酒店随采业务内控评价浅探.doc

/smsp1982酒店随采业务内控评价浅探中内协网 酒店随购随用的入厨原料及成品采购业务（以下简称“随采业务”）是保证供应满足需要的关键环节，在餐饮成本构成中处于举足轻重的地位。由于受供应单位多、规格品种杂、供方缺乏规范的票据等因素的制约，极易产生“跑、冒、滴、漏”现象和滋生腐败行为，故对该环节的内控系统评价成为酒店业内审的重中之重。 一、 随采业务流程 随采业务主要由采购部门负责，并涉及财务、厨房等部门。一般包括如下几个程序和手续： 1、 各厨房根据餐饮定单和预计客源状况，在每日下午提供次日“请购计划”报采购部门。 2、 由采购、餐饮、效能监察等部门的有关人员组成比价小组，负责考察市场、筛选新客户、评价老客户，并择优选择一部分新老客户作为材料采购的候选供货商。 3、 将注明候选供货商地址、联系方式的“候选供货商名录”报有关领导和监督部门，经综合分析后确定供货商。 4、 采购部门根据 “请购计划”在授权范围内与供货商签定“购货合同”或制作“采购定单”，以列明供货品种、规格、质量、价格、交货时间等内容，交验货室作为验货依据。因生产急需的临时性的采购，需经主管人员批准。 5、 由采购、餐饮等部门人员组成的验货小组，按“供货合同”或“采购定单”内容负责对供应商提供的商品进行检验过磅后据实填制“商品验收单”，分别由在场责任人员签字认可。验货室需对缺货、缺量、等级不符等情况予以造册登记，以考核供货商信誉情况。 6、 “商品验收单结算联”随货入厨或入库后，由厨房责任人员或仓库保管员复磅或点验后签字认可。 7、 “商品验收单财务挂账联”送财务部门记账，并作为核算各厨房经营成本的依据。 8、 在约定的结算时间内，供货商持签字手续完备的“商品验收单结算联”到酒店办理货款结算手续。 以上程序，基本反映了酒店即时材料采购业务的处理过程，但由于企业规模不同，会计制度设计各异，具体到每一个企业不一定与上述程序完全吻合。 二、 随采业务控制目标及措施 （一） 随采业务控制目标 按照材料实体和价值转移的特点以及它在经营过程中的作用、对采购业务的要求，其控制目标有如下几个方面： 1、 保证材料采购业务合法有效。包含紧急请购在内的所有材料采购业务的发生必须经过适当的授权或批准后才能执行。采购人员必须与原定供货商进行协商定货。未经授权或批准的不得进行采购。 2、 保证材料采购经济合理。所采购材料必须是企业所必须的，质量达标、批量合理、价格公道，没有超储积压和供应断档情况发生。 3、 保证采购成本正确无误。如实反映材料采购资金的动态，正确计算材料采购成本和费用。对非送货方式所采购的产品，要正确地划分采购费用与管理费用的界限，使材料采购成本能反映材料的实际价值。 4、 保证采购业务会计资料真实可靠。要求每一项采购业务都必须得到反映。使核算资料能真实地反映采购业务的来源、单价、质量、金额、费用等实际情况。 5、 保证材料实物安全可靠。保证采购的材料实物数量充足，规格质量符合规定，没有丢失短缺、虚报冒领和腐烂变质现象发生。 （二） 随采业务的控制点和控制措施 根据酒店材料采购发生频繁、业务量大、品种杂乱的特点，为了保证上述控制目标实现，酒店应建立以“商品验收入库单”、“信息反馈单”为主要载体的内部控制系统，在系统中设置如下几个控制点，并采取相应的控制措施。 1、 审批。采购部门汇总各厨房当日“请购计划”编制即时“采购定单”。临时急需的材料还需提出临时性的采购申请。企业主管人员应从经济合理性和可行性角度及时审查这些文件。签批后表明已授权采购部门可以在申请范围内组织采购。这可以保证所有在申请范围内的采购业务的发生都能得到适当的授权和批准，有利于保证材料采购的经济合理性。 2、 比价。比价采购小组对采购计划所列材料进行市场询价。将询价单位、品种、规格、单价、最大供货量、优惠服务措施等形成“询价情况一览表”，从中筛选供货单位，提请领导组织确定最终供货单位，由参与人员会签后作为签订合同的依据。 3、 定购。采购部门根据批准的采购计划与供货方签订“供货合同”或向供货单位提出供货邀约，达成协议，形成“采购定单”。 4、 验货。验货室接到货物后，应先与采购部门转来的“供货合同”或“采购定单”核对，无误后评验质量、过磅计量，并分别供货单位、接货部门编制“商品验收单”，由参验人员会签认可，防止营私舞弊行为的发生。 5、 复验。使用部门接到货物及随货转来的“商品验收单”后，要照单复验商品的质量和数量。如有不符，应要求验货室立即查明原因，改正“商品验收单”所列内容，并填制“入厨材料信息反馈单”交规定的监督部门。完成以上程序后，使用部门在“商品验收单”上签字，并将“结算联”交供货商，以作为以后结算货款的依据。 6、 挂账。采购部门接到验货室转来的“商品验收单挂账联”时，应根据定货合同、采购定单逐一检查所列供货单位、品种、规格、单价等内容后签署意见并转到财务部门记账。这是保证材料采购有效性和合理性的重要环节。 7、 审核。财务主管人员审查采购部门转来 的“商品验收单结算联”，检查其内容是否与挂账内容相符，有关签批手续是否已经履行。最终确认这些经济业务的有效性、真实性、完整性。 8、 记账。会计人员根据经审核的“商品验收单编制记账凭证,及时登记有关账簿,正确核算经营成本,妥善保管会计凭证,以便对材料采购业务进行检查。 三 、随采业务审计重点 通过对被审单位内部控制系统评价，确定了薄弱环节和失控点后，应根据采购业务发生错弊的可能性，从以下几个方面进行重点审计： 1、 材料采购是否按已审查的“采购合同”或“采购定单”进行。有无盲目采购或延时采购造成超储积压、腐烂变质或供应脱档的情况。 2、 候选供货商和实际供货商的确定是否体现了公开、透明的原则？有无筛选过程的记录？对方的联系方式是否公开？ 3、 材料采购是否体现了同等货物比质量、同等质量比价格、同等价格比服务的原则？有无舍近求远或长期从一家供货商进行大额采购并从中收取好处费的情况。 4、 采购成本或营业成本的核算是否符合规定，有无漏计采购成本或将不属于采购成本的项目计入采购成本的情况。 5、 材料验收人员是否全部能够履行相应的把关手续，有无代替他人签字的情况发生？ 6、 “商品验收单”是否随货入厨？使用部门是否对已验材料进行复验，有无复验记录？有无验货室验货后材料