Excel2003电子表格处理软-2.ppt

第六章 Excel 2003电子表格处理软件 第六章 Excel 2003 电子表格处理软件 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 Word 2003表格与 Excel 2003 比较 Word 表格Excel 表格 只能对表格中的数据 进行简单的计算和统计， 但操作繁琐、不方便、效 率低。 方便对表中数据进行编辑、 处理、统计与分析，具有强大的 数据统计功能，可以对数据进行 分析、预测，并能将数据以形象直 观的图形方式显示出来。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 认识电子表格 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 Excel 2003 的特点 强有力的人性化设计，如“智能”Office助手、“大眼夹”、“ 小灵通”等。 Excel将工作表组织成工作簿，使表格处理从单表扩充为多 表，从二维扩充为三维，具有非常强的数据处理能力，表格 之间的数据操作变得方便、易行。 Excel提供了数百种统计图，使数据的表示更加直观和丰富 多彩，实现表图一体、协同处理。 允许在工作表中使用公式和函数，简化了数据统计工作， 有11类300多种函数。 可以方便地和Office套件其他应用程序共享信息。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 内容提要 Excel工作表 8 建立基本概念 8 工作表的操作与编辑 8 公式与函数的应用 8 打印工作表 Excel 图表 8 图表相关名词术语 8 创建和修饰图表 数据管理8 数据清单概念 8 数据排序 8 筛选数据 8 分类汇总 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 Excel 2003概述 Office家族成员之一电子表格处理软件 表格标题 数据文字数值 自动填充公式函数 图表图形对象数据清单 排序筛选分类汇总 公式公式自动处理 图表图表直观显示 数据管理数据管理功能 建立基本概念 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 Excel 2003概述 一、Excel 2003 的功能与特点 主要功能 表格编辑：通过单元格构成工作表Sheet 。 可复制、移动、插入、删除、替换等 命令进行。 编辑，数据录入与修改方便。 表格管理：相关工作表组成一个工作簿（Excel 文件） Sheet1 、Sheet2、Sheet3等， 设置工作表格式： 表格字体、边框、行高与列宽进行设置 绘制统计图表：根据工作表中的数据产生图表功能 数据管理功能：对表中数据进行排序、筛选、分类汇总 网络功能：可能从Internet的着站点导入数据，或把工作簿 以网页格式保存 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 Excel 2003 概述 二、启动Excel 2003 最常用的方法有以下3种，根据实际需要或个人习惯选择其中 一种即可。【具体操作】 方法1：“开始”“程序”“Microsoft Office” “Microsoft Office Excel 2003”，即可启动 Excel 2003。 方法2：双击桌面上的Excel 2003快捷方式图标 ，可启动 Excel程序窗口； 方法3：双击一个Excel文件，启动Excel程序窗口的同时打开相 应文件。 三、退出Excel 2003 （1）关闭按钮 （2）双击程序控制图标 （3）单击程序控制图标关闭 （4） Alt +F4 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 Excel 2003操作界面 每个单元格可存放多达 32000个字符信息，整个工作 区最多可以有65536行、256列 数据。单元格有一个惟一标识 ，称为单元地址，由列标和行 号构成，如A1，B4 每个工作簿有255张工作表， 系统默认3张， 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 工作簿与工作表 工作簿（Book） 工作簿是计算和存储数据的文件， 也就是通常意义上的Excel文件。 工作表（Sheet） 它是工作簿的一部分，也称作电子表格。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 Excel 2003概述 二、操作方式 1.菜单操作 2.工具栏操作 3.快捷菜单操作 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 往单元格中输入数据，先选定单元格，再输入数据，所输 入的数据将会显示在单元格和编辑栏中。用户可以通过三种方 法向单元格中输入数据： 法一：选定单元格，直接输入数据，按【Enter】键确认 ； 法二：选定单元格并单击编辑栏，在其中输入数据，然后 单击【输入】按钮或按【Enter】键确认； 法三：双击单元格，单元格内显示插入点光标，移动光标 在特定位置输入数据，此方法通常用于修改单元格中的部分数 据。 用户可以向选定单元格输入中、英文文本、数字、日期和 公式。单元格中的数据有文本、数值、日期和时间、逻辑值和 出错值等五种类型。 6.1在新建工作表中输入数据 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 1文本数据 由字母、汉字、数字或其他字符组成；除公式、数值或日期型常 量数据外的数据，Excel均认为的文本数据。系统默认的对齐方式为左 对齐； 当输入的数据全部是由数字组成的文本数据（不作数值大小比较 的数字），例如身份证号码或带区号的电话号码等时，在数字前添加 英文标点符号单引号（），或先将单元格设置为文本格式，再输入 数据，此时单元格左上角会出现绿色三角标志。只要是以文本形式存 储的数字都会显示此标志，若要删除该标志，可单击【工具】菜单下 【错误检查】命令，在弹出【错误检查】对话框中单击【忽略错误】 按钮。可以放心的是，该标志打印时不会出现。 6.1在新建工作表中输入数据 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 输入：原始数据（中英文字符、数字）和公式 步骤1：明确内容输入的单元格当前活动单元格 步骤2：内容输入（注意观察编辑栏） 确认操作EnterEnterTabTab 取消操作 EscEsc 数据类型：文本、数字、日期和时间、逻辑值和出错值。 6.1在新建工作表中输入数据 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 2数值数据 包含整数、小数、分数、百分数等。系统默认对齐方式为右对齐。 应注意以下几点： 当整数长度大于12位或列宽过小时，将自动改用科学计数法表示 ； 无论输入的数字位数有多少，Excel只保留15位有效数字精度， 多余的数字用零代替； 系统默认的数字格式为两位小数，当小数位数超出2位时，单元 格内采取“四舍五入”方式显示，但编辑框仍然显示输入时的数，保存 或计算时一律以输入数进行，不存在误差。 为了避免系统将分数视为日期，应在分数前冠以0和空格， 应输入“0 1/4”，结果在单元格显示分数，但在编辑栏则以小数 显示。 6.1在新建工作表中输入数据 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.1在新建工作表中输入数据 3日期或时间数据 Excel内置了一些日期和时间格式，通常为“YY-MM-DD”即年月日 的格式。当输入数据与这些格式匹配时，默认对齐方式为右对齐。 输入日期时，可用日期分隔符“-”或“/”； 若要在同一单元格中输入日期和时间，日期与时间之间用空格分开 ； 若要插入当天的日期，可通过使用：Ctrl+；组合键； 若要插入当天的时间，可通过使用：Ctrl+Shift+；组合键。 4逻辑值 逻辑值只有True（真值）或False（假值），是比较运算的结果。 5出错值：通常在使用公式或函数计算时，引用单元格有误则结 果单元格就会显示出错值（见本章末的附表）。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.1在新建工作表中输入数据 6.快速输入数据技巧填充 Excel可填充的序列有：自动填充序列、 等差序列、等比序列、日期序列、自定义填 充等类型的数据。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.1在新建工作表中输入数据 保存新建工作簿 单击常用工作栏上的“保存”按钮 关闭工作簿 单击菜单栏最右边的【关闭窗口】按钮； 单击【文件】菜单下的【关闭】命令。 2、关闭所有打开的工作簿并退出Excel方法： 双击Excel标题栏最右边的【关闭】按钮； 双击Excel标题栏最左边控制图标，在打开的相应菜单 下单击【关闭】命令； 打开已经建好的工作簿 方法一：通过“资源管理器”或“我的电脑”找到该文件 并双击相应文件图标； 方法二：如果要打开最近使用过的工作簿，可以单击【文 件】菜单下列出的最近使用过的工作簿列表中的其中一个。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 本节课小结 知识点 1. Excel 2003的启动和退出 2. Excel 2003操作界面 3. 文本数据的输入 4. 数值数据的输入 5. 日期和时间数据的输入 6.快速输入数据技巧填充 熟练掌握： 在单元格中输入文本、数值、日期和时间、逻辑值 几种常用数据类型；特别要求掌握快速输入数据技巧 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.1 创建工作表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.2 编辑工作表 一、修改单元格数据时分两种情况： 全部修改：单击要修改的单元格，用输入的新数据 去替换原有的数据。 局部修改：双击要修改的单元格(或单击后按F2键) ，直接在单元格内部作局部修改，也可在编辑栏修改。 二、插入行、列、单元格、批注 三、清除行、列、单元格 四、删除行、列、单元格 五、移动和复制行、列、单元格 六、查找与替换单元格内容 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 本节课小结 知识点 1. 修改单元格数据 2. 插入行、列、单元格、批注 3. 清除行、列、单元格 4. 删除行、列、单元格 5. 移动和复制行、列、单元格 6. 查找与替换单元格内容 熟练掌握： 在Excel 2003的使用过程中熟练应用它们。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 布置作业 课后实践练习： 1、创建 “入学考试成绩表”并保存。 要求：自已动手实践整个建表过程，特别注 意有规律数据的录入方法，把常用数据清单添加到自 定义序列中。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.1 创建工作表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.3公式与函数 主要内容：公式概念、组成、运算符 、优先级，公式复制、地址引用；函数功 能、参数，常见函数使用。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 公式：是在工作表中对数据进行计算和分析的式子。 组成：公式是由运算符连接运算对象的表达式。 例如（数学公式）： sin(x)(5+x3 )25x 1、公式 运算符 运算对象 运算对象：可以是数值常量、单元格或单元格区域引 用、标志、名称或函数。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 （1）运算符 Excel包括四种运算符。 【算术运算符】 +、 -、 *、 /、 【比较运算符】 =、=、 【文本运算符】 Product:求乘积 Round:四舍五入 Left:提取字符串左边的若干个字符； Right:提取字符串右边的若干个字符； 函数学习方法：参考帮助系统（F1键）、函数向导 。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 序 号 出错符号原因 1#单元格所在列宽宽度不够 2#VALUE!在需要数字或逻辑值 时输入了文本 3#DIV/O! 在公式中，除数使用了指向空单元格或包含 零值单元格 4#NAME? 删除了公式中使用的名称，或者使用了不存 在的名称。 5#REF! 删除了由其它公式引用的单元格或将移动单 元格粘贴到由其它公式引用的单元格中。 6#NULL! 使用了不正确的区域运算符或不正确的单元 格引用。 计算时常见的错误 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 本节课小结 知识点： （1）公式的概念； （2）运算符及其优先次序 （3）公式的显示与编辑； （4）公式的复制 （5）单元格的引用（相对引用与绝对引用）； （6）函数的概念与组成； （7）常用函数及其使用方法； 。 熟练掌握： (1)公式的创建与复制方法。 (2) 相对引用与绝对引用的正确使用。 (3) 常用函数的使用方法。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 布置作业 课后实践练习： 1、用公式或函数计算“入学考试成绩表”中的 总成绩、综合成绩是否录取、平均分、最高分、最低 分、参加考试人数和录取人数等，保存统计结果。 要求：正确使用相对地址引用与绝对地址引 用 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.3 创建工作表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.4 格式化工作表 格式化工作表的目的和作用： 简单明了, 重点突出, 美观大方, 可读性强。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 8.设置工作表的背景（提高部分） 工作表的格式化主要包括： 6.4 格式化工作表 1.设置字体、数字、日期、文本、货币格式 2.设置对齐方式、合并、文本方向和图案 3.调整单元格的行高和列宽(隐藏行、列） 4.条件格式的设置 5.设置边框 6.自动套用格式 7.设置单元格、工作表或工作簿的保护 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.4 格式化工作表 一、设置字体、数字、日期、文本、货币格式 法一：按Ctrl+1; 法二：单击【格式】菜单 【单元格】命令； 法三：右击在快捷菜单中选择【单元格】命令； 【常用格式】工具栏上没有的功能，可通过 【单元格格式】对话框设置，打开的方法有 三种： 常用、简单的格式，可用【常用格式】工具栏上的快捷按钮设置。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.4 格式化工作表 数字格式 日期格式 文本格式 货币格式 字体格式 一、设置字体、数字、日期、文本、货币格式 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 二、设置对齐方式、合 并、文本方向和图案 6.4 格式化工作表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 三、调整单元格的行高和列宽(隐藏行、 列） 增大某一单元格的字号时，可自动调整行高； 有时在不改变字号时希望改变行高，就需调整行高。 输入数据过长时，会以显示在右侧单元格内的错觉，其实数据 是存放在该单元格中； 若是公式或函数计算出来的结果数据较长，超出默认列宽时， 单元格则会显示一系列“#”，此时适当调整单元格的列宽 ，才能将数据完整地显示出来。 6.4 格式化工作表 新建工作簿中，工作表的行高和列宽都使用系统的默认值： 行高：14.25 列宽：8.38 行高是以磅为单位（1cm=28.6磅) 列宽与EXCEL的标准字体有关， 单位为1/10英寸(1个单位为2.54mm) 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 行高或列宽的调整方法常见的有两种： 1、鼠标法 2、菜单法 6.4 格式化工作表 注意 当列宽调窄后，单元格内容可能会不完全显示， 此时需设置自动换行。例如：成绩表中的考试序号。 三、调整单元格的行高和列宽(隐藏行、 列） 【格式】菜单 【行】【行高】 【格式】菜单 【列】【列宽】 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 四、条件格式的 设置 【具体操作】 选中设置条件格式的范围； 单击【格式】菜单上的【条件格式】命令； 6.4 格式化工作表 若想将成绩突出（86分以上）的单元格突出显示（如用红色加粗）， 从而更容易分辨出不同的数据。 作用：让符合条件的单元格突出显示，便于迅速查看指定数据。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 五、设置 边框 6.4 格式化工作表 【具体操作】 选择要设置边框的单元格区域； 在【单元格格式】对话框的 【边框】选项卡中先选择线条的 样式和颜色，再预置或添加边框 样式。 特别注意： 不要选择线条的样式和颜色后 就直接确定，不预置或添加边框 样式。 常用、简单的边框，可用 【常用格式】工具栏上的 快捷按钮设置。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 【具体操作】 选择欲套用格式的单元格区域； 【格式】 【自动套用格式】 六、自动套用 格式 6.4 格式化工作表 实践后请思考（布置）： 手动设置工作表格式与自动套用格式的 优缺点，说一说【自动套用格式】对话 框中“选项”的功能和作用) 作用：轻松、快速美化工作表 Excel 2003提供了16种格式和一种无格式给用户选择。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 1.工作表或工作簿的保护 为防止被非法用户查看或修改表中比较重要数据时采取的 保护措施。通过设置密码对工作表或工作簿进行保护。 6.4 格式化工作表 具体操作： 单击【工具】菜单 【保护】命令， 选择【保护工作表】在【保护工作表 】对话框中设置密码，并确认密码即可 。 七、设置单元格、工作表或工作簿的 保护 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 七、设置单元格、工作表或工作簿的 保护 【锁定】可防止所选单元格被非法用户 改动、移动、删除或更改大小； 【隐藏】可防止在编辑栏显示结果单元 格中的公式。 6.4 格式化工作表 2.单元格保护 设置单元格保护可锁定单元格，防止对单元格移动、 修改、删除及隐藏等操作，也可隐藏单元格中的公式。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 八、设置工作表的 背景 1、设置背景 单击【格式】菜单【工作表】【背景】命令插入图片 2、删除背景： 单击【格式】菜单【工作表】 【删除背景】即可。 6.4 格式化工作表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 知识点： 格式化的功能和作用 “数字”格式的设置 对齐方式、合并、自动换行的设置 “边框”格式的设置 “条件格式”的设置 重点掌握： 1、格式化工作表中“数字”、“对齐”、“边框”格式的设 置； 2、“条件格式”的设置。 注意：对齐方式、合并居中与跨列居中的正确运用 6.4 格式化工作表（小结） 简单明了, 重点突出, 美观大方, 可读性强。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 布置作业 课后实践练习： 1、将 “入学考试成绩表”格式化 （可参考教材P207图4-37，也可自己设计） 要求：简单明了、重点突出、美观大方，可读性 强。 2、作业 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.4 格式化工作表（结束） 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.5 编辑工作簿 一个工作簿（即一个.xls文件）可包含255张工作表，系 统默认为3张工作表，用户可根据实际需要进行增删。 工作簿名218个字符（注意：Windows 中文件名的长度 255个字符) 一、工作簿的编辑 选择工作表、复制、移动、删除、重命名工作表等操作 1.在工作簿中选择工作表 (1)单张工作表（单击工作表标签） (2)多张相邻工作表（单击第一张工作表标签，按Shift 再单击最后一张工作表标签） (3)多张不相邻工作表(按住Ctrl再单击要选择的工作表 标签 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 2、插入、删除工作表 3、移动、复制工作表 4、重命名工作表 操作步骤：双击要重命名的工作表标签输入新的标签名 5、设置工作表标签颜色 二、工作簿的管理 1.自动保存 （“工具”“自动保存”） For office XP: “工具” “选项” “保存”选项 卡） 2.设置新建工作簿中系统默认的工作表数目 （“常规”选项卡） 3.设置文件菜单下最近使用文件列表中文件个数（同上） 6.5 编辑工作簿 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.6 创建图表 图表具有较好的视觉效果，用图表表示数据和数据计算的结 果，是一种非常形象、直观的方法,可方便用户查看数据的差异、 图案和预测趋势。通过图表，您可以将工作表数据转换成图片， 从而使比较或趋势变得一目了然。 1、 图表的类型及用途 Excel 2003 为我们提供了柱形图、饼图、面积图、折线图 、体积图等14种图表类型，每一种类型又有多种子类型（举例） ： 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.6 创建图表 常用的图表类型及用途： 柱形图 ：用来显示一段时间内数据的 变化或者不同项目之间的比较，常用于强调 数据随时间的变化趋势。 饼图：适合表示数据系列中各项占该系列 总值的百分比，用于显示部分与整体的关 系，以及所占比例。 折线图：用来显示一段时间内，等时间 间隔内数据的变化趋势，主要强调数据 的变化率。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.6 创建图表 2 创建图表 在Excel中，既可以创建一个嵌入式图表，也可创建一个独立图表 。 嵌入式图表的数据和图表在同一工作表上，可同时显示和打印；而 独立的图表则是在数据工作表之前插入一张名为“Chart1”的单独 图表，只能分别显示和打印。 【具体操作】： 选择图表所需数据，同时选择列标题 和行标题，本例为A3：D8单元格区域。 然后单击工具栏上的【图表向导】按 钮打开【图表向导】对话框，选择需创 建的图表类型：簇状柱形图； 单击【下一步】按钮 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 图表操作过程中的几个术语： 1.数据系列：同类数据的集合分类 2.分类：反映表中元素的数目 3.坐标轴：图表的一条边 4.图例：定义图表中的不同元素 5.网格线：强调X轴和Y轴刻度 6.6 创建图表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 数据系列 坐标轴图例 分类 网格线 6.6 创建图表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 3 编辑图表 如果对建立的图表不满意，可以对其进行编辑、修改和调整。 图表的编辑是指对图表以及其中的各个对象进行编辑，主要指 图表的移动、复制、缩放、删除以及更改图表类型。 移动图表：选定需要移动的图表，拖动鼠标到合适的位置，松 开鼠标即可。 复制图表：选定需要复制的图表，按住Ctrl键的同时，拖动鼠 标到合适的位置，松开鼠标即可；或者使用复制/粘贴的方法也行 。 缩放图表：选定图表后，图表的周围出现8个控制点，将鼠标 指向某个控制点并托运鼠标，即可调整图表大小，与调整窗口或图 片大小类似。 6.6 创建图表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 3 编辑图表 删除图表：当图表不再需要时，选定它，并按Delete键，即可 删除的图表。 更改图表类型 如果之前创建的图表类型不容易看出销售情况，您可改变其图 表类型。只需右击图表，在弹出的快捷菜单中选择“图表类型”，接 着选择合适的图表类型，再单击“确定”按钮。 图表创建好后，只要修改了表中的数据，图表中的数据系列也 随之改变。同样，您若不小心改动了图表中某一系列的数值，表中 的数据也照样会随之改变。 6.6 创建图表 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 在Excel中，数据库又称数据清单，是由行和列组成的数据记录的集合 。数据清单的列相当于数据库的字段是构成记录的基本数据单元，数据清单 中的列标题相当于数据库中的字段名称，位于数据清单的最上面，每一列包 含着相同类型的数据；数据清单中的每一行相当于数据库的一个记录，是某 个特定项的完整值。在执行查询、排序或分类汇总等数据库操作过程中， Excel会自动将数据清单视为数据库来对待。 课程号课程名学分 C001高等数学6 C002会计学5 C003管理学4 C004程序设计基础3 C005数字电路4 元组、记录、行 属性、字段、列 字段名称 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 满足以下条件的Excel工作表均可被识别为数据清单： 第一：数据的第一行有用字符串表示的列名，即字段名； 第二：除字段名外，数据中每列应包含同一类型的数据； 第三：各条记录之间不存在全空的行，各字段之间也不能有全空的列。 课程号课程名学分 C001高等数学6 C002会计学5 C003管理学4 C004程序设计基础3 C005数字电路4 元组、记录、行 属性、字段、列 字段名称 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 最常用的数据库操作是筛选、排序和分类汇总操作。 一、数据的筛选 Excel提供了两种筛选。一种是自动筛选，适用于按简单条件筛选 ；另一种是高级筛选，适用于按复杂条件筛选。 自动筛选：对整个数据清单操作，筛选结果将在原有区域显示。 【具体操作】： 单击数据清单中任意单元格； 单击【数据】菜单中【筛选】命令下的【自动筛选】。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 若要对同一字段设置两个筛选条件，则需注意条件之间的关系。 【与】和【或】是指两个条件之间的关系。 【与】表示两个条件必须同时满足的记录才会出现在筛选结果中； 【或】表示只要满足其中一个条件就会出现在筛选结果中。 自动筛选前10项 若清单中的数据很多而只需 显示某列中最大或最小的几 项，则可使用此功能。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 二、数据的排序 对于数据清单中的数据，还可以按照一定的顺序对它们进 行排列操作。Excel中提供了许多排序方法，可以按照字母的先 后顺序来排列，也可按照数值的大小顺序来组织数据。还可按 行或列来排序； 排序的字段名通常称为关键字，Excel允许同时对至多三 个关键字进行排序。 【具体操作】： 单击数据清单中的任一单元格； 单击【数据】菜单中的【排序】命令，弹出的【排 序】对话框 单击【主要关键字】下拉按钮，选择主要关键字， 单击【次要关键字】下拉按钮，选择次要关键字， 单击【确定】按钮，即可得排序结果。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 二、数据的排序 对姓名字段也可按姓氏笔画 升序排列，只需在主要关键字下 拉列表中选择姓名，之后单击【 选项】按钮，在弹出的【排序选 项】对话框中单击【笔划排序】 单选项，如右图所示。单击【确 定】按钮后，返回【排序】对话 框再单击【确定】按钮。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 二、数据的分类汇总 分类汇总就是对数据清单中的某一字段，按某种分类方式进行 汇总并显示出来。 汇总方式主要有： 求和、求平均、计数、 求最大数等。Excel提供 的分类汇总功能，可以 在数据清单的基础上方 便快速地生成分类汇总 表，使得数据统计简便 易行。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 1、建立分类汇总表 分类汇总就是先分类再汇总 。因此，建立分类汇总的第一 步就是先对分类字段排序，使 得分类字段值相同的记录排在 一起，从而达到分类的目的。 接着再通过“数据”菜单下的分 类汇总命令建立汇总表。其中 ，可以对一个或多个字段进行 相同或不同方式的汇总。按先 排序数据分类汇总的顺序 进行。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 2、分级显示或打印 由于分类汇总的结果是插入在原数据清单上显示出来的 ，如果原数据清单数据量较大，那么查看汇总结果就不方便。 这时可通过单击汇总表左侧分级显示区上方的分级显示按钮【 1】、【2】、【3】或展开折叠按钮【+】、【-】，使汇总结 果按用户指定要求显示。如果存在多种汇总，则分级显示按钮 也会相应增多。 分级显示按钮的作用： 【1】：只显示列标题和总计； 【2】：只显示列标题、总计和 分类总计； 【3】：显示所有数据； 【+】：展开数据； 【-】：折叠数据； 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 3、清除分级显示与删除分类汇总数据 若要取消分级显示，即取消汇总表左侧分级显 示区，但仍保留汇总数据，只需选择【数据】菜单 下【组及分级显示】命令下的【清除分级显示】子 命令；若要删除汇总数据，可选择【数据】菜单下 的【分类汇总】命令，并在弹出的分类汇总对话框 中单击“全部删除”按钮。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 注意： 当对多个字段进行不同方式汇总时，应分别进行 汇总，且取消“替换当前分类汇总”选项。 6.7 Excel 2003 数据库 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.7 Excel 2003 数据库 四、数据透视表 分类汇总只能对具有相同汇总方式的字段进 行汇总。要对多个汇总方式不同的字段进行统计， 采用数据透视表 建立数据透视表 修改数据透视表 （改变页面布局、汇总方式等） 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.8 窗口的并排比较、冻结与拆分 一、并排比较两个不同的工作簿 在工作表编辑过程中，有时需要与其他工作簿中的工 作表数据对照编辑，此时只要通过Excel 2003的并排比较 功能，即可轻松完成。 【具体操作】 打开要并排比较的工作簿； 在【窗口】菜单上，单击【并排比较】。 在【并排比较】工具栏上可执行下列操作： 如果要同时滚动工作簿，则请单击【同步滚动】按钮 。 如果要将工作簿窗口重置，则请单击【重置窗口位置 】按钮 若要停止比较工作簿，则单击【关闭并排比较】。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.8 窗口的并排比较、冻结与拆分 二、冻结窗格 若要使标题随时可见，可以使标题原地冻结在窗格中 ，从而将工作表分成两部分。这样，当滚动工作表的其余 部分时，标题窗格会固定在原来的位置。 例如：在记录滚动时冻结标题至字段名之间的行。 【具体操作】 选中字段名称所在行的下一行， 单击【窗口】菜单中【冻结窗格 】命令，结果是标题与字段名所 在行称被冻结。冻结后字段名所 在行与该数据清单中的记录由一 条水平线分开，如图所示。此时 滚动鼠标，标题与字段名所在行 就不会随之滚动。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.8 窗口的并排比较、冻结与拆分 三、拆分窗口 单击【窗口】菜单下的【拆分】命令，Excel便以选定 的单元格为中心自动拆分成四个窗口； 若想拆分为上下两个 窗口，则双击竖直方 向的拆分条。若要取 消所有窗口的拆分也 可单击【窗口】菜单 下的【取消拆分】命 令。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.9 高级函数的使用与跨表计算 Excel高级函数的使用 基础篇中您已经学习并掌握了最常用的函数：Sum求和 、Average求平均、Max求最大值、Min求最小值、If条件函数 、Count计数函数、Year求年份、Now系统日期和时间等。 接下来我们再为您介绍几个特别有用，但稍微复杂一点 的函数。它们分别是： 取子串函数MID、合并字符串函数CONCATENATE、排 名函数RANK、分段统计函数FREQUENCY、多条件的IF函数 、求乘积函数PRODUCT的使用。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.9 高级函数的使用与跨表计算 取子串函数MID 格式：MID(text,start_num,num_chars) 功能：从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数 目的字符。 参数说明：text代表一个文本字符串；start_num表示指 定的起始位置；num_chars表示要截取的数目。 例如，把A1单元格中的字符串“中国共产党”从第3个字开 始取出3个字存入B1单元格。那么B1单元格的公式可以是： =MID（A1，3，3）。 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.9 高级函数的使用与跨表计算 合并字符串函数CONCATENATE 格式：CONCATENATE(text1,text2,.) 功能：将多个文本字符串合并为一个文本字符串。 说明：Text1, text2,.为1 到 30 个将要合并为单个文 本项的文本项。这些文本项可以是文本字符串、数字或列引 用。 从身份证号码中提取出生日期。编辑公式： =CONCATENATE(MID(C6,7,4),“-“,MID(C6,11,2),“-“,MID (C6,13,2) 第六章 Excel 2003电子表格处理软件 6.9 高级函数的使用与跨表计算 3、排名函数RANK 格式： RANK(Number，Ref， Order) 功能：数据在表中的排名顺 序，返回某数字在一列数字中相 对于其他数值的大小排位。参数 说明： Number为指定要参加排名 的数值； Ref为一组数或对一个数据 列表的引用，即