《公文制作与处理》PPT课件.ppt

公文制作与处理 张 芸 n第一节 公文的制作 n第二节 公文的处理 第一节 公文的制作 公文的概念、类别和功能 1、公文的概念 n公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机 关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过 一定的处理程序形成和使用的书面文字材料（包 括电报），是传达贯彻党和国家政策、方针，发 布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复 问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流 经验的重要工具。 与私人文书的区别： n公文在公务活动中形成和使用 n由法定机关和组织形成 n必须反映和处理公务 公文有广义和狭义之分 n广义公务文书： 都是法定机关与组织在公务活动中所形成 和使用的，具有法定效力和规范体式并须 经过一定处理程序处理的文书材料。包括 机关、团体、企事业单位的各种文件、电 报、报表、会议文件、调查材料、记录、 登记表册等。 n狭义公务文书包括通用公文与专用公文： 2公文的类别 (1) 根据形成和作用的公务活动领域（即通 常所说的按公文形成和使用范围）划分。 n通用公文。各类各级机关、团体、企事业 单位都使用的文件。 主要有： （一）命令（令） 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行 重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （二）决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关 单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事 项。 （三）公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 （四）通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 。 n（五）通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶 属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单 位周知或者执行的事项，任免人员。 （六）通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况 。 （七）议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大 会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （八）报告 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机 关的询问。 n（九）请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 （十）批复 适用于答复下级机关的请示事项。 （十一）意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （十二）函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。 （十三）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 n专用公文。在一定专业机关、部门和业务 范围专门使用的文件。如外交文件、司法 文件、会议文件、军事文件等。 (2）根据文件内容所涉及的国家秘密程度划分。 n对外公开文件。内容不涉及国家秘密，可以直 接对国内外公开发布； n限国内公开文件。内容虽不涉及国家秘密，但 其内容不宜或不必向国外公布； n内部使用文件。内容不涉及国家秘密，但不宜 对社会公开，只有在本系统或本机关内部使用 ； n秘密文件，内容含有一般国家秘密，泄露会使 国家安全、利益遭受损害； n机密文件，是指内容含有重要的国家秘密，一 旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害； n绝密文件，是指内容含有最重要的国家秘密， 泄露会使国家的安全、利益遭受特别严重的损 害。 (3）公文制发机关根据行文方向划分。 n上行文，指向有隶属关系的上级领导、指导机 关报送的公文； n平行文，是指向同一组织系统的同级机关或非 同一组织系统的任何机关发送的公文； n下行文，向所属被领导、指导的下级机关发送 的公文。 (4）根据文件内容的性质划分。 n规范性文件。强制性推行的，用以规定行为规 范的法规、规章等； n领导指导性文件。领导机关制发的用于颁布方 针政策、法规与规章，指导、布置工作，阐明 领导指导原则的文件； n公布性文件。直接向国内外公开发布的文件； n陈述呈请性文件。用于汇报工作，陈述情况， 提出建议，请求指示或请求批准的文件； n商洽性文件。探讨、协商一般事项的文件； n证明性文件。对某组织或个人的使命、身份、 经历或某事件提供证据和对有关各方面权力、 义务、责任作出规定的文件。 (5）依据对处理时限的要求划分。 n平件。没有特殊时间要求，按常规处理的文件； n急件。因为内容重要、紧急而需要优先传递处理 的文件； n特急件。内容非常重要并特别紧急，需立即优先 迅速传递处理的文件。 n(6）机关内部根据文件来源划分。 n收文。本机关收到的来自外部的文件； n发文。本机关制作发往外部的文件，本机关 制成只供内部使用的也称发文。 3公文的功能， 逾越时间与空间的限制，有效传递公务活动所 需的信息， (l) 传达贯彻党和国家的方针政策和各项指令。 (2) 下级机关请示、报告工作，反映情况，沟通 自下而上纵向联系的基本手段。 (3)发布行政法规与规章，在国家行政管理与维护 社会主义建设秩序方面发挥着规范作用。 (4）沟通机关之间横向联系的纽带。 (5）教育干部和群众的教材。 (6）社会活动的真实纪录。具有重要的凭证作用 。 二、公文的文体、结构、格式 1公文的文体 n公文的文体，指公文的表达方式。 n公文属应用文体，具有应用文体的基本属 性。但又不同于一般的应用文，具有其自 身的特殊属性。 直接应用性。 全面真实性。 格式规范性。严格遵守国家统一规定，保证 公文内容完整、标记明显 第一，以现代汉语的书面形式（即白话文） 作为必须使用的符号系统。 第二，兼用说明、叙述、议论三种表达方式 。除去对客观事物的性质、状态、特征作 出叙述与说明以外，还要求在此基础上进 行科学的分析与论证，以表明作者的观点 与态度。 不同文种因其性质与行文目的不同而在三 种表达方式的运用上，各有侧重。 规范性、公布性文件侧重于说明的方式； 工作报告、会议纪要侧重于叙述的方式； 内容复杂的公文，如调查报告，则需同时兼 用三种表达方式。 2公文的结构 n公文的结构指公文的组织结构，具有规范 性和相对确定性。国家有关机关对公文的 基本构成作出了规范性要求；其基本组成 部分为一切公文所必备，其他组成部分可 视具体情况决定取舍。 一切公文必备 基本组成部分 标题、正文、作者、日期、 印章或签署、主题词等 视情况取舍 其他组成部分 文头、发文字号、签发人、保密等级、 紧急程度、主送机关、附件及其标记、 抄送机关、注释、印发说明等 3公文的格式:组成公文的各部分文字符号 在载体（纸张等）上排列的规定。 n规范的公文格式有利于维护公文的严肃性 。方便对其直接阅读与传递、处理； n有利于应用各种现代化信息技术处理与管 理公文。 GB/T 9704-1999国家行政机关公文格式 (一)公文用纸 纸张定量:60g-80g的胶纸印刷纸或复写纸。 纸张白度:85%-90%，横向耐折度15次， 不透明度85%，PH值为7.5-9.5。 幅面尺寸: 成品幅面尺寸为210mm297mm 公文页边与版心尺寸 天头（上白边）为：37mm1mm 公文用纸订口（左白边）为：28 mm1mm 版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码 ） (二)公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色 (三)排版规格 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行 ，每行排28个字。 以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一 基准行。 . (四)制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版 心不斜，误差不超过1mm。印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑 色油墨应达到色谱所标BL100，红色油墨应达 到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、均匀 ；字面不花、不白、无断划。 (五)装订要求 公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯 不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不 超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外 订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平 订钉锯与书 间的距离为3mm-5mm；无坏钉、 漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订 。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无 毛茬或缺损。 (六)公文中各要素标识规则 组成公文的各要素为眉首、主体、版记三部分。 眉首:置于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素； 主体:置于红色反线（不含）以下至主题词（不含） 之间的各要素； 版记:置于主题词以下的各要素。 n 眉首 公文份数序号:将同一文稿印制若干份时每份 公文的顺序编号。如需标识公文份数序号 ，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 1行。 秘密等级和保密期限:如需标识秘密等级，用 3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行 ，两字之间空1字；如需同时标识秘密等 级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识 在版心右上角第1行，秘密等级和保密期 限之间用”隔开。 紧急程度:如需标识紧急程度，用3号黑体字 ，顶格标识在版心右上角第1行，两字之 间空1字；如需同时标识秘密等级和紧急 程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第 1行如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶 格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶 格标识在版心右上角第2行。 发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后加” 文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关 全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心 上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标 识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文 份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度， 可在发文机关标识上空2行向下依次标识.发文机 关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号 由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小 于22 mm15mm(高宽)。 联合行文时应使主办机关名称在前，“文件” 二字置于发文机关名称右侧，上下居中排 布；如联合行文机关过多，必须保证公文 首页显示正文。 发文字号:由发文机关代字、年份和序号组成 。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字 ，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标 识；年份应标全称，用六角“ ”括入； 序号不编虚位（即1不编为001），不加“ 第”字。 发文机关之下4mm处印一条与版 心等宽的红色反线。 如国务院2009年第一发文即标作：“国发 2009001号”。 一件公文只有一个发文字号 联合行文时只标注主办机关的发文字号 签发人:上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于 发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓 名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后 标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓 名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行， 其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓 名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线 ，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一 行并使红色反线与之的距离为4mm。 n主体 公文标题:红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可 分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完 整，排列对称，间距恰当。 标题内容要求: 结构完整 语意确切 文字简练、醒目 字数一般不超过50字（注意转发文件的标题） 主送机关:标题下空1行，左侧顶格用3号仿 宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主 送机关名称后标全角冒号。如主送机关名 称过多而使公文首页不能显示正文时，应 将主送机关名称移至版记中的主题词之下 、抄送之上，标识方法同抄送。 在撰写文稿时，应将收受并对本文负实际办理、签 发责任的机关的全称或规范化简称或统称标出。 注意：除了普发性公文外，一份公文（特别是上行 文）只能以一个机关为主送机关，不能“多头主 送”； 除非领导者本人有要求，否则不能直接主送领导者 ，更不能同时直接主送几位领导者； 公文正文:主送机关名称下1行，每自然段左 空2字，回行顶格。数字、年份不能回行 。 附件:公文如有附件，在正文下空l行左空2字用3号 仿字体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附 件如有序号使用阿拉伯数码 (如“附件：1”)；附件名称后不加标点 符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左 上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号 ；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与 公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行 顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带 序号)。 成文日期:用汉字将年、月、日标全.采用“插 入“菜单栏中的“日期与时间“的方法标注成 文日期. 公文生效标识:证明公文效力的表现形式。它 包括发文机关印章或签署人姓名。公文生 效标识有以下两种情况，一种是单一发文 机关如何标识公文生效标识 ，另一种是联 合行文的机关如何标识公文生效标识。 单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称， 只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章 应上距正文l行之内，端正、居中下压成文时间， 印章用红色。 当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧 压在成文日期上； 当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心 线压在成文日期上。 联合行文印章 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空 7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用 红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐 。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应 将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应 位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前， 每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一 个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切； 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能 容下印章位置时，应采取调整行距、字距 的措施加以解决，务使印章与正文同处一 面，不得采取标识“此页无正文”的方法解 决。 附注:公文如有附注，用3号仿宋体字，居左 空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 n版记 主题词:用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒 号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 抄送机关:公文如有抄送机关，在主题词下l行；左 右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全 角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号 后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句 号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄 送机关。 印发机关和印发日期:位于抄送机关之下(无 抄送机关在主题词之下)占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日 期右空1字。印发日期以公文付印的日期 为准，用阿拉伯数码标识。 版记中的反线:版记中各要素之下均加一条反 线，宽度同版心。 版记的位置:版记应置于公文最后一面，版记 的最后一个要素置于最后一行。 n页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心 下边缘之下一行,数码左右各放一条4号“一 ”字线，“一”字线距版心下边缘7mm。单页 码居右空1字，双页码居左空1字。空白页 和空白页以后的页不标识页码。 n公文中表格 公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在 横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置 于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码 表头在切口一边。 公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表 格时，封三、封四（可放分送，不放页码）就为 空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件 最后一页（封四）上。 n公文的特定格式 信函式格式 发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推 荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机 关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距 下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两 条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机 关名称及双线均印红色。两线之间各要素的标识 方法从本标准相应要素说明。 命令格式 命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红 色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识 上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标 识标识令号；令号下空2行标识正文；正文下一 行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标 识签发人职务；联合发布的命令或令的签发人职 务应标识全称。在签发人签名章下一行右空2字 标识成文时间。分送机关标识方法同抄送机关。 其他要素从本标准相关要素说明。 会议纪要格式 会议纪要标识由“会议纪要”组成。 其标识位置同发文机关标识，用红色小标 宋体字，字号由发文机关酌定。会议纪要 不加盖印章。其他要素从本标准相关要素 说明。 三、国家机关公文格式制作 (一)公文的模板制作 进入Word 系统：“开始”菜单“程序” “Microsoft Word”进入Word 界面, (1)进入页面设置 选择“文件”-“页面设置”选择“页边距”附签，上3.7 厘米;下3.5厘米;左2.8厘米;右2.6厘米。选择“版式 ”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”。选 择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置 为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮 ，选中“指定行网格和字符网格”； n将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成 “22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心 设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28 个汉字的国家标准。 (2)插入页号 选择“插入”“页码”，“位置”设置为“页面底端 （页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击 “格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式 ，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页 码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角 方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体 任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数 页的页码设置成左空一个汉字。 (3)发文机关标识制作 选择“插入”“文本框”“横排”菜单项，鼠 标将会变成“”，单击鼠标左键，出现一个文 本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入 完成后，选中该文本框，单击鼠标右键“设 置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。 选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜 色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”； 宽度设置成“15.5cm”。注：可根据实际情况调 节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮， 水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依 据”设置成“页面”；垂直对齐： “绝对位置”设置 成“页边距”， “下侧”设置成“2.5cm”平行文 标准，“8.0cm”上行文标准，注：可根据实 际情况调节尺寸。然后单击“确定”。 选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成 “0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置 完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部 文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标 宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字 号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作 完成。 (4)红线制作 首先将“视图”-“工具栏”-“绘图”选中，单击“绘 图”工具条的直线工具，鼠标会变成“十”字形， 左手按住键盘上的Shift键，右手拖动鼠标从左 到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右 键，选择“设置自选图形格式”，红线的属性在 这里进行设置。选择“颜色和线条”附签，“颜色 ”设置为“红色”；“虚实”设置为“实线”；“粗线” 设置为“2.25磅”。选择“大小”附签，“宽度”设置 为“15.5cm”。 选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对 齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据” 设置成“页面”，垂直对齐：“绝对位置”设 置成“页边距”，“下侧”设置成“7cm” 平 行文标准，“13.5cm”上行文标准，注 ：可根据实际情况进行调节。单击确定。 (5)文号制作 平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。 上行文文号：文号三号仿宋字体、左空一 个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发 人姓名三号楷体、右空一个字的距离。 注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入 方法：选择“插入”“符号”“符号”附签， 找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方 ，单击“插入”按钮即可。 (6)主题词制作 选择“表格”“插入”“表格”，选中表格， 单击鼠标右键表格属性“表格”附签，“对 齐方式”设置为“居中”；然后单击“边框和底纹” 按钮，在“预览”窗口中将每行的下线选中，其它 线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三 号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄 送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。 (7)保存成模板文件 单击“文件”“保存”，“保存类型”：选择“文档模板（ *.dot）”；“文件名”：给模板命名；“保存位置”：模板 所在路径（一般不做，默认即可）。 至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都 可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。 要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选 择“文件”“打开”，找到相应的模板路径，若模板保 存时按系统默认设置的，然后单击“打开”按钮调出模板 即可进行修改。 (二)公文正文排版 (1)依据模板建立新公文 选择“文件”-“新建”-“常用”附签，选中所需模板，单击确 定，调出模板。 (2)制作公文正文内容 正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可 以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标 准： 标 题二号小标宋字体，居中显示； 主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号使用全角方式； 正 文三号仿宋字体； 成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离 ，“”和六角符号的输入方法一致，不能使用“ 字母O”或“数字0”代替。 文号、签发人、主题词按照模板定义的字 体填写完整。 最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主 送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置 调整好。 四、公文写作的基本要求 n符合文章写作通则： 文通字顺 观点与材料统一 层次分明 结构合理等 n符合公文写作其他要求： 1、符合党和国家的路线、方针、政策和法 律、法规以及有关规定，具有合法性。 （一）公文的内容必须符合党的基本路线和 国家的宪法与法律。 （二）要符合本系统、本机关主管业务方面 的方针政策和有关法规、规章，提出新的 政策，应当加以说明。加强横向联系，了 解同层次有关系统、机关的重要决策并与 之保持一致。 2、实事求是、讲求实效。 （一）从实际出发，根据客观需要制发公文 ，公文写作要具有明确的目的性与针对性 ，反对形式主义与文犊主义。 （二）公文的内容务求符合客观实际，反映 客观事物的本来面目，并从实际出发，提 出切实可行的工作原则与方法，使公文具 有真实性与可行性。公文撰写人员必须深 人实际，认真做好调查研究工作。 （三）注重时效。公文写作必须及时迅速、 把握时机，紧密适应机关行政管理的需要 ，以便尽快实现公文的效用，提高机关工 作效率。 3、主题明确、结构完整、格式规范。 主题是作者的意图与主张，每件公文都要求 能够集中、鲜明而直接地表述主题。要一 文一事，中心明确，令人一目了然。 应围绕主题，合理安排正文结构，做到层次 清晰，条理分明，紧凑有序，过渡自然。 应当具备的数据项目一定要准确齐备，格式 务必庄重规范，符合国家统一规定。 4、用语庄重严谨、简明通顺、平实得体。 （一）庄重严谨。庄重，指用语端庄持重， 格调严肃。严谨，指用语周密确切，无虚 假错漏，语意明确，不出歧义，是非界限 清楚，褒贬得当，符合实际。 要选用含意明确、范围限定的词语，准确 地表述概念的内涵与外延，正确揭示事物 真相及其本质； 要认真辨析词语的含义及其感情色彩，使 之符合实际、准确地表明作者的立场观点 。 （二）简明通顺。 n简明，指用词精练不繁，以简洁、明确的 文字表述出丰富的内容，做到“言简意赅 ”。 第一，要做到直接表述，开门见山，简洁明 了地表述发文意图。 第二，尽量选用含义丰富、准确的概括性词 语； 可利用附件，压缩公文正文的篇幅； 利用图表或其他表格简化文字表述。 第三，字斟句酌，反复修改，果断删除重复 或可要可不要的段落与字句，使公文简洁 凝炼。 n通顺，即流利畅达，符合语法和逻辑。 （三）平实得体。 平实，指语言平和朴实自然，通俗易懂，无 形象描写，不堆砌华丽词藻，不滥用修辞 格，强调直接而鲜明地表达作者的意图。 得体，指语言、语气必须符合作者的职权范 围、行文目的与特定文体表达的需要。 n对上行文，应用语尊重，恭而不卑； n对下行文，应用语郑重、准确，虽可适当 使用告诫性词语，但应做到威而不凶； n平行文则更应使用谦敬性词语，创造出相 互协商与合作的良好氛围； n面向广大群众的公布性公文则强调通俗明 白。 五、行文规则 n行文规则：控制行文数量及行文方向、行文方式 的有关规定 1遵守行文规则的客观必要性。 n确保公文迅速而准确地传递 n维护机关之间正常的行文秩序 n避免行文紊乱 n防止公文“旅行” n精简公文，简化手续，提高机关行政管理的效率 。 2行文规则的基本内容。 (一）根据机关之间的工作关系准确行文。 机关工作关系的四种类型 n同一组织系统中的上、下级机关之间属领 导与被领导的隶属关系； n同一专业系统中的上级主管业务部门与下 级主管业务部门之间属指导与被指导的关 系； n同一组织系统中的同级机关之间属平行关 系； n非同一系统的任何机关之间均属不相隶属 关系。 处于领导、指导地位的上级机关可以向被 领导或被指导的下级机关主送下行文；而 被领导、指导的下级机关应向上级领导、 指导机关主送上行文；具有平行关系或其 它不相隶属关系的机关之间相互主送平行 文。 (二）选择适宜的行文方式，一般不得越级 行文。 行文方式是机关之间公文传递路线的结构 形式，有逐级行文、多级行文、越级行文 、直接行文等多种。 n具有隶属关系或业务上有指导关系的机关 之间基本采取逐级行文的方式，即按层级 逐级上报、下发公文或只对直属的上一级 机关或所属下一级机关制发公文。 n为加快公文传递，在必要时可采用多级行 文的方式，即同时向若干层级的上级机关 或下级机关制发公文，包括直达基层组织 和向人民群众公布。 n特殊情况下的越级行文： 一是由于情况特殊紧急，如逐级上报下达 会延误时机造成重大损失； 二是经多次请示直接上级机关而问题长期 未予解决； 三是由上级机关交办并指定直接越级上报 的具体事项； 四是出现需要直接询问、答复或联系的具 体事项； 五是需要检举、控告直接上级机关等。 越级行文时，一般应抄送越过的机关。 n同级或其他不相隶属的机关之间相互行文 时应采取直接行文的方式，即不受系统归 属与级别层次的制约而直接向对方机关制 发公文。 (三）正确选择主送机关与抄送机关。 机关对外发文，应正确选择主送机关。除普 发性公文外，通常一件公文只选择一个主 送机关。 除领导直接交办的事项外，不应将公文直接 报送领导个人。 选择抄送机关时，应注意不要扩大抄送范围 ，但向下级机关的重要发文应同时抄报直 接上级机关，受双重领导的机关向上级机 关请示，应写明主送机关和抄送机关，由 主送机关答复； n上级机关向受双重领导的下级机关行文， 必要时应当抄送其另一个上级机关； n公文内容涉及有关机关的职权范围需要征 得配合时应向其抄送。 下列情况不得抄送： 请示在上报同时不得向下级机关抄送； 接受抄送的机关不得再向其他机关抄送； 凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。 (四）坚持“党政分开”的原则。 党政机关应在各自的系统内制发文件。 行政机关不能向党的组织发布指令性公文， 一般也不得以行政机关名义向党的组织报 告工作或请示、批准。 党政机关应尽量减少联合行文。 (五）联合行文时，作者应是“同级机关” 。 同级政府之间、政府各部门之间、上级政府 部门与下一级政府之间可以联合行文； 政府及其部门与同级党委、军队机关及其部 门可以联合行文； 政府部门与同级人民团体和行使行政职能的 事业单位、公司也可以联合行文。 联合行文应当确有必要，单位不宜过多。 n(六）行文前必须对有关问题协商一致。 为了维护政令一致，凡下行公文的内容涉 及其他机关的职权范围时，行文前必须就 有关问题协商一致，否则一律不得各自按 照自己的意见向下行文。 (七）严格控制公文数量，简化行文手续。 可发可不发的公文坚决不发； 必须印发的公文应严格控制发文数量与范围 ； 避免重复行文； 简化行文手续，上、下级各业务主管部门应 尽量直接对口行文 经批准在报刊上全文发布的行政法规与规章 ，应当视为正式公文依照执行，可不再行 文。由发文机关印制少量文本存档备查。 六、公文写作的语言运用 1公文的语言特点。 n庄重。语言端庄、格调郑重严肃； n准确。真实确切，无虚假、错漏，褒贬得 当，语意明确，符合实际，真切表达内容 ； n朴实。语言平直自然、恰如其分、通俗易 懂； n精练。语言简明扼要，服从行文目的和表 现主题的需要，当详则详，当略则略； n严谨。语言含义确切、文句细致周密、分 寸得当； n规范。各级语言单位的构成及组合不仅应 符合现代汉语（少数民族地区使用的本民 族文字的公文则为民族语言）的语法规则 和一般的逻辑规则，而且应合乎公务活动 所提出的特殊规范性要求。 词语特点： 使用规范化的书面词语。词语需有确切的含 义，除非不可避免或特殊需要，一般不使 用含义不确的词语； 以双音节词为主，单音节词（如经、依、此 、何、悉等）、多音节词的使用频率比其 他文章稍高； 有一部分词形确定、含义精确特定的公文专 用词语； 介宾词组、联合词组、“的”字词组的使用 频率较高。 语句特点： 含义完整确切，在文中具有较强的独立性； 起铺垫、过渡作用的语句少且简短； 一般都有专门表达公文主题的主题句，使主 题鲜明显露； 陈述句多，祈使句次之，疑问句、感叹句再 次之； 有较多带限定修饰成分的单句； 泛指性无主句较多； 判断句中，“是的”形式有较高的 使用频率； 单句多而复句较少。 表达的特点： 兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式， 不同文种各有侧重； 直接表意，以保证受文者直接快捷地获取有 用的认识； 只表述对解决现实具体事务有价值的事与理 ，以保证公文具有现实针对性； 对现实的反映不作任何虚构； 较强的程式化、规范性； 所使用的符号系统统一通用，如我国当代公 文统一使用通用性强的现代汉语的书面形 式作为符号系统。 修辞的特点： 准确鲜明、质朴平匀、精练顺达，重内在美 而不只求形式美； 消极修辞手法为主，以积极修辞手法为辅， 重在选词炼句及章法，审慎使用修辞格。 2公文词语的选择。 根据行文目的以及语言环境的需要，遵从语 法规则，选取最准确、最贴切而有效表情 达意的词语。 (l）认真辨析词语的确切含义，使词语的意 义符合客观实际。 (2）注意分辨词语的感情色彩，以正确表达 作者的立场观点。 (3）注意词语声音和语调对语义的影响，以 提高表达效果。 (4）注意词语间的正确搭配，遵循语言法则 。词语的选择要受事理逻辑、搭配习惯的 制约，要语义搭配，使表达合乎事理、合 乎逻辑，同时又要注意符合语言习惯。 (5）注意公文具体使用场合对词语风格的要 求，维护公文的严肃性及强制执行性。 除特殊情况外，一般不用口语词、谚语、歇 后语以及方言土语，及书面词语中带有调 侃、诙谐意味以及不够严肃郑重的词语。 (6）注意针对公文具体收受对象的特点选词 ，以“有的放矢”，便于理解和执行。 (7）注意根据公文中所涉及的人和事物的特 殊性质选词，以获得鲜明直接的表达效果 。 (8）注意根据上下文的需要选词，以维护公 文的完整有效性。 (9）注意词语的规范性，以提高公文沟通的 效果，扩展沟通的范围。 要正确使用正式列入现代汉语书面词汇体系 中的规范词语，力戒生造或使用不规范的 词语，特别是使用不规范的简称、方言土 语，以及随意改变成语的结构形式等。 n要有意识认真积累和正确运用公文的专用 词语、常用词语。对同一概念的表述应尽 可能选用已在公文同类表达中反复运用并 被实践证明最有效的词语。使表达更准确 ，更精练、更有效，避免错漏。 3公文语句的组织。 三个方面 n语句通顺（语法） n合理（逻辑） n获得最佳表达效果（修辞） (一）对公文语句的基本要求。 含义明确、清晰、完整，便于准确理解、 无歧义。 句子成分搭配得当。 句子成分完整。 语序安排妥当。 合乎事理，合乎逻辑规律。 句式内部结构合乎规范，力争有最佳表达 效果。 (二）语序的安排。 注意尊重语序的习惯性。如表达方位时，习 惯于称“东西南北”就不能随意变为“西 东北南”。 注意事理的逻辑次序。这一次序是客观事物 内部规律性的反映，因而是安排语序的主 要依据。 注意语序的强制性。 注意语序的选择性。只要不出现语法错误， 不改变语义，为追求更佳的表达效果，也 可对词语的位置作一些调整，如将状语置 于主语之前等。在公文中安排语序时，常 做如下处理： 当要表达的一组并列概念之间有轻重、主 次、强弱之分，大小、高低、多少之别时 ，应依次顺排或倒排；而无这种分别时则 按一定标准（空间分布、音节多少）分门 别类排列。 当一组概念表现由若干连续的动作、行为 构成的活动过程时，一般应按时间发展顺 序排列。 当以一组概念表现一个认识过程时，一般 按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序 排列。 当以一个语句反映因果关系时，一般是按 先因后果次序排列，只有需特别申明或突 出表现原因时，才先讲结果再谈原因。 当将语句中的一些成分提前或后置并不违 反语法规则，并不改变语义而且有利于提 高表达效果时，应以此作为修辞手段。公 文中有一部分定语、状语、谓语可以提前 。 当由于语句中几个成分的相互关系不明而 出现歧义时，有时可通过改变语序消除歧 义。 (三）句式的选择。 句式是指句子的结构形式。句中词语类别、 配置方式等不同，就构成各不相同的句式 。不同句式不仅语法结构各异，且有各具 特色的修辞功能。 在公文写作中如下几组句式的选择与调整具 有一定规律性。 主谓句与非主谓句。由主谓词组构成的句 子是主谓句；由主谓词组以外的其他词组 或单词构成的句子是非主谓句。 公文中主谓句的使用频率很高，非主谓句的 运用则受到一定限制，主要是使用一些无 主句。 主动句与被动句，句子的主语是动作行为 的发生者，这种句子就是主动句，而主语 为动作、行为的接受者时，句子就是被动 句。 公文中这两种句子兼而有之，如果要强调动 作或行为的发生者就采用主动句，反之则 采用被动句。 长句与短句。 在公文中阐发道理，说明事物性质（如下定 义）、状态，叙述较复杂或精细的事物时 ，常用长句子。 表示命令、要求和希望，叙述一连串动作， 以及表达激动心情的文字常用短句； 在会议公文和其他一些需通过念读而使受文 者了解内容的公文中，短句也比较多。 完全句与省略句。 公文中完全句是主要的，只有在为使语言简 洁且又不会对语义造成损伤的情况下才使 用省略句。 紧密句与舒缓句。 公文中紧密句更多一些，舒缓句则主要用于 一些会议公文（讲话稿等）。 当被表述的事物有多层意思且有并列的几个 重点方面时，也可用舒缓句予以强调。 单句与复句。 公文中多用单句，以便于理解和执行。 被表述的事理过于复杂时，也可用复句取代 复杂化的单句。 4公文中若干事物和概念的特殊表达要求 。 在对公文所涉及的事物和概念进行表达的过 程中，除了必须遵循一般的语法规则、逻 辑规则之外，还必须结合公文实际遵循一 些特殊要求。 第二节 公文的处理 一、公文处理及其任务 n公文处理，从广义上说，是指对公文的撰 写传递与管理，它是使公文得以形成并产 生实际效用的全部活动，是机关实现其管 理职能的重要形式。 n公文处理的内容：公文的拟写、制作、处 理、传递、保管、提供利用以及对公文处 理的监督控制和组织管理。 n公文处理的基本任务：准确、及时、安全 、有效地拟制、传递、处理和管理公文， 以便为机关公务提供适用的信息，充分发 挥公文的效用。 (1）拟写与制作公文。包括拟稿、会商、审 核、签发、缮印、校对直至用印或签署， 形成正式公文。 (2）传递公文。将拟制成的公文，根据公文 性质与时限要求以多种方式传递给收受公 文的机关。 (3）办理公文。对于收文予以执行、办理或 撰拟新的公文作出答复、批转或转发的处 理。了解与处理公文内容所针对的公务， 实现来文的目的要求。 (4）处置办毕公文。指对已办理完毕的公文 采取立卷归档、清退、销毁与暂存等方法 进行处置。 (5）管理公文。指对公文的平时分类保管与 提供查阅。 (6）对公文拟制办理的组织管理与监督控制 。 二、公文处理责任 1机关领导的公文处理责任： n参与对重要公文的撰拟工作； n审定签发以本机关名义制发的重要公文并 承担其法律或行政后果； n阅处重要来文并指示处置原则与方法； n直接承办最重要的来文； n审定公文处理方面的计划、规章和标准； n确定对公文处理系统的重大改善方案； n指导解决机关内公文处理活动中带有根本 性的随机事件等。 2综合办公部门负责人的公文处理责任 n撰拟一部分重要的综合性公文； n审定签发以本部门名义制发的公文并承担 其相应的法律或行政后果； n审核重要的对外发文； n经机关领导明确授权代为审定签发以机关 名义制发的公文； n阅处或经机关领导明确授权代为阅处部分 来文并指示处置原则与方法； n直接拟办和承办重要的来文； n制定机关公文处理方面的计划及实施方案 ； n组织制定公文处理方面的规章制度和标准 并督促检查实施情况。 n组织规划公文处理流程，建立公文处理质 量与效率保障体系； n协调机关内外的行文关系； n指导解决机关内公文处理中的一般随机事 件； n指导下级机关的公文处理工作。 3业务部门负责人的公文处理责任 n撰拟一部分比较重要的公文； n审定签发以本部门名义制发的文件并承担 相应的法律或行政后果； n审核由本部门承办、以机关名义发出的文 件； n阅处由本部门直接办理的来文并确定具体 处置方案； n直接拟办和承办重要来文； n协调与其他部门间的行文关系； n督导本部门的公文处理工作，控制其质量 ，确保工作效率； n向机关首长或综合部门反映有关情况； n解决部门内部公文处理活动中的矛盾和问 题等。 4公文处理机构负责人的公文处理责任 n草拟由领导交办的公文； n审核公文； n拟办、承办部分来文； n具体协调解决机关内部、外部有关公文处 理的一般性具体矛盾关系； n具体组织控制各部门公文的流程； n从多种渠道了解公文处理的具体情况，直 接指导解决或提请领导解决有关具体问题 ； n根据授权提出公文处理工作的计划及实施 方案， n设计公文处理的制度、标准和规程，规划 公文处理的流程； n具体指导下级机关的公文处理工作。 5专（兼）职文书人员的公文处理责任 n分类集中承担一部分公文处理任务，如收 发、启封、登记、注办、摘编、用印、立 卷归档、清退、销毁、保管、提供借阅利 用、组织传阅、催办、查办、印制、分发 、对外传递以及审核公文等； n组织公文的具体运转过程； n辅助设计公文处理的制度、标准和规程等 。 6一般业务人员的公文处理责任 n按规定时限阅读处理来文； n提供拟办意见； n具体承接办理公文，解决其中所涉及的问 题； n起草公文，参与审核一部分公文。 三、公文办理程序 1收文办理程序 收文即对来自本机关外部的公文所实施的处 置与管理活动。 (l）公文的收受与交流。 签收。经确认、清点、核对、检查、签注 后收取公文。由专职或兼职的外收发人员 或通讯人员完成。 启封。由办文人员签收后，统一启封或送 有关领导者亲启。 登记。外收发人员在完成签收工作后，对 收发情况做简要记载。 (2）办理收文。 对收文进行阅读、分析研究，从中获取信息 ，了解或解决问题的过程。 拟办。这是一项辅助决策活动。由有关人 员对文件进行阅读分析，提出处理意见和 建议，提供相关方案，供领导审核定夺。 拟办工作注意： 第一，弄清文件的意图、问题的性质与实际 状况； 第二，意见要简明、具体、得体； 第三，如所提方案有两个或两个以上，应将 倾向性意见排在前； 第四，在“公文处理单”中填写好意见，签 注姓名、日期； 第五，对领导采纳自己的方案有一定把握时 ，也可直接草拟复文文稿供审核定夺。 请办，也叫注办。 机关办公厅（室）根据授权或有关规定将需 要办理的公文注请主管领导人指示或主管 部门研办。 对需要两个以上部门办理的，应当指明主办 部门。 n需请办的文件可以分为三种类型：注批件 、注办件、函办件。 n注批件。即直接注“请某某同志批示”的 文件。 办理注意： 请示的问题比较重大，不需要办文部门协调 、补充说明的，要注请领导同志批示。 注请领导批示的请办件，应同时分送有关领 导和主管部门阅看，以便相互通气，加快 办理速度。 一些特殊件，如确需直接注请领导批示，可 先同领导同志的秘书联系协调，然后再注 请办理。不能随便直接注请领导人批示。 特别是有些请示，有关部门意见不一致， 不便领导表态的，更不能直接注请领导人 去批示。 n注办件。就是注“请某某部门研办”的文 件。 注办方式包括： 请某某部门研办，请某某部门商某某部门研 办， 请某某部门研处， 请某某部门研究提出意见，请某某部门商某 某部门研究提出意见。 办理注意： 注意“研办”与“研究提出意见”的区别。 对“研办”件，承办部门可以自行批复请 示单位。注明“研究提出意见”，是表示 征求意见，要求有关部门提出办理意见供 上级领导机关办文参考，主办者实际上是 请示件的主送机关。 请某某部门商某某部门研办的件，两个承办 部门，以前者为主，由前者牵头承办。牵 头单位应当充分征求商办单位意见。如果 两个单位意见不一致时，应将两种意见同 时报上级机关酌定。 注办件的分送范围要得当。一般请部门研办 、研究提出意见的文件都应当分送有关领 导同志，使领导同志知道某文件已由某个 部门承办。如果主管领导对请示有批示， 可由办文人员直接告知承办单位。 n函办件。就是用函的形式通知有关部门研 究提出办理意见的文件。 办理注意： 请示件中的内容涉及几个部门，需要各方面 征求意见，又不便于请某一个部门承办的 ，办公厅（室）可分别发函。函中可写明 ：“现将某某请示转去，请就某某方面的 问题研究提出意见。” 办公厅（室）领导同志有批示的文件，而该 批示不便于和承办部门见面，就用发函的 形式，并可以把“此件是领导同志交办的 ”这样的消息向承办部门传递过去。 一些特急件，需要限定承办部门在一定期限 内办完，用函的形式可以说清楚。 批办。有关负责人认真阅读分析文件后， 提出处理意见。 这是一项由法定责任者履行法定的事务处置 权的决策活动，规定了对具体文件的处置 方法、程序、具体承办责任、承办原则与 要求等，对公文效用的实现具有决定性影 响。 批办时注意： 第一，不越权批办； 第二，严格控制批办范围； 第三，批办意见明确、具体、切实可行； 第四，采取措施保证批办意见执行； 第五，如待办问题自己无权或无法处置，可 将批办改为拟办； 第六，填“公文处理单”。 分发。经过收文筛选分类后，按一定标准 和要求分送有关部门、有关人员阅知办理 的活动。 主要依据是：文件的性质、重要程度、涉密 程度、缓急时限要求、内容所涉及的职责 范围等 承办。即具体承接处置文件内容所针对的 事务与问题的活动，是公文处理的中心环 节。 可采取召集会议、面谈讨论、电话沟通、实 地调查指导、现场协调布置等方式。 依据是有关法规、指令、决定等； 上