公司行政管理制度.doc

行政管理制度一、考勤管理公司员工上班期间严格执行考勤制度，本制度适用于我公司一般员工至部门经理。1. 作息时间1.1 公司实行一周工作六天。1.2 工作时间:上午8:3012:00；下午13:0017:30；(保洁员:上午7:30-12:00;下午12:30-16:30 厨师：上午8：30-2：00；下午4：30-19：30)，因季节变化而需调整作息时间的由行政人资部另行通知。1.3 违纪界定。员工违纪分为：迟到、早退、旷工、脱岗和睡岗等五种，管理程序如下：1.3.1 迟到: 指未按规定到达工作岗位（或作业地点）；迟到30分钟以内的，每次扣20元,并扣绩效考核分0.5分；迟到30分钟以上的每次扣50元,并扣绩效考核分0.5分；迟到一小时的扣100元并扣绩效考核分1分；1.3.2 早退：指提前离开工作岗位下班；早退3分钟以内，每次扣罚20元,并扣绩效考核分0.5分；30分钟以上按旷工半天处理,并扣绩效考核分1分。1.3.3 旷工：指未经同意或按规定程序办理请假手续而未正常上班的；旷工半天扣1天全部工资，并扣绩效考核分2分；旷工一天扣罚2天工资,并扣绩效考核分2分；一月内连续旷工2天或累计旷工3天的，作自动解除合同处理；全年累计旷工4天的作开除处理；1.3.4 脱岗：指员工在上班期间未履行任何手续擅自离开工作岗位的，脱岗一次罚款20元,并扣绩效考核分1分,一月内脱岗次数累计达到三次的按旷工一日处理。1.3.5 睡岗：指员工在上班期间打瞌睡的，睡岗一次罚款20元,并扣绩效考核分0.5分，给公司造成重大损失的，由责任人自行承担。1.3.6 全年累计考勤违纪达七次的作开除处理。1.3.7 凡试用期员工,一月内内累计考勤违纪达三次的,则直接予以辞退。2. 公司员工按规定实行上下班“指纹打卡制”，不得忘打、不打；不得委托或代替他人打卡，违者均以旷工论处。外联业务人员必须每天打一次电话向部门经理汇报所在地点及业务情况，违者一次，取消业务员当天的外联补助并处扣除当月绩效考核分1分。3. 公司实行“调休计划制”为了更好的做好对客户的服务工作，各部门在周六周日必须保障正常运营，因此各部门主管必须做好本部门人员周六、周日的轮休安排。各部门须每月26号前上报下月调休计划表至行政人事专员处备案。员工调休计划如有变更，各部门负责人需及时将变更后调休计划表，签字批准后，交由行政人事专员处备案；行政人事专员将根据对各部门员工调休情况进行统计与抽查。抽查中如发现当值人员与调休计划表不符的，则必须如实向行政人资部主管报告，并对相关部门主管下达整改通知书，如要求整改后，仍发现同类问题的，则对部门主管予以扣发当月50元奖金的处罚，并处扣除当月绩效考核分1分。4. 请假制度4.1 假别分为：病假、事假、婚假、产假、工伤假、丧假等七种。4.1.1 病假：指员工生病必须进行治疗而请的假别；病假必须持县级以上医院证明，无有效证明按旷工处理；出据虚假证明加倍处罚。4.1.2 事假：指员工因事必须亲自办理而请的假别；全年事假累计不得超过12天，超过天数按旷工处理。4.1.3 婚假：指员工达到法定结婚年龄并办理结婚证明而请的假别。4.1.4 工伤假：按国家相关法律法规执行。4.1.5 丧假：指员工父母、配偶父母、配偶、子女等因病伤亡而请的假别。4.2 批假权限4.2.1 病事假：2天以内由部门负责人批准；三天以上分管副总批准。请假手续必须于请假当日送行政人事专员处备案。4.2.2 其它假别由部门负责人签署意见后报分管副总审批，并送行政人事专员处备案。4.2.3员工请假理由不充分或有碍工作时，部门经理可酌情不予准假，或缩短假期，或责令改期请假。4.3 所有假别都必须由本人书面填写请假单，并按规定程序履行签字手续后方为有效假别；特殊情况必须电话、手机短信请示，并于到假后一日内补办手续方为有效假别；未按规定执行一律视为旷工。4.4 试用期员工除可以享受工伤假、一般伤病假、事假外，其他假期一律不得享受。试用期员工原则上请假时间累计不得超过三天，超过三天的视为自动结束试用期。如确有特殊情况的由本人提交情况说明，然后报分管副总批准，交行政人事专员处备案。公司员工因公需要上班之前直接外出办事的，须提前一天向部门经理汇报，并在行政人事专员处书面备案登记，否则视同旷工。4.5假期类别及薪资发放标准：假别给假日数请假原因应缴证件基本工资/试用工资岗位津贴工龄工资绩效奖金社保其他福利工伤假依需给假因执行公务受伤（若因本人行为违反法令或操作规程者不给）1.本人或委托部门其他员工草拟工伤报告书（应注明工伤发生原因、时间及地点）交部门主管审核后报总经理批准照给半薪半薪不给照给照给2.县区级以上医院医师诊断证明照给半薪半薪不给照给照给说明医疗期间届满两年仍未痊愈者，依相关法令办理。公假依需给假1.兵役体检缴验有关证件照给照给照给不给照给照给2.因公司需要指派者缴验有关证件照给照给照给不给照给照给3.区域性选举投票以政府机关公告为依据照给照给照给不给照给照给4.培训依核准后培训申请单及培训通知单照给照给照给不给照给照给事假全年不超过12天因事必须本人处理不给不给不给不给照给不给说明逾七日一概不准，总经理特别批准不在此限。一般伤病假全年不超过7日因病必须治疗及休养须附医师诊断证明，未交证明者，以事假计半薪不给不给不给照给不给说明不得超过七日，超过部分可以事假抵充。住院伤病假至多一个月因患重大疾病需长期住院治疗者县区级以上医院医师诊断及住院证明半薪不给不给不给照给不给说明一般伤病假与住院伤病假合计不得超过一个月，超过一个月的以事假抵充。婚假7日男22-24周岁/女：20-22周岁结婚证书（复印件）照给半薪半薪不给照给不给 10日男25周岁以上 / 女：23周岁以上照给半薪半薪不给照给不给说明1.婚假期间所包含双休日、节假日，均合并计入，婚假以一次给足为原则；2.婚假均以周岁计算，申请有效期以结婚证书一年以内为限，且须以到职后再行登记的结婚证书为准。再婚人员不享受晚婚假待遇。陪产假3日公司男员工配偶生育者准生证及婴儿出生证明复印件照给半薪半薪不给照给照给说明子女出生依实际需求于七日(含)以内申请完毕，陪产假其所包含双休日、节假日，均合并计入，陪产假以一次给足为原则。丧假5日本人及配偶父母、配偶、子女丧亡死亡证明书（复印件）及亲属关系之户籍证明（复印件）/讣文（复印件）/居委会或村委会提供的关系证明（原件）。照给半薪半薪不给照给照给2日本人及配偶祖父母、外祖父母、兄弟姐妹丧亡照给半薪半薪不给照给照给说明丧假可依实际需求申请，但须于事发后半年（含）内申请完毕。产假90天顺产准生证、婴儿出生证明、出院证明；难产及多胞胎生育另需生育医学证明(均为复印件)照给半薪半薪不给照给照给120天晚育：婴儿出生时，母亲年满二十四周岁照给半薪半薪不给照给照给135天难产照给半薪半薪不给照给照给105天多胞胎生育，每多生育1个婴儿增加产假15天照给半薪半薪不给照给照给说明已婚且符合计划生育内怀孕者，产假以一次给足为原则，双休日及节假日均合并计入。30天怀孕三个月以内流产者准生证及孕妇联系卡（复印件）、病例证明（原件）照给不给不给不给照给照给45天怀孕三个月以上流产者说明已婚且符合计划生育内怀孕者，附二级以上医院医师诊断证明，产假以一次给足为原则，双休日及节假日均合并计入。5. 加班管理公司全体员工应在上班规定时间内提高工作效率，完成全部工作，公司不提倡加班。确因工作需要加班的，则由本人填写加班申请单，由部门主管审核后，报行政人事专员处复核，再报分管副总批准后，方可加班。凡未经过批准的加班，公司一律不予承认。经过批准的加班，行政人事专员按月进行统计结算。所有加班首先必须抵冲病、事假，有一天抵冲一天，多余部分由公司发给加班工资，不作调休处理。6. 出差管理6.1 公司业务人员出差前一个工作日（遇休息日顺延）需先填写出差申请单，到合肥三县地区出差的,由部门主管负责审批,报行政人事专员处备案，到合肥地区以外出差的,由分管副总审批，并报行政人事专员处备案。出差申请单为差旅费用借款及报销凭证之一，无此单财务人员一律不得办理相关手续6.2 员工出差返归后一个工作日（遇休息日顺延）内必须到行政人事专员处当面报到，由行政人事专员核对出差申请单的返回时间，并做为财务支付出差费用补助的主要依据。6.3 如因时间紧迫，或人在外地，未及时办理申请的，可经部门主管批准后委托部门其他员工代为办理，出差过程中如需要临时延长出差天数的亦同。凡未经部门主管同意私自延长出差天数的以旷工论处。二、公文管理1. 公司公文是传达方针、发布指示、通报情况、交流信息的重要工具。2. 公司公文包括通知、呈批文件、工作联络函、会议记录、工作报告等。3. 公文处理必须做到准确、及时、简便。4. 各部门公文在草拟完毕后，必须交部门负责人审阅、修改并报分管副总审批后，方可下发执行。5. 通知由行政人资部负责拟制，报分管副总审批后，方可下发执行。6. 公司内所有公文原件必须统一交由行政人资部存档和销毁。7. 公文的处理包括收文和发文。收文包括传递、签收、分发、拟办、立卷、归档等程序。发文包括拟稿、审核、签发、用印、打印、登记、分发、立卷、归档等程序。8. 各部门须指派专人（可兼职）进行公文日常管理工作。9. 所有公文拟写、审批都须注明时间。10. 公文草拟要求及标准10.1 符合公司经营管理相关制度和条例；如提出新的政策规定，须加以说明。10.2 情况要具体，观点要明确、内容要全面、表达规范、条理清楚、层次分明、文字简练、标点要准确。10.3 引文要准确，时间应写具体的年、月、日。11. 发文编号标准：11.1 部门缩写规定：公司或行政人资部为“XR”；销售部“XS”；财务部“CW”；售后服务部“SF”；11.2 公文英文缩写规定：通知类为“T”；会议纪要类为“H”； 规章制度类为“Z”；其他类“Q”。11.3 公文编号规定：如：公司或行政人资部发文：通知为XRT2012*号，会议纪要为XRH2012*号 以此类推。三、资料档案管理1. 资料文件的打印1.1 公司的文件，有打印必要时方予打印。私人资料，不得在公司打印、复印。1.2 收到的文件，应及时给有关部门、人员送发。档案管理人员应树立严格的保密意识，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人。2. 档案管理2.1 归档范围：公司的规划、劳动工资、人事档案、决议、合同、项目方案、协议等具有价值的文件材料。2.2 档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。3. 档案的借阅3.1 分管副总借阅档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；公司其他人员需借阅档案时，要经分管副总批准，并办理借阅手续。3.2 借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要必须摘录和复制，凡属密级档案，必须由分管副总批准方可摘录和复制，一般内部档案行政人资部经理批准方可摘录和复制。4. 档案的销毁4.1 任何人非经允许无权随意销毁公司档案；4.2 若按规定需要销毁时，凡属机密档案须经分管副总审批，一般内部档案，须经行政人资部经理批准方可销毁；4.3 经批准销毁的公司档案，档案管理人员要认真填写，编制销毁清单，由专人监督销毁。四、合同管理为了规范公司各类合同的管理，明确合同签订权限，有效规避合同风险，特制定以下规定：1. 合同类别：公司合同按类别可分为以下八类：劳动合同、办公用品及设备购置合同、业务合作合同、销售合同、维修合同、投资合同、担保合同、其他合同2. 合同管理：2.1 行政人资部应该对公司经常发生的业务行为设立格式合同，并交公司顾问律师审核后方可使用。2.2 无格式文本的业务合作合同、办公用品及设备购置合同（金额5000元以内）、其他合同，则由行政人资部或经办人根据双方协商的内容起草后，交分管副总审核后，方可盖章生效。2.3 无格式文本的办公用品及设备购置合同（金额5000元以上）、投资合同、担保合同，则必须由行政人资部报公司指定顾问律师审核后方可交董事长签订，盖章生效。2.4 劳动合同必须使用由公司顾问律师审核后的格式文本，并由行政人资部负责交律师一年一审或在国家相关法律、法规变更后及时交律师重新审核后，方可使用。2.5 劳动合同由董事长直接签署或由董事长委托分管副总签署。2.6 公司所有合同必须签订一式两份，原件交由行政人资部处编号存档，凡涉及经济往来的经济类合同，必须由行政人资部将原件或复印件报财务有关人员备份；经办部门只允许保留复印件作为工作开展的依据或存入部门、客户档案。2.7 凡公司签订的各项合同均属公司机密文档，任何人不得对外泄密，凡泄密者一经发现立即解雇；因此造成的经济损失必须由泄密人承担相应法律责任并负责赔偿因此对公司造成的所有经济损失。以上规定公司全体人员必须严格遵守，如有违反并给公司造成经济损失或不良影响的，立即解雇，并追究其法律责任。五、印章管理1. 印章种类1.1 公章：公司向主管机构登记的公司印鉴及特定业务专用的公司印章。1.2 合同章：公司对外签订合同、协议等使用的印章。1.3 财务专用章：财务部门开展业务使用的专用印章。1.4 部门章：刻有公司及部门名衔的印章。2. 印章盖用2.1 公章由行政人资部负责保管。2.2 公章的使用，由用章人如实填写“用章审批单”报部门经理确认后，报分管副总审批，方可盖印。如违反规定造成的后果由直接责任人负责。2.3 公司所有需要盖印章的介绍信、说明及对外开出的任何公文，统一编号，以备查询、存档。2.4 公司一般不允许开具空白介绍信，如因工作需要或其他特殊情况确需开具时，须经部门经理签字，并报行政人资部经理批准后，方可开具。持空白介绍信外出工作人员，回公司后必须向行政人资部汇报介绍信用途，未使用的必须交回；盖章后出现的意外责任由部门批准人负责。3. 印章的申请3.1 印章制发的申请。因业务需要，由部门向行政人资部提出申请，核准后由行政人资部负责制发。3.2 印章换发的申请。3.2.1 印章的印文磨损需要换发时，由部门向行政人资部提出申请，并注明拓具印模。3.2.2 原有废旧印信应于换发的印章收到后，交由行政人资部毁损。4. 印章管理4.1 各种印章由各监印人员负责保管，如有遗失或误用情况由监印人员负完全责任。4.2 由行政人资部门指定专人负责印信的制发、换发等管理工作，并设立“印信登记表”，拓具印模，装订成册，以利管理。4.3 监印人员交接时，应交拓具印模样本移交，并报送行政人资部。六、会议管理为便于公司各项工作的高效开展,充分发挥各部门职能,经公司研究决定特制定相关会议管理制度。现就会议开展工作规范如下：1. 公司会议分类1.1 总经理办公会：由总经理或分管副总负责召集，或委托他人召集。原则上每周召开一次。参会人员为各分管副总和部门经理，行政人事专员负责做好会议记录。具体内容如下：1）各部门月度计划分解执行情况汇报；2）部门间需协调的问题；3）公司各项制度落实执行情况；4）需要解决的其他问题及解决的方案；5）下周工作计划安排及运营预测1.2 年中和年终总结会：由分管副总负责召集或委托他人召集。年中总结会召集时间为每年的七月中旬或下旬；年终总结会召集时间为次年的一月中旬或下旬。参会人员为公司全体员工。具体内容：1）优秀员工表彰；2）优秀员工代表发言；3）各部门经理半年度/年终工作总结；4）分管副总讲话1.3 各部门例会：由各部门经理负责召集。每月不得少于两次，参会人员为部门全体人员。由部门信息内勤专员负责做好会议记录，无信息内勤专员的由部门经理指定专人做好会议记录。具体内容：1）传达总经理办公会会议精神及决议；2）各岗位工作计划进展情况汇报；3）各岗位提出工作中存在的问题及需要主管提供的支持；4）部门主管布置工作，提醒工作注意事项；5）其他本部门内部工作安排、调整；6）部门内部培训。1.4 销售早、晚会：由销售经理负责召集，每天早晚定时召开，参会人员为全体销售顾问、信息内勤专员、商品车管理员，策划主管、策划专员必须列席销售晚会。信息内勤专员做好会议记录1.4.1 早会具体内容：1）鼓舞士气，提振精神；2）注意事项提醒；3）当天工作布置；4）其他。1.4.2 晚会具体内容：1）当天成功案例分享；2）销售顾问一天工作心得分享；3）当天工作中遇到的问题和困惑，需要哪些支持；4）销售主管一天工作总结；5）其他。1.5 售后服务部早晚会：由售后服务总监负责召集，每天早晚定时召开，参会人员为部门全体工作人员，信息内勤专员做好会议记录1.5.1 早会具体内容：1）鼓舞士气，提振精神；2）安全生产及其他注意事项提醒；3）当天工作布置；4）其他1.5.2 晚会具体内容：1）当天维修情况通报；2）当天前台服务情况通报；3）当天配件工作情况通报；4）当天汽车精品工作情况通报；5）各岗位当天工作中遇到的问题和困惑，需要哪些支持；6）售后服务总监一天工作小结；7）其他1.6 其他临时性会议2. 公司会议相关要求：2.1 销售晚会记录应及时发送工厂和公司领导；2.2 会议内容清晰，会议目的明确；2.3 部门会议上各岗位人员反映的问题，如会议召集人能够当时给予答复的，应立即给予答复；不能当时给予答复的，应在请示上级领导后三个工作日内给予答复。各岗位人员如反映问题涉及公司发展及利益的重大问题，会议召集人必须在会议结束后第一时间上报分管副总；2.4 相关会议记录人必须如实、认真、详细记录会议内容，字迹清晰、工整，2.5 部门会议形成决议的内容，必须以部门补充规定或临时规定的形式，书面报分管副总审批，并交行政人资部备案。2.6 总经理办公会的会议内容和会议决议由行政人事专员在会后一个工作日内整理出会议纪要，报分管副总签发后传达到各部门。2.7 各部门会议必须认真贯彻落实公司的各项制度及决策,分管副总可随时参加各部门组织的会议。2.8 各部门必须保管好本部门的会议记录，行政人资部经理负责不定时抽查，抽查结果做为部门主管管理工作考核指标之一。2.9 各会议主持人必须严格控制会议时间，早会不超过10钟，晚会不超过40分钟，一般例会不超过一小时，重大会议不超过两小时。3. 会议管理要求:3.1 参会人员必须严格按照会议通知时间准时到会,不得迟到、找人替代参加或无故缺席,如因公事或因病不能参加会议,必须会前一小时报会议召集人批准。如未经同意迟到、缺席的，一律按照考勤制度迟到、旷工相关规定予以惩戒。3.2 各与会者不得在会间做与会内容无关的事情。3.3 各与会者手机必须调为振动。3.4 各与会者均不得在会上吸烟。凡违反本规定的，视情节轻重给予口头警告扣1分或书面警告扣2分的惩戒。七、公司钥匙管理1. 公司所有钥匙由后勤专员编号，并发放给专用人领用；2. 行政人资部应做好钥匙领用登记表钥匙移交表的记录，负责登记钥匙的保管现状；3. 重要钥匙需一式二把，行政人资部留存一把。4. 钥匙不得私自配备，若遗失后果自负。5、凡钥匙遗失的必须及时报后勤专员，由后勤专员安排配发或换锁，由此产生的相关费用均由遗失人自行承担。八、办公、清洁用品管理规定本着厉行节俭，高效利用，合理控制办公用品开支的目的，特制定本规定：1. 办公用品范围：1.1 凡由公司购进的为日常工作服务的物品，包括电脑、电话、计算器、传真机、复印机、桌椅、纸张、文件夹、移动硬盘、U盘、剪刀、订书机、裁纸刀、电脑耗材、打印耗材、胶水、胶带、传真纸、回型针、大头针等均为办公用品。1.2 清洁用品：拖把、扫帚、簸箕、洗手液、洗衣粉、肥皂、抹布等。2. 办公用品采购与流程：2.1 每季度末，各部门根据年度费用预算计划及部门实际工作需求情况，提交部门季度物品申请表，交行政人资部审批。2.2 行政人资部根据年度费用预算计划进行额度内审核。如有超额申请的，经行政人资部经理复核、提请分管副总审批同意后方可统一购买。2.3 办公清洁用品应采取询价方式进行采购，遵循同质低价原则。2.4 自行购进办公用品的不予报销。3. 办公用品保管：3.1 行政人资部经理负责对后勤专员所有购进的办公用品进行清点，按品种、规格、数量、质量认真验收入库并登记办公用品入库台帐（固定资产类、易耗类）后，分类妥善保管并严格做到帐实相符。3.2 各类办公用品的使用说明书、发票复印件、保修手册、光盘等必须实行编号归档建立备查目录，由后勤专员负责统一保管，不得遗失。3.3 后勤专员必须对固定资产类办公用品按种类及先后购进时间进行编号登记入帐，并将编号粘贴于固定资产上，方可通知部门主管或使用人办理领用手续。3.4 后勤专员负责每季度定期对各部门固定资产进行盘查、维护、修理，发现异常情况，如：遗失、非正常损坏、私下调换等，必须及时报告行政人资部经理，对违规部门主管或使用人必须按规定进行处罚，否则由后勤专员承担相应责任。3.5 办公用品损坏后，部门内勤人员或使用人必须及时上报办公用品报修单经部门主管确认后报后勤专员处，后勤专员必须在三个工作日内予以解决，特殊情况未能在规定时间内进行解决的，必须向行政人资部经理说明原因，并积极处理。3.6 对非正常损坏的办公用品，修复或重新添置费用由使用人承担，部门无指定使用人的，由部门主管负责赔偿。3.7 凡正常损坏的办公用品，由部门主管提出书面申请，部门内勤人员填报办公用品损耗单及办公用品申购单报分管副总审批后，并将旧物交回后勤专员处销帐，再由行政人资部统一购买。凡不能提交旧物的，视同非正常损坏处理。3.8 各部门主管应加强对本部门所领用办公用品的管理，不得移作他用，不得私下调换。部门间办公用品调换必须填写办公用品调换申请单经行政人资部主管批准，报后勤专员处备案后，方可调换。3.9 各部门负责人是本部门领用办公用品的总责任人，由各部门负责人确定其使用责任人。4. 办公用品的领用：4.1 后勤专员负责建立健全办公用品出入库台帐，台帐必须将固定资产类与易耗类办公用品严格区分，并按部门按人员分类进行出库领用登记。4.2 各部门常用易耗类办公用品（如纸张、胶水、胶带、电脑耗材、剪刀、文件夹等）领用由各部门内勤人员或主管指定人员负责填写办公用品申购单后报本部门主管签字后，由行政人资部经理核准，到后勤专员处领用，后勤专员必须将办公用品申购单粘贴于易耗办公用品出库登记表上做为出库依据。4.3 行政人资部经理负责每季度对后勤专员的办公用品帐实情况进行盘查，并将盘查结果如实记入月度工作总结中，报分管副总处。4.4 行政人资部经理必须根据需要及公司预算严格控制易耗类办公用品的领用量；后勤专员负责按月如实统计各部门的领用量及领用额报主办会计处。5. 办公用品的回收：5.1 各部门对不再使用或多余的办公用品必须及时交回行政人资部，由后勤专员负责验收后再入库。5.2 公司实行废旧办公用品回收，回收后的废旧纸张、包装盒、塑料盒等，由后勤专员协助部门统一变卖，变卖后所得当日上交财务。5.3 各部门不得自行处理废旧办公用品，后勤专员接到部门的废旧物品处理申请后，两个工作日内必须协助部门处理完毕，废旧物品不得堆积。5.4 财务对各部门废旧品变卖所得必须单独建帐，该项收入做为员工福利费用开支，并每年公开帐目。6. 奖罚：6.1 浪费办公用品的第一次给予口头警告，扣一分；第二次给予减薪50元，扣1分。6.2 故意损坏办公用品的必须照价赔偿，并予以减薪100元，扣2分。6.3 私自处理废旧办公用品的以减薪100元，扣2分。6.4 多余办公用品不上交的，部门主管减薪50元，扣1分。6.5 私下调换办公用品的，当事人减薪50元，扣1分，部门主管减薪100元，扣2分。6.6 行政人资部根据各部门办公用品消耗情况、废旧易耗品回收费用、办公用品报修频率、非正常损坏情况等指标每半年评比出“办公最节约部门”并实施奖励。6.7 行政人资部监督不利造成办公用品使用严重超标，损坏、流失、帐实不清的，发现一次，行政人资部经理减薪100元，扣2分，后勤专员减薪50元，情况严重予以停职、降职或解雇。本制度自即日起执行。九、车辆管理制度为了更好的管理公司的各类公务车辆，达到有限资源合理使用，减少车辆开支的目的，特制定以下规定：1. 车辆管理1.1 公司公务车辆分为：领导用车、维修救援用车、试乘试驾车、工作车1.2 用车范围：1.2.1 工作车用车范围：公司来宾接待用车；财务部门提、存大额现金用车；因业务需要接送客户；1.2.2 小型维修救援车用车范围：服务站外出紧急救援用车；提取大宗配件1.2.3 大型维修拖车用车范围：事故车拖车或救急拖车1.2.4 试乘试驾车用车范围：客户试乘试驾1.3 档案管理：行政人资部负责建立详实的公务车车辆的管理档案（保险单、行驶证、营运证、保养及维修记录、派车记录），由行政人资部负责保管，并按时安排后勤专员到有关部门办理相关到期手续。1.4 钥匙及行驶证管理：一只钥匙由后勤专员负责保管并存入车辆档案，另一只钥匙与行驶证实行统一管理，工作车由后勤专员负责、试乘试驾车由商品车保管员负责，维修救援车由前台服务经理负责。各管理人必须认真履行钥匙及行驶证的领用登记工作及车辆交回后的验收工作。1.5 用车流程：1.5.1 工作车：用车人填写派车单-后勤专员负责核对-批准-领取钥匙及行驶证-出车-交回钥匙和行驶证-驾驶员在派车单上注明归还时间及公里数或车辆异常情况-后勤专员负责验收车辆，发现异常情况必须立即处理或上报。1.5.2 维修救援车、拖车：用车人填写派车单-服务经理核对用车范围-批准-驾驶员凭单到服务前台经理处领钥匙及行驶证-出车-交回钥匙和行驶证-驾驶员在派车单上注明归还时间及公里数或车辆异常情况-客户关系主管验收车辆，发现异常情况必须立即处理或上报。1.5.3 试乘试驾车：营销专员与客户签定试驾协议并复印客户驾驶证-营销专员填写派车单-报销售支持部经理批准-营销专员凭单到车管员处领钥匙与行驶证-陪同试驾-交回钥匙和行驶证-车管员验收车辆1.6 公司内部驾驶人资格获取：由个人提出申请，行政人资部组织有经验的驾驶员或主管（三人），对申请人进行路面考核，三人一致通过并在申请书上签字认可则为达标，否则不得在公司范围内驾车或驾驶公司车辆。凡驾驶公司车辆出市区长途、进行商品车移库、在车间移动客户车辆的驾驶人员必须驾龄在三年以上，并经过行政人资部组织有经验的驾驶员或主管（三人）统一考核达标方可。公司任一员工在未取得公司下发的“内部驾驶人资格”之前不得驾驶公司车辆。1.7 车辆维护：1.7.1 严格按照车辆使用说明的要求进行车辆保养及维护 ；1.7.2 凡本公司车辆不得在公司外修理厂进行维护保养；1.7.3 如遇特殊情况需要半途修理时，用车人或驾驶员要及时向行政人资部主管汇报，经批准后方可进行修理，否则所发生的相关费用财务一律不予报销；1.7.4 工作车的管理人是后勤专员；1.7.5 试乘试驾车的管理责任人是商品车管理专员；1.7.6 维修救援车的管理责任人是服务前台经理；1.7.7 用车人一旦发现车辆异常情况必须立即向有关车辆管理责任人报告，否则因此造成的后果一律由用车人负责；1.7.8 车辆管理责任人要定期核对车辆使用的公里数、检查车辆及附件的状况，并按要求对车辆进行保养维护，并有权对违规操作人员进行处罚。1.8 费用管理：1.8.1 车辆管理责任人在每月30日将当月派车单交至后勤专员处，每月5日前由后勤专员负责根据派车单统计各部门上一月的用车公里数，并由财务部门负责将车辆成本（含油费、折旧费、维修费、保险费等）按照公里数进行部门分摊，凡不足1公里的按1公里计算。1.8.2 维修保养费用实行内部结算，程序为由车辆管理责任人申报维修保养项目，维修顾问填写派工单并估算费用，行政人资部经理批准后交修理工作业，作业完毕后，由结算员打印结算联由经办人员签字后交分管副总批准后财务入帐。2. 油卡管理2.1 油卡分为公司车辆用油卡（一车一卡）、商品车加油卡、车间维修用油卡，公司车辆用油卡、商品车加油卡、员工福利油卡，除员工福利油卡、车间维修用油卡以外，其余油卡均由后勤专员负责保管、并登记加油台帐及负责充值；车间维修用油卡由配件材料会计负责保管、登记台帐，由配件计划员负责充值。以上油卡不得混用。2.2 油卡领用人必须妥善保管油卡，加油完毕后应立即交还油卡及单据，单据上必须注明车号、用途、加油时的车辆里程数。2.3 油卡保管人应将所有单据按油卡卡号分类保管，有序存放，并做到当日单据当日入帐。2.4 油卡充值借款时后勤专员必须提供上次加油后全部该卡的加油台帐及加油单据，经财务审核后做为借款依据报分管副总批准，否则不予借款充值，因此造成的一切后果由后勤专员负责。2.5 每月20号之前后勤专员必须及时将油费增值税票报分管副总批准后交财务人员入帐3. 其他注意事项3.1 任何人不得使用公司车辆进行驾驶练习或外借他人使用，因特殊情况需外借的，必须由董事长批准。3.2 公司员工在使用公司车辆时必须做到：3.2.1 保证归还时车内外清洁、卫生，无废弃物；3.2.2 严禁在车内吸烟；3.2.3 按照正确方法驾驶车辆；3.2.4不得违反道路交通安全法律法规；3.2.5 确保驾驶安全；3.2.6 确保随车备件、工具不遗失；3.3 车辆使用完毕后应及时将车钥匙、行驶证交还车辆管理责任人并报清所行驶的公里数，主动接受有关车辆管理责任人的检查。3.4 驾驶者在使用公用车前，应先检查车况（包括车辆行驶证件、气油、水温、轮胎、气压、卫生整洁等）是否正常，如发现有异常时，应立即报与车辆管理责任人核实处理。3.5 车辆行驶过程中如发现异常，应立即停车，并向车辆管理责任人汇报情况，车辆管理责任人应根据车辆驾驶人汇报的情况判断车辆是否可以继续行驶，如无法继续行驶的，必须立即上报行政财务主管。3.6 确因工作需要长途用车者或部门，须提前1天报行政人资部、呈分管副总审批后才能派车。3.7 节假日或工作时间外车辆的使用，须呈分管副总核准后方可调派。3.8 车辆驶回后应停放在公司指定场所，并将车门锁妥。4. 奖罚规定4.1 车辆驾驶中因违反交通安全法受到相关部门处罚的，罚金行政人资部统一交纳后从车辆驾驶人当月工资中扣除；4.2 事故维修费用规定：根据交警判定事故责任划分，若我司驾驶者为全责或主责时，对于事故责任人除承担保险公司不予赔偿的部分外，还要承担车辆损失总额5%的加速折旧费。若判定为无责或次责时，相关事宜由行政人资部处理。4.3 以上规定如有违反者，视情节轻重依据公司员工奖惩规定进行惩戒；4.4 车辆管理有效或长年安全驾驶无事故的员工公司将依据员工奖惩规定进行奖励。十、电脑管理制度为方便工作，提高工作效率，保证公司购买电脑的有效使用和维护，特制定本规定。1. 电脑的购置与配备1.1 公司购置电脑,由公司根据需要确定配置，统一组织购买。1.2 购置种类及使用范围：1.2.1 台式电脑：公司各部门（固定使用人）1.2.2 便携式电脑：因员工出差或特殊原因必须携带便携式电脑的部门或个人。1.3申购程序：部门提出申请，（阐述理由和确定使用人），经行政人资部复核后，报分管副总审批。2. 使用2.1 公司所购电脑，产权归公司所有，使用人具有维护保养之义务，须爱惜使用，精心保管。电脑使用人应保持办公室内电脑整洁，对电脑的主机、显示器、键盘、鼠标都应定期进行清洁，不得有明显积尘；2.2 便携式电脑在公司日常工作和出差使用。2.3 员工出差或特殊原因必须携带便携式电脑出公司使用时，需经部门经理签字批准，经行政人资部审核，报分管副总批准。3. 维护与保管3.1 因电脑本身质量问题所引起的维护修理费用由公司承担。3.2 因人为因素损坏（如：碰撞、进水等）的维修费用由使用者本人承担并依情节给予惩戒。3.3 因人为因素损坏导致机器报废，由电脑使用人向公司赔偿，赔偿额度为：购置款减去折旧率。3.4 便携式电脑使用人要负责保管便携机，当使用人离开或外出时，必须将便携机妥善安置（如将机器锁入抽屉中等方式）.若因使用人随意放置而导致丢失，则使用人要向公司赔偿。3.5 因不可抗拒的原因（如：地震、火灾、空难、车祸等）导致损坏和遗失，经核实后可免除赔偿责任。3.6 员工连续请假超过一个月以上，在办理请假手续时须将便携式电脑上交行政人资部，办理移交手续，由行政人资部保管或分配他人使用。3.7 公司电脑系统由后勤专员负责管理。3.8不允许私自连接互联网络，下载与工作有关的资料或收取电子邮件时，必须先进行杀毒，以避免感染病毒。工作期间，禁止浏览与工作业务无关的网站，严禁上网聊天、玩游戏、听音乐、看网络电影及下载与工作无关的资料。严禁利用办公电脑及互联网从事违反国家法律的活动，严禁浏览不健康的网站。3.9 下班前各部门电脑使用人应按正常程序关闭电脑和显示器，发现下班人走后，电脑和显示器未关闭者，依情节给予惩戒。3.10 公司所有电脑附件（光驱、驱动程序等）由行政人资部统一保管，安装时向行政人资部申请领用。3.11 对于经常发生软件故障的电脑，公司有权将使用人的级别权限降低为用户级别。3.12由行政人资部将各部门电脑登记造册，并明确注明电脑使用部门和使用人，以及领用时间。3.13 原则上所有电脑单机只有隶属专人使用，其他人若急需使用，须通知单机负责人，得到允许后方可使用。3.14 公共机上不准任意安装软件，删除或修改文件内容或服务器配置。严禁使用不明来历的磁盘。3.15 部门及个人关于公司机密的文件都须加密，一般情况不得共享。3.16 未经许可，任何人不得自行打开机箱或拆装机器，不得擅自对电脑硬盘进行格式化或重新安装操作系统。如遇不懂或解决不了的技术问题应报请行政人资部统一解决。不得盲目自行操作，否则后果自负。3.17 各部门电脑内重要数据及资料必须由专人负责备份保管，不得丢失。十一、报刊、寄发管理1. 行政人资部根据公司需要于每年制定订阅计划及预算，并负责订阅。2. 行政人资部指派专人负责每日（月）报刊日常管理工作，如整理、分类领取并送到相关部门。各部门阅览完毕后，于下周交回行政人资部统一收管；3. 任何人不得随意将报刊挪作他用，如须处理，则由行政人资部分派。4. 行政人资部负责接收所有外来邮件，并负责寄发各部门公事邮件。凡需寄特快专递的，须经部门经理批准，登记后方可邮发。5. 行政人资部对外来邮件进行整理，并作好相关的登记工作（如收取日期、收件人、物品类型、记录号等），及时通知收件人前来领取和签收。十二、空调管理规定1. 空调开启使用规定：1.1 夏季室内温度高于或等于32时开启，温度设定为26，下午下班前一小时关闭。1.2 冬季室内温度低于或等于5时开启，温度设定为20，下午下班前一小时关闭。2. 未按上述规定使用空调者，经查实给予减薪50元。3. 公司空调由行政人资部负责监督与管理。4. 各部门值班人员应严格按规定开启和关闭空调，并在下班前对所有空调进行检查。5. 若因有员工加班而需继续使用空调者，须报行政人资部批准后方可使用。凡未经批准而私自使用者依情节给予记过处分。十三、用火、用电制度1. 厂区固定火源钣金工车间、电工房、食堂。2. 除上述部位可动用明火作业外，其它公司区域严禁动用明火作业。3. 特殊情况下，除固定火源外，要动用明火必须由主管领导批准，在采取了切实可靠的安全措施的条件下，方可明火作业。4. 售后生产区域内严禁吸烟。5. 非电工不准私接灯头、插座，严禁乱拉、乱搭电线。6. 凡公司区域内严禁使用电炉、火炉。7. 不准超负荷使用电器设备。8. 不准超容量接保险丝及用铜丝、铝丝、铁丝等代替保险丝。9. 凡违反上述规定者，根据公司奖惩管理规定从严进行惩戒。十四、5S管理规范1. 整理1.1 办公设备：1.1.1 各岗位指定办公设备，不得自行增添。1.1.2 设备受损，及时报修并落实责任，不能修理则尽快报废、清理更新。1.1.3 将办公设备进行标识（如文件柜、钥匙等），并规范管理。1.1.4 公司物品归公司所有，不得占为己有，更不得在公司领导不知情的情况下将其外借。1.2 文件保管：1.2.1 存档文件夹及存档资料在柜中或固定台面放置保存，废旧文件、纸张要及时处理。1.2.2 文件柜内物品要摆放整齐，并及时清理。1.3 其它物品：1.3.1 使用物品摆放要整齐、有序。1.3.2 所有废弃物和其他无用的物品要妥善处理。2. 整顿：2.1 办公室2.1.1 办公桌摆列整齐，电脑显示器摆放于办公桌上方与键盘对齐，文件架统一摆放于办公桌左侧桌面上，移动式文件柜及电脑主机统一摆放于桌面下靠左边，键盘在不使用时，应及时归位，下班后办公台面上不准留置任何杂物。2.1.2 工作围墙不粘贴任何纸张，若需要留言，留言条应贴在被留言人电脑前面的台面上。2.1.3 电脑显示器和主机上不得放置任何物品及粘贴纸张。2.1.4 办公桌抽屉物件应整齐摆列、人离开办公桌前应随手推回抽屉。2.1.5 长时间离开座位或办公区，椅子正面靠办公桌。2.2 办公设备2.2.1 办公设备的摆放遵循美观整洁的原则。设备受损，及时报修并落实责任，不能修理则尽快报废、清理更新。2.2.2 报废办公设备及时处理，不得长期摆放在办公区。2.2.3 在办公区域内（包括办公室、会议室）拆修设备如电脑、打印机等，及时处理和收尾。2.2.4 将办公设备进行标识（如文件柜、钥匙等），并规范管理。2.3 文件管理2.3.1 书面文件、电子文件要分类建档并标识。2.3.2 文件柜内物品要摆放整齐，存档文件夹及存档资料在柜中或固定台面放置保存，废旧文件、纸张要及时处理。2.3.3 文件架摆放文件要分类，要求整齐美观，不放置报纸、书刊、雨具等其他物品。2.4 其他2.4.1 对需要的物品摆放要整齐、有序，依据使用频度,决定日常用量及放置位置。2.4.2 通道、走廊保持畅通，不摆放物品，临时堆放须写标识牌。2.4.3 办公场所不得撑放雨伞、披挂雨具，以及堆放任何与工作无关的物品。2.4.4 垃圾箩统一放在办公室靠走道边墙角处，严禁放置在走道上。3. 清洁：3.1 办公区域：3.1.1 台面、地面保持干净卫生，无灰尘杂物，无纸屑、杂物及废弃物。3.1.2 爱护环境，门窗不得随便张贴，因其他需要进行临时张贴，用后应及时清理。3.1.3 清扫责任区(室内、外)明确，责任到人。3.1.4 保持办公、作业设备及周围环境的清洁。3.2 会议室：3.2.1 会议结束，保持环境整洁，一次性水杯等物品丢到垃圾桶内，使用白板的需擦拭干净，凳子、椅子归位，熄灯、关空调。会议室环境整洁，无遗弃物。3.2.2 会议所需的所有资料要及时带走。3.2.3 有必要时应立即通知保洁，有效处理。3.2.4 日常维护（不包括卫生清洁工作）由各归口责任人负责，对于临时借用的，则根据“谁使用，谁负责”的原则负责清理。3.3 卫生间及清洁用具3.3.1 卫生间地面无积水，无大异味，无乱涂画。定期定时除味除蝇除蚊。3.3.2 各种物品应摆放整齐，无杂物，容器内垃圾及时倾倒，无溢出现象。 3.3.3 清洁用具本身干净，定位摆放，标识明确。4. 清扫：4.1 每天下午下班前收拾、清理责任人办公点，保持整齐、清洁，办公台面及台下无任何杂物。4.2 清理时，不用湿布擦拭电脑显示屏及其他硬件。4.3 注意垃圾入篓，篓满及时倾倒。5. 素养：5.1 严格做到日日自检、日日改善、日日进步；5.2 严格做到100%执行力5.3 严格遵守公司各项规章制度5.4 严格自我要求，做一个有素养的福瑞通人十五、其他行政事务规定1. 公司为客户提供客餐，各部门负责人根据本部门的需要，指定或委派相关人员到行政人资部领取用餐券并登记。2. 各部门因工作需要预定公司会议室和借用相关设备（投影仪、便携式电脑、遥控器等）的，应提前4小时报行政人资部，并做好相应的登记手续，归还时相关设备保管人必须确认外借设备完好无损。3. 公司员工饮用水由各部门按排人员到统一负责。4. 行政人资部负责公司及各部门票务订购工作。各部门各职员因公出差时，须提前3天报行政人资部，并填写订票记录，经行政人资部复核后统一安排订购。5. 行政人资部负责名片订制工作。各部门各职员因公需请购名片时，应先填写名片请购单，经部门经理审批后，于每周五前交到行政人资部，过时待下周请购。行政人资部在名片交付印刷前，应出样本交名片使用人、其部门负责人确认后方可交付印刷，印刷费用按月进行统计。十六、公司废旧