G014文件控制程序.doc

Q/G CS 014-2007文件控制程序1范围本程序规定了公司质量管理体系、HACCP体系所要求的各类文件进行有效控制的范围、职责和工作程序。本程序适用于对指导和影响质量管理体系、HACCP体系实施所涉及的各类文件（包括外来文件）进行控制的活动。2职责2.1标准化办、HACCP领导小组负责质量手册、程序文件的控制管理。2.2标准化办负责质量手册、程序文件、企业标准的编制、修订、编号、发放、控制管理。2.3质检部负责技术文件(包括外来文件)的控制管理。3 定义3.1“受控”指具有明确发放范围并且受更改控制的文件。3.2“非受控”指发放范围事先不确定并不受更改控制的文件。4工作程序4.1文件的分类与管理4.1.1质量管理体系文件由标准化办管理，是指按总方针和目标及适用标准描述的质量管理体系和为实施质量管理体系要求所需的一致信息的文件和提供如何一致的完成活动和过程的信息的文件。包括：a)质量手册、程序文件、指导性文件；b)用于质量管理体系的各种记录、公司管理标准、工作标准。4.1.2技术性文件由标准化办管理，是指导产品设计开发和生产的规范性文件，是产品生产和检验及确认的工作依据，技术性文件直接影响产品的质量。包括：a)企业的技术标准、产品标准、技术操作规范（程）；b)工艺流程及工艺、工装文件；c)技术决定通知书等过程控制文件。4.1.3质量活动文件由相关部门管理，是指以确保产品质量为目的所开展质量活动的规范和记录。通常包括：a)质量计划与质量活动实施细则；b)质量验证的记录与总结。4.1.4外来文件由公司标准化办管理，是指对质量管理体系和技术、质量活动必须执行的外来文件。通常包括：a)国家与上级机关发布的法令、法规、强制性或推荐性标准和规范；b)外来产品图样、工艺配方、样品试样等、技术协议及顾客使用产品的质量记录与证明；c)具有参考使用价值的其他外来技术文件。4.2文件的编制、审批和发布文件发布前应得到批准，以确保文件的充分性与适宜性。4.2.1质量手册由标准化办编写，管理者代表审核，最高管理者批准并发布，标准化办编号发放与管理。4.2.2程序文件由标准化办和标准化办编写，管理者代表批准，标准化办发放与管理。4.2.3技术性文件由标准化办制订，总经理审核并批准发布。4.2.4作业性文件由各职能部门按标准要求协助标准化办编制，总经理批准发布。4.2.5文件审批时需审查的内容：a)文件内容和格式是否适合，职责是否明确；b)文件性质和发放范围等。4.2.6各类文件均由标准化办根据企业标准体系文件的编码代号要求进行编号标识。4.2.7质量手册、程序文件由标准化办根据批准的发放范围发放，并填写文件发放一览表，文件持有者在登记表上签字领取。4.2.8作业性文件由标准化办发放，并填写文件发放一览表，接收人在登记表上签字领取。4.2.9文件的发放：a)应确保在对质量体系有效运行起重要作用的场所都能得到相应文件的现行有效版本，发放时编写受控顺序号，加盖“受控”章，否则视为无效文件。b)及时收回失效或作废文件，收回时登记记录。4.2.10标准化办建立公司现行质量管理体系控制文件总清单。各部门建立本部门管理和使用的现行质量管理体系控制文件分清单，不定期检查确保文件的现行有效。4.3 体系文件的编码代号及编号结构的格式要求4.3.1编码代号要求为规范文件格式，便于文件管理，依据Q/G CS 001的要求，对企业标准体系文件进行统一编号。4.3.2 代码（企业技术标准编号）Q /J CS 0XX - 200XGZ 标准发布年代号标准发布顺序号 企业名称代号J技术标准体系标准代号 G管理标准体系标准代号 Z工作标准体系标准代号企业技术文件代号4.3.3管理手册代码Q /G CS XXX - 200X 文件发布年代号300计量管理手册起始顺序号 320环境职业健康安全管理手册起始顺序号 340质量管理手册起始顺序号 企业名称代号 管理标准体系标准代号企业标准代号4.3.4 程序文件代码Q / C CS 311 - 200X 标准文件发布年代号 311测量管理体系程序文件起始顺序号 321环境与职业健康安全管理体系程序文件起始顺序号 351质量管理体系程序文件起始顺序号企业名称代号 程序文件代号企业标准代号4.3.5 产品标准代码Q/CS 0XX-200X即Q/后不加：J、G、Z、C等体系区别代号，其余同4.3.2规定。注：a）“Q”为“企”字的汉语拼音第一个大写字母，是企业标准文件代号b）“CS”为“斥山集团有限公司”的简称，用C（斥）、S（山）、两个汉字的第一个大写汉语拼音字母代替。c）“C”为“程”字汉语拼音第一个大写字母，是程序文件的代号。d）“G”为“管”字汉语拼音第一个大写字母，是管理标准代号。e）“Z”为“指”字汉语拼音第一个大写字母，是工作标准代号。f）“J”为“技”字汉语拼音第一个大写字母，是技术标准代号。g)“起始顺序号”即指该文件的顺序号自该号开始起，顺序排列。4.4文件的更改4.4.1文件在实施中发现内容有不适宜的地方，应由使用者提出更改申请，填写文件更改申请单，说明更改原因，报标准化办办理。4.4.2对重要程序文件和工艺、技术文件的更改应通过必要的验证，应有充分的证据。4.4.3文件更改的审批由原审批人进行，当审批人不在职时，可由接替人审批，但应获得原审批时依据的背景材料，以保持文件的连续性。4.4.4文件更改批准后，由标准化办负责下发文件更改通知单通知文件管理者实施更改，并注明更改的标记和更改的生效时间。4.4.5更改时必须注意某一文件的更改所引起的其它文件相应更改，保持文件的协调一致。4.4.6文件经多次更改或更改的内容超过原文内容的三分之一时或当质量管理体系发生重大变化时，应进行换版，原版作废，由标准化办收回，填写文件发放一览表下发新版文件。4.5文件的作废与销毁4.5.1作废的文件由标准化办按公司有关规定收回并全部销毁，销毁的填报文件作废/销毁申请单，经部门领导审核报管理者代表批准后方可实施。4.5.2作废文件如需保留，应由使用部门提出申请，经管理者代表批准后加盖“保留参考”印章后方可留用。以确保在使用场所能得到有关文件的适用版本。4.6文件的管理4.6.1质量管理体系文件经审核批准后，原版文件由标准化办存档。4.6.2质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”两种，受控文件加盖“受控”章，“非受控”文件加盖“非受控”章，文件持有者对文件要妥善保管，保持清晰，易于识别。按文件发放一览表发放并做好管理。4.6.3公司标准化办负责所有外来文件的收集、登记。由管理者代表对其适用性进行审批，由标准化办统一编号，根据各职能部门的需要分发，并填写文件发放一览表。4.6.4设备科要对外购设备进厂入库时随机带来的技术性文件按档案资料管理规定进行分类归档管理。4.6.5文件控制过程中产生的记录，由控制部门整理，归档存放。4.6.6标准化办负责定期到上级有关部门核查所使用的国际标准、国家标准、行业标准以及有关规定等技术性文件是否过期失效，应及时更换过期文件，防止过期文件的非预期使用。4.6.7本公司人员因工作需要临时借阅文件和资料时，经部门负责人批准后借阅。当因工作需要持有文件的人员进行工作调动或调离公司时，调离前文件持有人要及时将办理文件交接手续，由文件管理者在文件发放回收登记表上注销。4.6.8文件涉及到保密内容，应遵循保密制度，未经管理者代表批准，不得随意翻印、复制、外借。4.6.9各部门对文件和资料进行管理，公司标准化办、质检办每半年对文件和资料管理情况进行一次检查。4.7文件的评审每年管理评审前，标准化办应针对文件实施中可能会因组织结构、产品、工艺流程、法律法规改变而变化，应对现行的管理文件、技术性文件进行评审，以确定文件的适宜性和充分性，对不适宜的文件应制定纠正措施进行整改，整改后的文件应按原审批程序再次进行审批。4.8印章的管理a) 与质量管理体系有关的印章，如“受控”和“非受控”，“作废”等章子，由标准化办保管