档案管理运作流程及规定(讨论版.doc

档案管理运作流程及规定一、目的对公司各部门、项目档案建立汇总、提交、分析的一系列过程进行控制，有效整合信息资源，配合公司业务发展需要，使得公司各类信息得以有效收集、分析以发挥相当的信息库作用。二、适用范围金裕丰公司各部门、各项目在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，必须按照本规定，分别立卷归档。三、职责要求3.1 各部门、项目指定兼职档案管理员负责组织本部门、项目资料归档工作。3.2各部门、项目负责人对本部门、项目兼职档案管理员提交收集档案目录的审阅、收集资料的抽样检查及处理档案收集过程中发现的相关问题。3.3公司办公室档案管理员负责做好各部门、项目提交档案的整理、归类。3.4公司办公室主任负责做好档案管理员提交收集档案目录的审阅、收集资料的抽样检查及处理档案收集过程中发现的相关问题。3.5公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整，按规定时间交专（兼）职档案员归档。3.6专（兼）职档案管理员在工作调动（辞职、退休、离岗）时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。由项目经理进行跟进，若在兼职档案管理员离职后由于交接不当引起的责任由项目经理承担。四、归档范围4.1凡是反映公司所有业务工作活动、具有查考利用价值的文件材料，如：公文、传真、图表、书信、报刊、录音、录像、电子文件等均属归档范围，并最终形成以纸质文件或电子版文件进行集中存档。其中，磁盘文件、规定电子版文件均应以光盘刻录后收存。共分为：文书档案、工程档案、声像档案三大类，详细划分如下：4.2文书档案归档范围：4.2.1公司、部门、项目的管理制度、流程文件（含表格）汇编；4.2.2公司、部门、项目召开的重要会议记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、通行规章制度等)； 4.2.3公司董事成员之间往来工作的信函，部门、项目与开发商及业主的往来信函；4.2.4公司、部门、项目制定的计划、方案、统计、预决算、工作总结(汇报)等；4.2.5与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等；4.2.6公司、项目获城区、市级以上奖励形成的资料；4.2.7公司、项目内部岗位竞聘、技能竞赛、文娱活动等形成的资料；4.2.8上级领导对各项目的视察、指导工作形成的资料；4.2.9项目发生的重大事件、重大事故形成的资料；4.2.10部门、项目重要事项的工作汇报、请示 、批复等资料；4.2.11新项目提交开发商的提案、合作方案、市场调研、定位方案及其他形成的资料；4.2.12部门、项目员工学习培训、考察、调查、重要会议等的文件资料；4.2.13其他有保存价值的文件资料、重要的工作经验资料等。4.3工程档案归档范围：4.3.1工程方面：设备有关的图纸、文件资料，包括各种原理图、布线图、说明书及维护手册等。4.3.2项目方面：工程前期文件（工程有关的请示、报告、批复文件，报建、城市规划部门的审批文件、红线图等），勘察设计文件（设计、任务书、勘查报告、业务预测、调查分析、申请用地等），施工文件（施工记录、隐蔽工程验收记录、质量检查资料等），监理文件，竣工文件（工程预算、施工图、竣工图、验收书、决算等），工程合同文件（与各方签订的合同、协议书、对外交涉联系的重要文件等）。4.4声像档案归档范围：4.4.1反映本公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。4.4.2各级领导人和著名人物视察公司或参加本公司有关重大活动的声像资料。4.4.3本公司组织大型活动或有关人员参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。4.4.4与公司有关的广告宣传的声像资料。4.4.5其他单位形成的与本公司有关重要声像资料。五、归档文件整理步骤5.1第一步,收集。将属于归档范围、需要整理的文件材料收集齐全、完整。所谓齐全，就是把应归档的所有文件全部收齐，包括收文、发文、编了号的文件没有编号的文件、会议文件等等。所谓完整，就是每份文件的正件、附件、底稿、签发单、处理单、领导批示等都收齐。5.2第二步，分年度。将收集的文件材料按文件形成的年度分开。即相同年度形成的文件材料归在一起整理。5.3第三步，分大类。将各年度的文件按公司内部组织机构分成若干大类。即根据文件的内容和办理文件的内部组织，属于哪个部门职能范围，由哪个部门办理的文件材料，就分到哪个大类去。5.4第四步，划定保定期限。将每一个大类文件材料按保管期限要求，划定为永久、长期、短期三种保管期限。在某一大类文件材料中，不一定三种保管期限的文件材料都有，大多数情况可能有长期、短期两种或一种保管期限的文件材料，不能去硬凑三种期限。5.5第五步，装订。同一份文件材料应用钉书钉钉好。5.6第六步，排列。对分好大类、划定了保管期限且装订好的文件材料要进行排列。对同一大类、同一保管期限的文件材料排列时，应将问题相同或相近的文件材料集中排放在一起。在排列顺序上，一般是重要程度高和文件、上级部门的文件排在前面；对同一问题或同等重要或同一级别的文件材料，应按文号或文件形成的时间先后顺序排列。5.7第七步，加盖归档章。归档章应盖在每件文件的第一页的右上角空白处（无文字、图像的地方）。若个别文件第一页的右上角没有空白处，无处盖归档章时，应在文件前加装一页与文件大小相同的白纸，归档章在加装的白纸右上角。5.8第八步，编件号。分别对各大类划定了保管期限且已排列好并加盖了归档章的文件材料进行编件号。编件号时，应按公司内部组织机构的排列顺序，把文件材料分永久、长期、短期三条线排列编件号。编件号的同时，填写归档章的其他各项内容。5.9第九步，录入计算机。按归档文件要求，分永久、长期、短期三条线，把每件文件中相应项目录入计算机中。最好是一边录入、一边备份，以避免数据丢失，而做无用功。录入完后，应及时打印出永久、长期、短期三个归档文件目录，并按不同保管期限分别把归档文件目录装成三本。5.10第十步，装盒上架。把整理完毕的文件材料装入卷盒中，并按要求填写卷盒正面、背脊上的各项内容。在每一盒文件材料的后面，应加上一页备考表。备考表必须填写立卷人、检查人、立卷时间。若有要说明的问题，也应填写在备考表上。六、档案收集6.1公司文书档案、工程档案、声像档案由办公室集中归档管理；人事档案由人力资源部归档管理；财务档案由财务部归档管理，以便于及时利用，维护档案安全。6.2部门、项目档案的收集：6.2.1各部门、项目均应指定兼职档案员，填写兼职档案员定岗确认书并报公司办公室，当人员有变更时，应主动找办公室档案管理员办理相关手续，办公室及时办理名单更新手续，由办公室做好相关跟进。6.2.2负责本部门、项目的兼职档案员应充分了解本部门的工作业务，掌握公司规定的归档范围，并定期对本部门、项目开展档案整理指导工作，主动督促收集管理本部门、项目的文件材料。6.2.3各部门、项目档案按每季度收集归档一次。具体安排在每年1月15日、4月15日、7月15日、10月15日前（若遇工作日、节假日则顺延），收集前三个月的档案资料，并向公司办公室档案员办理交接签收手续。需要收集档案时，由办公室档案员提前七个工作日发出各部门、项目档案收集准备通知，各部门、项目应做好相关准备。6.3主办部门文件的收集：由几个部门参与办理在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。6.4会议文件收集：会议文件由会议主办部门收集归档。6.4.1公司员工外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议文件资料等，经办人应在返回后15个工作日内必须交办公室办理归档手续。6.4.2公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等交办公室,经办人应在7个工作日内并办理归档手续。6.5所有归档的文件应是原件，如因其他原因确实无法找到或移交原件，则在办理移交手续时加以注明。七、档案整理7.1档案收集完成后的15个工作日内，公司办公室档案员负责按收集的各部门、项目的档案进行总登记，形成汇总分析提交公司办公室主任审核。办公室主任应对收集后的意见做审阅，提出相关意见。7.2对于审阅不合格的档案，公司办公室档案员负责发放档案收集整改单，上面应注明不合格原因，退回各部门、项目重新处理，由部门负责人、项目经理根据情况在上面填写改进措施，重新提交。7.3档案保密等级划分：办公室主任定期召集相关人员进行档案的分级评定，评定内容应包括：档案的保密级别、保存期限、保存地点、档案调阅最高审批人，并形成评定审批记录。分为3级。一级为绝密、二级为机密、三级为公开。一级仅为高层可见，或高层许可人员可见，二级仅为中层可见或中层许可人员可见。八、档案分析8.1针对收集后的档案，办公室档案员应组织各职能部门、项目对收集档案进行分析、整合工作，填写档案收集分析确认表及档案收集汇总信息目录表提交确认分析人，确认分析人按项目归属如附件五档案收集分析确认表如示。8.2确认分析人接到公司办公室档案室管理员的档案收集分析确认表后，应依据档案收集汇总信息目录表确认分析必要性，并组织专项分析小组以会议形式对收集档案进行分析，形成分析报告，分析报告应包括但不限于以下要求：8.2.1本次档案精华/重要信息，可形成培训课件内容的；8.2.2可以作为本部门、项目改进方向的课题的；8.2.3本次档案收集过程中出现的问题及改进措施；8.2.4本次档案收集中可以为其它部门、项目参考的内容。九、立卷要求9.1为统一案卷的质量，各部门、项目的立卷工作在办公室专职档案员的指导下开展工作，兼职档案员负责组卷、编目。9.2案卷总体要求为：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间有机联系，区别不同的价值以便保管和利用。9.3归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。9.4应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、中、英文形成的同一文件等放在一起立卷，不得分开。9.5归档的文书材料必须按年度立卷。不同年份的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。9.6卷内文件材料应区别不同情况进行有序排列。密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，稿件在后等。9.7卷内文件材料应按排列顺序编写页号。9.8卷内目录。案卷必须按规定的格式逐件填写卷内的文件目录。卷内目录应放在卷首。9.9卷内备考表。卷内档案因移交、作废、遗失等情况时，应在备考表上记录。卷内备考表应放在卷底。9.10案卷封面。用打印好的清晰目录注明，并盖章。9.11案卷装订。同一份文件材料应用钉书钉钉好，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。9.12案卷排列。设置软卷封底，一文件一封底（含卷内文件目录），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜保存。十、档案保管期限10.1永久保存：10.1.1公司章程；10.1.2政府机关核准文件；10.1.3董事会会议记录（纪要）；10.1.4财务报表；10.1.5不动产所有权及其他债权凭证；10.1.6工程设计图；10.1.7其他经核实须永久保存的文书。10.2长期保存（20年）：10.2.1预算、决算书类；10.2.2公司规章制度；10.2.3公司主要工作计划、总结等文书材料；10.2.4会计凭证；10.2.5其他经核实须长期保存的文书。10.3短期保存（5年内）：10.3.1期满或解除的合同；10.3.2其他经核实须短期保存的文书。10.4保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，公司办公室档案管理员应将收（发）文登记单第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁的日期。十一、档案分类与编号11.1 档案分类根据案件内容、部门组织、业务项目及特殊档案形式等分为：全宗、年份、大类目、小类目四级分类。先以全宗及年份分类，然后依案件性质分为若干一级大类目，再在同类中分为若干二级、三级小类目。类目代码详见档案类目代码表。11.1.1同一小类的案卷装订于一个案夹为原则，如案件较多，一个案夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，增设“案卷号”编号。11.1.2每一档夹设立一个案卷号，案卷归档时依序编号。11.2 档号的编制档号是存取档案的编号和排架的依据，必须反映公司档案的分类体系和物理位置。11.2.1 档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号、文件号五部分组成，档号采用字母和阿拉伯数字相结合的混合号码制，各组成部分之间用连接符号“”连结。11.2.2公司档案包括五个全宗， “L”代表广西利百集团，“Y”代表南宁裕丰房地产开发有限公司，“J”代表南宁金裕丰物业管理有限公司，“W”代表南宁威特斯房地产开发投资有限公司， “B”代表广西南宁百益实业有限责任公司。11.2.3年度号由四位阿拉伯数字组成。11.2.4分类号是档号的主体，本公司档案的分类号一般由一、二、三级类目代号组成。具体分类明细详见档案类目代码表。11.2.5 档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求，有利于发挥排架、检索的双向功能。11.2.6档号模式为：XX X X XX.X.XX X XX X X全 年 分 案 文宗 度 类 卷 件号 号 号 号 号例如：2011年南宁金裕丰物业经营管理有限公司行政管理制度汇编可编定为行政管理类管理制度中的公司管理制度第2卷中的第10件，其档号为：J20112.1.1002010全 年 分 案 文宗 度 类 卷 件号 号 号 号 号十二、档案利用档案利用分为查阅、借阅、复印、复制传输四种方式。12.1查阅档案12.1.1各部门工作人员查阅本部门档案、资料时，必须履行登记手续，因工作需要查阅其它部门档案时，应经相应部门主管同意后限于档案室查阅。凡涉及秘密等级以上档案，须经部门主管及公司领导批准方可查阅。12.1.2 查阅档案必须在档案员规定的场所查阅，不得将原件带出办公室。12.2借阅档案12.2.1公司各部门工作人员借阅本部门档案的，需经本部门主管批准；12.2.2如借阅跨部门档案，且借阅的档案为复印件，本部门主管批准后需公司办公室主管审核；12.2.3如借阅跨部门档案，且借阅的档案为原件，本部门主管批准后须经公司领导审核；12.2.4确因紧急情况来不及办理借出档案手续的，经公司领导知会办公室方可借出，事后三个工作日补办借阅手续；12.2.5所有档案的查、借阅必须由档案员办理登记手续。当各部门各项目人员需要借阅文件材料时，档案管理人员应积极地提供利用，做好服务工作，并填写档案利用登记表，办理借阅手续。12.2.6外单位查阅文件档案时，须持单位介绍信，经公司领导批准后，到办公室办理借阅手续。12.2.7借阅档案必须严格执行批准、登记和注销手续，归还时当面点清，借期一般不得超过十个工作日。如因工作需要延期归还，应办理续借手续，续借期不得超过十个工作日。到期由档案员催还。逾期不还者，经公司领导批准可扣绩效分。如因特殊情况，续借期超过十个工作日，需在档案利用审批表中注明，经公司领导签字批准。12.3复印档案12.3.1凡借阅公司证照复印件的，档案员需盖上“仅供存档 复印无效”的蓝色印章。12.3.2复印件原则上只限于公务需要使用。12.3.3复印本部门档案资料，必须填写档案利用审批表，经本部门领导批准后，并注明复印的数量，方可给予复印。12.3.4复印跨部门档案资料，必须填写档案利用审批表，经本部门领导批准后由办公室主管审核签名，并注明复印数量，方可给予复印。12.3.5借阅档案复印件必须由档案员办理登记手续，填写档案利用登记表，办理借阅手续。12.3.6复印件规格和数量，须认真登记备查，复印资料要控制数量，提倡勤俭节约的原则，避免造成不必要的浪费。12.4复制传输档案12.4.1复制传输档案包括扫描、拷贝、上传等通过电脑输送取用档案的方式。12.4.2档案资料需要复制传输者，必须填写档案利用审批表，注明扫描、拷贝或上传方式，经部门主管及公司领导批准后，可进行复制传输，由档案员进行操作，必须在档案利用登记表中注明清楚。12.4.3有密级的复制件与原件具有同等的密级要求，严格控制复制份数。复制件妥善保存，用完及时交回档案室或经批准删除销毁。12.5授权借阅档案若因工作需要长期不定时借阅同一类同一份档案资料的，可经过公司领导授权，填写授权利用档案申请表，由部门主管及公司领导批准同意，借阅档案时可凭授权利用档案申请表办理借阅手续，授权利用档案申请表存档于档案管理员。12.6严格遵守保密管理规定，查阅和摘抄档案只限于批准范围的内容，不准擅自扩大范围。利用档案时严禁未经许可私自拍照、涂改、抽拆、圈划、剪折和遗失泄密等，如发现要及时报告和查处。十三、档案鉴定与销毁13.1办公室主任根据档案的价值，每年成立专项小组组织进行一次鉴定。13.2办公室档案员和各有关部门人员组成鉴定小组。13.3鉴定小组对到期或过期的档案材料进行重新审定，把失去利用价值的档案剔除，写出销毁报告，列出清单一式两份，报公司领导批准后，指定专人销毁和监销，并在销毁单上签字。销毁清单保存备查。十四、档案保管14.1接收档案必须认真验收，并办理交接手续。14.2存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。14.3底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库要认真检查其修改、补充等情况。底图存放以平放为宜。14.4缩微胶片、照片、磁带、光盘等的保管。14.4.1存放胶片、照片、磁带、光盘要用特制的密封盒、胶片页夹和影集等，按编号顺序排列存放档案柜内。母片（碟）和拷贝片（碟）应分别存放。14.4.2 档案室应设有防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。14.5要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案发生移交、作废、遗失等情况时，要查明原因，保存依据。14.6保存档案必须有专门的库房，并且具备良好的卫生环境和防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。十五、相关表格15.1档案类目代码表见档案类目代码表JYF-BG-003-0115.2档案利用审批表见附件一JYF-BG-003-0215.3档案利用登记表见附件二JYF-BG-003-0315.4授权利用档案申请表见附件三JYF-BG-003-0415.5文件资料移交表见附件四JYF-BG-003-0515.6档案收集分析确认表见附件五JYF-BG-003-0615.7档案收集汇总目录表见附件六JYF-BG-003-0715.8档案收集整改单见附件七JYF-BG-003-0815.9档案销毁清册见附件八JYF-BG-003-09 15.10兼职档案员定岗确认书见附件九JYF-BG-003-10十六、相关说明16.1 本文实施过程中与实际相冲突的，各部门及项目知会办公室档案员，由办公室档案员与各部门确认后执行。16.2 本文如有其它未尽事宜，可以随时做合理调整，并按最新的规定执行。16.3 本流程及规定解释及执行情况的监督考核，由公司办公室负责。附件一：档案利用审批表 档案名称档案编号利用形式 借阅（原件） 借阅（复印件） 查阅 扫描 复印（不归还） 拷贝 上传利用人部 门文件数量文件页数借出日期归还日期续借时间借阅原因部门主管审核办公室主管审核公司领导审核备 注 表格编号：JYF-BG-003-02 版次：B0 附件二：序号档 案 题 名 / 主 要 内 容档案时间利用份数页数利用人及利用时间归还时的接收人及时间备注查阅借阅原件借阅复印件复印扫描拷贝上传1234567档 案 利 用 登 记 表表格编号：JYF-BG-003-03 版次：B0附件三： 授权利用档案申请表 授权人部 门被授权人部 门授权期限授权方式 借阅（原件） 借阅（复印件） 查阅 扫描 复印（不归还） 拷贝 上传借出日期归还日期授权内容公司领导审批备 注表格编号：JYF-BG-003-04 版次：B0附件四：文 件 资 料 移 交 表序号文 件 资 料 名 称 / 主 要 内 容份 数页数