让word效率大增的方法.doc

让Word工作效率大增的技巧 你想更精确地选取文章段落吗？你的文件还没存盘就死机了，该怎么办呢？希望按个键就能输入一长串专用名词吗？这都不是难事，只要利用快捷键，就能轻易地帮你完成这些“不可能”的任务！除了Windows外，最需要使用快捷键的场合，莫过于“Office”系列的套装软件了，因为它的操作重复性高，加上界面选单十分繁琐，如果你不善用快捷键，往往会让你事倍功半。而在这套软件中，“Word”又是大家最常用的工具之一，无论是打公文、写报告还是凑情书，都得用它。因此，笔者特别针对“Word”写了这篇快捷键的活用组合，也希望大家平时多加操练，养成习惯后，你就会发现妙用无穷！这些基本的快捷键适用于大部分应用程序，如Office系列软件、记事本、画笔等，全都能用此省下不少操作时间：快捷键Ctrl+C 复制Ctrl+X 剪切Ctrl+V 粘贴Ctrl+Z 复原Ctrl+A 全选Ctrl+F2 打印预览SHIFT+F4 跳到下一页Ctrl+F4 依序关闭打开的文件F12 另存新文件Ctrl+S 保存文件Ctrl+O 打开旧文件Ctrl+P 打印Ctrl+W 关闭文件当然，笔者重点介绍的还有下面这几个技巧：一、选取文章段落F8功能键是属于“不能不用”的按键之一，它的主要功能是“扩充选取范围”，也就是除了用鼠标拖曳的方式外，搭配F8键会让你在选取文章的指定段落、章节时更得心应手。当你将鼠标移到文章中，就可以利用F8键来执行不同的选取动作：1. 按一下F8键：设置选取段落的起点。2. 连续按两下F8键：选取一个字。3. 连续按三下F8键：选取一串句子。4. 连续按四下F8键：选取一段。5. 连续按五下F8键：全选。如果想脱离EXT模式，只要按一下键盘左上方的ESC键就可以了。下面我们来实际操作一下，以跨页选取文章段落为例，我们一般都会按住鼠标左键不放，直接往下拖曳选取，不过往往一不小心就会超出文章范围，利用这个技巧可以让你的选定更精确：1. 首先将鼠标移到选取范围的起点。在欲选取的范围开头按一下鼠标左键。按一下F8键。窗口下方会显示“EXT”字样。2. 然后再指定段落结束的地方，就可以选取整段内文了。在欲结束的地方按一下鼠标左键，整个段落就会成反白显示，你可以执行复制、剪切等动作。二、紧急抢救文件俗话说“天有不测风云”，有时我们用Word工作了很长时间，文件还没存盘，却突然遇到停电或死机，这时真让人欲哭无泪！这里有一招应急用的小技巧，能帮你在重新开机后把文件“抢救回来”。1. 首先按“工具”，再按“选项”；2. 接着找出Word自动记录文件的位置；按一下“文件位置”标签；点选“自动恢复文件”。按一下更改。3. 利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：按住鼠标左键不放，拖曳选取“文件夹名称”；按住Ctrl不放，再按下C键；按一下取消回到Word下。注意：如果你的Word不太稳定，常让你做无用工，干脆把这个文件夹另外指定一个名称，往后找起来会更方便。4. 打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置。在网址处点一下鼠标左键，按一下Ctrl与V键，接着按Enter。5. Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开了。三、自定义常用短语不管是应付操作还是工作需要，你肯定会经常遇到“XXX定律”或“XX股份有限公司”之类重复性高、又很长的词句。如果整篇文章中它们出现的机率很高怎办？当然你也可以用复制、粘贴等“传统”方式来解决，但毕竟比不上这招“一指神功”来得方便。1. 点“插入自动图文集”，输入一条你常用的短语，如：“我爱我的中国”，按回车，再按关闭；2. 点“工具自定义键盘”；3.在“类别”中选“自动图文集”，在右边的“自动图文集中”点选你刚输入的“我爱我的中国”；4. 在“请按新快捷键”中设置快捷键，注意这组按键不能和内定的快捷键重复！否则会造成日后操作上的困扰。按一下指定的快捷键