健德铁塔企业施工之文件管理程序.doc

4.2.3 文件控制程序1目的 对与管理体系有关的所有文件进行有效控制，防止管理体系运行的各个场所使用无效版本的文件，确保与管理体系有关文件处于受控状态，确保管理体系的有效运行。2适用范围 适用于与管理体系有关所有文件的控制，其中包括本公司确定的与策划和运行管理体系有关的外来文件的控制。3职责3.1 总经理负责批准颁发管理手册。3.2 综合办公室负责组织管理手册，程序文件的编制，评审。3.3 综合办公室负责管理手册，程序文件、支持性管理文件和外来文件的备案、归档，以及发放、更改和管理。3.4 综合办公室负责组织公司内部管理类作业文件的编制并确定其发放范围；总工办负责组织公司内部技术类作业文件的编制并确定其发放范围。3.5 各部门负责本部门与管理体系有关的管理文件、作业文件的编制、使用、收集、整理和归档。4工作程序4.1 文件分类管理体系文件主要包括： a) 管理手册； b) 程序文件：规定执行质量、环境、职业健康安全活动的具体办法； c) 支持性管理文件（包括规章制度、管理办法、记录等）和作业文件（包括规范、作业指导书、表格等）； d) 公司确定的与策划和运行管理体系有关的外来文件：铁塔制作、安装涉及的质量、环境、职业健康安全相关的国家地方法律、法规、标准及行业规范； e) 其他与管理体系有关的文件。4.2 文件的编写、审批和发布4.2.1 管理手册由综合办公室组织编写，经管理者代表审核、总经理批准后发布；程序文件由管理者代表组织各职能部门编写，经职能部门领导审核，管理者代表批准后发布。4.2.2 支持性管理文件由各部门经理组织编写、审核、管理者代表批准后发布。4.2.3 其他与管理体系有关的文件，由文件相关编制部门的领导审核、管代批准后，由综合办公室统一编号、发布。4.3 文件的编号方法4.3.1 第一层文件（管理手册） JD-A/2010-V. 其中JD是“健德”的拼音缩写；A代表第一层文件；2010代表管理手册发布/修订年份；V.中V表示版本代号，.表示版本数及修改次数。4.3.2 第二层文件（程序文件） JD-B/（环境/安全专有可加E/S 标识）- 其中JD是“健德”的拼音缩写；B代表第二层文件；为该文件所处的管理手册中标准章节号，从“4”至“8”；表示程序文件的序号，从“01”至“99”，。4.3.3 第三层文件（作业和记录文件） CZ(CJ)/ 其中CZ代表第三层作业文件，CJ代表记录文件；代表文件所涉及的管理手册章节号，从4.1至8.5；表示文件/记录的序号，从01至99，每个章节所涉及的文件或记录均从01开始，不连续排号。4.3.4 外来文件：延用原编号。4.4 文件的发放和借阅4.4.1 所有文件均由指定部门发放：a) 管理手册、程序文件由综合办公室发放；b) 技术文件由技术部发放；c) 作业文件由文件归口管理部门发放。文件管理部门应建立受控文件清单和文件收发登记台帐，表明文件的受控状态和保持文件的可跟踪性。4.4.2 与体系有关的文件均为受控文件，分发管理手册和支持性管理文件时，在其封面或首页加盖（受控）印章，并注明持有者。4.4.3 作为资料和信息发给顾客的文件为非受控文件，由管理者代表审批后编号发放。4.4.4“受控”、“作废”、“失效留用”等印章由文员统一管理和使用。4.4.5 文件借阅，由文件持有部门填写文件/资料/记录借阅记录，借阅人签字确认，重要文件或保密资料经主管领导同意后方可借阅，并应按时归还。 4.5 文件的更改、作废 4.5.1 管理手册、程序文件由综合办公室组织更改、填写文件更改申请，经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，由综合办公室发放，并应保留文件更改内容的记录。4.5.2 其他文件修订或更改时，由原编制部门提出文件更改申请，由原审批部门和人员负责审核、批准。当原编制或审批部门因机构调整已被撤消时，由具有相应职能的部门和人员负责文件更改的提出或审批，但必须获取原审批的背景资料。文件的更改经审批后，由原制发部门组织更改、发放、处理。4.5.3 所有被更改的原文件必须由相应的主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。4.5.2 文件的更改方式采用划改、换页和换版 1）划改：部分更改采用“划改”的方法，在原有文件相应条款处进行修改。即在原有文字上划两道横线，并在原有文件的适当位置写出更改后的内容。 2）换页：为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计更改面积不得大于该面有效面积的1/4 或划改次数不得超过4 次，否则必须作换页处理。文件管理人员负责进行换页处理作废页按规定统一销毁。 3）换版：文件如有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程序4.2条款的规定执行。新版文件生效时，旧版文件同时作废。4.6 文件的领用4.6.1 文件的使用者应填写文件收/发登记台帐经相应主管部门负责人审批后方可领用。4.6.2 因破损而重新领用的新文件，发放号不变，并收回相应旧文件；因丢失而补发的文件，应给予新的发放号，并注明已丢失的文件发放号失效；发放部门作好相应发放回收记录。4.7 文件的保存4.7.1 文件必须分类存放在干燥通风、安全的地方。4.7.2 各部门文件由本部门分管的人员保管，对受控文件各部门分管的人员应填写本部门使用文件的受控文件清单。4.7.3 任何人不得在受控文件上乱涂划改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。4.8 文件的作废与销毁4.8.1 所有失效或作废文件由相关部门分管人员及时从所有发放部门撤出，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的使用。4.8.2 因某种原因需保留的任何已作废的文件，都应及时地进行标识。4.8.3 对要销毁的作废文件，由相关部门填写文件/资料/记录销毁申请，经管理者代表批准并授权相关部门销毁。4.9 公司确定的与策划和运行管理体系有关的外来文件的控制4.9.1 收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制文件发放，以确保其有效。4.9.2 综合办公室/技术部负责跟踪、收集相关国际标准，国家、行业、地方法律法规的最新版本，并备案分发，加盖受控标识。旧版本同时收回。4.10 对承载媒体非纸张文件的控制，应参照上述规定执行。4.11 每年综合办公室负责组织对使用的现有管理体系文件的有效性进行评审，各部门结合平时使用情况参与评审。5 相关文件 5.1 管理手册5.2 记录控制程序5.3 公司文书管理制度5.4 公司档案管理办法6 记录6.1 受控文件清单