秘书学作业(一)参考答案.doc

秘书学作业（一）参考答案：一、 名词解释（每小题4分，共20分）1 秘书学，是一门研究秘书活动及其规律的综合学科。2 秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员。秘书人员是秘书活动的主体要素，也是秘书活动的主导要素。3 辅助决策，是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为。4 协调，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。5 受意，是指秘书接受和领会领导意图。二、 多项选择题（每小题2分，共10分）1AD 2.BCD 3. AC 4. BC 5. AB三、 简答题（20分，每小题10分）1 秘书活动的重要特征有：（1）文牍性（2分） （2）秘密性（2分） （3）事务性（2分）（4）受动性（1分） （5）随机性（1分） （6）补偿性（1分）（7）潜隐性（1分）2 公务秘书具有以下特点：（1）从所有制上看，公务秘书所在的组织一般为公有制单位，包括全民所有制和集体所有制单位。（4分）（2）从人事制度来看，公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等，均由国家统一管理。（3分）（3）从经济来源上看，公务秘书的劳动报酬，一律由国家或集体支付。（3分）四、 论述题（本题共20分）要点：受意方法，就是秘书接受和领会领导意图。（3分）要正确接受和领会领导意图，就要：从把握领导工作的热点上领会领导意图（3分）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图（3分）从不同角度捕捉和领会领导意图（3分）从把握领导个性特点中领会领导意图（4分）从把握领导意图的实质上领会领导意图（4分）五、 案例分析（本题30分）杨修被杀的原因：（1）杨修没有清醒地认识到自己所处的配角位置，其辅助的角色意识太差。（6分）（2）杨修自以为是，自作主张，傲视曹操。（6分）（3）杨修在群僚中高估自己，轻视别人，出风头，遭到了他人的忌恨。（6分）（4）对曹操不够忠诚，数次为曹丕和曹植出主意，站到了曹操的对立面上，成了政治斗争的牺牲品。（6分）（5）对秘书工作的辅助性认识不足，妄加指挥，越权越位，惹来了杀身之祸。因为辅助决策不等于决策，秘书只能做参谋，做助手，决不能以领导者自居，更不能在工作上，态度上，礼仪上有越权的表现。（6分）秘书学作业（二）参考答案：一、名词解释（每小题3分，共15分）1秘书人员，泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员。秘书人员是秘书活动的主体要素，也是秘书活动的主导要素。2秘书机构，亦称秘书部门，是指各级各类机关中提供综合辅助性服务的办事机构，有广义和狭义之分。广义秘书机构是指凡具有参谋助手、沟通协调、督促检查等功能，并为领导工作和机关工作服务的办事部门，如办公室的秘书、文书、机要、调研、协调、督察、信访、接待和值班等业务。狭义的秘书机构，仅指担负文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文书、机要等业务部门。3信访是指公民、法人和其他组织采用书信、电话、走访等形式，向行政机关或其他社会组织反映情况，提出意见、建议和要求，依法应当由有关行政机关或组织处理的活动。4协调，是指秘书人员在其职责范围内，或在领导者的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。（6章113页）5受意，是指秘书接受和领会领导意图。二、选择题（每小题3分，共15分） 1BD 2AC 3CD 4AC 5BD三、简答题（每小题10分，共20分）1秘书的文书写作活动总体上看，具有以下重要特征：（1）撰写动机的受命性（2分）（2）脑力劳动的群体性（2分）（3）思维形式的抽象性（2分）（4）表达方式的兼容性（2分）（5）成文过程的程序性（2分） 2秘书机构的信息沟通，对于领导者进行决策与管理，发挥着越来越重要的作用，其主要作用有以下三个方面：（1）先导作用（4分）（2）枢纽作用（3分）（3）协调作用（3分）四、论述题（20分）秘书人员要有效地辅助领导者进行科学决策，必须遵循以下辅助决策的基本原则，即定位原则，超前原则，系统原则，信息原则和诤谏原则。（1）定位原则在决策过程中，秘书人员要始终将自己置于辅助的位置上，一切从“谋”的地位出发，做到谋而不断。秘书人员作为决策的辅助力量，只能充当领导者的参谋和助手，绝无决断的权力和义务。（4分）（2）超前原则决策，是对未来行动的抉择。可以说，它是规划未来、影响未来、推动未来的行动。因此，决策制定特别是决策执行中随机性、可变性和风险性是客观存在的。为了实现决策的科学化，提高决策的可靠性，秘书人员应坚持辅助决策的超前原则。所谓超前原则，就是要以预见的眼力和预测的本领，多考虑未来的需要，多提供未来的信息，多拟定“防范措施”，发挥超前服务的作用。（4分）（3）系统原则决策是一项系统工程。秘书人员在辅助决策时，要有全局观念和整体思维能力；要关于观察和把握决策的内外部环境，以及各种关系的发展和变化；要尽职尽责地做好决策过程中的各项事务工作，特别是各项协调工作，以保证领导决策的整体效能。（4分）（4）信息原则信息是决策的基础。决策是否正确，首先取决于决策所需要的信息是否及时、准确和适用。因此，在决策的各个阶段及其每个环节上，秘书人员要十分重视信息工作，为领导者收集、加工、处理和提供有价值的信息。秘书人员应通过各种渠道，运用各种手段，获取决策所必需的各类信息。（4分）（5）谏诤原则决策是一个动态过程，又受到多种因素的制约，发生某些错误以至失误，也是难以避免的。秘书人员应本着对事业、对群众极端负责的态度，实事求是地向领导者进言，直言不讳地提出自己的意见和建议。那种为个人利益而患得患失，甚至面对错误也不知不诤的思想和行为，是一种不称职或失职的表现。（4分）（5章94-95页）五、案例分析题（本题30分） 秘书机构的信息沟通，对于领导者进行决策与管理，发挥着十分重要的作用。具体而言，一是先导作用。没有县委办公室沙梨愁销路的信息，市县领导也就不会有这一次的决策；也正因为沟通了这一信息，在沙梨销售的管理过程中，才做到了科学地计划、组织、指挥和管制。这说明信息的沟通在决策与管理中是不可缺少的。二是枢纽作用。如果没有县办的信息沟通，也就不会有县委书记的批示和现场办公室的决定，也就没有这次沙梨销售的成功。因此说，信息沟通是领导机关正常工作秩序和工作的有效运转的可靠保证。三是协调作用。正是这样一条宝贵的信息，才使得领导认识一致，各有关部门行动上的一致，也才使沙梨的销售顺利完成。(5分) 这条信息对县政府的经济管理具有指导意义，它是此次管理活动的基础。它不仅是计划与决策的前提，而且是执行的粘合剂，是沟通组织整体的媒介。由于深入到了经济领域，使得信息工作不再处于悬浮状态。 秘书部门是上传下达的枢纽和桥梁，是机关各种信息的集散地。准确无误而又迅速地传递和反馈信息，就成为它的一项重要职能。秘书部门的信息沟通的确起到了枢纽和桥梁的作用；（5分） 秘书部门的信息沟通究意有哪些特征呢？其特点概括地说有：双向性、中介性、保真性、时效性和连续性的特征。这一案例中对信息的处理，也符合这几个特征。（5分） 启示： 一条信息促进亿斤沙梨销售，我们可以从中得到三点启示： 一是信息工作的视点要着眼于改革开放，经济搞活。不应只是虚浮的扫描，而应是为各级政府，为人民群众提供及时、优质、高效的服务。（5分） 二是信息工作应积极争取领导的重视。调研、编写、送报信息是开发转化增值的超前性工作。只有领导重视，才能引起连锁反应。（5分） 三是要坚持调研、信息、督办三位一体。调研是前提，信息是基础，督办是根本，三者互为依存，相互作用，缺一不可。（5分）秘书学 作业（三）参考答案一、名词解释（每小题3分，共15分）1会间调度，会间调度，是指会议进行期间对会议程序、内容以及会场服务等所作的调整和安排2私人秘书，是指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。3秘书职业，是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。4接待规格，即对来宾的礼遇规格。5商务旅行，指企业领导者为开展商品生产和经营业务而进行的旅行活动。二、选择题（每小题3分，共15分，答案不完整者不给分）1AB 2. AB 3. BC 4. AD 5. BC三、简答题（每小题10分，共20分）要点1改进会风的途径包括：（1）树立正确的会议观念，倡导开会中的务实精神和负责精神。（4分）（2）建立健全会议的法规制度，破除形式主义，力戒官场习气，注重会议成效，实现会议工作的科学化、规范化和制度化。（3分）（3）变革会议的方式和手段。从方式上可多采用现场办公会、对话会、午餐会、限时发言开会、站着开会等方式；从手段上，可多借助广播、电视、电话、计算机等现代化通讯手段开会。（3分）（10章146页）2秘书在受权谈判中应注意的事项有：（1）把握自身的双重角色。（4分）（2）制定谈判策略。（3分）（3）提高自身素养。（3分）四、论述题（20分）要点 秘书值班是秘书事务处理中不可缺少的重要内容，其主要功能有： （1）联络。秘书值班涉及面广，信息量大，要承接上级指令、下级汇报与请示、各种来访者等，是联络上下左右、沟通四面八方的桥梁和纽带。（8分） （2）过滤。值班室还是一个组织的“总漏斗”，发挥着过滤、鉴别、筛选的作用。一是可以对各种信息和事务进行整理造册，分出轻重缓急，予以恰当处理；二是对于来访者，可以视情况或婉言谢绝，或安排约见，或直接引见，而不是来者不拒、有求必应。（6分） （3）应急。应付紧急情况，处理突发事件。一旦遇到紧急情形、值班的秘书人员要及时向领导者汇报请示，有时在领导者批示前就要果断采取应急措施。（6分）五、案例分析（30分）要点 （1）秘书工作应具备兢兢业业，勤勤恳恳，埋头苦干，不计名利的作风。现实生活中，在我们的一些领导干部周围，也有一些像黠猿和阳谷一类的人。这些人世故圆滑，心术不正，不是全身心地投入工作，设身处地为领导当好参谋，而是工于歪门邪道，善于拍马溜须、阿谀奉承、献媚取宠。（6分） （2）秘书工作应具备谦虚谨慎，戒骄戒躁，平等待人的作风。现实中有个别领导干部喜欢有人拍马溜须、阿谀奉承，常被缠绵绵、甜滋滋的媚言吹得头脑昏昏，丧失了原则立场，不但使谄媚者实现了向上爬的美梦，而且自己或丧德、丧志，或违纪、枉法。这说明现实中存在着谄媚者生存滋长的土壤和条件。（7分） （3）秘书工作应具备坚持原则，一视同仁，公道正派的作风。媚言令人昏昏，会导致看错人、说错话、做错事。像寓言中伤害自己、贻误战机的事情，都会发生。因此，领导干部在廉洁从政、洁身自好的同时，还要时时刻刻对身边的黠猿、阳谷之类的人物保持高度警惕。有这类问题的秘书人员也要自省自重，保持优良的作风。（7分） （4）秘书工作应具备廉洁奉公，不谋私利，反对腐败的作风。如果领导干部和秘书工作人员都能做到这一点，案例中的事情就不会发生。（10分）以上要点，必须联系案例分析。秘书学 作业（四）参考答案一、名词解释（每小题3分，共15分）1会议预案，是会议的筹备方案。2商务，也称为商事，是指一切有形与无形资产的交换或买卖事宜。并非任何一种买卖行为都可以成为商务行为，它必须是经法律认可，以社会分工为基础，以提供商品或劳务为内容的盈利性的经济活动。（11章198页）3信访工作，是有关组织或部门对来信来访进行分析研究、调查核实、恰当处理的一系列活动。4事务，是指行政管理中除政务以外的、具体的、一般的日常公务活动，如办文、办会、值班、接待、印信管理等。5企业秘书工作，是直接协助企业领导人履行领导职责，在进行企业经营决策和日常生产、经营、管理活动中，为领导节省时间，扩大空间，拾遗补缺，综合服务的活动。二、选择题（每小题3分，共15分，答案不完整者不给分） 1AC 2. AB 3. CD 4. AD 5. BD三、简答题（每小题10分，共20分）1 在会议的结束阶段，秘书人员要做的工作有：（1）清理会议文件对会议文件及时回收、整理或立卷归档，确保文件的安全和保密。（3分）（2）离会与送别秘书要做好购、送车船票，送与会者及时踏上归程的工作。对于个别需要暂留的，则要帮助安排好食宿等事宜。（3分）（3）撰写会议记要会议纪要是通过对会议记录进行整理、组合和概括，准确反映会议精神和议定事项，以使与会单位共同遵守、执行的公文，具有较强的规定性和约束力。（2分）（4）会议工作总结秘书班子要对会务工作进行及时、认真地总结，以肯定成绩，找出不足，利于做好以后的会议秘书工作。总结的情况应向有关领导和上级机关进行汇报。（2分）（10章194页）2 商务谈判准备阶段中的主要秘书工作：（1）广泛搜集资料（3分）（2）组织谈判班子（3分）（3）拟定谈判方案（4分）四、论述题（本题20分）制定谈判策略，通常有以下主要步骤：（1）现象分析谈判中的问题、分歧、趋势、事件等构成了谈判现象，对这些现象进行科学地观察，分析和判断，是制定策略的起点。（4分）（2）寻找关键问题对现象进行分析研究之后，就要有目的地寻找关键问题，找出主要矛盾。（4分）（3）确定目标根据现象分析和关键问题研究得出的结论，它关系到整个谈判的方向、价值和行动。（3分）（4）形成假设性解决方法制定谈判策略的核心步骤。它要求谈判者开动脑筋，突破常规，进行比较鉴别，尽力找到多种接近于实用的假设性解决问题的方法。（3分）（5）对解决方法进行深度分析对各种假设性方法依据“可能”和“有效”有原则进行选择。对那些“可行策略”进行深入分析研究，为最终选择打下基础。（3分）（6）具体策略的形成在深度分析得出结果的基