物业管理程序文件：入住管理标准作业规程.doc

入住管理标准作业规程1.0 目的 规范业主入住管理工作，确保业主顺利入住。2.0 适用范围 适用于上海永升物业管理有限公司长沙分公司下属管理处办理业主入住的管理工作。3.0 职责3.1 管理处经理负责组织安排入住工作。3.2 客户服务部主管负责协助管理处经理安排业主入住工作。3.3 客户服务部客服助理负责具体办理入住手续。3.4 财务部负责核收各项入住费用。3.4 工程管理部负责收楼时发现的楼宇整改的跟进和水电的开通工作。4.0 名词解释 入住：是指业主收到书面入住通知，并办理完相应手续。业主在购房合同中约定的交付时间内未办理入住手续的（或一个月内未办理入住手续的），视为入住。5.0 程序要点办理入住手续的前提条件5.1.1小区已经通过接管验收，达到入住条件。5.1.2已经通过接管验收，标志着： 房屋无重大质量问题。 工程遗留问题基本得到解决。 工程资料已经齐备。 业主档案资料已经移交完毕，产权确认工作已经结束。5.1.3达到入住的条件，这里指：小区实现通路、通水、通电、通气、通讯、通邮、排水、排污等基本使用功能，可以满足日常生活所需。 配套设施基本齐备，建成并能够使用。 管理处有固定的办公场所并开始办公。5.1.4物业管理公司已经同委托方签订完毕前期物业服务合同或物业服务合同。5.2入住的准备工作5.2.1 入住资料的准备：a) 根据小区的实际情况编写和印制小区临时管理规约、业主手册、房屋质量保证书、房屋使用说明书、区域防火责任书、入住通知书。b) 入住通知书的内容要求写明管理处办公地点、业主办理入住手续时应带的资料、证件及交纳的费用明细，并附简明扼要的入住流程等。 印刷以下各类入住表格： 封窗承诺书。 小区临时管理规约。 区域防火责任书。 业主手册。 装修申请表。 房屋装饰装修管理服务协议。 装修承诺表。 住宅使用说明书。 住宅质量保证书。 钥匙领用登记表。 发展商提供的验房记录表。 业主信息登记表。5.2.2 设计办理入住手续流程图。5.2.3 入住时的环境布置：涉及服务标识区别的按服务标识管理标准作业规程有关规定办理：区内环境： 入口处立拱门，内容为“欢迎您乔迁”、“热恋庆祝*盛大交房”等，空飘、红地毯、鲜花、礼仪营造热烈的气氛。 插指路牌，由入口处到管理处，指路牌标明“管理处 ”字样。 入口处标明管理处办公地址和办公时间。管理处办公环境： 挂灯笼，飘小彩带，摆放花篮、盆景，给人以隆重、喜庆的感受。 张贴醒目的“办理入住手续流程图”，办理手续窗口设置要求做到“一站式服务”、“一条龙服务”，各窗口标识清楚，一目了然， 管理人员着装整洁，精神饱满。 办公室内资料摆放整齐有序。5.3 办理入住手续流程图购房合同、身份证原件、一寸照片2张、入住通知书、房屋交付确认单、维修基金缴款凭证等业主备齐入住资料到客户服务部办理入住登记、验证手续到财务部交纳入住费用签署临时管理规约及区域防火责任书 发放资料发放钥匙限期整改验收房屋 不合格开通水电5.4 发出入住通知5.4.1 客户服务部依据管理处办公会议议定的入住时间，向业主发出入住通知，内容包括：a) 关于办理入住手续的通知。b) 入住须知。5.4.2 业主收到入住通知后，应当在规定的时间内带齐有关证件和资料到管理处办理入住手续。如果在规定期限到来的前3天内，业主尚未办理入住手续的，客户服务部客服助理应再次发函或致电通知尚未办理入住手续的业主前来办理入住手续；超过规定期限未办理入住手续的，客户服务部应将情况向管理处经理汇报决定是否登报催办。业主办理入住手续须带以下证件：a) 关于办理入住手续的通知。b) 购房合同原件和复印件各一份。c) 业主及家庭成员的身份证原件及复印件各一份，小一寸彩照每人各两张。d) 办公购房的尚须带齐营业执照副本及其复印件各一份。e) 委托他人办理的，须带业主委托书。5.5 入住手续的办理5.5.1 验证：客服助理在业主前来办理入住手续时，应首先对以下证件进行检查：购房合同原件。 业主的身份证原件。 办公购房的还须检查其单位营业执照副本。 委托他人办理的，还须检查业主的委托书。5.5.2 检查无误后，客服助理将购房合同原件、业主及家庭成员的身份证原件、单位营业执照副本返还业主，证件复印件及业主委托书存入业主档案。5.5.3 将业主提供的照片中的一张贴在业主信息登记表内，另一张为业主办理业主证。5.5.4 交纳入住费用：客户服务部指引业主到财务部交纳入住费用，财务部根据收款项目开具收款收据或发票。一般情况下，入住费用包括以下项目： 有线电视初装费：属代收代缴费用，小区无此配套项目的不予收费。 水电周转金：实行抄表到户不需收取，未实行抄表到户的可适当收取。 装修保证金：业主可选择入住时交纳或等申请二次装修时再交纳。 装修垃圾清运费：同上。 装修管理服务费：按湖南省物业服务收费管理办法执行。 物业管理费：以入住之日起计算当月管理费（以购房合同约定交付日期计费）。5.5.5 签署小区临时管理规约和区域防火责任书：a) 客服助理将小区临时管理规约、区域防火责任书（一式两份）、业主手册交给业主并请业主详细阅读，指引业主填写业主信息登记表。b) 请业主签署小区临时管理规约、区域防火责任书。c) 客服助理将签署后的小区临时管理规约、区域防火责任书其中一份存入业主档案，另一份随其它资料交业主保存。5.5.6 资料发放：客服助理将以下资料发给业主保存并要求业主在房屋交付确认单上签名：业主手册。 签署后的小区临时管理规约。 签署后的区域防火责任书。住宅使用说明书。住宅质量保证书。5.5.7 发放钥匙：a) 业主收楼无问题或要求在搬入后再行维修的，客户服务部客服助理应将业主房屋钥匙全部交给业主。b) 业主收楼有问题，客户服务部客服助理在将钥匙交给业主的同时，应留下一把装修钥匙在管理处保管以供维修时用。c) 业主在领取钥匙时，客服助理应要求业主在房屋交付确认单上签字。5.5.8 验房收楼：a) 客户服务部客服助理在业主交完入住费用后指引业主至工程管理部带客验房，并将业主提出房屋存在的问题填入验房记录表中。b) 房屋经验收合格的，客服助理应请业主在验房记录表中签字确认。c) 验收中发现问题，业主要求搬入或装修前维修的，管理处应通知发展商在一周内给予解决，并将整改结果通知管理处： 发展商一周内未整改完毕的，管理处应将整改情况反馈给业主，并告之具体再验收时间。 整改完毕后，由客服助理通知业主二次验收；二次验收不合格的，由管理处经理进行跟进，并依据物业管理公司同发展商签订的物业管理委托合同或房屋质量保证书中的保修条款要求发展商尽快解决。5.6 开通水电5.6.1 客户服务部客服助理应邀请业主一起将水电表读数抄录在验房记录表中。5.6.2 通知工程管理部开通该业主房屋的水电。5.7 业主档案管理的具体办法详见业主档案管理控制程序。5.8 本规程作为管理处相关人员绩效考评的依据之一。6.0 记录6.1 业主信息登记表6.2 验房记录表6.3 房屋交付确认单7.0 相关支持文件7.1 装修管理控制程序7.2 钥匙管理控制程序7.3 业主档案管理控制程序8.0 附录 关于办理入住手续的通知验房记录表 栋 号 验房时间： 年 月 日验 收项 目天花墙面地面门门锁窗天线照明灯开关插座窗花备注客厅餐厅卧室1卧室2卧室3卧室4厨房卫生间阳台验 收项 目地漏排污管给水管洗涤盆给水阀水龙头坐便器煤气管煤气表水表电表备注厨房卫生间阳台配电箱空气开关对讲器门铃煤气底数水表底数电表底数住户验收意见：住户签名/日期：管理处意见：管理处签名/日期：注：以上项目合格的划“”，不合格的在“备注”栏注明。关于办理入住手续的通知尊敬的业主： 欢迎您入住本住宅小区。为了方便您办理入住手续，现将办理入住手续时的有关事项通知如下：一、 办理入住手续时应携带的资料：入住通知书；业主及家庭成员身份证及复印件；所有家庭成员小一寸彩照两张（用于办理业主证）；业主委托书（委托他人办理时需带）；营业执照副本及复印件（公司购房时尚需带）。二、 请您于接到入住通知规定的时间内，到物业管理处办理入住手续；逾期不办的，将按售房合同及湖南省物业管理法规规定从下月开始视为入住并计收物业管理费。三、办理入住手续流程图（略）。四、入住时应交纳的费用（略）。五、如有疑问，请致电：_。 我们真诚地期待着您的光临！ 上海永升物业管理有限公司长沙分公司 年 月 日房屋交付确认单尊敬的 女士/先生：您好！您认购的藏郡新寓 栋 号房屋，经政府有关部门验收，现已具备交付使用的条件。请按如下流程办理入住手续。房屋类别：高层住宅（ ） 精装公寓（ ） 商铺（ ）经办部门经办事项经办人签字备注接待组交房资料初审合格领取交房序号牌号码： 审核组合同已签定交易杂费已缴纳物业