快速消费品行业(FMCG)分销企业标准运作操作手册(上册).doc

快速消费品行业(FMCG)分销企业标准运作操作手册(上册)第一部分 基础资料3第一章 分销商组织架构31. 说明42. 组织架构建立流程43. 流程操作说明6第二章 商品管理101. 说明：102. 适用范围及对应岗位103. 创建商品信息流程图104. 流程操作说明12在系统中相应的操作：12第三章 销售代表管理141. 说明142. 销售代表维护流程图143. 流程操作说明：14第四章 客户管理161. 说明162. 客户维护流程图163. 新增客户操作流程16第二部分 采购管理18第一章 采购下单核心工作流程181. 说明182. 适用范围及对应岗位183. 涉及相关单据184. 相关作业流程185. 业务流程操作20第二章 收货核心工作流程221. 说明222. 适用范围及对应岗位223. 涉及相关单据224. 相关作业流程225. 业务流程操作24第三章 采购退货核心流程261. 说明262. 适用范围及对应岗位263. 涉及相关单据264. 相关作业流程265. 业务流程操作27第四章 分公司调拨工作流程291. 说明292. 适用范围及对应岗位293. 涉及相关单据294. 相关作业流程295. 流程操作说明31第五章 直进直销工作流程321. 说明322. 适用范围及对应岗位323. 涉及相关单据324. 相关作业流程325. 流程操作说明34第三部分 库存管理35第一章 跨部门移仓标准工作流程351. 说明352. 适用范围及对应岗位353. 涉及相关单据354. 相关作业流程355. 业务流程操作37第二章 盘点标准作业流程391. 说明392. 适用范围及对应岗位393. 涉及相关单据394. 相关作业流程395. 业务流程操作41第三章 损溢标准作业流程421. 说明432. 适用范围及对应岗位433. 涉及相关单据434. 相关作业流程435. 业务流程操作44第一部分 基础资料第一章 分销商组织架构1. 说明1.设置组织架构目的是将公司的业务运作部门进行划分，以明确各部门职责范围和业绩考核范围。2.同时，对人员进行分工细化，指派各类业务人员的职能角色和权限范围，“人尽其责，人尽其能”。2. 组织架构建立流程组织架构建立流程：3. 流程操作说明3.1. 建立组织架构分销商组织架构图如下：总部分公司1分公司2经营部1经营部2经营部总部下可根据区域或类型分设几个分公司。分公司之间互相独立运作，独立考核。分公司的设定可参考以下几点：1分公司所覆盖的区域是否有足够的生意额和利润？2是否有合适的人员对分公司进行管理？3是否有足够资金进行前期投资？分公司可再根据经营商品类别等分设经营部，便于分开管理和运作。以经营部为基本部门进行数据独立统计。经营部的设定可根据以下几点：1是否对某类商品进行独立核算？2厂家是否要求对其商品销售数据独立统计？在系统中相应的操作：进入系统【字典中心】【公用字典】界面，在此维护组织架构体系。3.2. 建立人员角色权限3.2.1. 分销商人员架构图：总经理销售经理采购经理财务经理系统经理后勤经理销售主管销售代表出纳应收应付帐管理员系统主管操作员仓管员送货员仓库操作员调度员3.2.2. 相关人员角色职责总经理：工作职责：负责实现分销商年度和季度生意目标（销量，利润和促销计划等）；实现所覆盖范围内各渠道良好的客户服务；负责与战略性客户谈判签订付款协议；负责人员培训和发展；负责人员奖励和评估；负责所在区域的长期可持续发展。销售经理：工作职责：负责招聘筛选销售代表信息并提交给总经理；确定公司内部促销计划；提交生意数据给总经理。销售主管：工作职责：负责所管理销售小组的覆盖，分销，助销，促销，销量及回款目标的完成；参与销售代表招聘和筛选；执行定期检查；实地销售报告的汇总总结。销售代表：工作职责：通过拜访客户生成销售订单，并将销售订单及时提交给操作员；努力拓展新客户，并将客户资料提交给销售经理。采购经理：工作职责：每周根据销量及分销商库存向供应商下采购单；提供供应商的商品信息给操作员。财务经理：工作职责：建立规范的财务模式，指导建立健全相关财务核算制度同时负责对公司内部财务管理制度的执行情况进行检查和考核。同时审核涉及到财务的各种业务单据，例如：应付结算单，应收结算单等。应收/应付帐管理员：工作职责：按照国家会计制度的规定记账、复帐、报账，做到手续齐备、数字准确、账目清楚、处理及时； 负责录入涉及到财务的各种业务单据，例如：应收应付结算单；出纳：工作职责：建立健全现金出纳各种账册，严格审核现金收付凭证；将现金收付凭证及时交给应收/应付帐管理员；系统经理：工作职责：保证软件、硬件及网络各方面正常运行；招聘、培训和考核系统部相关人员；定期提供各类报表数据给相关人员。系统主管：工作职责：信息系统维护和升级；提供查询报表和数据分析；对硬件设备的管理；培训操作员；信息系统安全性保证；系统操作员/仓库操作员： 工作职责：在信息系统中准确录入各种单据，保证信息系统数据正确性；后勤经理： 工作职责：根据分销商自身情况合理制定后勤相关制度；招聘、培训及考核后勤相关人员；仓管员：工作职责：负责进库出库物资的核对，接收并保存好物资入库的原始凭证等；建立物资出入库和库存台账；对到库物资的接收和物资发出工作负责；同时审核涉及到仓库的各种业务单据。例如销售单，入库单，移仓单等；送货员： 工作职责：严格按照规定时间将货物送给指定客户，同时负责收款；调度员： 工作职责：负责调度车辆。保证车辆线路安排合理高效；在系统中相应的操作：在系统中增加用户，进入DMS系统，在系统【系统管理中心】【用户维护】界面中增加用户；在系统中增加角色，进入系统【系统管理中心】【角色维护】界面中增加角色；在系统中用户和角色进行对应，进入系统【系统管理中心】【用户功能权限维护】界面中维护对应关系；3.3. 建立仓库流程仓库的组织架构图如下：分公司中心仓赠品仓残损仓3.3.1. 说明：中心仓：正常商品均存放在中心仓。赠品仓：所有赠品均应存放在赠品仓。由于赠品销售价格为0，毛利和正常商品不一致，如果存放在中心仓会影响整体销售毛利。残损仓：残损商品均应存放在残损仓，便于管理，避免客户退货。同一分公司下，某一仓库可给几个经营部同时使用，也可只给某一个经营部使用。在系统中相应操作：增加仓库的操作，进入系统【字典中心】【公用字典】【仓库架构维护】界面，增加仓库架构；3.3.2. 设置仓库的经营权限说明：设置仓库对应经营部，不同经营部使用不同仓库；进入系统【系统管理中心】【仓库经营权限维护】界面，在此维护仓库经营权限。 第二章 商品管理1. 说明：建立科学的商品管理方案，保证商品信息准确度，提高运作效率。2. 适用范围及对应岗位新建供应商，维护品牌、品类、商品等相关信息。3. 创建商品信息流程图4. 流程操作说明4.1. 新建供应商供应商管理是整个采购体系的核心，其表现也关系到整个公司的业绩。供应商开发包括的内容有：供应市场竞争分析，寻找合格供应商，潜在供应商的评估，询价和报价，合同条款的谈判，最终供应商的选择。在系统中相应的操作：在系统中增加供应商，进入系统【商品中心】【供应商管理】【输入/修改/查询/删除/打印】界面，增加供应商；4.2. 新建品牌4.2.1. 说明根据供应商的定义，对同供应商同类商品进行分类，同时便于数据分析。4.2.2. 适用范围及对应岗位新增一个供应商或者新增某个商品时，采购经理确定商品的品牌信息。确定品牌经营权限。指定某个经营部经营该品牌，其他经营部则无法经营该品牌所有商品，各经营部数据独立；采购经理：根据供应商的商品定义，规定商品的品牌，同时确定公司某个部门可以销售该品牌，并将以上信息提供给系统操作员；操作员：根据采购经理提供的品牌信息，在系统中维护品牌信息。在新增商品时，选择对应的品牌；在系统中相应的操作：在系统中增加品牌，进入DMS系统【商品中心】【品牌管理】，增加品牌信息；在系统中维护品牌经营权限，进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【品牌经营权限维护】界面，维护品牌权限；注：在增加商品时，选择该商品对应的品牌4.3. 新建品类4.3.1. 说明充分地利用数据进行更好的决策。4.3.2. 适用范围及对应岗位品类的定义是指品类的结构，包括次品类，大分类，中分类，小分类等。品类的定义不能与信息系统脱节。品类定义会随购物者购物习惯的变化而改变；新增一个供应商或者新增某个商品时，采购经理确定商品的品类信息。例如将品类分为洗护发，食品，纸品，妇女卫生用品等；采购经理：根据供应商的商类定义，规定商品的品类，并将以上信息提供给系统操作员；操作员：根据采购经理提供的品类信息，在系统中维护品类信息。在新增商品时，选择对应的品类；在系统中相应的流程：在系统中增加品类，进入系统【商品中心】【品类管理】界面，增加品类信息；注：在新增商品时，在“品类编号”中选择对应的品类信息4.4. 新增商品4.4.1. 目的保证商品信息准确性，提高系统运作效率。4.4.2. 适用范围及对应岗位新增商品时采购经理提供商品的具体信息给操作员，操作员在系统中维护该商品信息。采购经理：确定商品具体信息，并提供给操作员。操作员：在系统中维护商品信息。在系统中相应的操作：在系统中增加商品，进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【输入/修改/查询/删除/打印】，增加商品；在系统中审核商品信息，商品信息审核后，才能使用；进入DMS系统【商品中心】【商品管理】【审核】界面，审核商品信息；在系统中维护商品的价格套，注：价格套是指按不同客户将商品指定成不同的价格，在录入销售单时系统自动显示价格套的价格。目的在于控制客户的开单价格，避免录入错误。进入DMS系统【价格中心】【价格套管理】【价格套-新增商品】，维护价格套价格。第三章 销售代表管理1. 说明加强销售代表管理，提高销售代表工作效率。 2. 销售代表维护流程图销售代表工作职责：进行客户销售，收集市场信息，发展潜在客户。3. 流程操作说明：销售经理提交销售代表人员信息给经理，经理审批通过后给操作员在系统中进行维护。3.1. 维护销售代表类型进入系统【客户中心】【销售代表维护】【销售代表维护】界面，增加销售代表信息。3.2. 维护销售代表类型根据销售代表覆盖客户类型，将销售代表进行分类，便于人员管理。例如宝洁销售代表类型包括：大店销售代表，小超销售代表，批发销售代表，母婴用品商店销售代表，食杂店销售代表等。进入系统【客户中心】【销售代表维护】【销售代表类型维护】，维护销售代表类型。3.3. 维护销售代表覆盖模式根据销售代表覆盖形式，确定覆盖模式，便于销售代表分类。例如销售代表覆盖模式分为：预销售和货车销售等。第四章 客户管理1. 说明完善客户管理架构。通过客户管理，产生更多的订单和收入，降低销售和服务成本，创造更高的利润，保持长期的增长。2. 客户维护流程图3. 新增客户操作流程3.1. 新增客户销售代表提交客户资料信息卡，如下图：客户名称送货地址联系人联系电话月销售额商店类型审核人注：客户的分类：按客户的规模、性质等进行分类管理。商店类型：按客户的类型进行分类，便于以后对同类型的客户进行拜访和管理。例如将商店类型分为：大卖场、小型超市、便利店、母婴用品商店、纸品类批发等。商店渠道：按客户的渠道进行分类。例如将渠道分为：现代零售渠道、批发市场渠道等。区域：该客户所在区域。如果该区域较远，配送成本会提高。信用额帐期：控制客户的信用额，尽量降低应收坏帐。客户名称，送货地址，联系人，联系电话：需要根据这些信息进行拜访和配送。及时更新客户信息。并妥善保存。即使销售代表离职也可及时进行正常拜访配送。操作员根据销售经理提供的已审核客户资料信息卡，在系统中进入录入。进入系统【客户中心】【客户资料】【输入/修改/查询/删除/打印】界面，增加客户。3.2. 安排客户拜访周期销售代表按一定周期对客户进行拜访，以增强客户信任度，并从客户拿回销售订单。注：客户拜访周期的安排，尽量和后勤配送结合使用。以保证客户的订单能够及时送货，提高客户满意度，提高后勤配送的效率。3.3. 维护客户的销售代表每个客户均要维护销售代表，并安排周期性的客户拜访，以增强客户信任度。统计销售代表业绩，进行相关考核。一个客户可以对应多个销售代表（客户生意额较大，一个销售代表无法完成拜访任务），一个销售代表也可对应多个客户。进入系统【客户中心】【客户合同】【销售代表对应客户】界面，维护客户对应销售代表。3.4. 设置客户的信用额帐期对客户设置信用额帐期，避免客户坏帐，尽量减少公司损失。在系统【客户中心】【客户合同】【销售代表对应客户】界面，维护客户的信用额帐期。3.5. 设置客户对应的价格套在系统【客户中心】【客户合同】【销售代表对应客户】界面，维护客户的价格套类型。第二部分 采购管理第一章 采购下单核心工作流程1. 说明明确操作员、仓库、财务、采购经理在采购下单工作中的职责，确保高效率的采购订单管理。2. 适用范围及对应岗位采购经理：根据经营部销售计划和当前仓库库存情况，进行合理的采购订单的制定。并将补货需求送操作员，让操作员录入进系统。操作员：负责通过建议订单或者手工输入生成采购订单，以及发送和接收，并将采购订单打印，发送给总经理或者财务经理审批。财务人员：负责核对采购订单的金额，避免大库微机员：负责打印确认订单，并送仓库保管员作为收货依据。仓库保管员：接收确认订单并签字。3. 涉及相关单据采购订单，确认订单4. 相关作业流程5. 业务流程操作5.1. 采购建议订单维护经营部操作员根据采购计划，定期在系统中生成建议订单。操作简单说明：【采购中心】【建议订单】5.2. 维护采购订单经营部操作员根据建议订单生成采购订单的同时，并将采购经理的补货需求，也加入到采购单中。 采购经理补货需求，需要注意几点：(1)采购订单的生成需要考虑到当前库存商品的情况。(2)需要从销售经理处知道当月销售计划和当前客户订单需求。(3)考虑客户订单满足率情况。操作简单说明：【采购中心】【采购订单】【订单输入】5.3. 采购订单打印与审批操作员生成采购订单后，打印采购订单。并将打印出来的采购订单送财务审批（检查流动资金和信用额），通过财务审批后，将订单交采购经理审批，上述两位审批人审批后，则克将采购订单发送给供应商。如果两位经理其中之一没有批准单据，则将单据返回操作员进行修改。财务经理在审批采购订单时，如发现供应商是款到发货的情况，则需打款给供应商，以免影响供应商发货。5.4. 采购订单审核操作员接到采购经理审批的采购订单后，与系统中采购订单核对，审核采购订单。操作简单说明：【采购中心】【采购订单】【审核】5.5. 发送采购订单给供应商系统操作员将经理已经确认的采购订单发送给供应商。注：采购订单的发送必须要在供应商规定的时间范围内。针对系统接口程序发送采购订单只适合宝洁分销商，其它分销商可通过邮件或者其它形式发送给供应商。操作简单说明：【数据接口中心】【数据接口】5.6. 接收确认数量并维护确认订单采购订单发送给供应商后，与供应商确认采购订单信息。在确认采购订单后，操作员接收供应商确认订单信息，并在系统中维护确认订单。操作简单说明：【数据接口中心】【数据接口】【采购中心】【确认订单】【输入】 【采购中心】【确认订单】【审核】注：接收确认订单信息后，必须及时审核单据。因为确认订单信息会对采购订单的维护有指导作用。5.7. 确认订单打印操作员生成并审核确认订单后，通知仓库操作员，打印确认订单。确认订单打印一联（送仓库）。5.8. 仓管员接收确认订单仓管员接收仓库操作员打印出的确认订单单据，作为供应商到货后核对的依据。第二章 收货核心工作流程1. 说明规范收货入库操作，保证收货商品的质量及数量，检查出不合格商品。2. 适用范围及对应岗位仓库管理员：(1)负责清点供应商到货商品的数量和核对仓库操作员入库商品是否正确。仓库操作员：(1)负责采购入仓单的输入、打印和审核工作。经理/采购经理：(1)负责处理供应商到货时遇到的问题。并告知仓管员处理方式。应付账管员：(1)接收打印的采购入库单和到货单原始凭证，做应付处理。3. 涉及相关单据采购入仓单4. 相关作业流程5. 业务流程操作5.1. 仓管员验货仓管员收到供应商到货后有以下几点工作内容：(1)核对供应商随货同行联和到货数量是否一致。(2)检查到货商品质量（是否有破损）。(3)和确认订单核对到货数量是否一致。仓管员如发现有上述检查内容之一有问题，则将问题信息告知采购经理或者总经理，请求总经理或者采购经理批示处理。5.2. 经理接收仓库信息并处理经理接到仓管员提交上来的收货不符信息后，与供应商沟通到货不符的原因。并将沟通后的处理方式通知给仓管员。到货不符原因：(1)供应商到货数量少于确认订单数量。经理和供应商确认没到的货物是否分多次到货，如果供应商确认货物会分多次到，则仓库按实际到货先入库，剩下货物则在下次到货时在入库，如果供应商确认剩下的货物不到，则将到货商品入库后，需完结入库单。(2)供应商到货数量大于确认订单数量。经理和供应商确认多到的货物是否是供应商配送有误，如果是供应商配送部门问题，则分销商拒收货物。如果分销商将多于的货物入库，则必须通知分销商财务人员，并要财务人员通知供应商修改开据的发票。5.3. 仓库收货仓管员收到采购经理对于不符商品处理的结果后，按单收货。5.4. 操作员维护入库单仓库操作员根据仓管员入库收货数量，将商品信息输入进系统，并根据供应商到货的随货同行联修改商品的金额。注：如果已确认供应商会多次到货，仓库操作员需注意系统在做入库单时来源单据的选择。如果确认供应商不会到货，则必须去做订单的完结工作。系统简单操作：【仓储中心】【采购入仓单】【输入】5.5. 打印入库单仓库操作员生成入库单后，将入库单打印两联(财务联、仓库联)。仓库操作员将两联入库单送仓管员。系统简单操作：【仓储中心】【采购入仓单】【打印】5.6. 仓库管理员核对仓管员根据接收到仓库操作员打印的两联入库单，核对。核对无误后，签字盖章。将入库单仓库联交仓库操作员，财务联送财务做账。5.7. 仓库操作员接收入库单仓库联并审核入库单仓库操作员收到已签字盖章的入库单仓库联后，在系统中审核入库单，增加系统库存。并将已签字盖章的入库单仓库联返回仓管员。系统简单操作：【仓储中心】【采购入仓单】【审核】5.8. 财务接收入库单财务联，进入应付流程财务接收到入库单财务联和供应商随货同行联后，进入系统应付流程。第三章 采购退货核心流程1. 说明明确仓管员, 操作员, 经理在向供应商退货流程中的职责, 提高库存合理结构。2. 适用范围及对应岗位仓管员：(1)负责统计和汇总需要退货的商品信息；(2)按照采购退货单的发货；仓库操作员：(1)负责系统中采购退货单和返厂出仓单的输入，打印，和审核工作；经理：(1)审批仓库管理员提交的采购退货信息；应付账款管理员：(1)接收采购退货单和返厂出仓单，并做财务账；3. 涉及相关单据采购退货单、返厂出仓单4. 相关作业流程5. 业务流程操作5.1. 采购经理进行协商退货商品采购经理根据商品质量或者其它等原因，与供应商沟通退货商品信息。5.2. 仓管员统计退货商品信息仓管员根据采购经理与供应商达成的退货协议，统计采购退货商品信息。5.3. 仓库操作员输入采购退货单并打印仓库操作员根据仓管员提交的退货商品信息，在系统中维护采购退货单，并打印采购退货单两联（财务联、仓库联）；系统简单操作：【采购中心】【采购退货单】【输入】 【采购中心】【采购退货单】【打印采购退货单】5.4. 总经理审批总经理接到仓库操作员打印出来的两联采购退货单，审批并签字；5.5. 仓管员按单发货仓管员接到总经理审批签字的采购退货单后，按单发货，并在单据上签字；5.6. 系统退货处理仓库操作员接到仓管员已经发货并签字了的采购退货单后，在系统中做退货处理，减少系统库存；注：仓库操作员接收到仓库的采购退货单后，在系统中审核采购退货单后，并要生成返厂出仓单，并做审核。系统中减少采购退货的库存是在返厂出仓单审核后。仓库操作员在处理采购退货过程中，需要将采购退货单和返厂出仓单一并打印交给财务，返厂出仓单做库存账凭证，采购退货单做应付凭证。系统简单操作：【采购中心】【采购退货单】【审核】【仓储中心】【返厂出仓单】【输入】【审核】【打印】5.7. 财务应付流程财务接收采购退货单和返厂出仓单做账；第四章 分公司调拨工作流程1. 说明分公司调拨：是指分销商某分公司经营部作为一般纳税人，与总部共用上游供应商的分销商代码，当分公司经营部向上游供应商采购商品后，上游供应商不能向分公司经营部开具销项发票，只能向总部经营部开具销项发票，分公司经营部没有进项发票不能对采购入仓的商品做账。此时可以使用分公司调拨，在系统中将以分公司采购确认订单作为来源单据，维护分公司调拨单，即是将总部经营部设定为分公司经营部的供应商进行采购入仓，总部经营部将分公司经营部设定为一个客户来进行销售，从而实现由总部经营部向分公司经营部开具销项发票，分公司经营部收到进项发票就可以对采购入仓的商品做账的作业流程。2. 适用范围及对应岗位分公司角色：(1)分公司进行正常的采购流程工作，并接收供应商到货商品及核对商品数量。总部操作员：(1)负责接收分公司传递来的入库单并在系统中维护分公司调拨单据。总部仓管员：(1)接收分公司调拨单总部入库单仓库联留底。总部财务：(1)负责接收总部入库单和开据给分公司销售单的发票，进入相应的应收应付流程。3. 涉及相关单据采购订单、分公司调拨单、销售单4. 相关作业流程5. 流程操作说明5.1. 分公司采购流程分公司进行正常的采购流程，等待供应商到货；5.2. 分公司仓管员收货分公司仓管员收到供应商到货后，进行验货，并和确认订单核对数量，核对无误后，将核对后的准确数据传给总部操作员；如果发现货物有误，则告知采购经理，等待采购经理批示处理方式；5.3. 分公司调拨单维护总部操作员接收到分公司仓管员传送来的供应商到货商品信息后，在系统为维护分公司调拨单；简单操作说明：【仓储中心】【分公司调拨单】【输入】5.4. 分公司调拨单审核总部操作员核对到货商品数量、金额，确认无误后，在系统中审核分公司调拨单；注：分公司调拨单审核后，会产生3张单据（总部入库单、总部销售单、分公司入库单）简单操作说明：【仓储中心】【分公司调拨单】【审核】5.5. 打印分公司调拨单总部操作员在系统中审核单据后，打印总部调拨入库单两联（仓库联、财务联）和销售单三联（客户联、财务联、仓库联）。总部调拨入库单分别交仓库留底和财务做账用。调拨单销售单仓库联交仓库留底、财务联交财务做账、客户联则交给分公司。简单操作说明：【仓储中心】【分公司调拨单】【打印】5.6. 总部进入应收应付流程财务接收到打印出的总部入库单和销售单后，分别进入相应的应收应付流程。5.7. 分公司应付流程分公司收到总部开出的销售单和发票后，进入对总部的应付流程。第五章 直进直销工作流程1. 说明直进直销：是指当下游客户向分销商订货时，该客户订单的整单数量太大，此时可以使用直进直销流程，先向上游供应商下采购订单，待上游供应商到货后，直接将货物运输到分销商下游客户处，从而实现管理优化并提高工作效率。2. 适用范围及对应岗位操作员：(1)接收客户订单，判断订单需求量，并送经理审批。仓管员：(1)负责接收供应商到货商品和向客户发送货物。采购经理：(1)负责审批操作员提交上来的采购订单。财务：(1)负责相应的应收应付工作。3. 涉及相关单据直进直销单入库单、销售单4. 相关作业流程5. 流程操作说明5.1. 接收客户订单申请在分销商运作过程中，由于团购、大店等客户要货需求量大，分销商不能一次全部满足客户订单，且分销商不会去满足这些需求量巨大的客户，因为如果分销商将满足了这些大客户，其它客户的订单将无法满足，在这时，分销商会根据客户的需求，单独向供应商下订单。操作员接到客户的订单后，判断该订单是否可以进行单独的采购，并且这次采购是满足供应商的采购订单要求，如果满足，则将提单信息提交采购经理审批。5.2. 采购订单审批采购经理接收到操作员递交上来的客户订单后，审批订单。5.3. 进入采购流程操作员接收到订单需求后，进入正常的采购流程。5.4. 仓库管理员收货供应商货物到后，分销商仓管员收货，收货完毕后，通知操作员维护直进直销单。5.5. 直进直销单维护操作员根据仓管送来的到货商品信息，核对数量、金额无误，维护直进直销单。简单操作说明：【仓储中心】【直进直销单】【输入】5.6. 进入销售单流程直进直销单维护完毕后，进入正常的销售流程。5.7. 直进直销单审核仓管员根据打印的直进直销销售单，审核直进直销单。注：审核直进直销单后，系统会自动产生已审核的入库单和销售单。简单操作说明：【仓储中心】【直进直销单】【审核】5.8. 进入销售和应收、应付流程仓库管理员审核直销单后，进入相应的销售和应收、应付流程。第三部分 库存管理第一章 跨部门移仓标准工作流程1. 说明明确仓管员,操作员,经理在货品移仓流程的职责,提高库存记录准度。跨部门移仓：是指分销商某一分公司经营部的某一仓库由于存货短缺，向另一分公司经营部的某一仓库申请存货调配，从而产生的不同经营部仓库间货品流动的过程。移仓背景：经营部部门经理根据当前各自仓库商品的库存情况，发现当前客户订单量无法满足，且向供应商采购也无法及时到货的情况下，向其它部门借调货物；或者通过移仓由其它部门帮助销售、处理滞销商品。2. 适用范围及对应岗位操作员（申请部门）：(1)收到部门总经理递交来的需要移仓商品的信息，在系统中维护移仓申请单；(2)待本部门仓管员对移仓商品收货之后，做系统移仓单入库审核；打印移仓单财务联给本部门财务。仓管员（申请部门）：(1)凭移仓单随货同行联对移仓商品进行收货处理。财务（申请部门）：(1)本部门操作员在系统中对移仓单作入库审核以后，接收打印出来的财务联。总经理（批准和申请部门）：(1)协调沟通移仓商品信息。操作员（批准部门）：(1)在系统中确认移仓申请单；打印三联单给本部门仓管员；(2)待仓管员作移仓商品发货后，在系统中对移仓单作出库审核，同时将剩下的财务联给本部门财务。仓管员（批准部门）：(1)跟据本部门仓库库存情况，确认移仓申请；(2)本部门操作员在系统中对移仓单确认以后，凭打印出来的三联单作移仓商品发货。财务（批准部门）：(1)本部操作员在系统中对移仓单出库审核后，接收打印出来的财务联。3. 涉及相关单据移仓单4. 相关作业流程5. 业务流程操作5.1. 申请部门经理提出移仓申请申请部门经理根据当前仓库情况，向其它经营部提出移仓申请，并和批准部门经理协商沟通移仓商品信息。5.2. 批准部门经理审核移仓单批准部门经理接收到申请部门提出的移仓申请后，综合考虑当前自己经营部的库存和销售情况，审批移仓单。5.3. 维护移仓单批准部门操作员接收到经理的移仓信息后，在系统中维护移仓申请单。操作简单说明：【仓储中心】【移仓管理】【输入】5.4. 批准部门仓管员审批移仓单批准部门仓管员接收到移仓申请后，根据移仓单信息，查看当前仓库库存情况，决定是否按照移仓单上的商品信息移仓。如果发现当前自己仓库库存不足，则通知申请部门操作员修改移仓单。操作简单说明：【仓储中心】【移仓管理】【修改】 【仓储中心】【移仓管理】【确认】5.5. 移仓单打印（申请部门）经营部操作员打印确认移仓单三联（财务联，仓库联，随货同行联）。仓库联和随货同行联送仓库，其中仓库联作为仓库备货联，随货同行联和货物一起送至申请部门仓库。操作简单说明：【仓储中心】【移仓管理】【打印】5.6. 申请部门仓管员收货仓管员按单接收批准部门送到的货物。5.7. 批准部门移仓单系统出库移仓批准部门根据已经确认的移仓单，进行实物发货。批准部门操作员对已经发货的移仓单做系统出库审核，并打印移仓单财务联转交给财务作为库存帐凭证。操作简单说明：【仓储中心】【移仓管理】【出库审核】5.8. 财务接收移仓单（申请部门）批准部门财务人员接收到经营部操作员送来的移仓单财务联，做库存账凭证。5.9. 申请部门移仓单系统入库移仓货物到达移仓申请部门后，移仓申请部门按单实物收货。操作员在收货完成后，进行移仓单入库审核。操作简单说明：【仓储中心】【移仓管理】【入库审核】5.10. 移仓单打印（申请部门）操作员做了移仓单入库审核后，打印移仓单财务联转交给财务作库存帐凭证。操作简单说明：【仓储中心】【移仓管理】【打印】5.11. 财务接收移仓单（批准部门）申请部门财务经理收到本部门操作员送来的移仓单财务联，做库存账凭证。第二章 盘点标准作业流程1. 说明规范系统操作员和仓库管理员之间的操作，提高库存准度。盘点：是指分销商仓库管理员必须对仓库存货进行定期或不定期清查，确定各种存货的实际库存量，并与电脑中记录的货品结存数量进核对，查明存货盘盈、盘亏的数量及原因，最后打印盘点表，报财务审查核对的过程。通过盘点，可以及时发现后勤管理的漏洞并加以改进，不断优化分销商的运作管理水平。（建议每月仓库大盘点一次）2. 适用范围及对应岗位操作员：(1)在系统中生成并打印空白盘点表（打印账存或不打印账存）；将打印出来的盘点表提交仓管员进行仓库实物盘点；(2)拿到已填写盘点数量的盘点表，将实盘数量录入系统，如存在差异，查找差异原因，导出并打印盘点差异表提交仓管员和财务复盘；(3)接收复盘后的盘点差异表，在系统中修改盘点表后，再次打印盘点差异表提交部门经理审批；接收部门经理已签字审批的差异表，在系统中审核盘点单，生成并打印盘盈盘亏单提交部门经理审批；(4)收到部门经理对盘盈盘亏单的审批结果，在系统中审核盘盈盘亏单，调整系统账存。仓管员：(1)仓库实物盘点（可采用两组人交叉盘点），在盘点表上填写盘点数量，盘点结束后将盘点表提交操作员；(2)拿到盘点差异表进行实物复盘，查找差异原因是否错盘或漏盘，修改差异盘点数量，将修改后的盘点差异表提交操作员。部门经理：(1)接收最终打印出来的盘点差异表，确认差异情况签字审批，将已签字的盘点差异表返回操作员；(2)接收打印出来的盘盈盘亏单，签字审批，将已签字的盘盈盘亏单提交财务，并通知操作员审批结果。财务：(1)接收打印出的盘盈盘亏单做账。3. 涉及相关单据空白盘点表、盘点差异表、盘盈盘亏单4. 相关作业流程5. 业务流程操作5.1. 空白盘点表生成和打印系统操作部检查系统中是否还有没有处理完毕的业务单据，并停止收发货物。待所有业务运作都终止后，操作员生成空白盘点表，并打印空白盘点表（分有账存盘点表和无账存盘点表），送仓管员进行实物盘点。注：有账存盘点表指在打印盘点表时，将系统库存数量打印出来。无账存盘点表指打印的盘点表只显示商品信息，无商品数量显示。操作简单说明：【仓储中心】【盘点管理】【打印空白盘点表】5.2. 实物盘点仓管员接收操作员打印出的空白盘点表，和财务人员一起盘点实物，在盘点表上填写实物盘点