高效能人士的时间管理培训课件.ppt

高效能人士的时间管理,高效能人士的时间管理,高效能人士的时间管理,目录,第一部分 思维与习惯 第二部分 第四代时间管理 第三部分 要事为先 第四部分 不断更新,高效能人士的时间管理,第一部分 思维与习惯,高效能人士的时间管理,思维定义,思维是什么？ 不是实际的事物 是对事物的诠释或理论 行为与态度的根本,高效能人士的时间管理,5,成长的三个层次（依赖-独立-互利）,依赖：围绕“你”这个思维 （幼年的经历）需要你照顾我，事情若有差错，我便怪罪你，你要对我的成败负责。（靠别人来完成愿望） 独立：着眼于“我”的思维 我可以独立自主对自己负责，我可以自由选择。（靠自己打天下） 互利：从“我们”的思维出发 我们可以自主、合作、统合综效，共同开创伟大的前程。 （群策群力达到成功）,高效能人士的时间管理,6,允许外面的影响（情绪、感受、或环境） 来控制他们的回应（反应）,消极被动行为,刺激,受制于人,回应（反应）,高效能人士的时间管理,7,主动积极的人会用最适宜的价值观来选择，他们智慧地运用刺激及回应（反应）的空间、扩展了选择的自由。,主动积极行为,（自觉）自我意识 想象力 良知 独立意志,刺激,回应（反应）,用价值观做 自由的选择,高效能人士的时间管理,主动积极的人具有的三种特质：,一、依价值观来回应 二、为他们自己的行为负责 三、重点放在影响范围上,高效能人士的时间管理,关注范围,影响范围,一个人的影响范围包括所有他或她可以影响的事情,影响范围,一个人的关注范围包含所有 他或她关心的事件在内。,关注范围,高效能人士的时间管理,第二部分 第四代时间管理,高效能人士的时间管理,以终为始的含义,以人生基本原则为核心 确定自己的努力方向 整理自己的价值观 确定自己的需要和追求点,高效能人士的时间管理,三个基本问题,我是谁？ 我该做什么？ 我该怎么做？,高效能人士的时间管理,常见的家庭与工作的冲突,不能在家照顾孩子而感到内疚 不能充分地与家人共度很多时光 工作时间过长而错过社会生活 收入不能满足期望的生活模式 在家庭和工作方面都希望十全十美,高效能人士的时间管理,设法达到总体平衡,先问自己以下三个问题？ 你想使自己的生活达到一种什么样的目的与境界？ 生活的各个方面达到什么程度，你才满足？ 当前生活，你如何分配自己的时间？,高效能人士的时间管理,效果的定义,效果是我们对某项努力的结果的满意程度 “事倍功半”说的是满意程度达到最低： 效果不好 “事半功倍”说的是满意程度达到最高： 效果很好,高效能人士的时间管理,四代时间管理理论的演进,第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。 第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。 第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。,高效能人士的时间管理,第四代时间管理,与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。 与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。,高效能人士的时间管理,第三部分 要事第一,高效能人士的时间管理,要事第一(put first things first),要事第一是通过独立意志的发挥，建立以原则为重心的处事态度，进而达到有效的自我管理。,高效能人士的时间管理,时间管理的概念,时间管理的要义是“选择”,高效能人士的时间管理,正确地做事得到效率,用更高的速度做更多的事替代不了做正确的事,做正确的事得到效果,我的理想与我的现实：为什么做不到？,高效能人士的时间管理,紧急与重要,根据新一代个人管理理论，将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。 急迫性是指必须立即处理，比方电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。 急迫之事通常都显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。,高效能人士的时间管理,紧急与重要,重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。,高效能人士的时间管理,i+重要性,mi,mii,miii,miv,u+紧迫性,i+ u+,i+ u,i u+,i u,工具：区分时间的重要性和紧迫性,重要的事：对个人工作生活会产生重大影响的事情。 紧迫的事：此刻不做就会给我们带来麻烦的事情。 紧迫的事情不一定是重要的事情。,高效能人士的时间管理,工作排量表,高效能人士的时间管理,紧急,重要,不重要,防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲,繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动,重要与紧要之区别,危机 急迫的问题 有期限压力的计划,不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动,不紧急,高效能人士的时间管理,紧急,重要,不重要,偏重第一类事务，结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局,不紧急,高效能人士的时间管理,偏重第三类事务，结果 短视近利 危机处理 被视为巧言令色 轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂,紧急,重要,不重要,不紧急,高效能人士的时间管理,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第四类事务，结果 全无责任感 工作不保 依赖他人或社会机构维生,高效能人士的时间管理,紧急,重要,不重要,不紧急,偏重第二类事务，结果 有远见，有理想 平衡 纪律 自制 少有危机,高效能人士的时间管理,时间管理的重点 认清角色，确立目标，分清工作的轻重缓急,高效能人士的时间管理,工作排量表,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤,确定角色 选择目标 安排进度 逐日调整,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤确定角色,首先，写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题，就把这时闪过脑际的角色逐一写下。 除了“个人”以外，父母、儿女、职员、老师凡是你愿意定期投入时间精力的，都可以纳入其中。 不必想得太严肃，仿佛立下终身职志，只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤确定角色,一、个人 二、丈夫/父亲 三、新产品经理 四、研究经理 五、人事经理 六、行政经理 七、公司董事长,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤确定角色,一、个人发展 二、妻子 三、母亲 四、房地产推销员 五、主日学老师 六、交响乐团董事,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤选择目标,其次，为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果，列入目标栏中 这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联，至少有一部分如此。 即使不曾写过使命宣言，也可以自己设想每一角色及重要目标。 在未来1周的目标中，务必有一些真正重要但不急迫之事。,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤安排进度,根据上面所列目标，安排未来7天的行程。 比方说，目标之一是完成个人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。 再比方，锻炼身体是你的目标，那么不妨安排3至4天，每天运动1小时。 有些目标可能必须在办公时间完成，有些得在全家共聚一堂时实现。,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤安排进度,每个目标都可当做某一天的第一要务，更理想的是当做特殊的约会，全力以赴。 对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨，凡是符合个人目标的加以保留，否则便取消或更改时间。 左下角的方格是“精益求精”栏，提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面，来检讨追求人生目标后的情况。,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤安排进度,经过一番规划，这张“一周行事历”中，居然还留有不少空白。 足以应付突发事件，调整工作日程，建立人际关系，或偷得浮生半日闲。 由于一切都在个人掌握之中，便无须瞻前顾后。,高效能人士的时间管理,个人管理四步骤逐日调整,每天早晨依据行事历，安排一天的大小事务。 第三代理论强调的逐日计划行事，在此可以派上用场，使事情井然有序，不致因小失大。,高效能人士的时间管理,时间管理的工具,stephen covey 的日计划表,一,三,四,五,六,日,二,高效能人士的时间管理,时间管理工具每日计划时间表,必须做的事情 应该做的事情 能够做的事情,高效能人士的时间管理,时间的加减乘除,：找出隐藏时间 ：减少无谓的时间浪费 ：提高工作成效 ：根除浪费时间习惯,高效能人士的时间管理,时间的加法,1、善于利用等候的时间 2、创造时间区,人的平均生命是72岁，工作占你人生到底有多少？ 睡觉 21 旅游 6 工作 14 排队 5 个人卫生7 学习 4 吃饭 6 开会 3 电话 2 找东西 1,高效能人士的时间管理,时间的减法,五分钟思考法 分钟：决定目标及课题 分钟：思考的扩张及探求 分钟：整理思路，定出方法,高效能人士的时间管理,时间的乘法,）物尽其所，物归原处。 ）建立有效的工作环境。 ）有效的文件处理。,高效能人士的时间管理,时间的除法,时间的死敌拖延 对付拖延的方法当机立断,高效能人士的时间管理,时间窃贼分析,人为因素造成的时间障碍 管理因素造成的时间障碍 环境因素造成的时间障碍,【小组讨论】你知道你身边的时间窃贼吗，找出他们！,高效能人士的时间管理,企图做的太多 安排紊乱：桌子上的东西杂乱无章 不会说：“不” 缺乏自我约束能力 做事经常拖延，犹豫不决 工作时过多地和别人拉家常,人为因素造成的时间障碍,高效能人士的时间管理,危机管理：缺乏优先处理。 缺乏目标，计划。 无效的委派。 员工未受训。 缺乏交流或交流不清。 责权混乱。 缺乏控制，进展报告。 不会倾听。,管理因素造成的时间障碍,高效能人士的时间管理,电话打断。 不速之客的拜访。 会议。 内容不全或延误的信息。 过多的文件工作。 繁杂，拖拉的办事程序，过多的阅读工作。 人员不足或者人员过多。 嘈杂环境导致注意力不集中。,环境因素造成的时间障碍,高效能人士的时间管理,谋杀时间的凶手,1没有日程计划。 有没有日程计划，决定了你这一天是主动地生活，还是被动地回应外界环境。如果你没有规划时间，那么你对时间的使用便无效率可言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可以分上一块，你不控制自己的时间，别人就会来控制它。你把方向盘的操纵权让给了别人，或者信马由缰，虽然你在努力工作不断前进，却有可能走上了错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没有意义的事情，不但浪费了时间，还浪费了精力。,高效能人士的时间管理,谋杀时间的凶手,2生活失去平衡。 我们的生活由七个不可或缺的部分构成：健康、家庭、金钱、知识、社交、事业、精神。我们不需要把每天的时间均分给它们，但要保证每一项都得到充足的时间，维持生活的平衡。如果长期忽视某个部分，不对它投入时间，生活就会失衡，其他的各项将受干扰，致使我们无法取得成功。,高效能人士的时间管理,谋杀时间的凶手,3桌面杂乱。 研究表明，桌面杂乱的人平均每天要花一个半钟头找东西或因此走神。一个半钟头，听起来不可想象，但确实是这么多。这儿多花几分钟，那么多花几分钟，嘀嘀答答，就像漏水的水龙头的一样，积少成多，每天漏去大把时间。效率高的人，桌面和工作间一般是很整洁的，这样他们就给把精力集中到今天的工作重点上，不会被触目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到所要的东西。,高效能人士的时间管理,谋杀时间的凶手,4睡眠不足。 我们常常抱怨精力不足。我们每天的睡眠时间通常一样，但睡眠的质量并不一致。白天压力过大，常使我们成晚睡不着。这会使人陷入恶性循环：精力不足，无法完成工作，压力加大，晚上睡不着，精力更加不足。要跳出这个循环，首先要规划好自己的时间，提高白天工作的效率，提高成就感，减轻压力；其次，要有意识地进行自我心理调适，缓解焦虑不安的心理。,高效能人士的时间管理,谋杀时间的凶手,5不吃午饭。 许多人不吃午饭，把午休时间用来工作，期望取得更大成效。这样做往往适得其反。在午休时间工作也许是有效率的，但吃午饭能使工作效率更高。哪怕短短15 分钟的午饭和休息，也能使我们精力充沛地重新投入工作。想一想“磨刀不误砍柴功”这句老话就明白了。,高效能人士的时间管理,时间管理的学习点：,我必须把握我自己的生活 我必须知道自己到底要什么 我必须明确自己的为人处世的标准 我必须学会自己管理自己 调整我们的心态 明确我们的追求 有效利用我们的时间,高效能人士的时间管理,高效能人士的时间管理,知道自己的追求 明白自己的价值观 了解自己的关键人际关系和角色 把眼光放在最该做的事情上 保持产能和产出的平衡 对自己的生活持续保持开心快乐的内在和外在状态,高效能人士的时间管理,职业人士的时间管理 时间管理工具,高效能人士的时间管理,内容,甘特图 工作计划表 “不处理”清单 索引卡即时贴法 盘点法 名片整理法,高效能人士的时间管理,亨利.甘特,表明:,强调:,20世纪提出的图表系统法,后以他的名字来命名的管理图表,它被认为是管理工作上的一次革命,社会历史学家视为 20世纪最重要的社会发明,工作计划中各“事件”之间在时间上的相互关系,时间和成本在计划和控制中的重要性,1、甘特图,高效能人士的时间管理,甘特图(gantt chart) 是本世纪初由亨利甘特开发的,内在思想简单,基本是一条线条图,横轴表示时间,纵轴表示活动(项目),线条表示在整个期间上计划和实际的活动完成情况.它直观地表明任务计划在什么时候进行,及实际进展与计划要求的对比. 管理者由此极为便利地弄清一项任务(项目)还剩下哪些工作要做,并可评估工作是提前还是滞后,亦或正常进行.是一种理想的控制工具.,甘特图简介,高效能人士的时间管理,甘特的思想,甘特的贡献,把总的计划目标看成 人们能够了解和执行的,具有相互关系的一系列计划或各项事件。,体现一个既简单又基本的控制原理 从计划中选取关键内容并予以密切注视。,高效能人士的时间管理,a b c d e,任务,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,甘特图,高效能人士的时间管理,a b c d e,任务,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,2,1,3,4,5,7,9,8,6,.带有分项目的甘特图,高效能人士的时间管理,a b c d e,任务,2,6,1,3,4,5,7,9,8,一月 二月 三月 四月 五月 六月 七月,.带有分项目和分项目网络的甘特图,高效能人士的时间管理,甘特图,高效能人士的时间管理,高效能人士的时间管理,2、工作计划表,列出一张工作计划表，应该包括以下各类： 确立工作目标； 注明工作目标的排序； 描述完成目标的各种途径； 选定最佳人选； 将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； 编排月/周/日的工作次序并加以执行； 目的：明确工作目标，清晰目标排序，时间期限压力。,高效能人士的时间管理,3、“不处理”清单,列出一张“不处理”清单，应该包括以下各类： 低优先度的项目。除非你已完成所有更高优先度的事 可以合理授权给其它人的任何事 其它人所提的不适当或欠思虑的工作要求 任何即使忽略也不会有什么不良后果的差事 所有你替其他人做，但其实应该是他自己该做的事 目的：计算可节省时间、减轻压力，感觉被“释放”,高效能人士的时间管理,4、索引卡即时贴法,方法 将每一项工作写在一张索引卡片上 把卡片摊在平面上 根据重要性或必要性排出顺序 好处 直观，易于调整,高效能人士的时间管理,5、盘点法,检讨每天所做的事，获得经验教训，将其应用于未来。 重点是评估每天活动的相对生产力。 关注结果而非价值。 运用回馈协助行为改变。,高效能人士的时间管理,6、名片整理法,分成工作、公司等几个项目来整理名片。 整理名片时，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，这样较容易翻阅找寻。 立刻在收到的名片上写“当事人”的资料。 与公司主管会面时，在对方名片上书写秘书小姐的芳名。 名片上除“个人资料外”，另记录其他资料以加深印象。,高效能人士的时间管理,方程式,“被动”性的工作（） 是指沿用旧的方法去处理的工作每天的例行任务。 “主动”性的工作（） 是指针对旧的工作任务使用改变了的做法谋求更佳成绩。 “突破”性的工作（） 包括任何惯性工作之外的职业行为。,高效能人士的时间管理,我们应做这样几件事情,1 计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的财富； 2 了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出； 3 保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外； 4 投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。,高效能人士的时间管理,第四部分 不断更新,高效能人士的时间管理,不断更新,锯用久了会变钝，锯齿不再能锯断木头。 人也需要不断从生理、心智、心灵、社交情感四个方面提高自己并平衡发展，才能更好地加强所有习惯的有效性，以百倍的信心迎接工作和生活的挑战。,高效能人士的时间管理,不断更新的4方面,高效能人士的时间管理,生理(身体)更新: 我们通过适当的营养、运动、休息及压力管理来强化身体，包括： 掌握自己的健康现状 例行的运动 持续适合自己的运动 一以蔬菜、水果、谷类等饮食为主（健康食品） 用正向方法来舒缓压力 得到好的睡眠和休息 良好的生活习惯对健康有长期的贡献,不断更新的4方面,高效能人士的时间管理,心灵(精神)更新 心灵活动提升启发我们，它帮助我们发现及了解我们的使命及目标。 它强化我