(绿城房产)综合管理系统“体检”专题报告.doc

综合管理系统“体检”专题报告综合管理系统作为公司管理体系的重要组成部分，是公司各项管理工作的中枢和结合点，对公司日常经营管理运作起着举足轻重的保障作用。综观公司综管系统的现状，经过十多年的发展，已积累了一定的经验可供推广，但也存在着不少问题需要改进。我们只有不间断的全面、深入检查综管系统各项工作，真实掌握当前综管系统的管理现状，及时纠正工作中存在的问题，加强自我反省意识，进一步提升工作品质、提高管理效能，才能达到工作中的完美品质要求，真正体现绿城集团“真诚、善意、精致、完美”的企业文化理念。 本次系统体检工作中，参加“体检”的下属公司有23家，提交各公司自查报告23份，体检案例近350例。各公司都以生动的文字描叙了日常工作中发生的种种问题，从这些问题中研究、探讨原因所在，并根据各公司实际情况提出切实可行的解决方案，指导日常工作，力求达到工作中的完美品质。一、制度建设没有规矩不成方圆，制度建设是公司管理的根本，对于绿城来说更是十年发展文化精髓的浓缩及体现，各公司的制度建设工作在严格遵照集团制度的基础上结合当地的实际情况进行局部调整，取得了一些经验，但在日常管理和制度的执行过程中也发现许多问题，亟待改进。（一）、关于制度的可操作性案例一、制度内容的不断完善案例描述：2005年3月下旬，公司一名员工在办理离职手续时，提出自己遗失了一只40G的移动硬盘，希望公司领导考虑赔偿较少金额或不赔偿。由于公司固定资产管理规定中对低值易耗品的损坏和遗失的赔偿标准没有明确界定，综管部和财务部经过沟通并征得公司领导同意做出如下规定：公司制度中虽然没有明确赔偿规定，但是该移动硬盘是公司的资产，在使用了两年的情况下，酌情考虑按照原价1400元的价格赔偿50%的金额，即赔偿700元。虽然员工离职时按照此项规定执行了赔偿，但是也提出异议：既然制度中没有明确规定赔偿的标准，公司就不应该要求其赔偿。案例分析：因为公司固定资产管理规定对固定资产损坏的情况规定责令赔偿或承担维修费用，但是对2000元以下的资产没有明确规定，所以员工觉得让他赔偿有些不合理。改进措施：针对这种情况，公司考虑将固定资产和低值易耗品的损坏和遗失的赔偿标准明确到制度中，计划于年度制度集中修改时一并调整完善，以此加强资产物品的管理工作，提高员工对公司资产的爱护和管理意识，减少公司的损失和浪费。案例二：案例描述： 员工因工外出办公，无法在正常用餐时间内返回公司，只能在外用餐，但用餐费用的标准没有在制度中明确，员工只能个人承担。案例分析：员工因工外出后的误餐问题，在制度中没有明确规定，制度只明确了员工在公司用餐的标准，但是遗漏了外出公干员工在外用餐的标准，从公司人性化管理的角度，应该制定相应的标准，并形成文字规定。改进措施：员工因工外出，无法在公司正常用餐（仅限于午餐），且需个人在外就餐（由外单位接待用餐的情况除外）时，可由员工所在部门填写因公误餐记录单，每月25日前交综合管理部汇总统计，并在员工工资中支付误餐补贴，误餐补贴标准：10元/人餐。案例三：制度内容的合理嫁接案例描述： 集团公司已建立了较为完整的制度体系，该体系几乎覆盖了项目公司的全部工作。项目公司在自己的制度建设中，往往习惯“拿来主义”，不管三七二十一，直接把集团公司的制度当作自己公司的制度来执行，或者只是改头换面，照抄照搬。案例分析：项目公司参照集团的制度执行，工作思路是正确的，但是项目公司尤其是外地公司，不仅与集团公司的管理职能不同，还存在地域差异，因此并非集团的每一项制度的每一条款都适用本公司的；照抄照搬，使制度缺乏可操作性。改进措施：最好的办法是，对集团下发的制度，明确属于适用范围内的，则应及时行文转发，并不折不扣地执行；制度要求下属单位遵照执行的，则应根据集团公司制度要求，制定本公司相应的实施细则，要求不违背原则，不突破标准；若制度要求下属单位参照执行的，则可由各单位自主把握原则，相应制定切合本公司实际的制度。只有把“拿来”的东西变成自己的东西，逐步建立适合本公司管理的制度体系，这样的制度才具可操作性，而不是一种摆设。（二）、制度的培训：案例一：制度竞答案例描述： 2005年5月，某项目公司举行“制度竞答活动”对公司制度体系学习进行效果验证。活动分必答题、抢答题两类，员工组成红、黄、蓝三队，公司领导担任评委进行。场面火爆、气氛热烈，寓学于乐，效果明显。 案例分析：作为新成立的项目公司，制度建设是公司正常运行的保证，为此项目公司以集团的制度体系作依托，结合本公司的实际情况，在实施过程中进行修订、补充完善，发挥保障作用；同时采取测验、分组竞答等形式促进制度的学习和理解，变被动学习为主动了解，取得了良好的效果。案例二、制度的学习案例描述：2005年4月29日，某公司召开全体员工“五一”座谈会，会议中有员工提出不知道公司的某项福利制度，所以也没有享受到公司的福利。作为公司制度执行、监督、管理的综管部也提出异议，认为公司的相关规章制度和工作流程已经印发到各部门负责人处，目的就是为了方便员工遵照执行，原因在于部门负责人没有和员工一起组织学习，致使员工在执行制度的过程中不清楚具体的规定。案例分析：综管部在全体员工大会上介绍过公司的四套制度，也将有些制度和工作流程下发到各部门，督促各部门在部门例会或部门培训中组织学习，但是综管部对各部门制度学习的落实情况没有进行跟踪和做好书面记录。时间久了，员工也容易淡忘，印象不深刻。针对这种情况，综管部决定除日常工作中随时随地的培训外，还应加强对各部门制度培训的督办工作，不定期地对各部门进行抽查，以此深入贯彻公司的各项规章制度，提高制度的执行能力。案例三、制度培训案例描述：公司刚刚组建，新员工比较多，对于新制定的制度多是采取人员传阅、会上强调的做法，除对新员工进行入岗前为期一天的制度培训外，对于新增加的制度也没有组织十分正式、正规的制度培训，这就使许多员工对制度没有一个系统的概念，甚至有个别新员工因对公司的管理体系了解不够，在一定程度上影响了其对公司的认可程度。随着公司人员扩充，公司的各类制度也增多了，组织公司全体人员制度培训显得更为重要。案例分析：主要是培训方面的工作安排不够全面，忽略项目公司制度的培训和解释。改进措施：完善制度，加强制度系统化的培训，根据公司员工的实际需求，制定出一套合理的培训计划。案例四： 制度培训的考核案例描述：2005年3月，某公司招聘入职了5名新员工，月底开始，公司全体员工紧张忙碌地迎接着5月28日一期房屋交付。为了不影响各部门正常工作的开展，综合管理部经分管领导同意，取消了新员工的集中培训，由综合管理部准备公司管理制度、企业文化纲要等书面材料由员工利用工作之余的时候自学。4月中旬，综合管理部只是口头通知了新入职员工：根据时间安排，将于4月底进行新员工入职考试，具体内容包括管理制度、企业文化纲要及本岗位工作职能等。最终，因工作忙碌，直至6月中旬，新员工试用期时间将满，也未对新员工进行任何培训与考核。案例分析：此案例清晰体现了工作原则性的失控，以工作忙碌为由忽略了公司制度的贯彻落实，导致试用期员工未能经过常规的途径了解公司管理制度及企业文化，也为公司团队建设造成了不良影响。改进措施：借此综管系统体检之机，认真检讨各项管理制度监督落实的不力，重新拟定2005年下半年培训计划，严格按制度执行各项培训计划，并狠抓培训纪律，严格落实培训效果调查，形成每季度培训完成情况汇报。 （三）、制度的修订：案例： 制度的关联性案例描述：公司众多的制度对于相同或相互交叉的事务在规定上应该是统一的，但有时候因为一个制度的改变可能会导致与另一个制度相矛盾，这就要求对另一个制度也进行修订，但存在的小矛盾也很容易被忽视。如某公司最近对施工期与冬季停工期的公休时间做了调整，这就导致在加班时间的计算上与加班补充规定相矛盾，没有及时修订加班补充规定。虽然短时间内对执行并不会造成问题，但如有新进入公司员工，很可能造成误会、产生疑问。案例分析：制度修订较零散，往往容易在日常事务中忽略将之汇编入册，而只是直接遵照学习执行。今后将注重日常收集工作，及时汇编入册。（四）、制度的补充完善案例一： 交通费用的报销案例描述：随着公司各项工作的开展，员工外出办理公务的次数也大幅增加，交通费用也大量增涨。而公司现有的制度里并没有对交通费的报销进行明确，以致在实际操作中无据可依，外出办理公务人员有的经常报销打的费，甚至连上下班的交通费用也在报销，而有的人员虽然经常外出公务，但一次都不报销费用。改进措施：没有标准，就会有失公平。建议对公出交通费制订相应管理制度，对公司员工因加班、办理公务等发生的交通费用（不包括出差时发生的交通费用）作出规定。如：晚上加班22:00后离开公司的（离开前须打卡），可报销加班交通费；同时在本部门加班乘坐出租车登记表上做好登记。外出办理公务一般乘坐公交车，急事办理须请示部门负责人方可乘坐出租车，并填写外出办理公务乘坐出租车登记表。经部门负责人对照审核后方可凭车票报销相关费用。案例二、车辆管理案例描述：某公司在制订车辆管理规定过程中，公务车出车审批单里缺用车部门负责人的签字栏，致使实际操作中存在部属用车未经负责人许可或部门负责人不知部属去向等问题。案例分析：综合管理部在制度拟稿过程中因考虑不周，只强调调度责任而忽略了部门工作安排的统一性、协调性，各部门评审制度时也未提出异议，给实际工作带来不便。改进措施：发现存在的问题后，综合管理部及时向领导汇报，并修改了公务车出车审批单，下发各部门遵照执行，同时也汲取教训，反思问题，在今后工作中多想些可能出现的问题，保证各个环节都没有遗漏。案例三：食堂管理案例描述：在公司的日常管理过程中，难免会遇到一些问题在处理时无制度可依的情况。如员工食堂的管理，每个项目公司员工就餐管理模式均有所不同，与集团公司的用餐方式也不同。改进措施：如何摸索出一条适合所在项目公司员工用餐管理的道路，切实保障员工的用餐质量，需要在充分听取员工意见的基础上，并结合实际情况进行管理。如用餐形式的确定、食堂地址的选取、食堂内部的环境管理、食堂工作人员的招聘、食堂的后续管理包括餐券管理、菜肴质量管理、采购成本管理、卫生情况管理等等，都要以制度的形式进行规范管理，这需要相关人员不仅要善于倾听员工意见，提高自身管理水平，还应有将实践经验付诸文字的能力，做到制度化管理。制度建设绝非一朝一夕之事，他有赖于制度建设部门根据实际工作需要和实践经验进行持续的补充和完善。（五）、制度评审案例一： 案例描述：某公司参照集团综管制度建立公司管理体系，于2004年6月制作公司管理制度汇编，但未经评审小组评审，因此仍存在许多问题，与实际应用出入很大。案例分析：待评审制度内容较多，需要花费较多时间进行评审，难以召集评审小组齐聚评审。拟灵活采用书面评审方式，收集评审小组成员修改意见，尽早通过评审。案例二：案例描述：某项目公司综管部根据集团公司的制度，结合企业实际，制定了一系列规章制度，由总经理签发后便印发了。案例分析：没有按照绿城房地产集团有限公司规章制度程序管理规定，将制度草案报请公司制度评审小组评审。改进措施：综管部起草的制度草案，应报请公司制度评审小组评审，经评审原则通过，尚需作进一步修改的，由综管部修改后逐级上报，属与董事会职权相对应的管理制度，由董事长签发，其他制度由总经理签发。（六）、制度的执行案例一：案例描述：公司成立以来相继在集团公司相关制度管理体系的基础上，针对项目公司特点和项目进展情况制订了综合管理制度管理体系、人力资源制度管理体系、财务制度管理体系。随着项目的逐步推进，以及人员的陆续到位，各项制度的落实、督查显得尤为重要。案例分析：制度虽然建立起来了，但如不去落实，制度就成为一种摆设，甚至一堆废纸。作为制度督导部门，应以身作则，要求别的部门做到的，自己部门首先做到，尽量用行为、习惯去感染身边的每一位员工。是制度得以全面贯彻落实。案例二：案例描述：集团公司联合大检查中，发现一些项目公司在制度执行力上存在问题，如：制度明文规定哪些文件必须报送集团公司以及报送的途径，但仍有一些公司该报的文件不报，明知故犯，隐瞒交通事故不报；文件由老总直接送集团领导审批，综管部明知不符合程序也不加制止；要求综管部检查工作笔记，竟然从未履行过；某公司规定集体宿舍不准养宠物，但面对公司领导中存在这一现象时，制度就执行不下去了；明明规定按集团的文件格式，但执行中却又自成一体；制度明文规定领导专车还有员工宿舍要扣款，但有的公司就不了了之；还有考勤卡上红字屡屡出现，竟也未加说明，更未与工资挂钩。案例分析：内部管理的核心问题在于制度的执行力制度，而稽核制度是确保执行力提升的重要措施，俗话说“重视什么就检查什么”。联合大检查是加强各项目公司贯彻执行力度的重要措施。针对集团公司在联合检查中的问题，各司目前正在加紧整改。案例三案例描述：某公司面临一、二期楼房交付，在工作压力大、任务重的情况下，在制度的执行过程中，存在不能始终如一的将公司的各项制度贯彻执行下去的现象。比如：电气工程师与土建工程师在工作中配合不好，公司分管工程的领导在员工大会上宣布电气工程师待岗一个月的决定，而作为人力资源主管部门的综管部，却是在其他员工那里得知这一消息的。虽然我们得知后积极与公司领导沟通，在其他员工那里了解情况，与其本人谈心，办理了相关的待岗手续，但在员工中还是造成了不好的影响。案例分析：综管部作为制度督办的职能部门，在监督执行中没有很好的发挥职能作用，加上个别领导总是以“交付”为理由强调“特事特办”，新员工也较多，对制度学习领悟不够，综管部没有发挥好相应的督办职能。改进措施：加强部门内部人员对制度的学习领会，在日常的工作中以身作则；积极跟踪掌握公司各项制度的落实情况；对员工特别是领导干部进行经常性制度培训。二、文秘管理成功的经验 在综管部的诸多职能中，文秘工作无疑是一项职责较为明确的重要工作内容，从公文的处理归档，到文件的拟稿印发，其工作的规范程度直接影响到公司各部门工作的有序性，影响到公司的对外形象。在这项工作中，纵观集团数年来的工作，审视项目公司的发展历程，最明显的成绩无过于文秘工作的规范程度的不断提高。首先表现在文件格式的处理上。集团颁布的综管制度体系中对公文处理及文件格式做了详细具体的规定，既形成了对各公司综管部公文处理工作的指导，更象是公文类常识的学习资料，从而改变了以往各公司各自为阵，文件格式随意性大的问题，在公文上首先统一了公司的形象。其次表现在有关文秘工作制度的完善，综管制度中对公文、文件格式、专职秘书、文印、印信等文秘工作都做了具体要求，使得各公司在相关工作的开展中能有据可依，尤其对新公司更是具有直接的指导意义。 因此，我们认为，作为集团化要求的文秘工作，制度的完善是各项工作开展的前提，更是工作品质提升的关键。存在的问题 俗话说学无止境，要达到工作中的完美境界也是需要不断摸索和总结的，此次综管系统的体验工作就是一次很好的自我剖析。各公司综管部在对照集团公司的制度、工作要求的基础上，也对文秘工作中存在的问题进行了认真的总结分析，归纳起来，主要存在以下问题：一、公文处理（一）文件处理的效率有待提高从各公司反映的情况看，文件处理的效率问题占的比重较大。例如：某公司在传阅处理集团公司2004年11月1日下发的“关于印发“物资采购信息管理系统”软件实施管理制度的通知”时，由于流转程序不顺畅，加之文秘人员催办不及时，直到11月11日，才传阅至具体经办部门（工程部）负责人，以及11月12日才将物资采购信息管理系统用户申请表上报集团公司材料设备部，比集团公司要求晚了两天。 诸如此类的文件流转时间长，文件传达不及时的情况在各公司可以说都不同程度的存在。有的公司由于各部门办公场地较为分散，客观上影响了文件流转的有效性，有的则由于部门有关领导对文件传阅的重视程度不够，加之工作较为繁忙导致了文件的滞留，有的公司甚至存在一个文件要一周或半个月才能全部传阅完成的情况。但归根结底，综管部文秘人员对文件流转过程不重视，跟踪不力，是导致文件未有效传达的主要原因。 （二）、公文处理的细致程度不够集团公司采用无纸化办公后，各类文件均以电子邮件形式下发，各项目公司在处理收到的文件时，方式各不相同。例如：有的公司对集团公司的文件也以电子邮件的形式进行转发，并利用邮件回复或电话的方式确认是否收到，而不再采用传阅单，无法形成档案记录。在这种情况下，如果文秘人员未及时跟踪各部门的文件接收情况，便很可能造成文件传达上的疏漏。文秘工作是繁琐而细致的工作，大到工作的督办落实，小到会议前签到册的准备，工作中的每一点疏漏都会给领导或其他部门的工作带来不便。而经过此次各公司综管部的自查，也反映工作细致程度不够是文秘工作中较为普遍的问题。例如：1、2005年5月30日晚，某公司综合管理部根据年度培训计划组织安排有效沟通技巧的培训。培训通知是5月29日下午用邮件方式向各部门员工转发的，由于邮件转发的时间间隔较短，5月30日上午也没有及时向员工确认是否收到邮件，导致下午培训前口头召集时，个别员工反映不知道晚上要培训。2、某公司综管部员工在电话通知公司员工参加培训学习时，未经确认，便认为某领导己得知晚上要学习，就没做特别通知，结果产生了误会；而某部门员工C也说：我们不知道晚上要学习，不通知我们，下次学习我们就不参加了。以上情况说明在我们的日常工作中还存在着差一点无妨的马虎态度。细节决定成败，这是我们挂在嘴边的一句话，但是说说容易做到难。管理就是全身心的投入，从微小的细节中，往往可以看一个人的工作状态和公司的整个工作面貌，更能体现工作人员的用心和投入程度。所以管理要从小处做起，要用“精致、完美”的标准来要求，只有这样，我们的工作品质才人不断提高，管理才能走向正规化。 二、文件拟稿和文件格式的规范程度有待提高综管部是公司公文处理的归口管理部门，日常工作也离不开文件的拟稿、核稿等具体工作，但尽管承担了公文处理审核职责，由于把关不严或审核人员公文处理的能力不过硬，在实际工作中，公文处理的不规范现象也时有发生。例如：（一）文件拟稿1、文件拟稿经领导审批发文后，在文件归档工作中，文件最后定稿纸未能及时附在拟稿纸后面。2、文件拟稿按要求需留存领导修改手稿，由于目前均使用电脑打印，往往直接在电脑中修改而疏于留存修改的原始稿件。3、拟稿纸填写不规范，拟稿过程中职责不明确。如综管部负责人填写在会签栏，而分管领导填写核稿栏。（二）文件格式 1、公司对外发文的格式往往通过综管部审核，但公司内部的请示报告类文件往往并不规范，出现文体错误或排版不规范等问题。2、对文件中主题词、呈报、抄送等项内容把握不准确，将“公司总经理”作为呈报对象，主题词使用不当等等。3、文件格式内容把握不准确，如会议纪要落款未写公司名称，日期使用阿拉伯数字。 4、文件格式未按照绿城集团公司综管制度体系中对各类文件格式的规定进行排版，例如对正文采用了宋体四号，而对一些内部文件，特别是临时性通知没有太多留存的价值，则对正文采用了宋体小四，有的文件甚至出现了一份文件多种字体的现象。三、文印工作由于综管部人手较为紧张，目前各公司基本不配置专职文印人员，其中文件打印基本由责任部门或拟稿人自行完成，所以未按规定实行打印登记工作。在耗材使用上存在清点不及时的情况，有时会出现因耗材准备不充份而影响正常文印工作，如临时发现缺纸或缺墨粉，或没有准备足够的传真纸，影响文件的正常接收。 四、领导行程安排由于各项目公司总经理很少配备专职秘书，此项工作可以说是文秘管理中较为欠缺的一项工作。综管部工作相对比较繁杂，常常无法顾及对领导行程的安排。有时就造成访客本与领导约好时间，可来公司后领导又恰好出行，而综合管理部接待人员并不知道领导何时回来，是否方便打电话联系领导，至使访客等待时间较长，耽误了客人的时间。 五、印信管理 1、对印章的领用未做登记 各公司对印章的使用大多进行了专门的记录，但对印章的发放领用却缺少记录，与制度要求不符。 2、采用印章使用登记本不利于审核程序的把关，使用用印申请表便于审核把关，但查阅较困难。 制度规定印章使用需进行登记，各公司在执行此项工作的过程中，采用了印章使用登记本和用印申请单等不同形式。从实际情况看，印章使用登记本可以较为集中的记录用印情况，但在用印的审批程序上较难落实，尤其有些公司部门办公场所较为分散，无法让审批领导直接在登记本上签批，久而久之，容易出现用印把关不严的情况。而使用用章审批单可以在文件用印前先完成审批，确保了审核程序的落实，但由于审批单相对分散，给日后查找用印记录带来不便。对策及建议 一、文件处理要兼顾时效性和准确性文件流转是项目公司及时了解集团公司制度、信息及工作指导性要求的有效途径，也是公司各部门间工作交流最重要的环节之一，疏忽此项工作可能会影响正常工作的开展。因此在文件流转的过程中，不能理解为只是简单的收发文件，对于一些有延续性的工作要向收件人确认是否收到、是否落实，随时跟进并了解文件处理的进展情况。文件流转的形式可多样化，除邮件发送外，应考虑时效性较强的电话、传真等联系方式，确保流转工作的及时准确。文秘人员应加强文件的管理，每日清理文件的传阅归档情况，及时掌握文件流转的进度，并做好催办落实。建议对因领导外出，办公场地等原因影响文件正常传阅效率的，可以电子邮件的形式先发送，事后再在文件传阅单上补签，从而达到既保证了文件传阅及时性，又保证了传阅记录完整性的目的。对部门间文件的传阅，综管部应与各部门做好协调，在传阅部门中落实文件的督办人员，以便综管部能更准确的把握文件的动向。二、综管部应加强公文格式的审核 公文写作、行文的规范化在一定程度上代表了一个公司的文字水平。综管部应熟练掌握集团有关文件的格式要求，加强文秘人员公文写作的培训学习，对以公司名义的对外行文必须履行审核职能，对部门的上行文发现问题后应及时指正，加强对部门文秘工作的指导。三、印信管理建议采用印章使用登记本和用章审批单相结合的形式，对经过用章审批的文件，由经办人在印章使用登记本上签字即可，用章审批章可由综管部随文件存档或单独留存备查。 四、加强综管部人员的工作责任心，工作分解到人。 综管部人员配置较为紧凑，因此更要时刻强调员工的工作责任心，对综管部系统的工作要分解到人，责任到人。对个人分管的工作首先要做到制度熟悉，并认真按章办事。综管工作是非常繁琐的工作，但技术难度并不高，只要提高责任心，相信很多失误和疏漏都能迎刃而解，综管部的工作水平也能再上一个台阶。三、 档案管理档案管理和应用对企业正常运营有着至关重要的作用，这方面教训颇多，由此，近年来档案工作也渐渐得到公司各级人员的重视，一些公司，如舟山、绿园、德清等公司从检查情况看管理较为规范，但由于集团中大多为新设公司，在人力配置上往往不足，从事此项工作的人员均为兼职人员，大多未经过专业训练，之前也无实际操作经验，因此，当前档案管理状况总体不容乐观。现以案例描述、分析形式就本组“体检”中发现的问题和值得推广经验作一汇报。（一）、值得推广经验案例描述：某工程完毕，项目公司在综合验收前要把所有工程档案移交城建档案馆。这是一项工作量很大的工作，要移交的资料包括从项目策划开始到立项、各职能部门的批复、设计方案、扩初、施工图、以及营造过程中与施工单位的工作联系单、直到项目各单项验收通过的文件等等，这些进城建档案馆的资料必须提供原件。为了提高工作效率，项目公司先根据档案馆提供的工程资料移交目录表对相关文件做了粗略整理后，把档案馆的工作人员请上门进行现场指导。针对项目分标段建设，每个标段都有不同许可证的情况，档案馆的工作人员指导项目公司把项目的前期资料单独设文件包，其他建筑单体分标段设文件包，每个标段的第一幢单体的文件包里放整个标段的共性资料。这样一来，文件整理的脉络很清楚，而且资料归类方便，以后查找也便捷，使原本看似工作量庞大的一件工作三下五除二就完成了。案例分析：进档案馆的资料包括了项目从可行性分析开始至工程结束的一个全过程，因此工程资料员在平时工作中一定要注意收集与项目有关的一切资料，如果条件允许的话，资料要保存原件并备份一份复印件，日后原件进了档案馆，复印件依然能提供公司内部查阅需要。地域差别，城建档案馆对资料的移交要求都会不一样，因此在做移交工作时，资料员的工作思路一定要清晰，有条件的话应主动请教档案馆的工作人员，确保移交工作的顺利开展。（二）、存在的问题1、关于归档文件的收集案例一案例描述：去年9月份，公司领导要求综管部提供去年上半年发给某公司销售方面的一份重要函件，没有找到，结果综管部人员挨了批评。案例分析：由于该公司行政事务方面的文件基本上是由综管部拟稿并向外发出的，业务方面的文件则是由业务部或销售部拟稿再以公司名义发出，其他各职能部门档案的收集又被忽视，一些重要业务文件没有存档。改进措施：（1）虽然业务方面的文件不是由综管部拟办的，但发文前必定在综管部盖章后发出，综管部日常应注意收集；（2）对其他职能部门形成的业务档案应督促每年整理立卷，移交综管部归档；（3）对重要文件应走发文流程，经核稿、签发并收存。案例二案例描述：某公司综合管理部仅管理日常行政文件及一些合同，资金财务部、前期管理部以查询方便为由均自行保管档案，不愿移交给综管部。特别是前期管理部众多的图纸、资料未进行分类放在其部门档案柜中，造成资料查询较为困难。案例分析：综管部应依据公司规定开展档案收集工作，档案管理分散，不成系统，势必造成资源的浪费，一是信息资源，二是人力资源，三是档案存储空间资源。随着项目临近尾声、部门调整，势必又给日后查询利用带来困难。改进措施：加强档案管理制度和ISO9000的宣传和执行力度，充分发挥档案联络员的作用，使档案收集工作顺利进行。案例三案例描述：2005年6月初，公司文秘人员在办理总师办与北京某设计公司的设计协议书呈报审批手续后，将只有公司总经理批复和本公司印章的协议书归档了，而没有及时将此份协议书转总师办后交北京设计公司盖章。事后在办理付款手续时，才发现协议单位没有盖章，只能等协议书快递至北京设计公司补齐手续后，方能汇款，延误了协议要求的付款时间。案例分析：文件流转的经办人在文件处理过程中，对所需归档的文件未经最后的检查与确认。改进措施：在文件处理过程中，必须加强工作的细致程度，文件在归档之前一定要再次确认此项工作是否已落实和完成，作为文件流转的经办人，必须在确保文件办理完毕后方可归档。案例四案例描述：某项目已进入准备打桩阶段，但是工程合同的资料收集工作尚未落实，项目前期的资料也有部分不完整，导致在资料调阅和利用时造成了不必要的麻烦。案例分析：项目前期和工程类资料的收集整理不够及时、主动。改进措施：文档人员除了要熟悉本职工作外，还应不断学习、了解除综管以外的其他部门的工作职责和相关专业知识。熟悉项目开发流程，了解项目动态情况，主动去收集文件资料，为项目顺利开展提供服务。2、档案的鉴定案例描述：每年，公司都会从各种渠道收到许多文件，文件处理完毕后根据需要编制成册存档。几年下来，存档的文件数量较多，但是文件的利用价值并不高，因为有些文件都是其他公司或政府职能部门的临时通知类文件，过了时效就没有存档的必要。案例分析：这种现象在档案管理中比较普遍，特别是没有经过正规培训的档案管理人员容易犯的共性问题。根据档案管理要求，类似上述文件在整理时并不需要存入档案盒。 改进措施：根据公司档案管理相关规定中的归档文件范围，对收文在归档前进行鉴定，对不符合归档条件的可以暂存或作销毁处理。只要保存收文登记即可。3、关于归档文件的整理案例一案例描述：某项目公司的档案收集、归档、分类都较规范，各类档案的卷内目录也都一清二楚，但缺少总目录和全宗介绍。案例分析：因缺少总目录和全宗介绍，当档案资料增加时，不容易查找。改进措施：建议每个单位的档案遵照集团档案管理规定要求设立全宗卷，编制全宗介绍、总目录等，以便档案资料的查找。案例二案例描述：某项目公司的档案整理分类目前仅按照通知、请示及批复、报告、集团收文等类别进行简单分类归档，同样也便于查阅。案例分析：公司成立之初，归档文件少，如此分类，虽对查阅影响不大，但分类不科学，未能涵盖所应归档的文件范围，不符合规范管理要求，并将对日后档案管理和利用带来较大问题。 改进措施：各项目公司可依据集团归档文件整理规则要求，结合本单位职能状况进行分类，制定具体的分类方案。案例三案例描述：某公司上报市政部门的一份请示，批复直接写在请示文件上。在档案分类时，该份文件归档保存在公司发文类中，后查找时根据经办人印象为一份批复，始终在批复类文件中查找不到。案例分析：归档文件未按规定整理装订，不应该将请示与批复文件分开存放。改进措施：归档文件的装订与排列应注意有机联系，请示与批复应合为同一文件归档，归档时应仔细核对。案例四案例描述：档案的分类混乱，档案员随心所欲，人员变换后，档案检索困难。案例分析：档案管理人员变动较多，历史档案的分类、归档方式与现行方式不统一。改进措施：在岗的每一位档案员应按照集团相关规定以科学合理的方式对档案进行分类，对历史档案在交接时必须要求离岗人员交出全宗卷，详细理出交接清单。4、档案的移交案例描述：小王新办了项目开发资质证书，与相关资料一并交给了档案员，但不知何故证书找不到了。案例分析：文件的移交过程中，因没有清单，没有登记，又无交接人确认，导致文件资料遗失责任不清。改进措施：为确保归档文件的完好移交，应制作二联文件交接单，双方经办人签字，存根联由档案员留存，另一联由资料移交人留存，并附文件清单，交接双方根据移交清单清点核对。5、档案的调阅和利用案例描述：某部门因参加招投标向综管部借用营业执照副本，档案员在调阅登记本上进行了登记。过了一段时间后，档案员想使用该执照时才发现营业执照借出尚未收回，但在催要时，对方已记不清是否已归还，双方各自寻找许久。最后，还是借用人在相关职能机关找到，执照被夹在上报的文件中。案例分析：档案借出虽做了登记，但并非万事大捷，按档案管理规定：“档案借离时间最长不超过个工作日”，时间久了，记忆自然模糊，加之有时归还时又未及时在登记本上注销，因此极易遗失；营业执照副本为重要证件，借出时若不套上封套，也很容易夹入其他材料中，造成遗失。改进措施：调阅、借离档案时，必须严格履行登记及审批手续，填写用途，要求5日内必须归还，特殊情况需办理续借手续；营业执照副本不随意出借，借出时要套上封套；档案收回时要及时。注销。6、特种档案管理案例描述：公司每次重要活动或是重要场景都安排员工拍摄照片，但是照片散落在摄影者手中，若干年后，人走了，或是保管不善，档案室里却没有留存，等到要使用时，为时已晚。案例分析：人们对档案的认识往往就只是纸质文件，其实声像档案、电子文本同样是具有保存价值的原始纪录。由于对特种档案认识不足，重视程度不够，造成了特种档案的严重缺少的现象。改进措施：强调特种档案管理规定，充分认识其重要性；摄影者养成摄影后即行整理归档习惯；档案员应按规定每年注意声像档案、电子文本的收集。7、报刊资料管理案例一：案例描述：某公司在办公区域内设有阅览室一间，阅览室内陈列有各种报刊、杂志和专业图书资料若干，供员工学习、休闲。按规定，员工借阅报刊书籍应先到图书管理员处登记，方可取走所需书刊。阅读完毕后，也需持借阅书刊在图书管理员处归还入库。但往往有员工未经登记便自行取走书刊资料，导致图书资料流失，书刊常有缺少，或者需要查找某本图书时阅览室内没有，登记本上也查找不到，造成种种不便。案例分析：这是由于报刊资料管理不力造成的。虽然规定了报刊书籍借阅需登记，但由于在执行中没有强调，久而久之，就造成员工随意取走阅读，读完后也不一定归还的现象。改进措施：（1）加强借阅登记管理力度，重申报刊书籍借阅登记制度，让大家对此有充分的重视。（2）定期检查核对书籍资料数目和借阅情况，对长期借阅不还的口头和书面提醒，提高员工自身的自觉性，让每个人都养成良好的习惯，借阅报刊登记并及时归还。案例二：案例描述：工程类杂志基本由项目公司来订阅并摆放在项目公司,工程部员工阅读十分不便。案例分析：由于工程部办公地点在现场，离项目公司有段距离，平时工程部员工也极少到项目公司，而工程类杂志几乎都摆放在项目公司，工程部员工就很难及时阅读到这类杂志。改进措施：在工程部摆放一个报刊架，将工程类杂志摆放在工程部。四、 后勤管理后勤管理工作是综合管理职能中非常重要的一项服务性工作，工作涵盖内容广泛，用餐、住宿、车辆、通讯、办公环境管理、资产管理等等，无一不关系着员工的切身利益，所以我们时常有如履薄冰的感触。综观公司综管系统后勤管理工作，根据各公司上报的自查案例，经过整合、汇总，我们的工作还存在着以下问题：（一）、车辆管理案例一：无证驾驶，发生车祸今年5月初，某公司员工甲从综管部借猎豹车一辆外出办事，在回公司的途中巧遇员工乙。因员工乙还在学车期间，对开车兴致很高，故向甲借车使用。员工甲不知道乙没有驾驶证，将车辆借给了员工乙，结果发生了交通事故，给公司造成了一定的损失。这是件不该发生的事情，在车辆管理规定中第五章第二十七条车辆的借用中明确指出：“集团内部各单位借用车辆的，对集团公司统一调度外，也需办理相关借用手续；公司配置的专车、费用包干车、责任车，使用人不得擅自处置，未经公司同意长期借于他人使用。如有发现，公司须收回车辆。”这件事的发生反映了两方面问题：一是该两位员工的工作责任心不强、对公司的资产不加爱护，对公司制度不熟悉。二是该公司对制度的贯彻执行力度不强。车辆管理是综管部一项重要工作，其直接参与了公司的各项工作的推进，有力地支持了各个部门的日常事务，对公司的日常运作起到了不可忽视的作用。因此要加强对车辆的管理，学习公司下发的各类文件制度，认真贯彻制度的执行。 案例二：车辆被划伤却找不到责任人6月的一个阴雨天，某公司前期部、工程部因工作需要有三人按规定填写了车辆使用申请单，经审批同意使用。第一个人使用前，公司对车辆外观进行了检查，确定完好无损。因三人在使用过程中，互相传递车钥匙，加之天下雨，车辆较脏，晚上较晚才回公司停放，车辆管理员没及时进行检查，待第二天清洗后发现车辆右侧有一些划痕。经询问，三个车辆使用人都表示不知道。由于事故责任人无法界定，故赔偿责任无法实施。该件事情的发生说明该公司综合管理部对车辆管理比较松懈，按规定借用者之间不能互相传递车钥匙及办理车辆交接，应由前一人与综合管理部办理车辆交接，综管部检查车辆后再将车钥匙交第二个借用者使用。通过体检，综合管理部及借用者应养成爱惜车辆的习惯，在车辆交接时认真检查，以免责任不清，并在制定的执行上加大力度。案例三：新手上路造成交通事故某公司员工因结婚需要，向公司借用汽车及驾驶员，因该公司项目涉及区域范围的较大，专职驾驶员有限，故派领证时间在两个月左右的新驾驶员进行驾驶并跑长途，结果造成了与其他车辆相撞并有2人遭受外伤的交通事故。虽说这件事件的发生属阶段性的供需不平衡、实际需求受安全制度限制所造成的，但集团公司制度规定三个月内新驾驶员不能单独驾驶，更不能独自跑长途，反映了该公司车辆管理制度落实不到位，对安全行车不重视。公司一方面应加强对新驾驶员的培训，一方面可结合实际情况，由专职驾驶员在陪驾过程中评定新手驾驶水平，合格员工适当减少陪驾期；另一方面可向其他公司调用驾驶员，应缓冲急时所需。目前公司车辆配置越来越多，故越发突现安全管理的重要性，自去年以来，集团公司也制订了相应的管理制度，如安全管理规定、车管员制度等，在遵守制度的同时，各公司也可以定期组织安全驾驶等方面的培训，加强驾驶员的自身素质，避免各种事故的发生，公司的财产不遭受损失，将资产发挥更大的作用。（二）、办公用品管理案例一：制定统一的办公用品采购标准，以节约人力、物力。某公司提出购买办公用品时，因为款式、材质、功能、品质、品牌、价格等方面需花费大量的时间和精力来挑选和确定，集团公司可否制定统一的办公用品采购标准，以节约人力、物力。这个初衷非常好，但因办公用品的品种、规格、型号、品牌实在太多，又因各公司分布在全国各地，限于地区、消费等差异，现暂无法形成统一的购置标准。根据目前公司的分布状况，建议各公司采取分区域（如宁波、上海、北京）统一采购的方式，从而形成集团采购，可压低商家价格。现在杭公司基本实行这方面的采购，比如绿化、印刷品、办公用品等。在采购这块工作上，希望各在杭公司多提供一些优质、诚信的供货单位，以提高采购物品的品质，并节省开支。案例二：统一采购物品的领用、登记及费用回收工作如何做好统一采购物品（如雨伞、印刷品）的领用、登记及费用回收工作一直是个共性问题，每年各公司在集团公司领用的物品约有十五万元，考虑到部分公司与其他公司合作的，这笔费用可打入合作项目的成本中，由合作方共同分担，故公司必须将这笔费用收回。但因集团公司财务无法开具发票而造成该笔费用无法收回，使集团公司遭受到损失。因考虑到各公司要统一“绿城”的对外形象，且统一制作相对而言费用较低，拟和印刷厂商量，请部分供货商作为我公司的大仓库，由各公司直接与供货商联系发货及费用的结算事宜。（三）、员工宿舍管理项目公司综管部一部分工作是人力资源管理，在宿舍管理的体检过程中体现了对员工的关心，比如有些单位说员工宿舍应是员工温暧的家，在装修上竭力花心思把它布置得像家一样温馨；为考虑到员工身体的健康，新装修员工宿舍添置净化空气的物品；物品损坏了及时进行维修等事例。只有好的生活品质和工作环境，员工才会全身心地投入到工作中去，才会创造出“精致、完美”的产品，因此“真诚、善意”地主动做好各项服务工作应是综管部门的首要职责，各综管部对此领会都比较深刻。但其中的部分事例也让人深思。案例一：加强员工宿舍管理，杜绝浪费某公司为外派员工免费提供的宿舍，2005年34月份，该宿舍的水、电费居高不下，每月的费用都在1000元以上，经多方调查排除了水、电表的误差，那么究竟原因在哪？原来是该宿舍员工每天上班后都不注意忘记关掉一些电器，水管也没有拧紧，导致水电费大大增加，并造成很大浪费。从以上案例可以看出简单的两个问题来：一是公司对员工宿舍的管理力度不够，对员工宿舍缺乏有效的管理，二是员工行为的不自觉。公司为外派员工提供良好的住宿条件，员工应该珍惜用水和用电，合理利用公司花的每一分钱。宿舍给员工休息和生活的场所，是公司关心员工的一种表现，但并不是纵容员工无端浪费水电费，员工应本着例行节俭的原则，尽量不要给公司增加多余的负担，虽然水电费不是自己掏钱，但是给人留下的印象是一种铺张浪费的行为。制度和规范是企业加强管理的必要条件，各单位要加强员工宿舍管理，制定和完善宿舍管理制度，明确员工宿舍的各项费用标准，并在日常的管理中做到事事有章可循，奖罚分明。（四）、办公环境管理及安全管理案例一：环境管理，别忘了角角落落2004年集团公司联合工作检查组对某公司进行工作质量检查时，发现其办公场所绿化植物积灰、报架和食堂柜门破损、卫生存在死角等问题。环境管理通常包括清洁和绿化管理两个方面，其中清洁管理工作要特别注意踢脚线、墙角、百叶窗、植物叶面等不起眼部位的清洁，同时要确保灯具、电源关及插座等各类办公设施设备无破损；绿化管理要注重摆放植物的品种、高低、大小搭配，并加强日常养护和定期更换工作，确保整个办公区域环境整体美观、大方。总之，综管部门日常要加强对办公区域环境卫生和绿化植物管理的监督检查力度，不能认为交给清洁人员和植物租赁公司就可以高枕无忧了，必须要非常仔细，具有高度的责任心，同时要加强监督检查的力度，凡事须得亲力亲为才能做得更好。很多时候工作做是做了，但却做得不够到位，结果导致跟没有做无太大的分别。加强办公区域环境管理，保持办公环境的整洁、清新和怡人，一方面是为员工营造适宜的工作环境，另一方面也是公司树立良好企业形象的需要。案例二：安全管理要谨小慎微某一天，某公司综合管理部经理下班前发现公司办公用品柜没有上锁。第二天她向前台管理人员提出了这个问题，虽然柜子里没有贵重的办公用品，只是存放了大量的公司信笺和信封等物品，但上面都印有绿城的Logo，日前公司项目正处开工阶段，不少厂商来来往往都会经过这里，若谁拿了印有绿城Logo的信封或信笺用做别的不良用途，将会直接导致公司形象受损，更严重的则会带来经济上的损失。良好的工作态度是员工具备良好职业素质的基础，关一扇门仅需花去5秒钟的时间，但在日常工作中这短短的5秒钟是否引起你的注意才是关键所在。综合管理工作需要认真负责地对待每项可能不起眼的琐事，良好的工作习惯和细致的工作作风一旦养成，将会极大地提高综合管理工作的工作品质。从点点滴滴的小事入手规范公司各项管理制度，并不断通过督促、检查、提醒等多种手段让每一位员工逐步养成认真、细致的工作习惯。 案例三 安全管理不要掉以轻心某公司办公场所是租用当地一座普通办公楼的三楼，四周都是工业厂房，外来打工者较多，日常虽有物业管理人员在管理，但因不是标准的写字楼,且物业管理也不尽专业和规范，因此公司在安全管理方面存在着一定的难度。每天下班前综管部都会再三叮嘱员工关好办公室的门窗、水电，员工似乎也养成了习惯，下班前会主动做好检查工作。但有一天，其它员工都下班了，综管部人员临走前发现男女卫生间的窗户都敞开着，隔壁咖啡吧的窗户也敞开着，这三个地方通常员工下班前是不会注意的，日常都由清洁工在管理，公司在每天要求员工做好各自办公室安全工作时却疏忽了这三个地方。第二天一上班，综管部就此事向清洁工了解了以前的管理状态，并就昨天发现的问题对清洁工作了严肃的批评教育，同时要求清洁工日后一定要做好相关区域的安全防范工作。安全管理，重在预防为主。虽然这家单位日常也较注重