办公、行政管理制度.doc

鑫荣矿业技术股份有限公司一 办公、行政管理制度1、 行为准则：积极主动，勇于探索，精工细作，追求卓越，合作创新，共同发展2、 行为规范 道德品质 遵纪守法，热爱生活；坚决服从工作指令，服从公司管理。 弘扬爱岗敬业精神，钻研业务，踏实做好本职工作，不断提高工作技能。 严守公司机密及客户情报，自觉维护公司安全。 待客热情礼貌，自觉维护公司的利益和声誉，树立公司良好的社会形象。 团结互助，互相扶持，尊重他人，树立集体奋斗的良好风尚。 谦虚谨慎，戒骄戒躁，勇于批评与自我批评。 坚持真理，坚持原则，不做有损公理道德之事。 爱护公司财物，励行节约；保持环境整洁，注意仪表、仪容。 礼节、礼貌 当公司来访客人走访办公区域时，应立即起立，礼貌的问候：“您好！”。 同事之间应使用礼貌用语：“您”“请”“谢谢”“对不起”“没关系”等。 同公司来访客人相遇时，应礼让同时应面带微笑，姿式端正，握手时应用力适度。不应用左手，不应戴手套，左手不应插兜。 同事之间应礼貌交谈，不应发生相互争吵，谩骂等行为。 办公区域不应大声喧哗说笑，打电话声音放低。 接听电话应及时（铃声一响之后，三响之前），拿起听筒后应首先礼貌地问候：前台问候语“您好” 。其它人员问候语：“您好，我是x x x”。 着装、仪容 仪容仪表应保持整洁得体,同事着装应庄重、大方。上岗时应穿着正式场合服装，与工作环境协调，体现公司同事良好的精神风貌。 仪容仪表a) 上班时间不得卷起衣袖、裤腿或敞怀、赤膊 b) 男性同事不得留怪异长发，注意及时清理面部胡须，保持清洁的形象。女性同事不留怪异发型，头发不蓬乱，在岗时不化浓妆 c) 保持个人清洁卫生，无汗味异味，上岗前不饮酒（特殊商务应酬除外） d) 同事在工作区域内的坐、站及行走姿态应端正、稳重，不应奔跑、躺卧、倚靠或翘二郎腿 着装：除星期五或集体活动外，工作时间要求穿着正装或职业 休闲装。 工作时间禁止穿着下列服装： a) 男士不得穿无领上装 b) 女士不得穿无袖上装、露脐装、露肩背的吊带装、超短裙、七分裤、马裤或其他不适合正式场合的服装 c) 男士、女士均不得穿拖凉鞋、鞋拖 工作区环境、行为准则 注意维护清洁办公环境，不得在办公区域进食或在非吸烟区吸烟，高声喧哗。 文件、资料及办公用品应摆放整齐有序。 同事在上班时间须佩戴公司配发的工作牌等相关标志。 办公时间应坚守工作岗位，暂时离开应向同事交待去向及返回时间。 办公时间不得浏览与业务无关的书籍、杂志及报纸。公司订阅的资料，可在公司指定地点阅览。 同事离开座位时，桌面及电脑上不得留有涉及公司经营管理机密的文件资料。 在工作时间内不应谈论与工作无关的事情或因私会见亲朋好友，不得使用单位电话或QQ、MSN谈与工作无关的事情；不得使用公司电脑游览和下载与业务无关的网站和内容。 同事应妥善保管办公区域的通讯、办公设备及各类用具与物品，不得在走廊等公共区域堆放杂物。 工作台要保持整洁，与工作无关的物品不得放置在工作台上。 3、 工作时间 工作时间：实行固定工时制和非固定工时制两种工时制度，保证每周40小时的工作时间。 固定工时制的工作时间为每周一至周五，每日工作时间八小时。 上班时间：9：00 ；下班时间：17：00 （夏令时为17：30）；午休时间：11：30-12：30（夏令时为11：30-13：00） 非固定工时制，采取由各部门主管排班，报人事部和办公室备案后按具体排班进行考勤。 4、 考勤规定 上下班实行指纹打卡制度（包括加班）。同事上班和下班须打卡记录时间，中午午休时间外出不打卡。 提倡提前10分钟到达，在上班开始时间前准时到岗。在9:00后到岗算迟到。每月累计迟到超过两次或早退超过两次，由人事部书面提醒（抄送给公司领导和当事人所在部门负责人）；每月迟到累计超过20分钟，每迟到一分钟当月工资扣除1元，在17:00之前离岗按早退。每早退一分钟当月工资扣除2元。 因故未打卡或忘记打卡的处理：应于一日内请本部门负责人在出勤异常表上签认是否正常出勤，并经人事部负责人签署意见后视为生效。部门经理以上由公司上一级领导签认。忘记打卡或未打卡情形在一个月内不能超过三次，否则按迟到、早退处理。未打卡超过两天未经签认的，则按半天缺勤处理。如遇出差或因公外出，应提前在出勤异常表上登记，否则按缺勤处理。 病假：同事因病治疗可请病假，须提供合格医院证明。每月带薪病假不得超过2天，超过2天以上按本人工资50%支付。住院治疗期间工资按国家劳动法相关规定执行： 事假: 同事因私事不能出勤须请事假。每月累计事假不超过2天，工资按50%领取；超过2天小于等于5天的，工资按20%领取；大于5天的事假，将不领取请假期间工资。除特别情况经公司主要领导批准外。事假最低计算单位为半天，不足半于按半天计。 旷工：同事未按规定办理请假手续，或请假未获批准而未出勤上班者为旷工，旷工扣当日工资的120%，每月旷工累计3天（含3天）以上或每年累计旷工14天（含14天）者，以自动离职论处。自动离职者扣除工资和所有未发的奖金。请假到期未续而又未上班者，按旷工处理。 同事每月迟到、早退记录由人事部进行公布，接受公司全体同事监督；连续2个月在公司迟到记录上排列首位的，公司主管领导将亲自谈话，询问情况；同事在一个月内无迟到、早退、事假、病假（包括弹性工作、串休）等,视为全勤；连续2个月全勤，公司给予200元全勤奖金鼓励。5、 加班、调休、外出规定 加班最小时间单位为一小时，超过45分钟不足一小时按一小时计算；各部门根据业务需要安排加班。加班需要提交加班申请表，申明加班理由和时间，由所在部门负责人或项目负责人事先书面批准，部门负责人或项目负责人须严格审批加班申请，经审查发现不符合要求的加班申请，部门负责人或项目负责人将承担加班所产生的各项费用。加班须在提前交人事部备案生效。 调休最小时间单位为一小时，不足一小时按一小时计算。每月调休不得超过5天，调休需要提交调休申请表，由所在部门负责人事先书面批准，（部门负责人调休由公司上一级主管领导批准），并在调休前一天下班前递交人事部备案生效，否则调休无效，按事假处理。 工作日与周末加班，调休按1倍时间计算；国家规定的法定假期（元旦一天，春节、五一、清明、端午、中秋、国庆节）加班，调休按3倍时间计算。同事的调休时间根据本部门的工作情况进行安排。原则上当月的调休时间需在当月度休完。 工作日与周末加班，如不进行调休，在当月无病假或事假记录的情况下，可以按劳动法规定领取加班费，加班费的标准按月工资中的基本工资进行计算。如有病假或事假记录，在扣除病假或事假记录后再发放加班费。 公司鼓励同事利用业余时间进行工作和学习。如同事在17:00后需加班，可在公司享用公司提供的晚餐，如在22:00后离开公司，公司补贴从公司到在京居住地的出租车费用，但公司鼓励同事乘坐选择公共交通工具与出租车结合的方式。相关补贴每月月底凭相关票据领取。 外出与出差：a) 填写同事外出/出差申请单注明外出/出差时间、返回时间、事由等。 b) 须经分管上一级领导签字审批，交人事部批准后，视为生效。 c) 凡未履行上述申请手续的而外出/出差人员，按缺勤处理。 6、 假期 法定假期a) 元旦节1天 b) 5月1日劳动节1天 c) 清明节1天 d) 端午节1天 e) 中秋节1天 f) 国庆节3天 g) 春节(农历年三十、初一、初二)共3天 h) 3月8日 半天（限女性） i) 以上节假日时间及天数按当年国务院相关规定执行。 年假：年假如遇公司假则包括公司假。年假经所在部门负责人审批，并经人事部核准后报公司相关负责人批准后方可生效。带薪年假期须在第二年年度开始时申请休假，年度未休完按同事岗位工资1倍的标准计算工资。经批准后，年假需一次性休完。根据同事服务年限，公司给予同事带薪年假标准如下： a) 同事累计工作已满1年不满3年的，年休假为5天； b) 同事累计工作满3年以上，每增加一年增加一天年假，但累计不超过20天（包含各种节假日）； 特别假： 特别假须一次性休完，不能分开多次休，如遇周末、公司假或法定假期均包含周末、公司假、法定假期。特别假须在同事转正评估通过后申请休假。 a) 正常婚假：3天（出示结婚登记证明）。 b) 晚婚假（男满25周岁，女满23周岁及以上）：3+10天(出示结婚登记证明)。 c) 丧假：父母、配偶或子女去世3天；兄弟姐妹去世1天（出示医院证明和相关证明）。 d) 配偶分娩假：5天（出示医院证明）。 e) 正常产假；90天，含产前15天（出示医院证明）。 f) 晚育产假：90天+30天（出示医院证明、出示独生子女证）。 g) 难产产假：90天+15天（出示医院证明）。 h) 流产（自然流产）： 提供医院证明。妊娠不满12周(含)流产的产假为15天；12周以上16周(含)以内流产的产假为30天。 i) 孕检假：女同事怀孕后，可享有共40小时的带薪孕检假。每次孕检4小时，共计10次。具体为：怀孕第三个月一次，怀孕第五个月一次，怀孕第七个月 一次，怀孕第八个月每两周一次，怀孕第九到十个月每周一次。如怀孕期间未休孕检假，则可并入产假。 7、 请假制度 请事假：事假须事先填写请假申请单，经部门主管以上领导书面审批后，由请假人交人事部，经批准后视为生效。如果是事后请假，须在上班第一个工作日及时补办请假手续。超过三天未补办，按旷工处理。事后请假需公司相关领导批准方可消假，除按规定扣除事假期间工资和补贴外。 请病假：按三甲或以上医院开启的正式病假条即可安排休假。如无假条或假条不合格者，按事假处理。病假期满如需延长假期必须及时续假，如自己不能续假可委托代理人递交续假申请，或事先通过通讯方式征得主管领导同意，并于上班后第一个工作日向人事部补交病假条。若假期满未回公司报到又未及时续假者，或未按规定提交合格医院证明，按旷工处理。 人事部每月汇总考勤时将根据考勤记录，以及各种外出登记单，病、事假单，作为同事本月考勤的全部依据，各种口头批假无效。 公司举行各种教育培训与集体活动，不得无故缺席，确有特殊原因，按事假请假制度执行。 二 办公用品管理规定 1、 申购时间 各部门每月根据实际需要填写下月办公用品计划申请表，21日前交行政部审查。由行政部汇总计划采购信息，报公司领导批准后，方可购买。行政部将于每月25日内备齐所需物品（特急备品特办）。 2、 领用标准与发放公司同事根据需要可领取笔记本，碳素笔（圆珠笔）、文件夹、档案袋等常用办公用品；特殊岗位同事可根据工作需要领取剪刀、文件夹、胶水等常用办公用品。 各部门/同事在领取办公用品时，需填写“办公用品领用明细表”，由该部门领导及办公室同意签字后到行政部办理相关手续领取办公用品。 3、 办公用品的统计 每月最后一个工作日，行政部将对上月各部门领用办公用品情况进行统计，并对所有办公用品库存进行清点。根据下月各部门上报申领计划和库存情况对所需办公用品进行及时储备。 4、 管理规定 消耗品应限定使用，管理品如有故障或损坏应以旧换新，因个人保管不善遗失应由责任人赔偿。消耗品、管理品分类如下： 消耗品指笔、刀片、胶水、笔记本、橡皮、稿纸、办公耗材； 管理品指剪刀、订书器、计算器、印泥等； 办公用品为办公时专用，未征得主管领导同意不得私用。对于私用办公用品给公司造成一定经济损失的，须赔偿一切实际损失。 原则上，办公用品只限在办公区域内使用。一般物品带出前应告知办公室；贵重物品需要带出时，应由办公室批准后方可带出。 办公用品由行政部负责统一保管并登记保管账。购置、领用需办理登记。 购置办公用品：行政部相关工作人员根据同事需求及库存数量提出办公用品请购申请，经公司相关领导批准后执行，原则上每月一次，特殊情况可单独申请。 对于故意破坏办公用品的，须按实际损失进行赔偿，并依情节轻重给予处罚。 三 财务报销制度 1、 借款手续 同事采购、出差及办理其他公司事务时，可向公司借款。 日常办公费用借款，根据事情需要，一般单笔借款不超过1000元；其他业务根据业务计划据实借支。 因公出差借款，普通同事单次不超过3000元，部门负责人单次不超过5000元；特殊情况须经公司相关领导批准。 借款时，填写借款单及资金支出审批单，经部门负责人及主管领导签字后，报公司相关领导(或公司相关领导授权人）批准，交由财务部办理付款。 借支10000元以上现金，须提前一天通知财务部。 2、 报销手续 同事报销须按下列程序：由经手人填写支出凭单，并将原始单据整齐粘贴其背面，本人签字，主管领导审核后，交由财务部会计对票据审核合格签字后，报分管领导审批，公司主要领导批准。最后到出纳员处报销。 3、 固定资产、软件的报销 经批准的采购申请单。 固定资产管理人员/归口管理部门人员填制的验收入库单。 填写有效的报销单并附合格发票。 4、 办公用品（低值易耗品）的报销 经批准的采购申请单。 保管人员的验收入库单和卖方出具的办公用品购置清单。 填写有效的报销单并附合格发票。 5、 技术资料/图书的报销 经批准的采购申请单。 报销发票背后注明资料名称或附购买资料清单。 资料/图书管理人员的验收签字。 填写有效的报销单并附合格发票。 6、 市内车费的报销 填写有效的报销单并附合格发票。 报销发票背后注明乘车人姓名、事由和起始站。 外出办事原则上乘坐公交车辆，如需乘坐出租车须经主管领导批准，并在发票上签批。 报销时把票面完整的车票贴于报销单背后。 往返机场（除携带设备或夜间）应乘坐机场班车，若确有需要乘坐出租车须由公司相关领导在车费发票上签字批准。 7、 招待费的报销 因业务工作需要，确需招待客户的，应按公司规定的招待标准填报宴请申请单后按报销手续办理。 填写有效的报销单，附合格的发票和使用明细。 8、 差旅费的报销 同事在本市内公出，回公司后填写报销单，并附相关发票。费用报销审批程序：经办人部门负责人财务部负责人公司相关领导(或公司相关领导授权人,下同)出纳付款。 同事到外埠出差前可向公司申请差旅借款，借款须提前一天申请，填写借款单，借款程序同报销程序。出差借款实行前帐不清，后帐不借的原则。借款人必须在业务办理完毕后，返回公司的三天内，将报销单据整理完毕，结清费用，归还借款。逾期1-5天按借款总额的10%罚款,并从当月工资中扣回。逾期5天以上, 按借款总额的20%罚款，全部借款金额和罚款从当月工资中扣回。 9、 各类专项费用的报销（如培训、宣传等费用） 经批复的有关申请。 不论由哪个部门人员经办，一律由归口管理部门负责人签字。 填写有效的报销单并附合格发票。 10、 报销时间 费用报销金额较大的，要提前两天通知财务部，财务部根据需要准备现金。 报销时间：每周五下午13：3017：00。 11、 原始凭证审核 财务人员严格对原始凭证所反映的经济业务的真实性、合法性、合规性进行审核，主要审该业务是否属实，记录的内容、数量、单价和金额是否正确，业务内容是否合法合规。 财务人员对原始凭证合法性和合规性的审核,杜绝收据代发票、白条代凭据，复印件代原件等非正式原始凭证入账。 对凭证传递程序是否合规的审核,主要审核各岗位责任人签字，凭证的种类、联次、附件说明等。 对于不符合财务规定的票据及不符合规定的款项，各级审批人员都有权拒批，出纳员有权拒付。相关人员不负责任的签字给公司造成损失的，追究其相应责任。 12、 其他 公司对各类超标费用，其超出标准