话费差旅费报销管理规定2014.docx

编号一品红药业一品红话费差旅费报销管理规定V3保密级别内部页数第2页共4页广东一品红药业有限公司广州一品红制药有限公司话费差旅费报销管理规定V3（2014年度）2014年1月版本信息文档编号保密级别内部分发范围广东一品红药业修订历史生效日期版本号版本说明制作复审批准2012.1.11新建生效执行2013.2.12修订生效执行2014.013修订生效执行注：文档基本信息记录本文档提交时的当前有效的基本控制信息，当前版本文档有效期将在新版本文档生效时自动结束。文档版本小于1 时，表示该版本文档为草案，仅可作为参照资料之目的。1. 目的为了保证员工出差公务的需要，规范话费、交通费、差旅费、会议费管理，完善费用报销制度，制定本管理规定。2. 范围（一） 本规定适用于公司各职能部门预算内差旅费、通话费、交通补贴、交通费、会议费等报销。（二） 差旅费报销范围包括城市间长途交通费、住宿费、出差补贴。城市间长途交通费、住宿费按话费差旅费报销标准表（下称“标准”）凭真实有效发票按实际支出在标准内实报，出差补贴凭真实发票根据出差天数按标准报销。（三） 广州市内日常工作外出凭票在预算内报销（公车、地铁）交通费，紧急突发外出方可在预算内报销出租车费；广州市内外出工作不报销餐费。（四） 公司行政车辆适用于公司客户接待使用，公司副总经理职级以上人员使用，物资采购运输使用，以及特殊的公出需求使用。3. 报销流程各部门依据审批权限按公司规定的日常费用报销流程报销，差旅费报销须OA报销时附上差旅行程表。4. 差旅费报销规定（一）住宿费报销。1、公司根据各地的经济发展水平和物价水平，分别制定各地区的住宿费开支标准上限。出差人员按职级（职等）在各地区住宿费标准内报销。2、出差人员无住宿费发票，一律不予报销住宿费，发票抬头为公司全称，注明住宿起止日期，否则不予报销。3、出差人员有接待单位或住在亲友家的，一律不予报销住宿费。4、住宿费标准一般指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间标准报支，总监级及以上人员出差，可单独住宿。5、驻外人员因会议、培训等返回公司本部的，原则上入住公司协议酒店星汇国际公寓，由公司行政人员统一按协议价订房付费，住宿费标准250元/间/天。若因特殊需要或住宿费超标准而选择其它酒店住宿的，住宿费不得超出250元/间/天，且由住宿人员自行付费报销。6、出差人员的住宿费超出标准的，经分管总监（副总经理、总经理）同意住宿的，超出标准部分住宿费扣减分管总监（副总经理、总经理）的差旅预算费用，预算费用不足扣减的从分管总监（或副总）收入中扣减。（二）出差补贴报销。1、出差补贴标准按出差天数计算，为出差期间出差地餐饮、出差地市内交通等费用，凭当地相关项目发票报销。2、根据职位级别和城市分级，出差补贴报销总额超过标准部分由出差人自己承担，发票提供不足的按实际金额报销，无发票的不予以报销。（具体标准参看话费差旅费报销标准表）。3、需公司派司机驾驶公司车辆陪同出差的，陪同司机的出差补贴按出差天数补贴50元/天。（三）长途交通费报销。1、出差人员应按照话费差旅费报销标准表规定职级标准选乘公共交通工具，凭发票报销城市间长途交通费，城市间长途交通费按出差人员相应的职级标准开支。2、总监职级（不含）以下员工出差，原则上以乘坐火车硬卧、高铁动车二等票、长途汽车为主。因特殊紧急情况需乘坐飞机，须经分管总监（副总经理、总经理）同意后方可乘坐飞机，超出标准部分扣减分管总监（副总经理、总经理）的差旅预算费用，预算费用不足扣减部分从分管总监（副总经理、总经理）收入中扣除。3、总监职级及以上员工因公出差需搭乘飞机的，原则上通过总经理办公室统一订票，由总经理办公室向公司协议订票点订票，每月凭订票回单与协议订票价格统一结算机票款。自行订票的，由出差人凭票在标准内核报。4、总监职级（不含）以下员工因公出差所预定的火车票、动车票、高铁票、长途汽车票及飞机票费等公共交通费用，由出差人员自行订票并按标准报销。总经理办公室可提供火车、高铁动车、长途汽车、飞机等订票服务信息。5、总监职级以下人员随同总监职级及以上人员一起因公出差的，需要由总经理办公室一起订票并结算的，费用分别计入出差人员差旅费，出差人员差旅费超预算部分或超标准部分扣减分管总监（副总、总经理）差旅费预算费用，预算费用不足扣减部分从分管总监（副总经理、总经理）收入中扣除。6、出差人员因乘坐飞机而往返机场的民航机场管理建设费、燃油附加费，在差旅预算内凭发票据实报销。7、公司行政车辆首先保证对外接待使用。因公需要用车的，用车过程中产生的燃料费、路桥费、停车费等用车费用扣减用车人差旅费用或交通费。凡是享受公司交通补贴的，除对外接待用车外，使用公司车辆据实扣减交通补贴。8、使用公司车辆产生的燃料费由总经理办公室统一核算并按月将支出数据提交财务部，由财务部将燃料费支出分摊至各用车人。路桥费、停车费等其它车辆费用则由驾驶司机在报销时将费用分摊给用车人。（四）差旅费报销其它规定。1、出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据。公司代为订票的，总经理办公室报销机票时需提供订票记录给财务。2、两人以上出差人员，级别低的员工可随高调整，但所有一起出差人员费用不得超过标准之和。3、员工出差期间，事先经部门负责人及以上领导批准就近回家探亲的，出差费用按预定的出差行程所应支付的长途交通费用额度内报销，长途交通费用额度按照话费差旅费报销标准表执行。4、弄虚作假多报费用营私舞弊的，情节较轻的给予警告、记过处理，给公司造成经济损失累计达3000元以上的，属于严重违反公司规章制度且适用立即解雇的过错行为。5、营销人员业务出差费用报销标准可以自主制定，不得超过对应职等费用标准上限。6、常驻地区（驻地化）的营销人员的常驻地交通费实行标准包干制（费用标准按各营销部门制定的绩效标准执行）。7、公司员工根据职级或职等严格按附表话费差旅费报销标准表制定的标准享受相应的交通补贴。5. 会议费报销规定（一）会议费报销主要包括内部会议和外部会议。内部会议指公司、部门内举办的会议、培训等，如：月度、季度、半年度、年度会议以及培训等；外部会议指对外举办的市场活动项目会、推广会、客户答谢会、大型研讨会等，以及员工因公受邀参加的外部的会议、培训等。（二）外部会议项目必须制定会议方案与费用预算，明确会议内容目的，预计会议参加人员、人数、会议天数、会议举办地点场地等，市场活动项目还应明确邀请专家的级别。会议方案须按审批权限通过审批后方可执行。（三）内部会议原则上在公司本部举办，如需要外出举办内部会议的，则按附表二内部会议标准表的标准在预算内执行。（四）参加会议、培训等的其它报销规定。1、员工因公外出参加会议、培训等的住宿费、长途交通费、出差补贴根据职级按话费差旅费报销标准表报销。2、员工因公外出参加会议、培训时，由会议主办方统一安排食宿等会议费用，且会议主办方不负担食宿等会议费用的，会议期间产生的食宿费凭会务费等相关发票在预算内报销，参加会议员工不再享受出差补贴。3、会议主办方不统一安排食宿的，会议期间和在途期间产生的住宿费、出差补贴按话费差旅费报销标准表标准报销。4、员工参加公司内部会议或培训，产生的住宿费、长途交通费，按话费差旅费报销标准表规定相应职级标准开支。参加员工不再享受出差补贴。（五）由公司主办的内外部会议费包含的开支项目，须指定会务人员按会议费项目统一报销，不得分拆项目报销。会议报销时，需提供会议通知、会议人员签到表、会议方案（电子文档）、会议过程的照片（电子文档），外出召开会议还需提供会议场地租赁合同或会务合作协议相关会议资料。6. 话费补贴标准及规定（一） 话费补贴相关规定。1、享受本管理规定中的话费补贴的员工必须使用公司统一配发的手机号码卡，并保证24小时能正常接收信息与通话，且作为公司与客户的唯一联系方式，否则取消话费补贴。2、话费补贴的范围仅限部门负责人级及以上人员、业务类人员（包括销售、采购、客服、商务、招投标、市场产品或推广人员等）。3、配发的手机号码卡产生的通讯费统一由公司先垫付，超出使用人话费补贴标准部分由使用该手机号码卡的个人承担，超出部分统一从个人当月工资中抵扣。4、员工领用公司手机号码卡，须签订手机号码卡使用协议。5、手机号码卡按业务区域、岗位进行归口管理，一个手机号码卡对应一个岗位或业务区域，岗位或业务区域调换，所使用的手机号码卡也随之调换，不对应到个人。6、手机号码卡领用与调换流程：申请人行政专员（选号、补贴标准）总经理办公室主任审批行政专员（发放）知会薪资专员、申请人部门负责人。7、员工因岗位变动需调换号码卡的，在领取新号码卡3个工作日内应及时退还原使用的号码卡，未能及时退还产生的通话费在使用人话费标准内抵扣，超出部分从当月工资中抵扣。8、号码卡丢失的，及时通知行政专员补回，产生的补卡费由个人承担。9、员工离职当日内应退回原使用的号码卡，未能及时退还产生的通话费及换卡费由个人工资中抵扣。（二）话费补贴标准。1、非业务人员的话费补贴根据职等按话费差旅费报销标准表标准执行。2、业务人员话费补贴按以下标准执行：业务类型业务区域对应岗位话费标准（元/月）事业部事业部事业部部门负责人500处方药事业部广东省外大区总监、大区经理、省区经理等跨区销售人员500区域经理300广东省大区经理（广东省内跨区）500大区经理（驻地或不跨区）、大区主管300区域经理200市场全国产品经理、市场部经理300广东省外产品推广人员（跨省）300广东省产品推广人员（省内）200商务-商务部经理300广东省外商务人员（广东省外）300广东省商务人员（广东省内）200招投标/客服/采购-采购部经理500-招投标/客服/采购主管200-招投标/客服/采购专员、销售助理100OTC营销事业部全国全国KA总监、大区总监500大区经理、省区经理3007. 附则（一）本办法自2014年1月1日起执行。（二）总经理办公室对该管理规定拥有最终解释权。（三）附表一：话费差旅费报销标准表。（四）附表二：内部会议标准表第9页总共9页附表一：话费差旅费报销标准表职等职级交通补贴（月）非业务人员话费标准（月）业务人员话费标准（月）出差住宿标准（天）出差补贴标准（天）出差长途交通标准北京一类二类三类北京一类二类三类长途公共交通工具自驾总经理及以上183000500按业务人员话费补贴标准执行实报副总资深副总17200050060050040035020012010080经济舱（超6H火车且无高铁，预订8折内机票），软卧/高铁、动车二等票、长途汽车。（在标准最高限额内可选乘其它交通工具或提高票务等级）按公共交通工具费用标准额度报销高级副总16200050060050040035020012010080副总15200050060050040035020012010080总监资深总监14-30045035035030018012010080经济舱（超6H火车且无高铁，预订6折内机票），硬卧/高铁、动车二等票、长途汽车。（在标准最高限额内可选乘其它交通工具或提高票务等级）高级总监13-30045035035030018012010080总监12-30045035035030018012010080经理资深经理11-30035030030025015010010080经济舱（超6H火车且无高铁，预订5折内机票），硬卧/高铁、动车二等票、长途汽车。（在标准最高限额内可选乘其它交通工具或提高票务等级）高级经理10-30035030030025015010010080经理9-30035030030025015010010080主管资深主管8-30020018018010010010080高级主管7-30020018018010010010080主管6-30020018018010010010080职员普通职员-300200180180100100100801、 地区分类：北京；一类地区指上海、广州、深圳、南京、杭州、温州、厦门、苏州；二类地区指省会城市及宁波、无锡、青岛、大连、桂林、秦皇岛、大庆、常州、烟台、广东省各地级市；三类地区指除一类、二类地区以外的市、县、区。2、 原则上董事会不审批超预算申请，各分管副总、总经理预留一定的弹性费用，分管副总、总经理下辖人员的超预算部分从该弹性费用中扣减，扣减不足的部分从收入中抵扣。弹性费用实行季度核算、季度呈报董事会。3、副总、总经理的弹性费用使用原则：不得用于个人变相消费使用；用于所管理部门的团队建设及各种资源整合。附表二：内部会议标准表会议级别会议类别参加人员会议天数会议活动费（元/人/次）会议费标准（公司本部召开）会议费标准（外出召开）住宿费长途交通费餐费标准其它会议费用住宿费长途交通费餐费标准场地等其它会议费用部门级月度会议主管及以上2天内（含）100按差旅标准按差旅标准80元/人/天30元/人/次按差旅标准按差旅标准150元/人/天250元/人/次。季度会议全部门4天内（含）100半年度会议全部门4天内（含）100年度总结会全部门5天内（含）100公司级季度会议部门主管或部门负责人及以