杭州电子科技大学档案管理规定.doc

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录一、杭州电子科技大学档案管理规定1二、杭州电子科技大学档案实体分类和档号编制方案7三、杭州电子科技大学党群、行政档案管理实施办法12四、杭州电子科技大学教学档案管理实施办法24五、杭州电子科技大学科研档案管理实施办法28六、杭州电子科技大学基建档案管理实施办法33七、杭州电子科技大学仪器设备档案管理实施办法39八、杭州电子科技大学产品生产与科研开发档案管理实施办法41九、杭州电子科技大学外事档案管理实施办法45十、杭州电子科技大学出版档案管理实施办法48十一、杭州电子科技大学财会档案管理实施办法50十二、杭州电子科技大学声像档案管理实施办法55十三、杭州电子科技大学电子档案管理实施办法59十四、杭州电子科技大学人事档案管理实施办法62十五、杭州电子科技大学档案工作岗位职责67十六、杭州电子科技大学档案工作安全与保密制度70十七、杭州电子科技大学档案室库房管理制度71十八、杭州电子科技大学档案查阅、借阅制度72十九、杭州电子科技大学档案室计算机设备与网络安全管理制度73杭州电子科技大学档案管理规定第一章 总 则 第一条 为了加强对学校档案工作的领导，搞好科学管理，更好地为各项工作服务，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法(27号令)和高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范，结合我校工作实际，特制定本规定。第二条 我校的档案是指在党群、行政、教学、科研、基本建设、财务会计、设备管理、产品生产与科技开发、外事、出版等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料、实物史料。 第三条 我校形成的各类档案，是全校师生员工劳动智慧的结晶，又是国家和学校的宝贵财富。学校对档案实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。各部门必须定期向校档案馆移交档案，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。 第四条 学校档案工作是学校工作的组成部分，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要尺度，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是一项科学文化事业。各部门必须加强档案工作的领导和管理，对文件材料的形成、积累、整理、归档工作，要列入各单位和有关人员岗位责任制，实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入”、“四同步”：纳人学校规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。第二章 管理体制和任务 第五条 按照集中统一管理的原则，学校设档案馆。校档案馆为直属事业单位，对全校档案实行统一管理，有关部门、学院、校办公司经批准可设分室。分室档案业务受校档案馆和行政主管部门双重领导。 第六条 校档案工作由一名校领导负责分管，各有关部、处、学院由一名领导具体负责本部门的档案工作，并设兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并把做好档案工作，纳入有关人员的职责范围，作为检查工作、考核干部的重要内容之一。第七条 校档案馆的基本任务是：一、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作；二、制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查全校各部门执行情况；三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料；四、开展档案的开发利用工作；五、配备必要的现代化管理设备，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；六、参加档案工作协作、学术研究和交流活动；七、建立、健全学校档案工作网络，培训全校专(兼)职档案工作人员；八、开展档案宣传工作和利用者教育与咨询活动。第八条 实行部门立卷制度，部门档案工作的任务是：一、学习和执行上级有关档案工作方针、政策和学校档案工作的规章制度；二、做好本部门档案的形成、积累和平时立卷工作，按要求定期向档案室移交归档；三、党委宣传部设声像分室，统一保管其摄制的、具有保存价值的有关教学、科研生产和学校重大活动的录像带、影片等，每年造具新增目录，一式二份，一份留存，一份交档案馆；四、信息工程学院（独立学院）、后勤服务总公司（杭州文一后勤发展有限公司）设立分室，分室按档案馆管理要求收集、整理和管理档案，每年造具新增目录，一式二份，一份留存，一份交档案馆。第九条 档案专兼职人员要努力提高政治与业务素质，忠于职守，严守机密，钻研业务，踏实细致，热心服务，保证工作任务的完成。档案工作人员(指专职档案工作人员与做档案工作为主的兼职人员)属档案专业技术人员，按档案专业人员职务试行条例(职改字1986第39号)，实行专业技术职务聘任制。第三章 文件材料的形成和归档 第十条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门和课题组兼职档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时，进行整理、立卷，按归档要求，经本部门负责人审查合格后归档。 第十一条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向各部门或课题组兼职档案员移交，任何个人不得将档案材料据为己有。 对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学校档案馆捐赠珍贵档案的个人，学校予以奖励。 第十二条 学校对科研成果、产品试制、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案馆专职档案员或所在部门兼职档案员参加，会同有关业务部门对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。 第十三条 文件材料的归档范围：一、党群类：主要是指校党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委在工作过程中形成的有保存价值的文件材料； 二、行政类：主要是指学校行政、人事、监察审计、武装保卫、公共事务、产业、图书、档案等在工作中形成的有保存价值的文件材料； 三、教学类：主要是指研究生、全日制本、专科生、成人教育在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件材料； 四、科研类：主要是指科研综合管理和各科研课题从科研准备到成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料； 五、基本建设类：主要是指基建综合管理和各项工程项目(包括新建、扩建、改建、维修等)全过程形成的文件材料； 六、仪器设备类：主要是指仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、说明、维修和改进工作中产生的文件材料； 七、产品生产类：主要是指学校自行研制、试制产品的文件材料及在生产过程中形成的文件材料、样品或样品照片、录像等；八、出版物类：主要是指学校编辑出版的学报、校报及其他刊物的审稿单、原稿、书样及出版发行记录等； 九、外事类：主要是指外事归口管理和学校有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国（境）访问、考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；学校派出国（境）留学、接受外国（境）留学生形成的文件、学籍材料；授于中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等； 十、财会类：主要是指财务管理和会计活动中直接形成的文件材料； 十一、声像类：主要是指校领导重要活动，上级领导来校视察，兄弟单位来校参观访问，学校各方面重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动等的照片(包括底片)、光盘、录像带、影片及有关文字材料，以上各类的具体归档范围可详见各类档案的归档范围；十二、实物类：主要是指学校各类重要活动、外事活动中形成的重要实物等档案资料。第十四条 归档要求：一、实行由文件材料形成单位和科研课题组立卷、主管业务部门统一归档的制度；立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，并编写页号或件号，输入卷内目录、填写备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限； 二、归档的文件材料应格式统一，质地优良，声像清晰，符合规范和标准的要求；填写的字迹要工整，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，可用计算机打印； 三、文件材料整理立卷后，由立卷人向单位的兼职档案人员移交，兼职档案人员将案卷，经本单位负责人审查签字后，拟制移交清单，向校档案馆移交； 四、凡由几个单位合作完成的项目，由主办单位立卷归档；五、重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件。第十五条 归档时间：一般要求在次年六月底前归入档案馆，具体归档时间按照分类档案管理实施办法执行。 第四章 档案的管理与保管 第十六条 对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便。 第十七条 严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、办公室三分开，添置必要设备，要有“八防”措施，经常检查档案保管情况，确保档案安全。 第十八条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审核签署意见，交档案馆归档。 第十九条 定期检查档案情况，学期结束前全面清点，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并作出记录。第二十条 单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。第二十一条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关报表。第二十二条 做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理开发研制工作，逐步实现档案的标准化、规范化的现代化管理。第二十三条 学校档案工作经费，应单独立项，列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门应对于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备，在其经费中给予支持。第二十四条 建立档案借阅制度，按档案密级，履行审批手续。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取涂改、损毁或转让他人。第五章 档案的开放与利用第二十五条 除有特殊规定的以外，学校档案馆应将保存的档案，按照档案法、高等学校档案管理办法和国家、学校有关规定，向全校和社会公布和开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放的档案。属下列情况之一的档案，不对外公布：一、 涉及国家秘密的；二、 涉及专利或者技术秘密的；三、 涉及个人隐私的；四、 档案形成单位规定限制利用的。第二十六条 档案馆要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机检索，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务。第二十七条 开放和利用档案必须遵循以下原则：一、本校工作人员因工作需要，查阅已公开的档案材料，或查阅本人承办部分的未公开档案材料，经办理查阅登记手续，均可查阅；二、查阅本部门其他不予公开的档案，须经本部门(处级)负责人或课题组负责人签字；三、查阅其他部门不予公开的档案，除须经本部门(处级)负责人同意外，还须经档案馆馆长同意，方可查阅。查阅其他未公开的科研项目档案，除须经该课题组负责人或作者本人同意外，还需经科研处长同意，方可查阅；四、校党政会议记录，须经党政办主任或档案馆长同意签字，重要的须经主管书记、校长批准，方可查阅；五、为方便利用，本校工作人员查阅本部门形成的档案和可以公开的档案，可通过电话进行查询；六、校外单位查阅已公开档案，凭本单位介绍信、出示本人证件；查阅未公开档案，由档案馆根据有关规定办理；因特殊需要，查阅有保密内容的档案，按学校保密档案管理办法办理；七、个人查阅与本人有关的职称、学历、学籍等可以公开的档案，凭个人证件即可；八、凡摘录、复制未开放的档案，应经馆长或经馆长授权的档案管理员同意；档案管理人员应进行认真核对，出具证明并盖章；九、学校档案馆应当为师生员工和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用，用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用；对于复制档案资料的，可以收取复制费。第二十八条 未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学校档案。校档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。第六章 档案的鉴定和销毁第二十九条 档案鉴定工作在主管校长领导下，由档案馆、有关业务部门和校保密部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。第三十条 档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是：一、凡是反映学校主要职能部门活动、基本历史面貌和各项工作，具有长远利用查考价值的档案，列为永久；二、凡是在一定时间内学校进行各项工作需要利用查考的档案，根据情况可列为长期或短期；长期为10年至30年，短期为10年以上；三、介于永久与长期或与短期之间的档案，一律从长划定。第三十一条 销毁档案，应造具清册，经主管校长批准后，鉴定小组指定两人以上去造纸厂进行监销，批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。第七章 考核、奖励和处罚第三十二条 学校建立档案工作检查、考核和评估制度，对档案工作成绩突出的单位和优秀的档案工作人员（专、兼职）给予表扬和奖励。第三十三条 对违反中华人民共和国档案法的行为，要按照中华人民共和国档案实施办法规定的程序和处理方法予以处罚。第八章 附 则第三十四条 学校依据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法（27号令）、高等学校档案实体分类法与工作规范等上级文件和本规定，制定党群、行政、教学、科研、基本建设、产品生产、仪器设备、外事、出版、财会、声像、实物类档案的具体管理办法。第三十五条 本规定自发布之日起执行。本规定由校档案馆负责解释。杭州电子科技大学档案实体分类和档号编制方案 一、分类目的档案实体分类，是以我校的全部档案为分类对象，依据学校工作职能，结合档案构成的内容、特点进行统一分类，使我校的全部档案在实体上构成一个统一的科学的类别体系，解决档案实体编目和排架管理问题，实现档案实体编号、排架检索的规范化、科学化，促进学校档案工作整体管理水平的提高，更好地发挥档案的作用，为学校各项工作服务。 二、分类原则 (一)逻辑性 分类必须符合逻辑学划分规则。 1、同一次分类划分只能采用一个划分标准，不能同时使用两个或两个以上的标准； 2、各个子类的总和必须等于母体的全体，即下位类的外延之和必须等于上位类的外延； 3、同位类目之间界线清楚，互不相容，不能你中有我、我中有你，互相交叉和包容； 4、划分必须分阶段、分层次循序进行，不能跳跃。 总之，各个大小类目按概念的从属关系、并列关系组织起来，形成一个脉胳贯通、层次分明的逻辑体系。 (二)整体性 应把学校档案作为一个整体来认识，分类必须保持档案之间的有机联系，保证产生于同一活动领域、记录和反映相同工作内容、性质的档案的系统完整。 (三)稳定性 档案实体分类构成的类别应适用相当长时期，并有扩充性。既能对现有的全部档案按职能活动和内容性质特点建立类别体系，又能对今后可能增加的档案内容留有增设类目的余地。 (四)实用性分类是管理档案的一种手段，是整理档案的中心环节，因此，分类必须符合实用原则。1、按分类体系组织的馆藏，既符合系统化要求，又充分考虑库房的利用率；2、分类层次不宜过多，类目设置不宜过细、过繁，要易记、易认，便于归类和管理，便于检索、调档和信息开发。 三、类目设置遵循分类原则，根据学校档案产生的领域，结合档案记述的内容和形成规律，我校档案设十二个类目，即党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、实物。对一级类目进行扩展，体现一级类目具体内容的二级类目设置，根据不同一级类目内档案形成规律和内容特点的不同，采用不同的划分标准。党群、行政类的二级类目按职能设置；科研、基建、产品类按项目设置；设备类按设备拥有单位名称设置；教学、外事、出版、财会、声像类按档案内容和事物类型设置。其中教学类的个别二级类目不能清楚地体现其内容的，就扩展到三级类目，声像类的因增加了载体代号且内容又较多，则扩展到四级类目。我校档案实体类目设置如下：DQ 党群11 党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此）12 纪检（纪律、监察、审计机构合一时，材料入此）13 组织14 宣传教育（学生思想政治工作材料入此）15 统战（民主党派材料入此）16 工会（教代会、妇女工作材料入此）17 团委（学生社团材料入此） XZ 行政11 行政综合（学校评估、校史和院、系、所等单位综合材料入此）12 人事（师资工作材料入此）13 监察、审计（纪律、监察、审计机构合一时，材料入纪检）14 武装、保卫15 公共事务16 档案、图书、文博17 后勤、产业JX 教学11 综合12 学科与实验室建设13 招生14 学籍管理考生名册、学籍变更材料、学生奖惩11 研究生学籍卡12 本专科生学籍卡13 成人班学籍卡15 课堂教学与教学实践教学计划、课程安排、校历表、课表11 试题16 学位委员会材料、学位清册11 研究生学位评审材料12 研究生及本专科生优秀论文17 毕业生18 教材KY 科研11 综合12 科研项目13 科研获奖材料14 科研书籍15 科研论文16 科研涉密项目JJ 基建11 综合12、13 n 单项工程SB 设备11 综合12 设备项目CP 产品11 综合12 产品项目CB 出版11 综合12 校报13 学报14 译丛15 高教研究16 函授通讯WS 外事11 综合12 出国（境）国际合作与会议材料人WS1413 来校外国留学生工作材料入WS15，国际会议合作材料入WS1414 国际合作与会议15 外国留学生工作CK 财会11 综合12 会计报表13 会计帐簿14 会计凭证15 工资清册SX 声像SX11 照片11 党政11 综合12 上级来校活动（视察、座谈、现场办公等）13 党代会、教代会、团代会、学代会等重大会议14 重大纪念日、校庆等活动15 授聘名誉职务、称号12 教学11 综合12 历届毕业生的毕业合影、优秀毕业生照片、培训班、13 学生参加实习、军训、社会实践、社会调查及各种竞赛活动、奖学金设立及颁奖大会。13 科研综合、科研成果、学术交流、学生科研14 外事出访、来访、外籍教师15 基建各个时期的校园环境材料。包括：校门、校牌、大楼、宿舍等建筑物和校园风光、重大项目的开工、奠基、落成典礼和学校建设规划、模型16 文体 运动会、文艺演出、各种展览、其它。17 获奖材料各类先进集体、先进个人、成果奖。18 人物历任校长、党委书记；博士生、硕士生导师等名人及骨干教师；其他(追悼会入此)。SX12、光盘SX13、录像带SX14、录音带SW 实物11 作废公章12 校薇13 奖牌14 纪念品四、档案编制模式档号由年度号、分类号、案卷号组成。模式如下：（一）199XDQ111 案卷号 二级类目（党群综合） 一级类目（党群） 年度（二）199XJX 14 111 案卷号 三级类目（研究生学籍卡） 二级类目（学籍管理） 一级类目（教学） 年度（三）199XSX 11. 11. 11 1 案卷号 四级类目（党政综合） 三级类目（党政） 二级类目（照片） 一级类目（声像） 年度杭州电子科技大学党群、行政档案管理实施办法 第一条 根据中华人民共和国档案法和教育部高等学校档案实体分类法与高等学校档案管理规定、杭州电子科技大学档案管理规定等有关规定，制定本实施办法。 第二条 党政档案是学校在党群和行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图象和声像等各种载体材料。 第三条 党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷制度，任何单位和个人不得擅自保存和销毁。学校各部、处、学院等处级部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定兼职档案人员，协同校档案馆认真做好党政档案的收集、整理归档工作。 第四条 党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部、处、学院等处级部门的工作计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。 第五条 尽快实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变。大力开发档案信息资源，发挥党、政档案的作用。 第六条 归档范围 一、对学校和社会当前与长远发展具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件材料均应归档。具体按杭州电子科技大学归档范围与保管期限执行。 二、归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 第七条 不归档文件材料 上级机关普发参阅、不办的文件材料； 上级机关发来供工作参考的抄件； 上级机关征求意见未定稿的文件； 重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿(学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设意见的人民来信； 学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； 本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料；为参考目的从各方面收集的文件材料； 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 第八条 文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。 第九条 中共中央、国务院、省、市党委、人民政府，国家教育部、工业和信息化部以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党政办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档(教学、科研、设备、基建、产品、出版、外事、财务工作活动形成的文件材料归入各自门类)。 第十条 党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党政办归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档。 第十一条 各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位。 第十二条 案卷质量的基本要求：遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持彼此间的有机联系，全面、准确反映学校党、政部门职能活动的全过程，区别不同价值，便于保管和利用。具体要求有： 一、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全。文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件应放在一起，不得分开。 二、文件一般归入文件形成年度。跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件应归入公布或批准年度。 三、卷内文件材料按内容重要程度结合时间顺序排列。批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按时间顺序排列。 四、卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号。每个案卷都从“1”开始顺序标注，卷内文件无论正面反面只要有书写文字，均应一面编写一个页号；页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。 五、案卷文件数量，一般不超过200页。遇太薄时可将问题相近的材料合并组卷；遇太厚时可分成若干卷。对反映本校重要工作和重大活动的文件材料，不限多少，要单独立卷。 六、案卷必须按规定的格式逐件填写卷内目录。填写的字迹要工整，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水。有条件的单位可用计算机打印。卷内目录放在卷首位。 七、填写卷内文件目录。顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。文号：文件制发机关的发文字号。文件作者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。文件标题或事由；即文件标题，一般应照抄。没有标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题。日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”，在表示年、月、日的数字右下角加“”号。起止页数：卷内文件起止之页的编号。 八、填写卷内备考表。本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。立卷人：由组成本卷的责任者签名。检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。 九、卷内文件材料应去掉金属物；破损文件要裱糊，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷；对书写超过装订线的文件材料要贴边。案卷采用三孔装订。 第十三条 案卷封面，应逐项按规定填写清楚，案卷标题一般包括责任者、内容和名称（文种）。字迹用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。 第十四条 案卷按学校档案分类法进行分类，根据价值顺序排列后，依次编写案卷号，然后逐项填写案卷目录，字迹工整，有条件的单位可用计算机打印。第十五条 归档验收。文书立卷部门应于寒假开学后着手收集、整理去年的部门档案，在专职档案工作人员的配合、指导下，做好文书立卷工作，提请学校档案部门检查合格后，办理移交手续。部门归档验收工作应于六月份前结束。 第十六条 党群类档案号年度号+党群档案分类号+案卷号，其模式为：20XXDQ001n，行政类档案号年度号+行政档案分类号+案卷号，其模式为：20XXXZOO1n。 第十七条 建立党政档案鉴定小组，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经有关领导人批准后销毁。销毁时应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。档案部门在档案销毁后应及时调整档案柜架且在相应的检索工具中注明。 第十八条 根据工作需要，编制配套的检索工具和参考资料。进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、大事记、组织沿革、基础数字汇编等。第十九条 应用计算机进行档案的检索、编目、统计等，提高档案的现代化管理水平，提高开发利用档案的能力。第二十条 党政档案的借阅利用，按杭州电子科技大学档案借阅利用制度执行。档案部门应设置阅览室，配置必要的复制设备，为利用者提供方便，更好地发挥档案的作用。附：党群、行政档案归档范围和保管期限表党群类档案归档范围和保管期限表DQll 党务综合序号类 目 名 称保管期限1上级党组织有关党的建设的文件材料(如文件是本针对本校的，则永久保存)长期2学校党代会文件材料（1）大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等。（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等。（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样。永久3学校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件永久4学校党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)永久5学校党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知永久6以学校党委名义召开的工作会议材料永久7学校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久8学校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿永久9学校党委工作简报永久10学校党委大事记永久11学校党群系统启用印章的文件和印模永久12学校党群系统重要统计材料永久13各部、委、各总支报校党委的工作计划、总结、报告、请示及批复长期14学校党委保密、秘书工作的有关文件 长期15重要的群众来信来访及处理材料永久16学校党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 长期17分党委、总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表长期18分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料长期19分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料长期DQl2 纪检序号 类 目 名 称保管期限1上级纪委关于纪检工作的文件长期2学校纪委工作规章制度长期3学校纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计永久4学校纪委会议记录永久5党员处分、复查材料永久6群众来信来访及处理意见长期DQl3 组织序号类 目 名 称保管期限1上级关于组织工作的指示、决定、通知、简报长期2学校组织工作计划、总结；决定、报告、调查材料永久3学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知永久4落实政策的有关材料 永久5学校各级领导干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等(包括上级批准的)永久6学校各级领导干部名册永久7总支、支部改选报告、审批材料长期8各总支、支部委员名册长期9党员名册长期10关于取消资袼，党员退党的文件材料长期11本校党内统计年报表及党费收支情况汇总表永久12表彰和奖励先进党组织、先进党员的材料长期DQl4 宣传教育序号类 目 名 称保管期限1上级关于宣传工作的文件长期2学校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结永久3教职工政治思想工作动态及调查材料长期4理论学习的决定、通知、计划、总结长期5反映本校重大活动的剪报及图表永久6上级有关学生思想政治工作的文件长期7学校有关学生思想政治工作的决定、通知、条例永久8学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结永久9学生思想政治工作典型调查材料和统计长期10关于学生政治工作队伍的选拨、管理文件长期11学生政治工作人员名单长期12思想政治工作成果长期DQl5 统战序号类 目 名 称保管期限1上级关于统战工作的文件长期2学校统战工作计划、决定、报告、通告和总结永久3统战工作情况调查、典型材料、统计报表永久4学校各级人大代表、政协委员名单(册)及审批材料永久5台、港、澳和侨务工作材料 长期6各民主党派成员和负责人名册及有关材料长期7统战工作重要会议记录、各民主党派、团体重要会议记录永久DQl6 工会序号类 目 名 称保管期限1上级有关工会工作的文件长期2工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计永久3会员代表大会的有关文件(通知、名单、报告、决议、选举、简报结果、领导讲话、大会发言等文件)长期4表彰工会先进集体个人的材料、名单长期5处分会员的有关材料长期6工会委员会会议记录、记要长期7基层工会干部名册长期8会员名册长期9妇女工作材料长期10家属工作材料长期11分工会干部任免文件、组成人员名单长期12由工会主办的具有连续编号的内部刊物、资料长期DQl7 团委序号类 目 名 称保管期限1上级关于团的工作文件长期2学校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久3学校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）永久4团委工作计划、报告、总结及规章制度永久5团委工作典型调查材料、优秀团员的材料长期6表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料长期7处分团员的材料及复查材料永久8批准入团、离团材料及名单长期9团员名册长期10团委会议记录长期11学生会文件、材料长期12学校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料长期13各分团委的有关材料长期14研究生会的有关材料长期15团委牵头进行的重大活动的有关材料长期16社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料长期17学校各级分团委干部任免通知长期18团内情况统计年报表永久19具有连续编号的有关团的工作出版资料长期行政类档案归档范围和保管期限表 XZll 行政综合序号类 目 名 称保管期限1上级有关高校行政管理的综合性文件长期2全校性的规章制度、行政综合文件永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4校长办公会、院长书记碰头会议记录、记要 永久5全校性的工作会议、座谈会长期6校领导在会上的重要讲话和参加校外会议发言稿长期7本校教育事业规划、计划及上级批复永久8学校评估材料永久9学校向上级的请示及其批复永久或长期10本校各单位的请示及学校的批复长期11有关全校性工作的调查材料和经验总结永久12学校综合年报表及综合统计永久13启用印章的文件及印模永久14学校历史沿革、情况介绍永久15学校大事记、简报、信息、动态等永久16校史工作材料永久17校友工作材料长期18校庆工作材料长期19群众来信来访文件材料长期20普选工作材料短期21学院会议记录、记要长期22学院工作计划、总结、报告长期23学院开展各种学术活动的文件长期24学校与国内单位协作的材料长期25学校设置各类临时性机构文件长期26学校与外单位签订的综合性协议、合同等永久XZ12人事序号类 目 名 称保管期限1上级机关有关人事工作的文件长期2学校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、调查材料、会议记录永久4关于机构、编制规划、计划报告及上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料永久8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料永久9师资培养、管理工作计划、规定、总结永久10教师进修计划、安排、总结长期11教师工作量的规定及执行情况长期12教师业务考核材料长期13人事统计报表永久14教职工名册、登记表永久15教研室、研究室正副主任名册长期16教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复长期17教职工工资调整材料、名册长期18教职工转正定级材料长期19教职工校内调动材料长期20教职工的录用、调入的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信）长期21教职工调出的有关材料（包括转移行政、工资关系介绍信存根）长期22教职工援外和支援边远地区材料短期23教职工退职、离职的有关材料长期24教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期25教职工退休后继续工作的材料长期26教职工福利工作长期27劳动就业工作使用临时工有关材料长期28本校突出贡献专家和享受各类政府特殊津贴的文件材料长期29本校对教职工作辞退、除名及同意辞职的文件材料长期30本校教职工止薪通知单长期31本校教职工载入各类名人材料永久32编外用工劳动合同长期XZl3 监察、审计序号类 目 名 称保管期限1上级有关监察、审计工作的文件长期2学校监察、审计工作方面的规章制度长期3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期4监察、审计工作统计年报及重要报表长期5有关立案的调查、审理、处理材料、结案材料永久XZl4武装