采购业务流程及说明.doc

采购业务流程及说明一、采购的内容本流程所指的采购业务是指对采购生产性物料（原材料、包装材料、五金配件、低值易耗品）和非生产性物料（办公劳保用品）的供应计划、采购作业、物料入库、付款结算等业务流程中的重要节点进行全面监控和管理。二、采购流程财务科经济运行部采购部门使用部门仓库与供应商对账相关部门审核记账制单采购结算购货发票入库单安排具体采购作业编制采购计划使用部门提出采购申请部门主管审批验收入库三、采购流程说明 由资产的使用部门提出采购申请，填制采购申请单；采购申请单交资产使用部门主管领导审批；将经审批的采购申请单报经济运行部， 由经济运行部进行审核并备案。由经济运行部开具采购订单，并将采购订单传递给采购部门。采购部门据此制定采购计划；采购员根据采购计划具体安排采购作业， 采购物资回来后，由采购员、对方销售人员（或运输人员）以及仓库管理人员负责办理材料入库。并索取销售发票；仓库管理人员认真检验核实采购的物资后，开具材料入库单；将由对方开具的销售发票和材料入库单传递给财务部门；请购人员填制付款审批卡，经请购部门主管领导审批后；财务部门根据销售发票和材料入库单做账务处理；四、关键控制点l 各使用部门的需求和请购l 采购申请的审批和审核l 采购计划制定l 采购定价l 合同签订和审核l 付款方式和程序l 与供应商的对账五、部门设置与职责 采购部：1 直接参与制定公司在既定会计期间内整体采购政策和预算安排，规划采购部内部具体业务的管理模式；1 实施物资的采购、运输、仓储，相关的物资购存进度及结构规划、物料实物管理、物料流转帐表和报告、物料成本控制、物料信息管理；1 定期对原始信息数据进行分类汇总和其他形式的加工，充实基本数据库，提交相应报表，为管理部门提供多层次的决策信息支持；1 采购部内部设一名采购主管，采购员23名； 经济运行部：1 经济运行部是公司采购业务的归口管理部门；1 按业务控制要点和权限划分范围参与采购、仓储、存货管理等采购业务控制，主要职权包括采购计划和资金计划的审定、重要合同会签、参与和监督招标议标采购、以及相关控制评价工作。1 对采购合同进行法律条款审定，协调仲裁采购纠纷，并负责最后合同签章。1 负责建立健全采购信息数据库，收集、整理供应商和材料市场的基础信息；1 汇总、归集、建档、维护、更新所有采购业务的相关信息及文档，包括供应商档案、合同订单档案、材料市场价格信息库、招标采购工作档案等；1 经济运行部内部设采购经理、招投标管理员、法律事务员各一名； 财务科：1 定期获得和汇总相关票据和明细帐表，按照会计准则进行核算；1 负责重点环节审核、票据审核；1 定期与供应商进行对账； 仓库：1 仓库物料的收料、发料、退料、存储、清查、盘核、检验、销毁等实物管理，在库物资仓储保管。1 实施物料编码、仓储货位编码、制单和单据传递、定期库存分析、相关帐表汇总和报告等信息监管，在单据管理和库存信息分析管理上与财务管理部形成工作接口；1 仓库管理组内岗位包括仓库管理员、收料员、发料员、质检员。六、岗位设置于职责l 采购主管：1 协调和规划部门内具体工作，落实供应部相关预算任务，并根据预算限额控制本部门的业务运作；1 汇总、审核、修订各部门年度采购计划，根据计划审定结果下达采购指令，监督采购计划实施完成情况；1 制订和调整供应商管理与合作的原则和政策；选择供应商并报经济运行部审批；具体协调与供应商的合作关系，落实供应部与供应商的交易合作策略；收集供应商基本信息，参加供应商考核和评审。1 负责收集、汇总和上报供应市场行业信息，提出供应商规划建议。1 审定进货价格成本控制目标并指导具体推进措施；1 审定存货流转的改进目标并指导具体推进措施，审核和提交存货资产损溢的定期处理报告；1 负责合同、订单，采购数据、价格数据供应商文件的归档、维护、更新，进行重要信息汇总统计，每月出据分类汇总报表；1 根据采购信息，对管理部门和经济运行部提供材料采购月报表，物料管理月报表；1 根据各部门上报的年度采购计划审批采购申请单；1 下达采购指令，安排和组织采购作业的具体实施工作；l 采购经理1 审核各单位上报的采购申请单，并做好采购业务的信息统计工作；1 审批采购主管上报的供应商名单，对供应商资质进行审查；1 对采购主管提供的供应商询比价进行基本控制审核，组织收集供应商和原材料市场的一般数据资料；1 审定各部门上报的采购计划和资金计划；1 根据基本进货成本信息和财务科传递的成本变动数据，提交重点物料进价成本管理改进目标的建议；1 签订采购合同，做好采购合同信息采集；1 审批供应商管理与合作的原则和政策，组织年度供应商考评和更替工作；1 参与和监督招标议标采购；l 仓库管理员1 负责仓库的日常管理，组织和监督仓库员工日常工作，提交盘赢盘亏处理报告，报废存货、滞存物资处理报告。1 制订库存管理改进目标和推进具体控制措施，组织监控存货资产非生产性损耗，提交存货异常状态解决方案。1 定期分析库存规模、结构和周转情况，向仓库主管和财务管理部提交库存分析相关报表和报告；l 收料员1 物资正常入库、退料入库、盘盈入库等收料环节交接，物料入库数量清点和制单，日常在库物资仓储作业。l 发料员：1