中要运用的技术或工具很多，其中在行政机关中运用到的主要有：5S、目视化管理、即时管理循环、改善、技能矩阵等。1. 5S管理1.1 什么是5S所谓5S，是指对生产现场各生产要素（主要是物的要素）所处状态不断进行整理、整顿、系统清洁、标准化和提高素养的活动。由于整理（Seiri）、整顿（Seiton）、系统清洁（Seiso）、标准化（Seiketsu）和素养（Shitsuke）这五个词日语中罗马拼音的第一个字母都是“S”，所以简称5S。5S是推行精益管理的基础。 1.2 5S各专题的含义1.2.1整理（Seiri）区分要与不要的东西，不要的东西清理掉，目的是腾出空间；减少误用机会；营造清爽工作环境。被保留的物品，资料或文档应满足:时间上正好需要：保留每天每周要用的，每月每年才用的进资料室储藏室，丢弃没用的或不知何时用的。物品的种类和数量正好：它必须在这里，必须这么多！1.2.2整顿（Seiton）将经常使用的物品，资料或文档分类整理，定位定置，使任何相关人员能够取放自如。目的是合理规划空间（包括虚拟的电子文件，邮件），减少寻找和放回的时间；消除出错的可能。整顿时可以先将所有的物品，资料或文档先罗列出来，再（对于公用的东西采取集体讨论的办法）按照使用频次，轻重，等原则思考并定义每个物品的位置或文档路径；最后图示，标示，使得相关人员一目了然。简言之，整顿就是人和物放置方法的标准化。1.2.3系统清洁（Seiso）是把工作场所打扫干净，对出现异常的设备立刻进行修理，使之恢复正常。清扫应每天都做，它有助于保持整理整顿的成果，及时发现问题，创建一个明快、舒畅的工作环境，以保证安全、优质、高效率地工作。1.2.4标准化（Seiketsu）是在整理、整顿、清扫之后，认真维护、保持完善和最佳状态。将前面的3S的工作以文件的形式标准化，形成规章制度，定期检查和评审。1.2.5素养（Shitsuke）素养是指养成良好的工作习惯，遵守纪律，努力提高人员的素质，养成严格遵守规章制度的习惯和作风，营造团队精神。这是5S活动的核心。素养的要求是：全员参与，从小事做起，从身边做起有组织，分区域，落实责任人有标准: 每个空间都定义有检查（最好不定期）发现问题，立即改正，不姑息提高标准1.3 5S典型应用场合办公场所杂乱、无序、低效 你的电脑桌面是这样吗？1.4 5S的水平等级标准整理整顿系统清洁标准化素养第1层次刚刚开始需要和不需要的物品混放在整个区域。物品随机放置在整个工作场地内。没有找出关键区域物品，也没有标注。经常不遵守工作区域方法，也不记录在案。随机检查工作区域，没有5S测量。第2层次关注基础因素找出必要和不必要的物品；没有不需要的物品。根据使用频率， 安全地合理摆 放必要的物品。标注关键区域物品，检查并记录 必要的执行程度。工作组有文件化的区域划分和控制确定最初的5S等级并在区域内张贴第3层次让它变得可视化进行最初的清洁，了解混乱的原因，并采取改正措施。说明需要的物品， 根据计划数量标 明指定的区域。制订可视化的控制和指标，并标注在工作区域内。标签、数量和控制方法达成共识并文件化。工作组定期检查5S第4层次关注可靠性记录并遵守清洁计划和职责。按最小使用频次安排最小量的物品。每天进行区域清洁，检验；每天供应库存要证明现有的标准工作法在现有的区域得到有效的使用。记录了问题的原 因和发生频率， 采取相应的改正 措施。第5层次保续找出存在清洁问题的区域并采取相应的预防措施所需物品可以在30秒内取回，只需移动最少的距离。找出潜在问题并记录对策。要证明现有的标准工作法在现有的区域得到有效的使用并与其他团队分享消除了根本原因并采取了包括预防在内的改进措施。1.5 推行5S的目的和意义5S活动不仅能够改善工作环境，还能提高工作效率、服务水准、员工士气等，是减少浪费、降低成本的有效方法，也是其他管理活动有效开展的基础。1.6 5S实施步骤 分享5S的概述。 选择工作区域的实施团队。 确定实施目标、活动和计划。 记录现有状况。 开始行动！应用5S。 记录改进情况。 充分利用目标区域的成果。 使用新的5S目标和行动，获得成果。 确定下一个应用区域并再次应用5S。2.目视化管理2.1 什么是目视化管理目视管理是利用形象直观、色彩适宜的各种视觉信息和感知信息来组织现场工作活动，以达到提高工作效率的目的的一种管理方式。目视管理是管理方法中最简单的一种管理方法，但也是很有效果的一种管理方法。其要义是：一看便知。假如每个人均能一看便知，最起码方便太多了不必浪费找寻，当然工作效率自会提高。目视化管理也是5S的基本工具。行政机关目视化管理主要是将单位及各部门的宗旨，文化，组织结构，流程和标准化要求，布局，人，财，物的状态等等信息定义清楚，一目了然地体展现在各相应的区域，提高管理透明度，减少浪费提高管理效率。目视化的内容包括：u 部门、区域的业绩衡量指标u 标准化作业指导文件，办事流程u 工作进度u 检测设备、工具的状态u 办公区域的划分，各部门处室的组织架构2.2 目视化管理的效果实施目视化管理可达到以下预期成果：u 传达并告知有关工作的发展情况或事实。u 激励单位职工并促使他们采取积极参与经营的行动。u 使单位职工达成共识，以相同的想法与理念向着共同的目标前进。u 给单位职工提出警告，防患于未然。u 作为单位职工判断的基准，促使他们采取正确行动。目视管理与其他管理方法相比，其特点是：目视管理形象直观，容易识别，简单方便，传递信息快，提高了工作效率；信息公开化，透明度高，便于各方面人员的协调配合与相互监督。另外，目视管理能科学地改善工作条件和环境，有利于产生良好的生理和心理效应。2.3 目视化管理的具体事例常见的目视管理手段有标志线、标志牌、显示装置、信号灯、指示书以及色彩标志等。在日常生活中，目视管理的应用实例比比皆是。比如：u 马路上的斑马线、行车线、红灯和绿灯u 公告栏：表示有事情传达的也方u 看板或标示牌：如有个平面示意图或标示牌标示着XX办公室。u 档案目录：档案管理过程中，正是应用了目视化的原理，给查询提供了方便。u 目视管理，配合5S运动来进行，能达到更好的效果。u 设置公示牌：在楼梯或电梯口设置楼层公示牌，在办公室门口制作工作人员出行公示牌，在办公桌上摆放离岗记录牌，在活动室门口设置开放时间或训练安排表，在办公大厅设置内部通知提醒专栏和办事流程公示栏。3.最适工作流是指工作流的路径要最适化。在法律法规规定范围内，将待办事项在最短的管理跨度内、以最简的办事程序、最短的周期、最适的速度完成。3.1 最短的管理跨度三定方案赋予了每个部门应尽的职责和义务，同时也明确了每个干部的工作权限。对于待办事项要尽可能在最适的管理跨度内完成；窗口能处理的事情就没有必要再回到业务部门；业务部门能处理的事情就不要再去向局长请示，要打破以往事事请示、事事汇报的陋习。服务对象满意服务窗口直接上司 二级领导分管领导分管处室直属单位服务对象需求3.2 最简的办事程序目前仍然时有服务对象反映办事手续繁杂，办手续要跑多次；提交文件杂，审批签字多，要尽量简化。3.3 最短的循环周期在逐级审批过程中要尽量减少停滞时间，例如行政许可可以尽量做到到一件、批一件；最少要做到上午到、下午审；缩短服务对象等待时间。3.4 最适的速度。海尔的张瑞敏有一句名言，日事日清。每名干部职工对自己的工作要合理安排，一件事情要尽量一次性处理完毕，避免拖沓。最适工作流是一种指导思想。最适工作流明确了改善的工作方向，实际应用中要力求通过流程梳理、优化和改善达到4个最的境界。4.改善改善源于日本词汇Kaizen，Kai意思是改，Zen的意思是善；