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关于word应用展示的个人总结行政0902 2009012410 魏虹在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是准考证、成绩通知单、毕业证、工资条等。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？如果这样又怎能保证操作过程中不出错呢？其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成一些任务。使用“邮件合并”功能的文档通常都具备两个规律：一是我们需要制作的数量比较大；二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等，这些都是固定不变的内容，而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。什么是含有标题行的数据记录表呢？通常是指这样的数据表：它由字段列和记录行构成，字段列规定该列存储的信息，每条记录行存储着一个对象的相应信息。比如图1就是这样的表，其中包含的字段为“学号”、“姓名”、“语文”、“英语”、“计算机应用“、计算机网络基础”、“总分”、“名次”等。接下来的每条记录，存储着每个学生的成绩信息。二、“邮件合并”的应用领域（一）批量打印信封：按统一的格式，将电子表格中的邮编、收件人地址和收件人打印出来。（二）批量打印信件：主要是换从电子表格中调用收件人，换一下称呼，信件内容基本固定不变。（三）批量打印请柬：同上2。 （四）批量打印工资条：从电子表格调用数据。 （五）批量打印个人简历：从电子表格中调用不同字段数据，每人一页，对应不同信息。 （六）批量打印学生成绩单：从电子表格成绩中取出个人信息，并设置评语字段，编写不同评语。 （七）批量打印各类获奖证书：在电子表格中设置姓名、获奖名称和等级，在WORD中设置打印格式，可以打印众多证书。 （八）批量打印准考证、毕业证、明信片、信封等个人报表。 总之，只要有数据源（电子表格、数据库）等，只要是一个标准的二维数表，就可以很方便的按一个记录一页的方式从WROD中用邮件合并功能打印出来！ 三、“邮件合并”的基本过程前面我们了解了邮件合并的基本知识，现在我们了解一下邮件合并的基本过程。理解了这三个基本过程，就抓住了邮件合并的“纲”，以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。（一）建立主文档 “主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。使用邮件合并之前先建立主文档，是一个很好的习惯。一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并，另一方面是主文档的建立，为数据源的建立或选择提供了标准和思路。 （二）准备好数据源 数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。在实际工作中，数据源通常是现成存在的，比如你要制作大量客户信封，多数情况下，客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。在这种情况下，你直接拿过来使用就可以了，而不必重新制作。也就是说，在准备自己建立之前要先考查一下，是否有现成的可用。如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立，根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以，实际工作时，常常使用Excel制作。 （三）把数据源合并到主文档中 前面两件事情都做好之后，就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了，表格中的记录行数，决定着主文件生成的份数。整个合并操作过程将利用“邮件合并”工具栏进行，使用非常轻松容易。四、“邮件合并”的使用技巧（一）用一页纸打印多个邮件 利用Word“邮件合并”可以批量处理和打印邮件，很多情况下我们的邮件很短，只占几行的空间，但是，打印时也要用整页纸，导致打印速度慢，并且浪费纸张。造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个“分节符”， 使下一个邮件被指定到另一页。怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢？其实很简单，先将数据和文档合并到新建文档，再把新建文档中的分节符（b）全部替换成人工换行符（l）（注意此处是小写英语字母l，不是数字1）。具体做法是利用Word的查找和替换命令，在查找和替换对话框的“查找内容”框内输入“b”，在“替换为”框内输入“l”，单击“全部替换”，此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来。 （二）一次合并出内容不同的邮件 有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致，但是有些地方有区别的邮件。如寄给家长的“学生成绩报告单”，它根据学生总分不同，在不同的报告单中写上不同的内容，总分超过290分的学生，在报告单的最后写上“被评为学习标兵”,而对其它的学生，报告单中则没有这一句。怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件？这时就要用到“插入Word域”。在邮件中需出现不同文字的地方插入“插入Word域”中的“ifthenelse(I)”。以“学生成绩报告单”为例，具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾，单击邮件合并工具栏中“插入Word域”，选择下级菜单中的“ifthenelse(I)”，在出现的对话框中填入，单击“确定”按钮。 有时可根据需要在两个文字框中写入不同的语句。这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来。 （三）共享各种数据源 邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外，可以利用的数据非常多，像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。 （四）筛选与排序 用邮件合并帮助器中的“查询选项”，可以筛选记录有选择地进行合并，也可以在合并的同时对记录进行某种排序。插入脚注和尾注插入脚注和尾注的步骤如下：将插入条移到要插入脚注和尾注的位置。单击【插入】菜单中的【引入】【脚注和尾注】菜单项，出现【脚注和尾注】对话框。选择【脚注】选项，可以插入脚注；如果要插入尾注，则 选择【尾注】选项。如果选择了【自动编号】选项，Word 就会给所有脚注或尾 注连续编号，当添加、删除、移动脚注或尾注引用标记时重新编号。如果要自定义脚注或尾注的引用标记，可以选择【自定义标记】，然后在后面的文本框中输入作为脚注或尾注的引用符号。 如果键盘上没有这种符号，可以单击【符号】按钮，从【符号】对话框中选择一个合适的符号作为脚注或尾注即可。单击【确定】按钮后，就可以开始输入脚注或尾注文本。 输入脚注或尾注文本的方式会因文档视图的不同而有所不同。二：修改或删除脚注或尾注分隔符Microsoft Word 用一条短的水平线将文档正文与脚注和尾注分隔开，这条线称为注释分隔符。如果注释延续到下页，Word 将打印出一条称为注释延续分隔符的长线。通过添加边框、文本或图形，可以自定义分隔符。切换至普通视图。 单击“视图”菜单中的“脚注”命令。 如果文档同时包含脚注和尾注，则会显示一则信息。请单击“查看脚注区”或“查看尾注区”，然后单击“确定”按钮。 在注释窗格中，单击“注释”框中要更改或删除的分隔符类型： 要修改出现在文档正文和注释间的分隔符，请单击“脚注分隔符”或“尾注分隔符”。 要修改从前一页延续下来的注释的分隔符，请单击“脚注延续分隔符”或“尾注延续分隔符”。 选择分隔符并作出修改： 若要删除分隔符，请按 Delete。 若要编辑分隔符，请插入“剪贴画”分隔线或键入文本。 要恢复默认的分隔符，请单击“重新设置”按钮。 注意 请注意，不能同时显示注释文本和分隔符。 若要查看延续分隔符的打印效果，请单击水平滚动条上的“页面视图”按钮。 在浏览器中，自定义注释分隔符将显示为短的水平线。脚注和尾注是对文本的补充说明。脚注一般位于页面的底部，可以作为文档某处内容的注释；尾注一般位于文档的末尾，列出引文的出处等。脚注和尾注由两个关联的部分组成，包括注释引用标记和其对应 的注释文本。用户可让Word 自动为标记编号或创建自定义的标记。 在添加、删除或移动自动编号的注释时，Word 将对注释引用标记重 新编号。三：设置脚注和尾注选项用户可以为脚注或尾注指定出现的位置、编号方式、编号起始数 以及是否要在每一页或每一节单独编号。这种功能可以通过设置脚 注和尾注选项来实现，下面将分别介绍。设置脚注的选项步骤如下：打开【脚注和尾注】对话框。单击【选项】按钮，在弹出的【注释选项】对话框中选择 【所有脚注】选项卡。在【所在位置】列表框中指定脚注出现的位置。默认情况下，将出现在页面底端，即把脚注文本放在页底的边缘处，如果要把脚注放在正文最后一行的下面，可以选择【文字下方】选项。在【编号格式】列表框中指定编号用的字符。在【起始编号】框中可以指定编号的起始数。在【编号方式】中可以设置整个文档是连续编号还是每一 节单独编号或者每一页单独编号。要设置尾注的选项，请单击【所有尾注】标签，显示【所有尾注】 选项卡。尾注的位置一般是文档的结尾，用户也可以在【所在位置】中设 定为在节的结尾。其他格式的设置与设定脚注选项一样。四：查看脚注和尾注在Word 中，查看脚注和尾注文本的方法很简单，可将鼠标指向文档中的注释引用标记，注释文本将出现在标记上。注意：只有在【选项】对话框中的【视图】选项卡中选中了【屏幕提示】复选框，才可以利用上述方法在屏幕上看到脚注或尾注。用户也可以双击注释引用标记，将焦点直接移到注释区，用户即可以查看该注释。用户还可以选择【视图】菜单中的【脚注】菜单项来查看注释。 如果文档中同时含有脚注和尾注，会弹出【查看脚 注】对话框。用户选择相应的选项后单击【确定】按钮即可查看相 应的注释。如果文档只含有脚注或者尾注，将直接转到相应的注释区。五：修改脚注和尾注注释包含两个相关联的部分：注释应用标记和注释文本。当用户 要移动或复制注释时，可以对文档窗口中的引用标记进行相应的操 作。如果移动或复制了自动编号的注释引用标记，Word 还将按照新顺序对注释重新编号。如果要移动或复制某个注释，可以按下面的步骤进行：在文档窗口中选定注释应用标记。按住鼠标左键不放将引用标记拖动到文档中的新位置即可移动该注释。如果在拖动鼠标的过程中按住Ctrl 键不放，即可将引用标记复制到新位置，然后在注释区中插入新的注释文本即可。当然，也可以利用复制、粘贴的命令来实现复制引用标记。如果要删除某个注释，可以在文档中选定相应的注释引用标记，然后直接按Delete 键，Word 会自动删除对应的注释文本，并对文档后面的注释重新编号。如果要删除所有的自动编号的脚注和尾注，可以按照下述方法进行而不用逐个删除：按Ctrl h 键，会打开【查找和替换】对话框并会自动选中 【替换】选项卡。单击【高级】按钮，然后单击【特殊字符】按钮，出现【特 殊字符】列表。选定【脚注标记】或者【尾注标记】。不要在【替换为】后面输入任何内容，