信用社(银行)综合业务网络会计档案管理办法.doc

信用社（银行）综合业务网络会计档案管理办法 第一章 总 则第一条 为了认真做好全省农村信用社综合业务网络系统开通后会计档案的管理工作，使会计档案管理制度化、规范化，根据中华人民共和国会计法、农村信用社会计档案管理办法的有关规定，结合我省综合业务系统网络上线的实际，特制定本办法。第二条 本办法适应于农村信用社所有开通综合业务系统的营业网点。 第二章 会计档案的内容、形式第三条 会计档案的内容。会计档案是信用社各项业务活动的会计记录，也是信用社重要史料和证据，包括：会计凭证、会记账簿、会计报表和其他应当保存的会计资料。第四条 会计档案的类型。会计档案在形式上可分为纸质档案和电子档案，纸质档案是以纸为介质保存的会计档案；电子档案是指以磁、光盘等电子信息载体为介质保存的会计档案。 第三章 会计档案的整理装订和归档第五条 凭证的种类。凭证的种类可分为：机打凭证、客户提交凭证、内部凭证等三大类。第六条 凭证装订的排列顺序1、机构传票排列顺序机构扎账单排列在第一个柜员传票之前;按柜员号由小到大依次排列;跨机构转账/收现凭证、通存通兑代入账汇总凭证、他代本入账凭证和周期产生的凭证排列在最后一个柜员传票之后。2、柜员凭证排列顺序柜员扎账单;按传票号由小到大依次排列;凡一笔交易产生多凭证排列顺序为：有传票号的“记账凭证”在前，无传票号原始凭证或机打凭证附后，凭证的排列顺序以“记账凭证”分录顺序为准，有附件的加盖“附件”章，做记账凭证的附件; 只打印“记账凭证”的，按“记账凭证”传票号排列;无传票号的其他资料排列在“记账凭证”之后。例如“挂失、冻结、止付”、“增加单位协定”、“客户信息修改”等业务打印的凭证;作废的重空凭证排列在最后。第七条 主办会计当日扎平机构账务，打印机构扎账单，将各柜员整理好的凭证按柜员顺序号排列。排好后交事后监督人员（稽核员），事后监督人员于2日内对传票进行审计，审计完的传票按以上要求进行装订。第八条 凭证的装订。凭证装订必须折叠整齐、装订牢固，加上凭证封面和封底，在左上角装订，以传票上边和左侧为准礅齐，并在装订线上封签。凭证过多可分册装订，过少可合并装订，但应增加汇总封面。凭证装订后，要按封面要求填写完整，不得漏填或不填。总编号为全年总册数，一日多册的分别注明共几册第几册，并加盖装订人员名章和会计主管名章。最后装入规范的凭证盒内。已装订成册的凭证，应由专人负责及时登记入库保管。需要调阅时必须按照会计档案管理有关规定手续办理。会计凭证一经装订，不得随便拆封。如因特殊原因需取出原件时，必须经会计主管批准，并注明经办人、理由及取出日期。第九条 次日打印资料。现金收付日记簿、日计表、开销户清单、贷款形态调整通知书、本代他业务清单、他代本业务清单、储备本代他业务清单、储备他代本业务清单、机构通兑资金清算表、面向传票交易清单、抹账明细清单、储备自动转存清单、协议转存清单、收贷收息一揽表、自动还本扣息清单、自动还本扣息凭证打印、利息税明细（统计）表、信用社本地柜员流水账。各网点可根据业务量大小按月、季、年单独装订。第十条 月、季、年形成的会计账簿、报表，于办完月结、半年和年终决算后按规定打印账簿、报表，并按规定分保管期限整理装订。第十一条 每年1月1日打印报表：储蓄科目余额表，余额积数表，其余报表可根据需要打印，按规定分保管期限整理装订。第十二条 结息日打印报表：结息汇总凭证、单位存款汇总凭证、贷款结息凭证、内部账结息凭证，凭证装订可根据机构业务量大小决定，业务大的单独装订，业务量小的装订在当日传票之后。其他报表可根据需要打印，按规定分保管期限整理装订。第十三条 报表的装订。报表装订应加封面、封底，并在装订处加封。封面注明报表名称、年度、保管期限及档案号，由会计主管人员在加封处盖章。第十四条 其他会计资料的整理装订。根据内容分类收集整理，按年装订。要求统一用碳素墨水填写卷首的有关项目，字迹必须清晰完整。所有的案卷都要装订结实、整齐，随会计档案一并在登记簿中进行登记，归档保管。第十五条 会计档案的归档要求（一）会计档案立卷采用年度/保管期限/档案类别的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按保管期限分开，再将同一期限的报表、账簿、凭证分开组卷。(二)当年形成的会计档案，在会计年度终了后从第二年1月1日起，暂由信用社会计保管一年，期满后全部移交联社档案室保管。 第四章 会计档案移交第十六条 会计档案移交要由移交单位填制会计档案移交清册，详细列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、移交单位、接收单位、经手人、监交人等内容。第十七条 移交单位的管理部门和会计部门共同派员监督移交。第十八条 交接双方和监交人按照会计档案移交清册所列内容，当场核对无误后，在会计档案移交清册上加盖双方单位公章，移交人、接交人和监交人签名盖章。会计档案移交清册一式三份，交接双方和管理部门各一份。第十九条 原档案登记簿留信用社永久保管作为备查资料。 第五章 会计档案的保管第二十条 各县（区）联社对会计档案，应设置专用保管库，指定专人负责保管，管理人员调动时，应认真办理交接手续。第二十一条 凡入库保管的会计档案，要装订成册，符合规格，按保管期限、档案种类分类编号、登记，建立“会计档案保管登记簿”，按内容和形成时间分类索引，以便查阅。第二十二条 严格执行保管制度，做到妥善保管，存放有序，查找方便。会计档案库房应具备防火、防水、防潮、防尘、防盗、防有害生物等条件。第二十三条 电子档案保管，应按档案资料的年度、保管期限、类别加以分类、编号、张贴标签并加装介质封套，注明档案资料名称、年度、保管期限及档案号，由经办人员在标签和介质封套上盖章。电子档案保管还必须具备防磁、防震、防静电、防磕碰、防化学腐蚀条件。符合温度、湿度等各项要求，确保档案库房安全无隐患。第二十四条 电子档案与纸质档案分别保管。原始凭证、票据、合同等具有法律效力的资料应保存纸质档案。第二十五条 电子档案实行备份制度，将会计资料转移为磁介质，应制作两份，一份为A盘，作为日常调阅使用，另一份为B盘,作为A盘的备份盘。如果A盘出现损坏可调用备份B盘进行复制，调用B盘应在“调阅会计档案登记簿”进行登记，并作出详细记录。查阅会计档案的申请书，应由经办人员签章，编号后归档保管，以备查考。备份的电子档案应异地存放。电子档案的保管地应与计算机分开。第二十六条 同一介质上有不同保管期限会计档案，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保管的，至少应有一种介质的会计档案满足保管最长期限的要求。第二十七条 机构分设的，原机构形成的会计档案继续由原机构保管；不保留原机构的，会计档案应与分设机构协商后由其一方代管。机构撤并的，会计档案应移交账务接收的机构保管。第二十八条 会计保管的期限分为永久保管和定期保管两类。定期保管分为十五年、五年和三年三种。各联社如果认为有必要，可以延长保管期限，但不得缩短。对账务尚未查清，需要继续清查的应予延长保管期限。第二十九条 电子档案的保管期限与纸制的会计档案相同。确有必要的可延长保管期限。第三十条 会计档案保管期限，从会计档案形成的次年度1月1日算起。第三十一条 永久保管的会计档案1、年度财务会计工作报告；2、资本金、股金及股权明细；3、机构变动交接清册；4、有权机关查询、冻结及扣划书；5、账销案存的记录；6、各联社自身会计报表及汇总全辖的决算表（含附表、说明）；7、客户挂失申请书、挂失登记簿及补发的凭证收据；8、会计档案保管登记簿，会计档案销毁清册；9、房屋购建的契据（包括土地证、基建批准书、竣工报告、购建房屋契约、征税收据和公证书等）10、存、贷款开销户登记簿（含储蓄、银行卡）；11、久悬未取转收益清单及转收益的客户预留印鉴；12、系统升级切换的测试资料及数据移行档案；13、参数管理及数据的变更申请及处理结果资料；14、联社调入、离职、退休的柜员建立、删除资料；15、各联社认为需要永久保管的其他会计档案和资料。第三十二条 保管15年的会计档案1、会计凭证及附件（含单独装订的凭证附件、开销户申请书，冲账、删账、积数和利率调整通知书）；2、总账及账、簿、卡等明细核算资料；3、各信用社、网点的中期财务会计报告；4、重要的单证和重要印章的领发、保管和缴销记录；5、结算专用章的领用、交接、销毁和保管情况登记簿；6、信用社主办会计、单位领导授权清单；7、综合业务系统柜员增加、修改、删除表；8、各联社认为需要保管的其他会计档案和资料。第三十三条 保管5年的会计档案1、信用社、网点上报的财务会计报告；2、密押的使用、保管记录；3、对账回单；4、各联社本身及汇总全辖月报、季报，各信用社、网点上报的月报、季报、半年报、决算报表（含全部的附件、决算说明）。第三十四条 保管3年的会计档案1、信用社日记表；2、计算机应用系统运行日志；3、系统问题受理处理；4、流水账；5、不定期报表；6、查询查复函电；7、信用社收费明细；8、现金项目表；9、个人利息所得税报告表。 第六章 会计档案的查阅第三十五条 会计档案一律不得外借，切实防止丢失和泄密。需要查阅时应由借阅人提出申请，经会计档案管理部门负责人批准，并指定档案管理人员协同查阅，但不得离开档案管理机构查阅。第三十六条 公安、司法、检察机关和有关单位处理案件或特殊需要查阅会计档案时，必须持有县级（含）以上主管部门的正式公函，有权机关根据需要可以抄录、复制、照相，但不得带走原件。各级会计档案管理部门应对查阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。第三十七条 开户单位对自身的账务有疑问需要查询会计档案的，该单位须凭对账单及盖有预留印件的公函，经会计主管批准，并应有专人负责查阅，不得将档案交给查阅人放任不管。第三十八条 内部和外部查阅会计档案均应登记“调阅会计档案登记簿”，并作出详细记录。查阅会计档案的申请书，应由经办人员签章，编号后归档保管，以备查考。 第七章 会计档案的检查第三十九条 各级管理机构每年要对会计档案的管理情况至少进行一次全面检查。重点检查会计档案的保管、调阅、销毁等手续是否完备，档案保管是否完整，账实是否相符，保管的条件是否符合要求。 第八章 会计档案的销毁第四十条 会计档案保管期满，需要销毁时，必须严格按照下列程序进行销毁：一、由县联社档案管理部门会同会计部门提出销毁意见，造列会计档案销毁清册，详细列明要销毁的会计档案名称、卷号、册数、起至年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间；采用磁带、磁盘、光盘等介质保存的会计档案资料的销毁，还应列明保存介质的编号、会计档案资料的文件名称等内容。并由联社主管主任在会计档案销毁清册上签署意见，报经省联社办事处、西安市各联社报省联社批准后，方可销毁。二、对存放在磁带、磁盘、光盘等介质上的会计档案资料的销毁、删除，应会同有关技术管理部门人员进行，并由监销人员予以确认。三、销毁会计档案时，由联社档案管理部门、会计部门、稽核部门和保卫部门共同派员监销。四、监销人在销毁会计档案前，必须按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对，确保无误，严防散失或发生遗漏。销毁后，由销毁人、核销、监销人员在销毁清册上签名盖章，一份留存，另一份连同销毁报告报上级备案。五、已满保存期限的会计档案，如果有的债权、债务未查清或涉及未了案件，应待债权、债务彻底查清或案件终结，再按规定销毁。第四十一条 会计档案销毁注意事项一、销毁会计档案时，应注意保密与安全。二、销毁电子档案必须经过清磁、粉碎或腐蚀处理，确保磁介质上的档案不会发生泄密和流失。 第九章 附 则第四十二条 本办法由农村信用社联合社制定、解释和修改。第四十三条 农村合作银行适应本办法。第四十四条 本办法自下发之日起执行。 二00六年十月十二日综合业务网络会计档案管理办法(暂行)补充意见已于二六年十月十二日以陕农信联社发2006226号文件印发。我们结合自己的实际作了一些补充规定，以便明确职责，供同仁参考，不妥之处请指正。 一、关于凭证的使用和盖章 1、凭证分类。机打凭证：交易日打印的各种交易凭证、次日打印的相关资料和结息日打印的各类报表；客户提交凭证：客户提交的支票、缴款单(书)、财政专用凭证、存单等；内部凭证：费用发票、结算单、内部计提清单和有关文件等。除以上凭证外，不再手工制作其他任何凭证。 2、在信用社开户的财政单位，转账结算使用的“预算拔款凭证”第二联必须加盖预留印鉴，作交易凭证附件；现金结算使用现金支票。 3、信用社跨机构结算业务，直接在综合业务网络系统相关交易下打