《秘书学概论》第三章秘书学素养ppt课件

在当代中国的秘书队伍中，曾经有两个大名鼎鼎的人物，一个是人称“河北第一秘”的李真，另一个是人称“上海一秘”的秦裕。他们的经历很相似：都曾是省部级领导的高级秘书，自身受过良好的教育，有一定的工作能力和灵敏的头脑，但是最后却都因为贪污、腐败、渎职等原因被判处了死刑。 是什么原因使他们走向了堕落呢？私欲膨胀、利令智昏，无视国家的法律法规，放松了自身的修养，丧失了作为秘书的基本素质等，是导致其变质的主要原因。,毁灭之路,第三章 秘书素养,第一节 秘书的精神素养 第二节 秘书的知识与能力素养 第三节 秘书的心理素质和性格特征 思考训练与教学互动,第一节 秘书的精神素养,一、秘书的思想政治素养 二、秘书的职业道德与作风修养,一、秘书的思想政治素养,（一）提高政治理论水平 作为秘书，只有提高政治理论水平，才能在具体工作中，做好领导的参谋和助手，面对各种利益的诱惑时才能坚持原则。 （二）树立法制观念 秘书必须认真学习法律知识，增强法制观念，学法用法，遵纪守法，不做危害国家和人民的事情，不钻法律的空子，切实当好领导的参谋和助手。 （三）把握政策导向 秘书只有熟悉国家的政策，领悟其核心要义，才能给领导和组织指出工作中存在的与国家政策不一致的地方，避免出现重大政治性错误，提醒领导按照国家的政策开展工作。,二、秘书的职业道德与作风修养,（一）秘书的职业道德 （二）秘书的作风修养,5.诚实守信 诚实守信，包括真诚待人、信守承诺、忠实于自己承担的义务。 秘书承担着上传下达、沟通执行和辅助决策的重要职责，诚实守信对秘书来说尤为重要。只有诚实守信，秘书才能得到领导和同事的信任，保持和谐的人际关系，从而促进秘书职能顺利发挥，提高组织管理效益。,（二）秘书的作风修养,1. 雷厉风行 首先，树立严格的时间观念； 其次，练就敏捷的反应能力 ； 再次，杜绝官僚主义和拖拉作风 。 2. 严谨细致 秘书工作责任重大，无论是撰拟公文、传达指示，还是完成领导交办事项，都不能有丝毫马虎和差错，因此，严谨细致是对秘书工作作风最起码的要求。,3. 谦虚谨慎 谦虚谨慎，是秘书的作风修养的重要内涵。因为秘书上接近领导，下接近群众，要保持谦虚谨慎的态度，不骄不躁，平易近人。 4. 勤奋耐劳 兢兢业业、埋头苦干，是秘书工作的优良传统。 现代社会对秘书提出了更高、更新的要求，只有思想敏锐、工作勤奋、学习刻苦、作风严谨的秘书，才能成为一名合格的秘书。,5. 思路清晰 秘书工作任务繁重、种类繁多，各种工作的重要性与要求不同，这就要求秘书工作思路要清晰、思维逻辑要严密，要有大局观和团队意识。,第二节 秘书的知识与能力素养,一、秘书的知识素养 二、秘书的能力素养,一、秘书的知识素养,（一）秘书的知识结构 （二）秘书的文化修养,（一）秘书的知识结构,1. 秘书知识结构体系建构的原则 2. 秘书的具体知识结构,.秘书知识结构体系建构的原则,（1）适应性原则 这一原则具体表现为以下两个方面的要求，即：首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相适应。其次，还应当与秘书所在组织的业务特点相适应。 （2）比例性原则 所谓比例性原则，是指根据各种知识在秘书工作中所使用的频率来确定其在秘书知识结构体系中所占的比例。 （3）动态性原则 所谓动态性原则，是指秘书的知识结构应该随着时代的发展和环境的变化不断调节和更新，使之适应工作的需要。,2.秘书的具体知识结构,（1）基础知识 其主要内容有马克思主义理论知识、语言文字知识、历史知识、法律法规知识以及办公自动化知识等。 （2）专业知识 是秘书知识结构的核心内容，具体包括：秘书学、文书学、应用写作学、档案管理学、公共关系学等知识。 （3）相关知识 主要包括：领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、咨询学、统计学、新闻学、传播学以及文学、美学等方面的知识。,（二）秘书的文化修养,1.文学修养 秘书的文学修养，既包括文学鉴赏也包括文学创作。 2.史学修养 秘书的史学修养，就是对历史知识的了解和对历史事件的认识与评价。 3.艺术修养 秘书的艺术修养主要包括书法、绘画、音乐等。,二、秘书的能力素养,（一）基础能力 （二）专业能力 （三）基本技能,（一）基础能力,1.观察力 秘书观察力的培养可以从培养观察兴趣开始，有意识地加强自身对周围环境的注意程度，同时要讲究观察方法和注意细节。 2.注意力 秘书的注意力的培养应从加强自我控制能力和增强工作责任感两个方面入手。,3.记忆力 秘书的记忆力的培养首先要有明确的目的，要有意识、有选择地去记忆某些重要的信息；其次要掌握记忆的技巧。 4.思维力 秘书的思维力的培养应注重拓宽思维的广度，增加思维的深度，锻炼思维的灵敏度。,（二）专业能力,1.表达能力 （1）书面表达能力 指秘书的写作能力，主要是指写作各种应用文体的能力,要求秘书首先要熟悉和掌握各种应用文体的写作格式、要求和技巧。其次，准 确。 （2）口头表达能力 对秘书口头表达能力的要求首先是要口齿清楚、发音准确。其次是中心突出、表意明确，说话时要简洁干练。再次是说话得体，符合身份。,2.办事能力 秘书在培养自己的办事能力时： （1）学会区分工作的轻重缓急 （2）明确各部门和领导的职责范围 （3）要通晓办事程序,3.管理能力 管理能力的培养要求秘书： （1）保持头脑清醒，要懂得统筹方法，能够合理分配时间或物品； （2）随时掌握先进的管理理念和管理方法，以便使所管理的人、财、物能够最大限度地发挥作用。,4.应变能力 应变能力的培养要求秘书要具有： （1）敏锐的观察力 （2）准确的判断力 （3）良好的心理素质 （4）快速反应的能力,5.社交能力 社交能力的培养要求秘书： （1）讲究文明礼貌，以得体的装扮和文雅的举止给对方一个良好的印象 （2）要对自己和他人有准确的定位,（三）基本技能,1.现代化办公设备的操作技能 秘书应该熟练掌握常用现代办公设备的操作、使用和日常维护方法。 2.常用的办公软件的使用技能 常用的办公软件系统有Word、Excel、PowerPoint等，要想使计算机充分发挥作用，就必须掌握常用的办公软件的使用方法。 3.网络办公技能 网络办公是指应用互联网、局域网等网络处理各种事务。秘书必须熟练掌握搜索引擎、电子邮箱、视频会议等现代化的网络办公技能。,第三节 秘书的心理素质 和性格特征,一、秘书的心理素质 二、秘书的性格特征,一、秘书的心理素质,（一）秘书的个性心理 （二）秘书的心理障碍及调节,（一）秘书的个性心理,1.动机 一名优秀的秘书，应当具备正确而高尚的动机，把辅助领导有效地实施管理和实现个人价值有机地结合起来。 2.兴趣 优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。,3.意志 秘书要锻炼和培养自己的自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极的意志品质，克服盲目性、脆弱性、顽固性和冲动性等消极的意志品质。 4.情绪 秘书应该学会控制自己的情绪，在工作中要善于经常保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的情绪。 5.气质 指人的心理活动动力特征的总和，是人典型的、稳定的个性心理特征。,（二）秘书的心理障碍及调节,1.自卑 克服自卑心理，秘书要： （1） 摆脱不自信，要善于发现并利用自己的优点、发挥自己的长处 （2）善于学习，通过学习提高自身的工作能力和水平,2.自负 消除自负心理，秘书要： （1）对自己有清醒的认识和准确的定位 （2）加强自我修养，树立正确的人生观、世界观、价值观，以脚踏实地的工作来完成自己对秘书角色的认知,3.嫉妒 摆脱嫉妒心理 （1）正视自己的差距，然后扬长避短，不断充实和提高自己，改变现状 （2）认识别人的长处，客观地看待别人的优点，以冷静、达观的心态对待周围的一切 （3）积极主动地向同事请教、学习，以提高自己，缩小差距，从而减少嫉妒心理的产生,4.焦虑 消除焦虑心理，秘书要： （1）增加自信心，减少自卑感 （2）学会自我放松，把自己从焦虑情绪中解脱出来,5.厌烦 消除厌烦心理，秘书要： （1）最重要的是树立正确的理想和信念，要明确自己的工作目标，充实自己的生活内容 （2）有正确的思维方法，懂得厌烦本身是无济于事的,二、秘书的性格特征,（一）秘书的性格要求 （二）秘书良好性格的培养,（一）秘书的性格要求,1.开朗豁达 秘书的性格中很重要的一个方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。 2.坚忍顽强 坚忍顽强的性格在秘书工作中的表现首先就是对工作任劳任怨；其次表现为正确对待自身的缺点和错误，也能够正确看待，努力克服，做到自尊、自爱和自重。,3.宽容友爱 秘书的宽容表现在： （1）在工作中以大局为重，不计较小事，在非原则性的问题上尽量忍让。 （2）在工作中求同存异，善于团结与自己意见不一致的人，不能对别人求全责备。 （3）在工作中不能嫉贤妒能，要努力学习，取人之长，补己之短，绝不能心胸狭隘，故意刁难。,4.幽默风趣 秘书在人际交往活动中运用幽默，可以使人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。 5.稳重自制 秘书在平时工作中办事要稳妥，待人要稳重，遇到突发事件时头脑清醒冷静，学会在不同场合、不同对象面前控制自己的情绪和行为方式。,（二）秘书良好性格的培养,1.了解自己，正视自己的性格 秘书要想培养良好的性格，首先要了解自己的性格，努力使自己的性格与职业要求相适应。 2.从善如流，接受别人的建议 可以请身边的领导、同事、朋友甚至家人给自己挑毛病、提建议。,3.找出差距，努力改变自己 秘书要善于分析自己，找出差距，在性格培养过程中，要注意扬长避短。 4.长期坚持，讲究方法 秘书要想改变自己性格中不利于秘书工作的部分，就需要有恒心、有毅力，要讲究方式方法。,思考训练与教学互动,1秘书的精神素养包括哪些内容，如何提高秘书的 精神素养？ 2秘书的知识结构由哪几部分内容组成？ 3秘书的能力素养的具体内容是什么？ 4秘书应该具备哪些心理素质和性格特征？,思考训练与教学互动,5联系以下某企业秘书的职责，谈谈秘书应该具备的职业素养。 公司秘书工作职责 一、组织建设 参与讨论公司部门级以上组织结构； 确定下级部门的组织结构； 当发现下级部门的岗位设置或岗位分工不合理时，要及时指出问题，作出调整，并通知人力资源部。 二、招聘及任免 用人需求 :提出直接下级岗位的用人需求，并编写该岗位的岗位职责和任职资格，提交给总经理确认； 确认直接下级提交的用人需求（含岗位职责和任职资格），并提交总经理确认。 面试: 进行直接下级岗位的初试； 进行直接下级岗位的复试，并做最后确定； 组织面试工作。 不合格员工处理: 提出对不合格直接下级的处理建议，提交总经理确认；确认直接下级提出的对不合格员工的处理建议，提交人力资源部。,思考训练与教学互动,三、 培训 提出对直接下级的培训计划，提交总经理确认； 确认直接下级提出的培训计划，提交人力资源部。 四、绩效考评 提出直接下级的绩效考评原则，提交总经理确认； 根据总经理确认的绩效考评原则，与人力资源部经理商讨并确定绩效考评方法； 对直接下级进行考评，并进行考评沟通。将考评结果提交人力资源部。 五、工作沟通 汇总工作报告，并与总经理进行信息沟通，同时将这些信息传递到直接下级； 负责将公司的政策、原则、策略等信息，快速、清晰、准确地传达给直接下级； 确定书面的交互式的工作通报制度，与直接下级进行沟通。,思考训练与教学互动,六、激励 提议下级部门和直接下级的激励原则，提交总经理确认； 根据总经理确认的激励原则，与人力资源部经理商讨并确定激励方法。 七、经费审核与控制 依据财务制度审批下级部门的各项花费，并确认支出的合理性； 监督并控制下级部门的费用支出，并向总经理进行费用月报。 八、工作报告 定期将自己的各项工作及下级部门的工作以书面的形式向总经理报告。 九、表现领导能力 指导、鼓励、鞭策下级，使下级能努力工作； 有办法提升下级的工作效率； 能为下级描绘公司的战略意图和远大前景。,思考训练与教学互动,6 作为秘书工作基础的职业道德是（ ） A、诚实守信 B、甘当配角 C、实事求是 D、不卑不亢 7秘书知识结构的核心是（ ） A、基础知识 B、专业知识 C、相关知识 D、其他知识 8秘书的心理障碍既包括自卑，也包括（ ） A、自负 B、做作 C、狂傲 D、消沉 9秘书要改变固执的性格特征的一种重要方式是（ ） A、多看书 B、多交朋友 C、经常反省 D、从善如流,C,B,A,D,思考训练与教学互动,课堂讨论： 2006年在网上出