九源公司前台管理制度.doc

九源公司前台管理制度前台文员的职责内容、岗位素质要求和基本工作流程一、前台文员的职责内容(一)、辅助公司作好日常管理并切实做好员工服务工作；1、 准时按考评标准给每个员工的评分项打分；2、 每月按时将员工的各项考评记录汇总核对，在指定的时间送交各部指定接受人。3、 订餐、订纯净水、文字录入，在任务较紧的时候帮助其他同事解决一些临时出外复印、取资料等小问题。4、及时完成各部门领导安排的临时任务，有情况立即汇报。(二)、其它管理工作1、 负责管理公司的图书资料和会议室：主要是新书入库、编号登记、平时的借阅管理及清查工作。（详细流程见另外的图书管理办法）2、 负责管理库房：办理所有办公物品出入库登记；每月底清查上报，并列出采购清单，交行政办公室统一采购。(另见库房、财产管理办法)(三)、及时打印日常管理工作所需的文案及资料(1)保证每月有足够的考勤卡、外出办事记录单、请假记录单、加班记录单、订餐单、考评表格等单据。(2)主动考虑其它部门相关文件资料的打印复印扫描要求。(3)辅助设计部收集资料，及进出图纸文件管理。(四)、负责公司的接待工作二、前台文员应具备的岗位素质(一)形象要求：(在“员工行为准则二”的基础上要求更高一些)1、头发：干净整齐，发型发色不可夸张；2、服装：简单、整洁、大方；着职业套装，拒绝休闲装。3、妆容：保持干净，建议上淡妆，保持素雅的风格。4、举止：端庄、稳重、优雅。(建议多听听身边同事的评价)(二)工作礼仪：(在“员工行为准则二”的基础上要求更高一些)1、上下班时，以身做则，主动问候同事。2、进上司的办公室先敲门，离开时将自己坐过的椅子搬回原位。3、接电话的礼仪：(1)接电话：将心比心；以客为尊；注意判断与应变。(2)电话的禁忌：A、让对方久候B、问话重复C、言谈不得要领D、时间不对：刚上班、午休、临近下班时段；异地时差E、无法正确转接或多次转接F、声音不够亲切，语调冷漠或没有礼貌G、冒然猜测对方姓名、职称或答话H、办公室打私人电话I、挂电话机过重 (3)接听电话时应注意：A、在电话响三声之内接听B、谈话内容切合主题C、手边随时备有纸笔，立即摘记电话内容D、表达清晰、简洁，保持电话畅通E、使用礼貌语言，随口不忘“请”、“谢谢”、“对不起”(4)打电话应注意： A、打电话之前确定对方的电话、部门、姓名、头衔 B、电话接通，确认是所找的人之后，首先寒暄问候 C、接着自我介绍(公司、部门、姓名顺序介绍) D、说明去电主旨 E、倾听、沟通、协议。 F、重复要点，再确认。 G、结束时寒暄(例：打扰了!不好意思!谢谢协助!) H、通话结束后，让对方先挂断再轻放话筒。(5)接待礼仪：A、接待访客：立即起身，亲切招呼；口气平和，一视同仁；尽快确定对方姓名、头衔、来意；动作精确而从容。B、如是公司的重要客户和其它重要工作往来客人，在了解情况后，应请对方到接待区就座，到水，并请对方稍等，然后立即通报。C、客人办完事离开时，主动跟客人道“再见”。立即清理接待区，拿走垃圾，将椅子、杂志归位。三、前台文员的基本工作流程(一)、每日基本工作流程1、 早上上班之后，首先开公共区域需打开的灯具和饮水设备、打开所有的窗户通风；打开会议室的门、放图书的柜子等；然后做自己负责区内的卫生；2、 9：00开始检查头天办公区的卫生和收尾工作，并给每个人的清洁卫生情况打分；3、 中午11：00核对人数填订餐单，订午餐；4、 下午4：30提醒要加班的人填加班记录，并送领导签字；要请假的人填请假记录，送领导签字；要求大家在下班前交到前台。5、 5：10左右开始做收尾工作。检查一下上级交待的临时任务是否完成，是否及时做了汇报；没完成的抓紧时间完成；完成后或是当日无法完成的及时汇报。最后检查一下大家该交的各种单据是否收上来了。与各部因工作来往的手续是否清了。6、 5：30巡查各个办公区，看到不用的设备开着关一下，并收拾摆放整齐。没有问题后，要跟没走的员工交待关灯、关设备、关窗等问题，确定他们有大门的钥匙，并找得到大门的锁。此时，一天的工作才算宣告结束，可以放心回家了。一定不能不打招呼就自己离开。(二)、每月基本工作流程1、 前台每月的30日或31日(即每月的最后一天)下班前要把新的考勤卡放在前台的桌上；2、 每月的1日统计每位员工当月的考勤卡记录。把每个人的迟到、早退、旷工情况；请假、加班、外出办事情况汇总，在汇总表格中把分打出来。然后打印出来在2日前上交财务人员，财务人员据此结算工资。3、 每月25日清查库房物品存，列出清单；同时，收集各部门的实际物品需求，开出采购清单，30日前交行政部。由行政部统一审查采购。每月底交一份物品清点使用总结，汇报如遗失、损坏等情况。(三)前台文员的岗位监督管理办法1、 前台文员上岗后，先学习相关的规章制度。按公司的规章制度办事，严格遵守工作流程。在此过程中，不断向领导和身边的同事学习，进一步提高自己接人待物的素养以及处事的能力。2、 前台人员姑息员工的不实考勤行为，一经发现，扣除当月工资总额的60%；