酒店安保部管理制度、岗位职责、工作流程.rtf

安保部安保部 一、部门概要一、部门概要 安保部是物管中心的重要职能部门。在物管中心总经理和 主管安全的副总经理直接领导下开展工作，在业务上接受北 京市公安局、消防局和上级保卫部门的指导。安保部坚决贯 彻“预防为主、群防群治”的工作方针，“谁主管、谁负 责”的工作原则和“以人为本、客户第一、满意服务”的服 务宗旨，负责维护管辖小区公共区域的安全和停车场管理， 为业主租户提供一个安全、舒适的环境。 主要任务： 1根据国家有关法律、法规，贯彻落实管区各项安全规 章制度。 2有序实施各项治安、消防管理，维护管区整体安全。 3积极开展各项安全宣传活动，提高管区内全员的安全 防范意识与自救逃生技能。 4定期对管区的防火、保安监控等系统设备、设施、器 材的完好情况进行检查，确保有效使用。 5负责日常公共区域的安全巡视检查工作。 6负责管区范围内道路安全及进出车辆的引导服务。 7负责管区范围内各项大型会议、活动的安全秩序维护 工作。 8积极配合属地政府相关部门完成相关工作。 二、部门架构二、部门架构 三、工作内容与岗位职责三、工作内容与岗位职责 1经理 【直接上级】主管总经理 【工作概要】负责部门全面工作。 【主要职责】 (1)主持部门日常工作。 (2）负责对部门员工质量方针、质量目标的培训，确保 质量管理体系有效运行。 (3)负责部门员工绩效考核。 (4)编制部门年度工作计划及培训计划，并负责组织实施。 (5)负责中心安全管理体系的牵头运行及保障公寓安全体 系的持续改进工作。 (6)组织安全检查，跟踪落实整改情况。对公寓内部的安 全隐患，拟订整改方案并监督有关部门整改落实，并将整改 情况报告最高管理者。 （7）编制各类应急预案，并坚持有效的培训及预案的完 善，确保符合有效。 (8)确保公寓安全、有序、畅通，无重大安全责任事故。 (9)制订节日及重大活动保卫工作计划，协助客户做好重 大活动的安全保卫工作，保持与客户公司安全负责人的良性 沟通。 (10)保证公寓安全责任制的落实，并建立、完善安全管 理档案。 (11)负责涉外事件、治安事件和火灾事故等突发事故、事 件的处理，并第一时间将情况报告总经理。 (12)配合相关执法机关对违法犯罪进行调查取证，保证 公寓办公秩序的正常。 (13）保证公寓防火系统、设备、设施、器材的安全有效， 日常工作记录的符合和可追溯性。 (14）负责公寓二装施工的安全管理，确保施工安全、客 户满意。 (15)负责外包、外维工作的监督及劳务输人人员的管理， 保证他们工作的有效性。 2文员 【直接上级】安保部经理 【工作概要】协助经理、各专业做好相关的业务工作。 【主要职责】 (1)负责部门每日的日常接待工作。 (2）负责部门每日工作协调会的召集，并整理会议纪要。 (3)负责对部门周计划进行汇总并提交人事行政部。 (4）负责部门各项费用的报销。 (5)负责办理二装施工人员的相关证件，并将其出示的证 明存档。 (6)负责本部门人员工服的收发工作。 (7）负责完成部门每周末的周末安排。 (8)配合人力资源部完成本部门的绩效考核及事故隐患的 统计工作。 (9)负责本部门固定资产和其他办公用品的管理和清点。 (10)负责本部门员工餐卡的收发工作。 (11)每月负责编写安全工作月报上报主管领导，并 发相关单位、人员。 (12)每月做好部门人员考勤的统计。 (13)负责本部门外包单位会议纪要的收取、上报、存档 工作。 (14）负责收集本部门各项培训材料，提交人力资源部存 档备案。 (15)做好质量管理体系文件、职业健康安全和环境管理体 系文件、投诉管理规范文件的保管、归档工作。 (16）负责内部文件的打印、收发、整理、归档的管理。 (17)协助经理、各专业做好相关的业务工作。 (18)负责汇总部门的月季年度等工作总结，交人事 行政部存档备案。 (19)对所工作区域内的危险源及环境因素的识别，按照职 业健康安全和环境程序文件中的危险源辨识和评价程序 和环境因素识别和评价程序执行。 3消防主管 【直接上级】安保部经理 【工作概要】具体负责公寓消防安全工作。 【主要职责】 (1)贯彻执行政府各项消防法规。 (2)负责定期防火安全检查和每日巡查，对防火重点部位 要严密管理，掌握情况。 (3)提出火险隐患的整改意见，做好火灾预防工作。 (4）全面负责公寓消防设施的检查和管理，积极配合工 程部进行维修保养。 (5)对消防监控员进行思想教育，使其树立良好的职业道 德和爱岗敬业思想，做好公寓消防安全工作。 (6)配合有关部门做好消防安全的培训工作。 （7）随时处理各种火险事故，保证公寓防火安全。 (8)掌握中控室各种设备的技术性能，督导监控员做好消 防监控和保安监控工作。 (9)负责新人职监控员的培训工作，对监控员进行业务素 质培训。 (10）对值机范围和楼层公共区域危险源及环境因素的识 别按照职业健康安全和环境程序文件中的危险源辨识和评 价程序和环境因素识别和评价程序执行。 (11)对施工现场的管理，按照职业健康安全和环境程序文 件中施工项目安全、环境影响控制程序执行。 4中控值机员 【直接上级】消防主管 【工作概要】负责消防中心值班工作。 【主要职责】 (1)严格执行消防中心各项规章制度。 (2)认真执行交接班制度，保证工作的连续性。 (3)当班监控员必须坚守岗位，严禁擅离职守。 (4）爱护公寓和中控室的公物，保护消防中心的一切设 备设施。 (5)严格控制消防中心的人员进出，除必要人员外，其他 人员谢绝人内。 (6)严格按照工作程序操作各种设备，做好设备设施运行 记录。 （7）负责公寓公共区域、重要机房、电梯运行的保安监 控工作，按照操作程序及时处理电梯故障困人事故。 (8）禁止擅自将录像机、监视器、电梯显示屏关闭或改 为他用。 (9)严格遵守消防中心的保密纪律和公司的各项规章制度。 (10）对值机范围和楼层公共区域危险源及环境因素的识 别，按照职业健康安全和环境程序文件中的危险源辨识和 评价程序和环境因素识别和评价程序执行。 5警卫队长 【直接上级】安保部经理 【工作概要】负责制订警卫队管理工作计划及年终工作总 结管理方案的落实和考核，检查监督警卫队日常值勤巡逻工 作。 【主要职责 (1)警卫主管对警卫队工作负完全责任。 (2)领导警卫队落实各项警卫值勤任务，指挥警卫队圆满 完成警卫任务。 (3)领导警卫队遵纪守法，严格执行规章制度，维护正常 的生活秩序。 (4）帮助警卫班长提高组织指挥能力和管理教育能力。 (5)督促、检查警卫班长、警卫队员的岗位职责、行为规 范、劳动纪律落实情况。 (6)巡视公寓，检查警卫队员值勤巡逻工作。 (7掌握警卫队员的思想情况，关心爱护队员，做好思想政 治工作，增强团结，保证各项任务完成。 (8)协助经理做好安全保卫工作，每天与各主管及时沟通 情况，相互配合工作。 (9)教育和监督警卫队员严守秘密，落实安全措施，预防 各种事故案件。 (10）完成领导赋予的其他任务。 (11)对公寓公共区域内危险源及环境因素的识别按照职业 健康安全和环境程序文件中的危险源辨识和评价程序和 环境因素识别和评价程序执行。 6警卫班长 【直接上级】警卫队长 【工作概要】负责警卫巡逻工作。 【主要职责】 (1)检查队员的工作情况，汇集报表及时向上级领导报告 工作情况。 (2)协助处理值勤期间发生的安全问题。 (3)负责处理、协调警卫的一般问题。 (4）负责对本班警卫队员进行培训、考核工作。 (5）了解队员的思想情况，妥善解决队员之间的矛盾。 (6）班长不在岗时，副班长履行班长的岗位职责。 (7）对警卫工作进行严格督导。 (8)巡视公寓，确保公寓警卫值勤工作的正常进行。 (9)带领本班完成各项工作。 (10）对公寓公共区域内危险源及环境因素的识别，按照 职业健康安全和环境程序文件中的危险源辨识和评价程 序和环境因素识别和评价程序执行。 7警卫队员 【直接上级】警卫班长 【工作概要】负责公寓的治安秩序，处理突发事件，指 挥在门前的车辆。 【主要职责】 (1)以标准的军姿，整洁合体的着装，展示公寓安保部的 精神面貌，体现公寓物业管理精益求精的工作作风。 (2)保持高度警惕，注意发现并阻止可疑人员进人公寓的 办公区，密切观察值勤区内的情况，发现可疑物或事故苗头 立即报告。 (3)劝阻衣冠不整和精神明显不正常的人员进人公寓，要 设法将其带离公寓外围区域。 (4)发现在公寓门前乞讨、卖艺、出售小商品等各类影响 客人进出、影响公寓形象或车辆行驶的人员要立即劝离。 (5)在客人进出高峰时期，指挥、疏导在公寓门前卸载客 人的车辆及做好对客户的相关服务工作。 (6)严禁任何人携带危险品进人公寓。 (7)严禁任何人在未办理公寓携物出门条时带出任何办公 设备及家具。 (8)在发生紧急突发的治安、灾害事故时，坚守岗位，服 从统一指挥，维持正门的出人秩序，制止犯罪，抓捕犯罪嫌 疑人。 (9）按规定时间开启、锁闭南北门。 (10）严禁门前装卸大件货物。 (11)非标准工作时间，做好登记工作。 (12)按部门规定的时间和指定的路线进行巡逻，每两小 时巡检公寓管理区一次。 (13)熟悉公寓内外的设施设备情况，注意检查公寓内外的 各类设施的运转安全情况，并将巡查情况详细地记录在记录 表上。 (14）妥善保管和正确使用巡逻打卡钟，按规定在巡逻定 位仪上签到。 （15）在巡逻中如发现未锁好的房间，不得擅自进人，立 即用对讲机通知警卫队长处置。 (16)留意公寓内水电煤气的情况，发现异常及时报告值 班经理和工程部。 (17）制止闲杂人员在公寓闲逛，发现后核实身份，检查 随身携带物品，监督其离开公寓。 (18)抽查公寓内工作人员的有效证件（二装施工人员的出 入证、身份证、工作证、动火证等）。 (19）在公寓内外管理区域内，发现违法乱纪情况，立即 制止，维护公寓管理区域内正常的治安秩序，详细记录处理 过程和结果。 (20）注意检查公寓外围墙面是否挂有悬挂物（标语、横 幅），一旦发现立即报告值班经理。 (21)夜班外围巡逻警卫负责地面、车场、停放车辆的安全。 (22）夜间21:00以后，禁止外部临时车辆停放。 (23）外围巡逻警卫对23:00以后驶离地面车场的车辆做好 查验行驶证工作，车号与证件不符合或无行驶证的严禁驶离 停车场，并立即向值班经理汇报处理。 (24）如发现可疑物品，立即向安保部经理或值班经理汇 报，妥善处理。 (25）对公寓公共区域内危险源及环境因素的识别，按照 职业健康安全和环境程序文件中的危险源辨识和评价程 序和环境因素识别和评价程序执行。 8车场主管 【直接上级】安保部经理 【工作概要】负责制订车场管理工作计划及年终工作总结 检查监督外包单位车场管理方案的落实情况，并进行考核。 【主要职责】 (1)负责制订对车场外包单位管理的工作计划、年终工作 总结并考核。 (2)督促、检查外包单位车场管理方案落实情况。 (3)掌握车场内设备设施的运行情况，发现问题及时通知 相关部门进行维修，使车场设备处于良好的运行状态。 (4)经常性地巡视停车场，发现问题时责令外包单位进行 整改，保障停一车场良好的停车秩序。 (5)负责办理客户租用车位的有关手续，负责办理每年年 终客户续租车位手续。 (6）负责车场车位租用情况的统计工作，建立并管理车 场计算机数据库。 (7)处理车场内发生的非外包单位车管员的责任事故，协 助安保部副经理及有关部门处理车场内发生的重大事故并按 照应急准备和响应管理程序、事故、事件不符合，纠 正与预防措施管理程序执行。 (8)监督和指导外包单位处理客户对车场管理工作的一般 投诉，协助安保部副经理处理客户对车场管理工作的重大投 诉。 (9)遇有客户园区举行重大活动，事先做好机动车停车安 排并做好相关服务工作。 (10)对车场区域内危险源及环境因素的识别，按照职业健 康安全和环境程序文件中的危险源辨识和评价程序和 环境因素识别和评价程序执行。 9.停车场管理员 【直接上级】车场主管 【工作概要】负责维持停车场交通秩序和治安秩序，处理 突发事件，保证车位区域内车辆停放，进出过程中的安全、 有序，严格执行车场管理规定。 【主要职责】 (1)保障车位区域内通道的畅通，积极指引车辆安全驶人 车位停车。 (2）检查并提示车主锁好车门，并详细记录车辆进出时 间、车况及车牌号。 (3）做好对机动车的监护及车场（库）的安全巡视工作。 (4）提示司机严格遵守停车场（库）的安全管理规定和 使用规定。 (5）严格杜绝停车场（库）内有明火发生。 (6）对车场（库）周围的施工情况进行管理，避免因施工 影响到公寓的正常停车秩序。 （7）阻止未经许可或未办理停车位的机动车辆进人地下 车库。 (8)阻止装有易燃、易爆危险物品的车辆驶人停车场 （库），发现问题立即向车管队长报告。 (9)阻止无关人员、闲散人员（包括非工作需要的员工） 穿行车库或在车库内逗留，并保障双层车位内无杂物。 (10)对停放一天以上的车辆要记录，并向车管队长报告。 (11)严格禁止在停车场（库）内停放非机动车辆和存放 货物。 (12)严格执行机械式双层立体车位工作流程。 (13)认真做好当班各种记录，并做好交接班工作。 (14）经常检查机械式双层立体车位设备是否处于正常状 态，如发现问题及时报告，并做好记录。 (15)对车场区域内危险源及环境因素的识别，按照职业健 康安全和环境程序文件中的危险源辨识和评价程序和 环境因素识别和评价程序执行。 四、服务程序与要求四、服务程序与要求 （一）部门经理（一）部门经理 1查岗 工作程序工作要求 I检查仪容仪表按照员工手册要求检查 2.检查礼节礼貌按照交接记录内容检查 3检查着装按照岗位职责要求检查 4检查工作交接 视线内无可疑人物；无污物杂 物 5.检查岗位职责 每日至少一次，每月至少两次非上 作时间突击检查 6检查视线范围内卫生 安全情况 7纠正不符合 8记录 2巡视 工作程序工作要求 I巡视地下车库每日至少巡视一次 2巡视自行车库发现问题，及时处理 3巡视地面车场消防设备设施、器材完好、有效 4巡视楼层员工工作符合岗位职责要求 5巡视制高点平台车道畅通，车行有序 6巡视重点要害部位重大问题及时报告 7纠正不符合视线内整洁 8记录 3.安全检查 工作程序工作要求 I拟订计划安保部每周组织一次 2制定检查路线物管中心每月组织一次 3发通知无特殊情况，准时进行 4.组织检查参加人员不得迟到 5.记录并汇总 6发文整改24小时内发整改通知 7复查整改记录一周内复查整改情况 4.召开月度协调会 工作程序工作要求 I总结卜月工作完成情况每月一次 2本月工作计划 每月s日前完成。节假日顺 延 3主管报告评核结果双方经理参加 4经理点评并提出要求 5外包外维单位经理点评 6.撰写会议纪要24小时内出会议纪要 7双方经理在会议纪要上签 字 8报主管领导、总经理审阅 9财务部存档 5.制定安全协议 工作程序工作要求 I向新如住业主租户提交公寓安全 协议模本 人住时办理 2客户方律师审核人住期间有效 3我方律师审核 每年请律师评审一 次 4.双方签字、盖章 5. 双方各存一份。未尽事宜双方另立补 充协议 根据法律、法规和 重大服务内容的变 化，修订协议内容 6消防演习 工作程序工作要求 1.市场调查每年9一11月举行 2拟订演习方案个体客户参加 3经理办公会讨论符合法律法规 4征求客户意见灭火与疏散 5修订方案 6主管领导审核，总经理批准 7按计划实施 8拍照、记录做好总结分析 9总结分析持续改进 7.员工培训 工作程序工作要求 1.制订培训计划提前24小时通知 2主管领导审核批准培训人员提前5分钟到位 3.备课经理负责 4实施培训主管全程跟踪记录 5反馈培训效果每周进行一次 6.考核 7.记录记录在人事行政部备案 8.召开部门例会 工作程序工作要求 1文员提前通知与会人员提前5分钟到会 2与会人员参会会议不超过30分钟 3布置工作文员记录会议内容 4传达领导指示经理主持 5沟通与协调 6.记录 9参加中心安全员会议 工作程序工作要求 I文员提前通知各部门安全员参加 2.与会人员参会每月一次 3沟通安全信息安保部经理主持会议 4传达上级领导指示文员记录 5.培训24小时内出会议纪要 6记录 10.参加中心会议 工作程序工作要求 I准备会议内容提前5分钟到会 2除例会外，按通知 到会 认真做好记录 3记录会议内容积极发言 及时将会议精神传达员工 遇特殊情况不能参会，及时向主管领 导请假 11.安全工作月报 工作程序工作要求 I收集各专业信息 文员负责收集信息 2汇总各专业主管上报信息 3校对、审核 每月3H前将上月月报完成（遇节假日顺 延） 4报主管领导审核 经理负责初步审核 5呈总经理批准 6.发相关方 7.记录 12.部门绩效管理 工作程序工作要求 1书面评核业绩公平、公正 2经理审核业绩评核，员工确认 3按照公司奖金系数确定奖金数额做好记录和存档 4制表 5.填报绩效奖金表 6存牺 7领取 8发放 9记录 13部门架构调整 工作程序工作要求 1按专业细化分解至各 专业 按照专业规范 z逐级核定结合市场标准 3形成文件、表格考虑公寓特点 4人事行政部、主管领 导审核 合理利用人力资源成本 5总经理批准 6执行经理负责 14.年度工作总结、计划、预算 工作程序工作要求 1按专业细化分解至各专业每年一次 2逐级落实侮年年底完成 3形成文件经理负责 4部门主管领导审核 5总经理批准 15.外联事宜 工作程序工作要求 1参加会议、培训纳入预算 2.配合工作经理负责 3定期沟通提前上报计划 4拟订计划合理安排 5申请费用不影响正常工作 6呈总经理批准 7执行 16.火灾紧急行动工作程序 工作程序工作要求 1火灾的扑救和 疏散 建立火灾指挥中心，听候总经理命令 建立现场指挥部，组织人员扑救、疏散、 抢救工作 2对火灾扑灭后 的保护 义务消防队员和员工协助安保部保护现场， 维护秩序 员工在安保部的领导下对公司及业主的各 类物品进行保护 （二）文员 1各类文件的打印 工作程序工作要求 1按照规定格式录入文本无错别字 2检查录入结果除特殊要求外，全部双面打印 3打印文件装订整齐 4装订文件并交经理 2.各类文件的收发 工作程序工作要求 1各项收发文件首先交经理确 认 2检查录入结果不能出现错别字 3打印文件 除特殊要求外，全部双面打 印 4.装订文件并交经理装订整齐 3.各类文件的复印 工作程序工作要求 1确认复印份数 确定数量，避免重复复印，浪费 纸张 2快速复印并装订注意装订顺序，不出现错订 3及时将复印完毕的文件交还 复印人 确保文件交到复印人手中，防止 文件丢失 4.各类文件的存档 工作程序工作要求 1将需存档文件分类按文件性质分类 2.建立存档目录 3每月检查一次是否有漏存或错存文件 5.外包、外修会议纪要 工作程序工作要求 1收集次月召开当月外包、外维月度协调会 2上报部门 经理审核 会议纪要须由部门经理，外包、外维单位负责 人签字确认 经部门经理，外包、外维单位负责人签字的会 议纪要送主管领导、总经理批示按照总经理批 示发各专业改正落实 3存档外包、外维会议纪要双方签字各留一份并存档 6供方评审 工作程序工作要求 1. 发放供方评审报告形 式 按照财务部所发供方评审报 告发各专业进行填写 2. 督促各专业上交供方评 审报告 收集各专业填写的供方评审 报告 3.督促各专业收集外包、外修 营业执照、资质证明 通知各专业收集外包、外修营 业执照、资质证明 4. 供方评审报告须由部 门经理主管领导签字确认 将收集的供方评审报告附 外包、外修营业执照、资质证 明报部门经理、主管领导签字 5.供方评审报告外包、外 修营业执照、资质证明送财务 部经理签字 经部门经理、主观领导签字的 供方评审报告外包、外修 营业执资质证明送财务部经理 签字 7月度评估管理 工作程序工作要求 1汇总外包单位月度评估 表 每月收集外包单位月度评 估表 2检查相关专业外包单位日常 工作，检查记录月度评估汇总 检查外包单位月度评估 表 3汇报评估记录结果，由部门 经理签字确认 将检查的外包单位岗位检 查表结果向部门经理汇报 4月度评估表后附日常工作检 查表装订成册上报主管领导、 总经理批示 将部门经理签字确认的月 度评估表后附日常工作检 查表，装订成册上报主管领 导、总经理批示 5严格按照总经理批示，通知、 督促相关专业人员改正落实 将总经理批示的月度评估记 录意见复印发相关专业人员 进行整改落实 6保存每月评估记录保存月度评估记录 8.季度评估管理 工作程序工作要求 1收集外包单位日检 表及月评估表 督促相关专业上交外包单位日常 工作检查记录及月度评估汇总 2检查外包单位日检 表及月评估表 检查相关专业外包单位日常工作 检查记录及月度评估汇总 3按照每月检查的外包单 位日常工作检查评估结果形 成季度评估报告向部门经理 汇报，并签字确认 按照每月评估汇总形成季度评估 报告L报部门经理签字确认 4，将部门经理签字确认的 季度评估报告上报主管领导、 总经理批示 季度评估报告须上报主管领导、 总经理批示 5将总经理批示的季度评 估报告意见复印发给相关专 业人员，进行整改落实 严格按照总经理批示，通知、督 促相关专业人员改正落实 6按类别保存季度评估记 录 保存季度评估记录 9合同准备 工作程序工作要求 1填写OP-PM-QP-002签 报 合同中OP-PM-QP - 002签 报、QP 004-006经济 合同审批单同附 2.填写QP -004 -006经济合 同审批单 3将OP-PM-QP-002签 报,QP-004-006经济合同 审批单后附合同文件报部门 经理、主管领导、财务部及相 关人员签字 OP-PM-QP -002签报,QP- 004 -006经济合同审批单 必须按照文件审批顺序签字 4经部门经理、主管领导、 财务部及相关人员签字后报总 经理批准 5总经理批准后送人事行政 部盖章 合同盖章须有总经理签字确认 的OP-PM-QP-002签报,QP- 004-006经济合同审批单 10.服务性合同 工作程序工作要求 1.签订合同前，OP-PM-QP- 002签报,QP-004-006经 济合同审批单同附 填写OP-PM-QP -002签报， 说明服务内容、原因、预计提 供服务时间和预计价格 2. OP-PM-QP002签报、 QP-004 -006经济合同审批 单必须按照顺序由部门经理、 主管领导、财务部、总经理签 字认可 服务性采购金额在10000元以 上，填写QP - 004 - 006经 济合同审批单 3合同盖章须有总经理签字 确认的OP0PM-QP-002签报, QP -004-006经济合同审批 单 将OP-PM-QP-002(签报,QP- 004-006经济合Ill审批 单后附合同文件报部门经理、 主管领导、财务部及相关 人员签字 4.合同原件须受控发财务部 按照上报文件程序报总经理批 准后，送人事行政部盖章 5部门根据合同份数留存原 件或复印件 盖章合同原件受控送财务部一 份，另一份送合同他方，部门 留存复印件 11.上报文件程序 工作程序工作要求 1.填写人事行政部L报文 写清上报文件审批单内容 件审批单 2.按照文件要求送相关部 门签阅意见 经相关部门签署意见，送相关部 门经理签字确认 3接到人须签字确认 上报文件须由上级公司相关负责 人签字确认 4.汇报上报文件进程 向部门经理、主管领导汇报上报 文件完成情况 5存档上报文件审批 单 保存上报文件审批单 12. OA办公使用程序 工作程序工作要求 1点击桌面OA系统每天点击桌面OA系统 2输人OA系统密码输人OA系统密码 3查看当日需处理的任务 点击“需要处理的任务”，查 看当日需处理的任务 4查看正在处理当中的任务 点击“已处理的任务”，查看 正在处理当中的任务 5.查看已结束的任务点击、查看“已结束的任务” 6按照部门领导意见填写 “系统公用部分”内容 点击“系统公用部分”，根据 工作要求填写 13.各类假期的申请 工作程序工作要求 1内容填写完整填写申请人姓名、到职日期 2跟踪假期倒休加班申 请表流程 填写申请时间、天数 3，打印假期申请表填写申请类别 4.通知休假人员保存填写内容 点击“流转”流转至部门经 理处审批 假期批准后，通知相关人员 14.处理邮件 工作程序工作要求 1按照文件性质， 保存收到的邮件 收到邮件时，点击“邮件箱”中“收件 箱” 双击“收件箱”中的文件，使其界面变 成Word版式 保存到文档中 2按照领导要求进 行打印 按照领导要求进行打印 3发送邮件 发送邮件时，点击“新邮件”，点击 “插人”，从界面中出现的所有文档中 进 行筛选要发送的文件 点击“打开”，文件便存在邮件中 点击“收件人”，选出发送人员 点击“邮件发送”，邮件便发送成功 4.清除垃圾箱 当邮件箱中的邮件增多时，点击鼠标右 键，点击“删除”清除 15.经济合同审批单 工作程序工作要求 1点击“系统公用部分”点击“系统公用部分” 2点击QP-004-006经济 合同审批单 点击QP -004-006经济合同审 批单 3填写内容并保存内容内容填写清楚 4点击“流转”流转至部 门经理处签字，打印送主管 领导、财务部、总经理签阅 打印QP - 004 - 006经济合同 审批单由部门经理、主管领导、 财务部、总经理及相关部门手签 5.直接将QP - 004 - 006 经济合同审批单打印按 文件流程签阅 16产品验收单 工作程序工作要求 1点击“系统公用部分” 点击“系统公用部分” 2点击QP -004-007产品 验收单 点击QP -004 -007产品验收 单 3.填写内容内容填写清楚 4点击“流转”流转至部 门经理处签字，经部门经理 签字后，打印留存及报销 Q P - 004 - 007产品验收 单由部门经理签字后，打印留 存及报销使用 17.物品/申购单 工作程序工作要求 1.填写华仪采购系 统 需从库房领取物品时，填写华仪采购系 统中的物品申领购单 2按照领导要求 申请物品领用数量 打开华仪采购系统，点击物品申领 购单，输人物品名称，将物品申领 购单流转至部门经理处签字确认 3领回物品须由 使用人员签字确认 待部门经理、财务部经理、总经理批准 后，由财务部通知领取物品验收领回物 品发相关专业，并签字确认 18.接待工作 工作程序工作要求 1语言规范起身站立 2姿态正确向来访者问好 3问清来源沏茶 4帮助联系问清缘由 5向部门领导汇报 帮助联系 向部门领导汇报 答复 19.接听电话 工作程序工作要求 1接听电话在3声之 内 接听电话时，电话铃响3声之内应立即 接听 2使用客气语言并 向客户问好 向客户问好 3告知客户自己所 在部门或岗位 告知客户自己所在部门或岗位，如“您 好，物管中心X X部”、“您好，XX部 XXX“ 4接听电话姿式要 端正 询问对方“我能为您做些什么” 5客户留言的记录需要留言的及时记录，再汇报 6汇报客户留言记 录、 20电话传达 工作程序工作要求 1接到电话，使用 客气语言 接到电话时，及时通知部门相关人员接 听 2为拨打电话人记 录留言 当拨打电话人所寻找的人不在办公室时， 询问对方是否留言传达 3及时传达拨打电 话人留言内容 根据拨打电话人员意愿进行留言，并及 时传达 4通知留言接收者 回电 待通知后，由留言接收者回电 21.领用办公用品 工作程序工作要求 1物品申领单的填写 接到人事行政部电话，填写物 品申领单 2物品申领单须部门 经理签字认可 部门经理审批物品申领单 3物品申领单须送人 事行政部文员处 将部门经理审批的物品申领 单送人事行政部文员处 4按照物品申领单领回 办公用品 发放领回办公用品 5办公用品领用须填写 办公用品领用单 发放填写办公用品领用单 22.收发传真 工作程序工作要求 1传真机呈开启状态插上传真机电源 2.检查传真机显示屏内显 示是否正常 显示屏中显示“Waittingfor 3纸槽里随时要放复印纸纸槽里放A4复印纸 4已用过的单面纸，有字 面朝上整齐放在纸槽内 传真机电话铃响时，拿起电话与对 方通话并按“启动”键等待 5清洁传真机 传真机显示屏中显示 “Recieve”，表明收到对方发来 的文件资料信息 传送文件资料字面朝下放人纸槽 拨通对方传真电话，对方给信号 待文件资料接收传送完毕后，告 知相关人员 23.组织部门会议 工作程序L作要求 1工作协调会时间为13：30 每天13：30组织各专业召开 工作协调会 2准时通知各专业 13：00询问部门经理是否开 会 3未到场的人员及时用电话通 知 13：30询问主管领导是否参 会 4人员到齐后，通知主管领导、 部门经理召开会议 通知各专业13：30召开工作 协调会 人员未到齐，用电话再次通 知（特殊情况除外） 人员到齐后，通知部门经理 开会 24药箱的管理 工作程序工作要求 1检查药箱中现有药品的出厂日 期、保存日期 每周清查药箱药品一次， 并做好记录 z过期药品及时清理每周对药箱进行一次清理 3及时填充药箱药品并记录 根据药品的增减程度进行 补充 4药箱的清洁 过期药品及时清理，并做 好记录 25.文件传阅 工作程序工作要求 1打印部门内部文件传阅 单 打印部门内部文件传阅单 2后附需传阅的文件传阅文件使用复印件，原件存档 3发相关人员传阅 传阅单中写清文件阅读的目的、 范围 阅读者须在文件传阅单中签字确 认 检查阅读者签字情况 文件传阅单须在电脑中进行登记 存档文件传阅单 26.建立办公用品台帐 工作程序工作要求 1办公用品台账的建 立 编制部门办公用品台账 z办公用品的分类存 放 按照办公用品类别进行分类 3.写清办公用品的名 称、数量、型号 将办公用品名称输入电脑中 4统计办公用品缺项 写清办公用品数量、型号 5.领取办公用品缺项 并登记人账 写清办公用品缺项 将办公用品缺项填写在物品申领 单中，从人事行政部领取，并登人 台账中 27.办理盖章手续 工作程序工作要求 I.填写盖章申请表 填写人事行政部盖章申请表 后附文件，并写清盖章事由、份 数等 2.盖章申请表须附盖章 文件 填写盖章申请表送部门经理 签字 3.盖章加请表须由部门 经理、人事行政部、总经理 签字确认 部门经理签字后，送人事行政部 经理签字 4由总经理批示的盖章申 请表须送人事行政部 部门经理、人事行政部经理签完 字后送总经理批示 5将须盖章的文件送人事行 政部盖章 将总经理批示的盖章申请表 送人事行政部盖章 28上墙管理制度 工作程序工作要求 1打印、排版上墙的 规章制度 按照领导要求，协助各专业主管打印、 排版须上墙的规章制度 2上墙规章制度使用 A3复印纸 用A3复印纸复印规章制度厂 3上墙规章制度须盖 部门受控文件章 在复印好的规章制度上盖部门受控文 件章，交给相关专业 29.作业指导书 工作程序工作要求 1.协助各专业完成作业指导 书的修改 根据各专业工作需求、部门领导 要求，协助各专业对部门作业指 导书内容进行修改 2填写QP -001 -006文件 更改申请单由部门经理、 主管领导、管理者代表签字 确认 修改完毕的作业指导书，填写 QP-001 -006文件更改申请 单报部门经理、主管领导、管 理者代表审批 3发放新版作业指导书 复印分发各专业批准的新版本作 业指导书 30.建立防汛物资台帐 工作程序工作要求 1收集防汛物资清单收集各专业防汛物资清单 2编制防讯物资统计 表 编制防汛物资统计表 3防汛物资分类输人电脑 台账中 将各专业防汛物资进行分类 4保存防汛物资台账 将各专业防汛物资名称、数量输 人电脑中 5检查各专业防汛物资数 量 保存防汛物资台账 每周检查一次防汛各专业防汛物 资 31.建立对讲机台帐 工作程序工作要求 1建立台账编制对讲机使用情况表 2核对数量、编码核对部门对讲机使用情况、编码 3对讲机的发放收集需进行维修的对讲机数量 4统计对讲机维修 数量 联系人事行政部与对讲机维修厂家签订 维保协议 5.联系维保厂家 6对讲机领用登记做好对讲机领用登记r 32.文件柜的管理 工作程序工作要求 I建立台账统计工位数量 2核对数量文件柜的清洁 3保持整洁摆放整齐 33.固定资产管理 工作程序工作要求 I统计固定资产数量 统计部门固定资产数量 2核对数量，签字确 认 协助财务部核对固定资产数量，并签 字确认 34.物品报修管理 工作程序工作要求 I报修统计统计部门报修数量 2通知客户服务部进行维 修 通知客户服务部报修位置、物品 名称 3复查报修位置、物品检查报修位置是否修复 35.报废管理 工作程序工作要求 I统计报废物品数量统计部门报废物品数量 2申请报废程序填写QP -002 -0020报申请报废 3按照总经理批示，与财 务部协商处理 经总经理批准后，与财务部协商 将物品卖掉 4卖掉物品财务部须开收 据并留存 卖掉物品由财务部开具收据，由 文员签字，留存一张 36.巡更点的管理 工作程序工作要求 1收集打点情况每周收集警卫打点情况 2下羲巡更记录每周下载巡更记录 3保存巡更记录保存巡更记录 37人员情况统计 工作程序工作要求 I编制部门人员情况统 计表 编制部门人员情况统计表 2核清部门人员所填部 门人员情况统计表 向各专业发放部门人员情况统 计表进行填写了 3汇总部门人员情况 收回各专业填写的部门人员情 况统计表 汇总部门人员情况，并输人部 门人员情况统计表中保存 38.人员架构图的统计 工作程序工作要求 I编制部门人员架构图编制部门人员架构图 2经部门经理批准的人员架 构图，送发人事行政部 人员架构图须部门经理签字确 认，方可送人事行政部 39.人员名单的统计 工作程序工作要求 I收集各专业人员名单 2汇总各专业人员名单 编制部门人员名单 人员名单须部门经理签字确认，方可 送人事行政部 3.编制部门人员名 单 4分发各专业修订的人 员名单 经部门经理签字确认的人员名单发人 事行政部一份 40.统计先进集体、员工 工作程序工作要求 I.通知部门经理人事行政部 所发评选季度先进集体、员 工 接到人事行政部通知，评选季度 先进集体、员工 2统计季度先进集体、员工 名单 待部门经理告知已评选的先进集 体、员工名单时，输人电脑中保 存 3送人事行政部季度先进集 体、员工名单须由部门经理 签字认可 打印部门评选的季度先进集体、 员工，经部门经理签字认可后， 送人事行政部一份，复印留存 41.服装管理 工作程序工作要求 I建立警卫、车管服 装台账 收集警卫、车管服装统计表 2洗涤警卫、车管服 装 警卫、车管服装洗涤时，贴标签，登 记人员名单 3.警卫、车管的发放收集每周三洗涤服装人名单 下周二取回按照名单发放，并由领取 人签字 42填写因公外出单 工作程序工作要求 I员工级外出，须部门经理、 人事行政部经理签字认可后， 方可外出 按照领导要求须外出办事，为部 门员工填写因公外出申请单 2主管级外出，须部门经理、 人事行政部经理、主管领导 签字认可后，方可外出 填写好因公外出申请单送部 门经理签字 3经理级外出，须部门经理、 木事行政部经理、主管领导、 总经理签字认可后，方可外 出 经部门经理同意后，送人事行政 部签字 经部门经理、人事行政部经理同 意签字后，送主管领导签字 待部门经理、人事行政部经理、 主管领导签字后，送总经理签字 认可 因公外出申请单审批完后， 通知相关人员外出办事 43.节日值班记录 工作程序工作要求 I编制节日期间值班记按照节日值班要求编制节日期 录间值班记录 2.节日期间值班记录装 订成册 对编制的节日期间值班记录 进行装订成册 3.节日期间值班记录放 在值班室 将节日期间值班记录放在值 班室中并附值班要求 4收回节日期间值班记 录须由部门经理签字确认 节日过后，收回并检查经部门经 理签字的节日期间值班记录 5保存节日期间值班记 录 保存节日期间值班记录 44.电话记录 工作程序工作要求 I，编制电话记录 部门领导或文员接到外部单 位通知 2.电话记录须上报部门经理、 主管领导、总经理签字认可 编制电话记录 3按照总经理批示执行 报部门经理、主管领导、总 经理批准 4编制电话记录编号统计表 并保存 按照总经理批示执行 编制电话记录编号统计 表，按照时间顺序登记 保存电话记录编号统计 表 45.统计出门条 工作程序工作要求 I收集出门条次日收集内保人员每日出门条 2分类储存出门条 将出门条粘贴在A4复印纸上 注明出门条日期、份数，物品名称、数 量 将粘贴好的出门条插人插页中保存 46考勤管理 工作程序工作要求 1收集加班倒休休假人 员名单 加班倒休休假须己批准 2核对加班人员时间、天数 核清加班倒休休假人员时间、 天数C 3.填写考勤汇总表填写考勤汇总表 47.安全隐患和事故月统计表 工作程序工作要求 1.填写安全隐患和事故月 统计表 根据当月工作情况，填写安全 隐患和事故月统计表 2.安全隐想和事故月统计 表由部门经理签字确认 将填写好的安全隐患和事故月 统计表，报部门经理签字后， 送人事行政部签字确认 3复印留存复印留存 48.部门周、月报的打印、周转几收发 工作程序工作要求 1.按规定时间收取各专业周、月工作 总结 及时收取 2整理总结 符合人事行政部公文要 求 3报部门经理审核通过OA传送 4根据经理要求进行整改 5.整改完毕后上交人事行政部在规定时间内上交 49.协助部门经理完成半年/年度工作总结和计划 工作程序工作要求 1收集各专业半年年度 工作内容 6月20日收集各专业上半年年度 已完成工作内容、未完成工作内 容及下半年年度工作计划 2汇总部门半年年度总 结和计划 协助部门经理汇总部门上半年 年度工作总结及下半年年度工 作计划 3部门经理、主管领导签 字确认半年年度工作计划 将汇总的下半年年度计划，利 用OA系统中邮件传送部门经理阅 示 4发送人事行政部文员 经部门经理签字同意后的上半年 年度工作总结和下半年年度 计划，送人事行政部文员及部门 各专业处 50.办理管理方案 工作程序工作要求 1收集各专业制 订的管理方案 收集部门制订的各项管理方案 2形成管理方 案清单 汇总部门各项管理方案，形成管理方案 清单 3.发送人事行政 部文员 将汇总的管理方案，利用OA系统中邮件传 送部门经理阅示 经部门经理签字同意后的管理方案清 单，送人事行政部文员及部门各专业处 51周月年度培训计划 工作程序工作要求 1收集培训资料 协助部门经理编制周月 年度培训材料 2.通知各专业按照周月年度 培训计划落实 通知各专业按照周月年 度进行培训 3收回各专业培训总结收回各专业培训总结 52.整理、收集法律法规 工作程序工作要求 1收集最新法律法规收集最新法律法规 2发放最新法律法规 将法律法规电子版分发各专业主管进 行培训 3总结法律法规学习 情况 汇总各专业法律法规学习情况 对法律法规内容学习情况进行总结 53.外事站岗安排 工作程序工作要求 1编制协助外部单位 站岗人员名单 按照领导要求，编制部门协助外部单 位站岗人员名单 2上报部门经理、主 管领导、总经理批准 将编制好的协助外部单位站岗人员名 单，上报部门经理、主管领导、总经 理批准 3分发相关专业执行 将总经理批准的人员名单分发相关专 业 54.订阅消防周刊 工作程序工作要求 1.填写QP-002-002签 报） 填写QP-002-002签报，说明缘 由 2上报部门经理、主管 领导、总经理批准 上报部门经理、主管领导、总经理 批准 3告知相关人员执行 告知相关人员联系邮局或消防局订 阅消防周刊，并开具发票报销 55.施工人员证件 工作程序工作要求 1办理施工证件，须有 身份证复印件、1寸照片 办理二装出人证件时，收取施工负 责人身份证复印件、1寸照片 2.验证施工人员身份证复 印件、照片 验证施工人员身份证复印件、照片 3按照顺序编制二装施 工证号码 填写二装施工出人证，并为每张出 人证编号，登人电脑中 56收据管理 工作程序工作要求 1领回收据第二联须盖公司 财务章 从财务部领取收据一本 2.写清施工单位办理证件数 量、编号、金额 将收据第二联盖上财务章 3.交款人、收款人处由施工 单位、文员签字确认 收施工单位现金，使用验钞机 验钞 4第二联由客户收存 填写收据内容，并在收款人、 交款人处签字 将收据第二联撕下交给施工单 位，井告知保存缘由 57.出入证押金管理 工作程序工作要求 1收取出人证押 金 收到出人证押金，在二装出入证押金登记 本上进行登记 2.登记出入证押 金 写清施工单位办理证件日期、金额 3由财务部会计 签收 出入证押金、收据第三联送财务部 由财务部会计签收 58.施工人员台帐管理 工作程序工作要求 1粘贴二装施工人 员证件 将收到的二装施工人员身份证复印件按 照编号排列粘贴在自纸上 2建立二装施工 人员情况统计表 将二装施工人员身份证复印件输人电脑 二装施一E人员情况统计表中 3保存二装施工人 员身份证复印件 将粘贴好的施工证放人插页中保存 59.塑封、打孔 工作程序工作要求 1粘贴二装施工人 员照片 填写好二装施工人员出人证的内容，贴 上照片，并盖二装专用章 2盖二装施工证件 专用章 套上塑封膜 3.塑封、打孔打开塑封机预热3分钟 4用礼貌用语欢送 办证单位离开 将套上塑封膜的二装出人证放人塑封机 中过塑 将过塑完毕的二装出人证，使用打孔器 进行打孔并安上夹子 将做好的二装出人证交给施工单位 60.更换二装出入证 工作程序工作要求 1.填写出人证内容（施工单 位名称、位置，施工人员姓 名、期限、编号） 当施工单位办理的二装出人证 超过使用期限时，为其更换 2.粘贴二装施工人员照片收回过期二装出人证 3.盖二装施工证件专用章按照原编号进行办理 4.塑封、