采购管理及流程图.docx

采购管理流程图物料生产需求计划收集供应商信息 询比议价沟通 索样品附数据参数说明 采购申请单 采购合同采购价格管理 采购订单支付预付款 跟催 质量管理 不合格产品退料通知单 收料通知单 委外加工需求计划 合格材料 外购入库单 委外加工订单 委外加工申请 采购发票 委外加工入库 质量管理 应付款管理 委外加工应付款管理采 购 流 程目的便于在最适当的时间，可能的范围内，以最低价格，向最适当的供应商购买品质最佳、数量最恰当的原料、商品和服务。对采购过程和合格供应商进行控制，确保所购物资满足工厂生产的需求。过程1、生产计划部门制定采购申请单，仓库对常用材料可制定月采购计划。1.1生产计划部制定的临时采购申请单,需经部门负责人审批。重大、重要物资需经高层领导批准，经仓库核实后送交采购部。仓库制定的月采购计划每月底交采购部。1.2采购单必须注明所购产品的名称、型号、质量、数量、交货日期、理想单生产价、验收标准等相关事项。可推荐供应商。1.3采购部收到采购单后，根据实际情况认真组织、收集供应信息合理安排。1.31对一些需要定做的材料,假如计划量达不到厂家一次性定做的量,此时我们就必须与计划部门协调,根据生产实际情况,加大定量,以期达到最理想的定量。1.32对一些专用的产品，请生产计划部门对产品的规格型号进行认真细致的确认，以便完全正确。方便我们采购时找到生产的源头厂家。1.33对一些专用的，价格较昂贵的产品，及时的与生产计划部及技术工艺部沟通，讨论是否可以使用替代产品。2、根据所购材料对最终产品性能的影响程度，将采购物资分成三类。2.1重要物资：直接影响最终产品使用或安全性能，可能导致顾客投诉的物资；2.2一般物资：不影响使用性能或即使稍有影响可采取措施予以弥补的物资；2.3辅助物资：包装材料及在生产过程中起辅助作用的物资。3、识别、掌握采购要求，确定供货方向。3.1识别、掌握所购产品的性能、精密度、品牌、厂家及其它的特殊要求。3.2确定产品的采购方向。3.21对于重要物资,确定采购方向时,不能局限于一个地区,一个范围内,要尽可能多的找不同的地区的不同的厂家进行比较，在同等质量的前提下，寻求合理的价格。3.22对于一般物资、辅助物资，只要在质量能保证的前提下，我们应尽可能的找价格低的厂家。即不管生产产品的厂家的规模如何，只要它的产品质量符合我们的使用要求，价格合理，我们就选用。3.3了解产品的申购部门及申购人，以便进行技术洽谈。4、对供方的评定三类物资的区别。4.1对于重要物资，需要经过样品测试和小批量试用测试。然后由技术部把测试结果反馈给采购部，测试不合格时，允许供方重新送样，但最多不能超过两次。测试合格后，通知供方小批量的送货，技术人员对送样产品检验合格后，交由生产部门试用。4.2对于一般物资，采取样品试验的方法，样品试验后由技术部把测试结果反馈给采购部，测试不合格时，允许供方重新送样，但最多不能超过两次。测试合格后，通知供方小批量的送货，技术人员对送样产品检验合格后，交由生产部门试用。4.3对于辅助物资，采用使用前对其进行检验或验证的方法作出评价。并且保存检验或验证记录，评价合格后由采购部通知其送货。5、询价、报价、招标。5.1对供应商进行最大限度的询价，供应商应不少于两家。对其价格性能进行综合比较、对市场趋势和前景进行分析。5.11询价采购：同时找几家供应商进行比质、比价、比服务。5.12竞争性采购：同时找多家供应商，根据我们产品要求、技术指标进行竞争性的招标采购。5.13单一来源采购：对一些因为受技术、工艺、专利等原因控制的产品，只由单一的供应商提供。既然产品是单一的，那么它的用户也是有限的，它们也希望获取更多的定单，赢得更多的用户，这是对我们有利的。对供应商所提供的产品我们一定要了如指掌，在谈判时做到有的放矢。5.14选择性的招标采购：对一些本来产品质量就差，工厂又无实力，售后服务又不好的厂家，就没必要对其发标。5.15谈判采购：对一些已确定的供应商，在随市场变化的过程中，需要调整价格、服务时，双方面对面进行单独的商谈，加强对各供应商的管理。5.2确保质量的前提下，尽可能的享受供应商长期供货的优惠价格。6、确定运输方式，核算运输费用、装卸货费用，并估算不可预测的费用。7、确定供应商。7.1对供应商的质量、价格、付款方式、交货期和售后服务进行比较，并对其综合的供货能力作出评价。7.2请相关的部门对其产品和质量管理体制进行全面的认证。7.3使用公司的规范合同，与供应商订立采购合同和质量保证协议，此合同必须符合法律的要求，便于执行。7.4此合同必须有详细的质量保证体系、技术标准、验收条件、违约责任、付款方式等相关内容，对供方的组织结构、程序、过程、资源等方面同样的要求。7.5产品的质量保证应不少于12个月，起始日为产品验收之日。7.6综合各方面，对合同填制合同订立评审表。8、审查供方的生产是否按合同规定。8.1通过定期或不定期的到供方工厂对其生产工艺、生产材料、包装材料等进行严格的审查，确保其按合同规定生产。同时考察其生产进度，确保供方按合同要求准时交货。8.2需方有权在供方或本公司对供方提供的产品进行初步的验证，此验证不能免除供方提供不合格产品的责任，也不能排除其后需方的拒收。8.3所有的验证结果都必须向相关的技术人员（部门）反映，并记录其相关的验证数据。9、产品到货后的处理。9.1产品到货后，通知使用部门或技术部门对其到货产品进行检验。包括产品的数量、性能、外观、包装、配套的零部件及其产品的使用说明书、质量合格证、权威部门的检测报告等各种合同要求的。9.2对到货产品的检验，我们可以根据生产需要做出各种性能的检验,包括专检、送检、自检、全检、抽检五种检验方式。9.3检验不合格的产品，及时反馈处理，包括是否修复或退换处理等。根据合同要求是否对其进行索赔，是否要求其重新交货；检验合格的产品要求仓库做收料单进账。9.4根据检验的结果，确定所购产品的合格率和次品率。9.5及时了解产品在生产中的使用情况，积极与各部门沟通，认真处理产品的质量反馈意见。10、对供方的质量监控。10.1合同执行完毕后，对供方执行合同的情况进行全面的评审、定级。记录每批货物的质量情况，每次送货的配合情况，货到后的服务情况。10.2本部门每半年对合格供方进行一次业绩评估，评估时质量占40%的份额，价格占30%的份额，交货期占10%，付款方式占10%，配合度、售后服务等其它的占10%。经评估达不到我们要求的，将取消其合格供方的资格。如要求留用的，需经各