商务公司电子合同管理操作手册.doc

/sundae_meng电子合同管理操作手册xx电子商务有限公司目 录1. 概述32. 操作流程33. 功能索引(可选)34. 画面说明34.1 维护审批等级34.1.1 审批等级新增34.1.2 审批等级查询54.1.3 审批等级修改64.1.4 审批等级删除74.1.5 审批等级应用/取消应用94.2 合同管理104.2.1 合同创建104.2.2 合同提交供应商确认114.2.3 合同修改144.2.4 合同提交审批164.2.5 合同签名174.3 合同审批194.3.1 合同审批驳回194.3.2 合同审批通过214.4 合同确认244.4.1 驳回合同244.4.2 确认合同254.4.3 合同签名271. 概述本文档为描述两方合同功能的相关操作。两方合同功能模块，为采购组织、供应商提供了在线签订合同功能。采购组织根据结束询单，创建电子合同，经领导审批通过，提交供应商确认。2. 操作流程维护审批等级：采购组织根据公司具体情况，维护领导审批合同的等级。合同管理：采购组织操作员创建合同。合同审批：采购组织领导审批合同。合同确认：供应商确认采购组织创建的合同。3. 功能索引(可选)4. 画面说明4.1 维护审批等级采购组织管理员维护电子合同审批等级。4.1.1 审批等级新增界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2查询根据查询条件，查询相关记录。3重置重置查询条件为默认。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“维护审批等级”操作步骤：l 新增审批级别点击【新增】按钮，进入审批级别新增页面，如下图：名称：审批级别名称。级数：新增审批级别的等级数。输入“名称”、“级数”，点击【保存】按钮，保存级别记录，如下图：【应用】：启用当前维护的审批级别。【明细】：维护审批级别明细信息。【修改】：修改审批级别信息。【删除】：删除当前审批级别记录。l 新增审批级别明细点击【明细】按钮，进入审批级别明细维护页面，如下图：点击【新增】按钮，进入审批级别明细信息填写页面，如下图：等级：当期维护明细记录所处的审批等级。输入相关必填信息、选怎审批人，点击【保存】按钮，保存审批等级明细信息，显示如下图：重复上述新增明细记录操作，至新增明细数等同于当前审批等级维护的“级别总数”，【新增】按钮将被置灰，如下图：操作结果：新增审批等级操作成功。注意事项：1. 新增明细操作时，明细记录数应与审批等级中“级别总数”相等。2. 明细记录的新增，级数应维护如下：审批等级“级别总数”为3，明细应有三条记录，其“级数”应分别为“一级”、“二级”、“三级”。3. 明细中的金额维护，应为阶梯状:同一明细记录中，含税金额大于未税金额；不同明细记录中，金额因成阶梯状递增。4.1.2 审批等级查询界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2查询根据查询条件，查询相关记录。3重置重置查询条件为默认。4应用启用此审批等级。5明细进入审批等级明细页面。6修改修改当前审批等级记录。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“维护审批等级”操作步骤：输入查询条件，如“名称”为“审批等级测试三”，点击【查询】按钮，查询符合条件的记录，如下图：操作结果：更具查询条件，查询出符合条件的记录。注意事项：4.1.3 审批等级修改界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2查询根据查询条件，查询相关记录。3重置重置查询条件为默认。4应用启用此审批等级。5明细进入审批等级明细页面。6修改修改当前审批等级记录。7删除删除当前记录。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“维护审批等级”操作步骤：l 修改审批等级点击【修改】按钮，进入审批等级修改页面，如下图：点击【保存】按钮，保存信息，显示如下图：l 修改审批级别明细点击【明细】按钮，进入审批级别明细页面，如下图：由于修改了审批级别的“级别总数”，当前【新增】按钮未被置灰，可新增明细记录，新增记录后显示如下图：点击【修改】按钮，进入级别明细信息页面，如下图:点击【保存】按钮，保存修改信息，显示如下图：操作结果：审批等级、级别明细修改成功。注意事项：1. 注意级别明细记录数要等于审批等级的“级别总数”。2. 注意级别明细的金额要成阶梯状递增。3. 已被应用的记录不可以进行修改操作。4.1.4 审批等级删除界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2查询根据查询条件，查询相关记录。3重置重置查询条件为默认。4应用启用此审批等级。5明细进入审批等级明细页面。6修改修改当前审批等级记录。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“维护审批等级”操作步骤：l 删除审批级别明细点击【明细】按钮，进入审批等级明细页面，显示如下图：点击“审批级别4”后的【删除】按钮，删除此记录后显示如下图：l 删除审批等级审批等级维护页面（见：界面示意），点击【删除】按钮，删除记录名称为“审批等级测试三”的记录，删除后查询显示如下：操作结果：记录删除成功。注意事项：1. 已应用的记录不可删除。4.1.5 审批等级应用/取消应用界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1新增进入审批级别新增页面，新增审批级别。2查询根据查询条件，查询相关记录。3重置重置查询条件为默认。4应用启用此审批等级。5明细进入审批等级明细页面。6修改修改当前审批等级记录。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“维护审批等级”操作步骤：点击【应用】按钮，启用此审批等级，状态显示为“已应用”，显示如下图：点击【取消应用】按钮，可以禁用此审批等级，使其处于“未应用”状态。操作结果：启用/取消启用操作成功。注意事项：1. 对于存在合同已处于此审批等级中时，此审批等级不可取消应用。2. 已应用的审批等级不可修改、不可删除。4.2 合同管理4.2.1 合同创建界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1创建进入合同创建流程。2查询根据查询条件，查询符合条件的记录。3重置重置查询条件为默认。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同管理”操作步骤：点击【创建】按钮，进入查看历史询价单页面，显示如下图：查询相应历史询单记录，点击记录后的【查看】按钮，进入中标结果页面，显示如下图：选择“供应商”、“合同类型”为“两方”，点击【合同创建】按钮，生成两方合同记录，显示合同详情如下图：点击【返回】按钮，新增合同记录状态为“草稿”，显示如下图：操作结果：两方合同新增成功。注意事项：1.创建合同时，对于已创建合同的历史询单将直接显示合同的详细信息，并做提示。4.2.2 合同提交供应商确认界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1创建进入合同创建流程。2查询根据查询条件，查询符合条件的记录。3重置重置查询条件为默认。4操作查看合同详细记录，并进行相关操作。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同管理”操作步骤：点击状态为“草稿”合同记录后的【操作】按钮，进入两方电子合同详细信息页面，显示如下图：点击【选择】按钮，进入审批等级选择页面，显示如下图：选择具体审批等级前的单选按钮，点击【确定】按钮，关闭弹出窗口并设置合同的审批等级。点击【提交】按钮，提交此合同为“待确认”状态，待供应商确认，显示如下图：操作结果：合同提交供应商操作成功。注意事项：1.当前采购组织必须维护了审批等级，方可提交成功。4.2.3 合同修改界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1创建进入合同创建流程。2查询根据查询条件，查询符合条件的记录。3重置重置查询条件为默认。4操作查看合同详细记录，并进行相关操作。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同管理”操作步骤：点击状态为“待修订”的记录后的【操作】页面，进入两方电子合同详情页面，显示如下图：查看合同修订历史：查看此合同的历史修订记录。预览PDF合同：预览此合同的PDF格式。保存：保存当前页面的信息。提交：保存当前页面的信息，并提交供应商确认。点击【提交】按钮，提交此合同至供应商处确认，提交后合同状态为“待确认”，显示如下图：操作结果：采购组织修改合同成功。注意事项：4.2.4 合同提交审批界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1创建进入合同创建流程。2查询根据查询条件，查询符合条件的记录。3重置重置查询条件为默认。4操作查看合同详细记录，并进行相关操作。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同管理”操作步骤：查询状态为“草案已确认”的记录，点击【操作】按钮，进入两方电子合同详情页面，显示如下图：查看合同修订历史：查看此合同的历史修订信息。下载PDF合同：下载此合同的PDF格式。查看审批记录：查看此合同的审批情况。修订：重新修订此合同，见“4.2.3合同修订”提交审批：提交此合同，进入审批流程。选择“下一级审批人”后，点击【提交审批】按钮，提交合同至审批状态，显示如下图：操作结果：合共提交审批操作成功。注意事项：4.2.5 合同签名界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1创建进入合同创建流程。2查询根据查询条件，查询符合条件的记录。3重置重置查询条件为默认。4签名查看合同详情，并进行签名操作。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同管理”操作步骤：查询状态为“待签名”的记录，点击【签名】按钮，进入两方电子合同详情页面，显示如下图：查看合同修订历史：查看此合同的历史修订记录。下载PDF合同：现在此合同的PDF格式。签名：对合同进行数字签名操作。查看审批记录：查看此合同的审批历史记录。输入“数字证书密码”，点击【签名】按钮，签名成功。如果在签名之前，供应商已签名，则当前操作人签名之后，合同状态置为“生效”。操作结果：合同签名操作成功。注意事项：4.3 合同审批4.3.1 合同审批驳回界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询符合条件的记录。2重置重置查询条件为默认。3审批进入合同详情页面，进行审批操作。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同审批”操作步骤：点击合同后的【审批】按钮，进入两方电子合同详情页面，显示如下图：查看合同修订历史：查看此合同的修订历史信息。下载PDF合同：下载此合同工的PDF格式。查看审批记录：查看此合同的审批历史信息。通过：审批通过。驳回：审批驳回至上一级审批人。驳回至草稿：审批驳回直接至“草案已确认”状态。点击【驳回】/【驳回至草案】按钮，驳回合同审批申请，驳回后，记录显示如下图：操作结果：审批驳回操作成功。注意事项：1.【驳回】同【驳回至草稿】操作的区别。4.3.2 合同审批通过界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询符合条件的记录。2重置重置查询条件为默认。3审批进入合同详情页面，进行审批操作。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同审批”操作步骤：点击合同后的【审批】按钮，进入两方电子合同详情页面，显示如下图：查看合同修订历史：查看此合同的修订历史信息。下载PDF合同：下载此合同工的PDF格式。查看审批记录：查看此合同的审批历史信息。通过：审批通过。驳回：审批驳回至上一级审批人。驳回至草稿：审批驳回直接至“草案已确认”状态。选择“下一级审批人”后点击【通过】按钮，驳回合同审批申请，驳回后，记录显示如下图：如当前审批人为最高级别审批人，点击【通过】按钮后，合同审批通过，状态变为“待签名”，显示如下图：操作结果：审批通过操作成功。注意事项：4.4 合同确认4.4.1 驳回合同界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询符合条件的记录。2重置重置查询条件为默认。3确认进入合同详细信息页面，对合同进行确认操作。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同确认”操作步骤：查询记录状态为“待确认”的记录，点击【操作】按钮，进入两方电子合同详细信息页面，显示如下图：查看合同修订历史：查看此电子合同的修订历史信息。下载PDF合同：下载此合同PDF格式的文件。同意：供应商确认此合同。不同意：供应商驳回此合同。点击【不同意】按钮，驳回此两方电子合同，合同状态变为“待修订”，显示如下图:操作结果：供应商驳回合同操作成功。注意事项：4.4.2 确认合同界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询根据查询条件，查询符合条件的记录。2重置重置查询条件为默认。3确认进入合同详细信息页面，对合同进行确认操作。页面操作说明：页面路径：“电子合同管理”“询单合同管理”“合同确认”操作步骤：查询记录状态为“待确认”的记录，点击【操作】按钮，进入两方电子合同详情页面，显示如下图：点击【同意】按钮，供应商确认合同通过，记录状态变为“草案已确认”，显示如下图：操作结果：供应商确认合同操作成功。注意事项：4.4.3 合同签名界面示意:页面功能键说明：NO.键号说明1查询