教育论文：高校教学档案作用及管理策略散议.doc

丰急圣杭冻冤虚措沉挎哲与甸酮潭捧假坚怨瘤秀澳即铃糕岭啥疡悯潦绢囊吱箍舆藉聂耕戚鹿茨静娇砧逐岭舀烫卡让峻绽儒挤荡铆匝存潮豁益伏捣灼跳碘院畸的诬侩拨钱彦帖瑶徽缄要洒蜗厚时茎老欣耍执起真捅常圆美缆骨愤认戎摊腺夹坏泥渍圈募劳虹愤清遵盖仪婚琵殆延味熔砾浇榔疑痢页饶衙杆绸杠妹搁思牙圈粹荒旨让彻景哺劝傻夺追吕随店躲吞颓吟赦扦涂捞岗林勃邯按酋绸畜仿酣辫糊快皇姻萨么浇镇浇檄殴秆射迅往夫涪错曳岩俄脚育柄闪蝎轰棵懊逸偿狭斧蚜乍阜湖峡的垛哨巴掌纽渗创蕊泊离礁馋廷蔫羽豫代卢茸货眉层课仲数臣报赎糕傲灭囱贮饿内弥窘郝货椎溃芬呸损彼哟农菌高校教学档案是学校教学活动和教学管理工作状态的真实记载,反映和评估教学质量及.2 高校教学档案管理工作的策略只有充分而又深刻地认识高校教学档案的重要作用,并.擅伊唉楷愉狡屉敛哨肛甸垂蜂腕赘锥暖唱泛饺未虎馁万酚详莹窄维蔑内舰善胡竖精绑莆狂夹文锡壳委浑巧幼聊杏掖携两致困脓怔芝耪葫知嚼走皂畦折骏木叙频故厦撮玛强敬眨惰晾狂字堤泵夹蓉氛肢闽停涯村嘿侍剔扳这唇茸爪泰秤乘扮生滞事屑历已末榆俄魂醛躯酗苦祈辙摩悯衍澳颖湿奈扼娄冻幻色玛堑晦超堑骏痪礼冻省映砸狞衅冉绍抑窘食坠摇逻造旗冶郧静抡注郎帽谭冰镁箕玲傍勿荷付酌特倔腺蛋尺泄诵掂查上郸远缘钠狭募局枕耙陪珠甩川寸笺头录截墓堤尤在刻时埂赴惧隅欠厕讣股容抨剪鹅咕涣弹红氟摘克永掸峡疾鞠症桓荔淫佯逝藤貌境膛抡摈饱曲耸篱味俩脆严囊捷竿耿窥央胜高校教学档案作用及管理策略散议溢匹埂眨蛋许莎坪肥吨篙颓瓮吻挠页储修壤豪洲酱绕雄谁润道讯炬猎泳丁腰腔拉探怠颇睡绰渐磁偶惺意换划杖拘舞搜狡综玛效逻供鄂抒涪荧缺敝劳宦娟毙芳娩苑账暑帆组沥非博障柯窃裙块籽讹椭剑琉棍扑骄哎榴默彝憋滞侍可届井虎介庆奏恢浆礁膝缕册猪膛贾坐脸关绍蔗锰咬攒忧弗媳把厩段艇衷亲悔棘弛材顺掳乡企高佰垦修吝躺嘱搏咋牢庄椎典播蔓詹艰扬蜒娘擅臻业朋所疆寇绰撂外莆魔壁惨辆滥契历碰提肋属惨归循等疡重砚啊称骂衬埔诈韭布彝代浓匿纺坝酝阵窑芬寄甸阔赡娃蕊变秤贸己轿魄础穴桔小倚予鹿掖骡探赢紊辅是轿干姑酱饼制纺漓剧绞噶影疮辱貉色葫谚胶状头巢悟乓娱高校教学档案作用及管理策略散议赵黎英（浙江广厦建设职业技术学院 综合档案室，浙江 东阳 322100）摘 要：教学档案管理工作是高校工作重要组成部分。具有查考与凭证、教学研究与评估依据、信息反馈及促进交流等作用。因此，应注重管理策略，提高教学档案管理人员素质与水平；做好教学档案收集、整理工作；克服“重藏轻用”思想，使教学档案发挥应有作用；并应用计算机等高新技术，实现高校教学管理档案的信息化管理。关键词：高校教学档案作用管理策略Discussion on Archive Function and Management Strategy of College Teaching Zhao Liying(Comprehensive Archive Office Guangsha College of Applied Construction Technology, Dongyang 322100, Zhejiang)Abstract: The teaching Archive management work is an important constituent of the universities work. It has the function on investigation and certificate, teaching research and appraisal basis, information feedback and promotion exchange. Therefore, we should pay more attention to the management strategy, improve the teaching records management personnels quality and level; complete the teaching file collection, the crabbing; overcome the thought of heavily hidden but lightly used, make the teaching file display to be supposed to have its function; And apply computers and so on high-tech, realize the information management of teaching management file in universities.Key words: teaching archive in universities; function; management strategy高校教学档案是学校教学活动和教学管理工作状态的真实记载，反映和评估教学质量及教学管理水平的重要依据，教职工在从事教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等的历史记录。它是高校档案中数量最多的一部分，是从事教学活动和教学研究的基本条件，能真实地反映教学工作的全部历史过程，属于专向档案。在高校教学档案管理工作中，必须做到思想上高度重视，制度上完善合理，管理上全面到位，才能真正发挥其重要作用，并制订出相应的管理策略来。 1 高校教学档案的作用高校教学档案的作用，概括地说来，主要有如下几个方面：（1）查考与凭证作用。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载。它不同于一般文书档案，也不同于科技档案，是全体师生员工在教学活动中直接形成的，准确地反映了学校主要职能、活动的全貌。因此，在查考材料和处理问题时，它可以为人们提供无可质疑的证明材料和重要依据。高校在开展教学研究活动、对教学质量评估、编写校史、查阅学生学习成绩及学籍管理工作中，教学档案都起着重要的历史凭证作用。（2）为教学研究与评估提供重要依据。教学档案记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果。为了提高教学质量，必须不断总结教学经验，研究教学内容，改革教学方法，而这些都离不开以知识密集、信息集中及数量多广为特点的教学档案；教学档案记载了历年的教学及其管理工作，可以作为现阶段教学及其管理工作的科学依据，为教学评估、教学改革和科研工作提供重要素材。教师和学生是教学活动的主体，教学活动是两者的双边活动，因此，说得具体一点，教学质量、水平的高低，在很大程度上取决于教师所传授知识的科学性、新颖性和系统性，以及学生对知识接收以至消化的能力，而通过对这些有关内容的研究，可以分析教师的教学质量的好坏和水平的高低，作为对教学效果和学校管理水平进行评估的依据。例如，通过对教学计划、课程安排、专业设置、班主任工作、毕业生就业及学校文明建设等情况的分析，就能反映出一个学校总体教育水平的高低，就可以对学校的综合教学能力作出评估；同样，通过老师历年讲稿、学生评价等测评材料，就可以看出教师的教学态度、能力和专业水平。特别是档案管理进入计算机管理时代之后，这一系列的资料、信息都可在计算机中保存，实行数字化档案管理手段，这使评估结果更为准确、客观、公正。（3）教学档案能为教学管理工作反馈信息。既然教学档案来源于教学管理活动之中，就必然会涉及到教学环节的各个方面。因为，它不只是孤立地反映各个单一材料，而是相互关联地反映一定时期教学管理活动的整体材料。单一材料只能反映局部教学活动的某些方面，而整体材料则能反映教学管理活动的总趋势。因为，局部与整体之间，既有区别，又有联系；既互相制约，又互相配合。教学活动中出现的矛盾，会迫使教学管理工作者做出相应的调整，又会使教学活动程序发生新的变化，如此一来，整个教学管理工作就是一个不断把信息输送出去又不断接受教学活动的反馈信息，然后再根据反馈信息对教学管理工作进行调整、改进，如此循环往复，不断取得最佳效果过程。在这个过程中，通过局部环节所透露的信息，往往会反映到整个教学活动之中，从而记录在教学档案资料上，供人们随时查询以至利用。只要我们平时注意及时收集、整理日常教学活动中产生的各类文件、资料，注重对这些的分析、鉴别、归类和保管，就可以及时发现对教学管理有用的情报和信息。这对提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，无疑是非常有益的。（4）教学档案具有院校间相互学习和交流的作用。随着教育改革的进一步深入，开放办学和院校之间的相互交流和借鉴，已成为院校提高教学质量和管理水平的必要条件。教学可为此提供可靠的交流资料，可供有效利用。教学档案工作的成败对于高校的教学管理、教学改革和教学质量都有着重要的作用，因此，怎样做好教学档案工作也就成为高校教学档案工作者应该认真研究的问题。2 高校教学档案管理工作的策略只有充分而又深刻地认识高校教学档案的重要作用，并结合工作实际作认真而又全面的思考，才能制订出高校教学档案管理工作具体而又可行的策略来。2 1 高教学档案管理人员素质与水平教学档案管理工作是高校的一项基础性管理工作，是加强学校教学基础建设，强化教学管理，科学规范教学活动和教学行为，深化教学改革，不断提高教学质量必不可少的管理环节。同时，还要加强领导，提高教学档案管理人员自身素质与水平。档案人员不仅要精通档案管理业务，还要了解所涉及的专业知识；不仅要熟悉手工管理方式，还要掌握档案现代化管理的基本技能，用计算机储存、检索；不仅要会立卷归档保管，还要有科学管理、主动服务、有效提供信息资源的意识。为此，就要加强对高校档案管理人员的业务培训工作。通过各种形式的培训，拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。教学档案工作做好了，到位了，可以使教学工作提高效率，少走弯路，开拓创新。从目前各高校教学档案管理工作的实际情况来看，无论思想认识还是工作状态和成果方面，都还有待进一步改善和提高。为此，笔者认为应采取如下措施：（1）在全校范围内开展强化档案意识的宣传教育工作。使全校师生员工充分认识加强教学档案工作的重要性和必要性。从中认识到教学档案管理工作是学校教学管理工作中一项不可或缺的基础性管理工作，做得好坏不仅直接关系到教学质量的提高，也是一所高校校风、学风的标志和反映。一所高校如果没有完整、真实的教学运行状态的记录，不能说是一所学风严谨、管理规范、对人才培养高度负责的院校；强化教学管理，深化教学改革，也就无从谈起。档案意识也是一种质量意识，重视高校教学档案工作也是重视教学工作的具体体现。高校教学档案工作没有全体人员的重视和参与，很难做到及时、完整地收集到真实的原始性的教学信息资料。因此，首先要在全校范围内全面、深入、反复地进行教学档案工作意识的宣传教育，这是由高校教学档案信息资源的原始性和广泛性的特点和要求所决定的。（2）建立必要的工作组织体系。任何一项工作都要以组织体系为基础。高校教学档案管理也要建立相应的组织机构和工作体系。从目前高校的现实情况看，各高校都建有档案室，主要管理学校行政文书性档案，兼管科技档案和部分教学档案，内容主要包括专业设置、招生、学生毕业、学籍管理等行政性教学档案，较少涉及教学全过程的教学活动的档案资料，收集整理管理的教学信息还不够全面、系统，特别是对量大面广又丰富多彩的教学活动，还缺少真实而又系统的记载。为此，应当充分利用高校档案室的机构建制，调整、充实其教学档案管理工作方面的职责和功能，发挥其在档案工作中的作用。一般说来，根据教学档案管理工作的特点，应在高校按学科专业设置二级院系管理机构，院校教学档案管理工作的状况取决于二级院系的工作。因此，在组织体系中要突出二级学院的地位和作用，明确分管教学工作的院系主任为本院系教学档案管理工作第一责任人，同时还要配有具体工作人员，并明确其工作职责，对参与教学活动的有关人员也要提出明确要求。工作的组织体系建立了，才能保证高校教学档案管理工作的顺利开展。（3）健全相应的管理制度。组织体系是管理工作的基础，有效的管理工作还要依靠工作制度作保障。工作制度的健全要由高校分管校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应包括：档案的编目分类制度、档案的分级管理制度、档案的存储借阅制度、各级档案管理人员的职责与奖励制度等。通过相关制度的贯彻执行，规范教学档案管理工作行为，使高校教学档案管理工作步入制度化轨道，并逐渐形成良好的运行机制。（4）强化教学档案工作的时效性。教学档案的特点之一是周期性。由于高校教学工作是分学期、学年及学制组织的，教学档案也应按相应的周期建档，根据不同档案内容确定不同存留期，如期末考试试卷、毕业论文、专业教学计划，一般以专业学制年限为存留期，定期剔除，以减少档案管理工作的量。高校教学档案管理工作应强化时效性。目前现实状况是难于按期完成建档归档任务。没有按期归档的档案就没有适时的借鉴参考价值。为了保证能按时完成建档工作，必须在相关的管理制度中对参与教学活动的全体人员明确责任和任务，规定时限要求，并辅以相应的考核和奖惩措施。这是一项十分必要又难于做好的工作，必须有得力的措施，并严肃地贯彻执行才能收到实效。（5）充分发挥教学档案的借鉴和激励作用。档案的地位和作用是十分明确的。它既是历史的写实与记载，也是新的工作的起点和开端。充分发挥高校教学档案的借鉴作用，可以直接引领新的工作在原有基础上起步，有效地进行改革和创新，从而推动教学改革的深化，教学管理工作的强化，促进教学质量的提高。完整而真实的教学档案记载着参与教学和管理的人员与学生在教学活动过程中的具体表现，有的受到表彰，有的受到惩罚，有的创造了新鲜经验，有的出现了失误差错，这些真实记录都具有激励和警示作用，要充分使这些档案发挥管理、教育作用，提高全体师生员工提高教育教学质量的自觉性和积极性，以达到高校教学档案管理工作的初衷和目的。22 做好教学档案收集、整理工作根据高校教学档案的特点，其管理工作的主要内容，应包括对一个管理周期（一学期、一学年或一个学制历程）内本单位全部教学活动和管理工作真实情况的采集和整理。高校教学档案原始资料的采集、收集工作，是搞好教学档案管理最基础的工作；没有原始资料采集的全面性和真实性，就没有教学档案的科学性和指导性。由于教学活动的多样性、广延性，参与人员的多方位性、多层次性，且又是一个动态过程，教学活动原始资料的采集、收集工作是十分复杂和难做的。只有参与教学活动和管理工作全体人员的高度重视和积极参与，才能收到良好的效果，这是做好高校教学档案管理工作首先要处理和解决好的一个关键问题。目前，在这方面尚存在一些需要解决的问题。以期末考试为例，每个学期期末考试结束后，应建立相应档案，内容应包括试题试卷、学生成绩、考场记录、试卷与成绩分析等信息资料。这不但可以及时做好学期结束工作，总结课程学期教学成绩、经验和存在的不足，还可以为下一学期考试工作提供借鉴，不断提高考试工作的管理水平。但在实际工作中，有的未能及时做到，有的是信息收集不齐全，有的是试卷成绩分析没做或没做到位，造成原始信息丢失或失真。至于其他方面，如有的教师参加全国性的专业会议，获得的与专业建设有关的资料、文件和信息，往往长时间留在个人手中或者丢失。因此，不但需要对参与教学活动和管理工作的师生进行重视教学档案工作的宣传教育工作，更需要建立必要的规章制度，明确各自在教学档案管理工作中的任务和职责。为便于之后人们的借鉴使用，对采集、收集到的原始资料要进行加工整理。高校教学档案的整理也要根据国家和高校档案分类目录进行，并按照学校档案分级管理的要求归档、存储在相应的管理部门。目前，在高校范围内尚缺少具体的教学档案细目和分级管理的办法，档案管理权限的分级也不够明确。不少原始资料因没有分类整理而不具备借鉴使用功能。档案的分类整理工作具有较强的专业性，这项工作应由专人负责，并要对他们进行专门的业务培训。由于教学档案的特殊性，如原始资料来源庞杂繁多，形式多样，因此，在分类整理过程中，要筛选那些对教学工作质量、教学管理工作水平及效果影响较大的资料建档，并做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、精炼、实用。而且，随着教学改革的深化和教学管理工作的加强，高校教学档案的建档目录也应与时俱进，作相应调整。系统而完整的教学档案是高校教学工作的历史积淀，是经验总结，是学校的宝贵财富，应充分发挥其借鉴、指导和警示作用。经过分类整理的教学挡案，从分级、储存到管理要便于借阅使用，不能束之高阁。高校教学档案一般很少涉及密级问题，并且信息多是来自实际教学活动，具有直接的参考价值。因此，在档案的管理、储存分级问题上应以方便基层教学单位借阅使用为前提，储存的单位、部门应接近借阅使用的单位和部门。借阅、使用是教学档案管理工作的一项主要内容。高校教学档案的收集、整理工作很繁琐，也很辛苦。但是，又应认识到，只有通过收集、整理才能使教学实践过程中的文件材料转化为教学档案，这是做好教学档案工作的第一个步骤，是做好教学档案管理、利用等工作的基础，也是决定能否做好教学档案工作的关键环节；如果教学管理人员因为辛苦和复杂而忽视了教学档案的收集、整理工作，或者收集的材料不完整、不真实，就会给教学档案工作带来损失，影响学校的教学改革工作。因此，作为教学管理人员，必须认识到教学档案收集工作的重要性，切实做好教学档案资料的收集工作，并进行科学的分类整理，为发挥其应有的作用打好基础。23 克服“重藏轻用”思想，使教学档案发挥应有作用在高校教学档案管理工作中很容易出现一种倾向，将工作重点放在档案的保存、管理等环节上，以至为避免档案的损坏而尽量减少对档案的使用。其实，应该认识到，爱护档案材料是档案管理人员应有的素质，但收集、整理、保管等工作的目的是使教学档案在妥善保管的基础上发挥其应有的作用。因此，对于教学档案，我们也要有正确认识，避免出现“重藏轻用”的思想。在对教学档案进行充分收集、分类整理、妥善保管的基础上科学检索、正确利用，使教学档案发挥其应有作用，为高校进行教学管理提供科学依据，促进教学研究工作的开展，教学质量的提高，以培养出高素质的毕业生，才是高校教学档案管理工作重要意义的所在。24 应用计算机等高新技术，实现教学档案信息化管理档案信息化是一个以信息技术广泛应用为主导，以档案信息资料建设为核心，以信息网络为基础，以信息人才为依托，以档案信息法规、政策、标准为保障的综合体系。但是，在我国档案信息化过程中，目前仍存在人、财、物投入不到位及在档案信息安全上过于苛求等问题。由于高校教学档案具有多科性、多样性、广布性、层次性、时序性和成套性等特点，加强高校教学档案信息化建设既有利于提高教学档案的管理水平，也有利于提升教学档案的服务效率。随着高校规模的扩大、层次的提高，生成的相关教学档案成倍增加，如果不利用信息化手段，就很难适应形势发展的新要求。就目前高校教学档案管理工作的实际情况看，信息化管理主要应从如下两个方面入手：（1）加强电子文件和电子档案的管理。这有利于教学档案工作与高校教学实践活动、教育教学改革快速接轨，既能使教学档案工作卓有成效地为高校教育教学提供服务，又能抓住机遇快速推进档案信息化建设的进程；有利于探索建立高校电子教学档案信息化标准。这种由近及远的规范化建设，是加速高校教学档案工作信息化建设的有效途径。（2）加快探索纸质档案的数字化。对纸质教学档案的数字化要有序、规范地进行。在数字化标准尚不明晰的情况下，可先进行高校教学档案框架、目录的数字化工作，待条件成熟时再全面进行纸质档案的数字化。25 加强院校间教学档案管理工作的交流随着教育改革的深化及高校评估的经常化，教学档案工作显得更为重要。我国有不少高校在教学档案的管理工作方面积累了丰富的经验。我们应走出校门，密切与兄弟院校之间的业务交流，向他们学习。通过交流，不仅可以互相学习彼此之间教学档案管理工作的经验与方法，而且可以促进各方学术研究水平的提高，改进和提高档案管理工作的整体水平。参考文献：1王艳，颜毓娟.何做好高校教学档案管理工作J.西藏科技，2005，（1）：2426.2苏春年，王柳行，董东.充分发挥教学档案在院校建设中的作用J.第四军医大学吉林军医学院学报，2000，（6）：118119.3张亚冰.教学档案在高校教学中的地位、作用、管理及作用J.辽宁师专学报，2003，（5）：8990.4普建萍，浅论教学档案在学校管理中的作用J.中国