XX文化传媒公司综合管理制度.doc

公司管理制度北京山雅文化传媒有限公司 序 言 公司把各项工作纳入制度化、规范化轨道，按照制度管事，用纪律约束人，建立一套科学的、系统的、规范的内部管理机制，是有序高效运转的重要保证, 也是推进公司科学持续发展的重要措施。按照建立长效机制的要求，根据国家有关法律法规和行业、公司实际，公司制订了系列规章制度。这些规章制度涵盖了公司行政管理、队伍建设、组织人事、财务管理、安全、保密工作等各个方面，具有较强的针对性、实用性和可操作性。公司决定将这些规章制度汇编成册, 推进规范化管理进程，向管理要效益，向管理要素质，依靠严格的管理带出一支“创新、诚信、实干、奉献”的人才队伍，确保公司科学、健康、持续发展,打造国内一流、社会有影响力的文化公司。愿各位员工与山雅传媒共同进步，共创光辉的未来。北京山雅文化传媒有限公司 2010 年 4 月 20 日目 录一、行为规范（一）、着装方面（二）、维护整洁（三）、公司的财产和财物（四）、通讯和快件（五）、日常工作（六）、电话举止二、招聘制度（一）、招聘原则（二）、招聘主管部门（三）、招聘申请（四）、招聘程序（五）、录用（六）、试用及正式录用（七）、劳动合同解除（八）、外聘人员（九）、兼职及在校大学生实习、临时员工管理（十）、独立核算部门人员管理（十一）、合作制部门与合作人员管理三、岗位聘任与绩效考核（一）、岗位设定（二）、岗位聘任原则（三）、绩效考核四、考勤管理五、费用开支及报销（一）、支款规定（二）、出差报销规定六、合同管理（一）、目的及范围（二）、合同审查程序（三）、合同的批审权限（四）、合同订立之前的前期调查（五）、合同的订立步骤（六）、合同的执行（七）、变更和解除（八）、纠纷处理（九）、入档管理（十）、责任（十一）、其他七、财务规定（一）、付款规定（二）、单据及票据的管理（三）、台帐登记（四）、业务汇总与核对帐目、报表 （五）、发票管理（六）、固定资产管理（七）、其他 八、档案管理（一）、公司的档案范围（二）、公司档案管理体制（三）、立卷归档制度（四）、档案管理工作（五）、档案利用工作九、商业秘密管理办法 （一）、总则 （二）、商业秘密界定 （三）、密级（四）、泄密处理十、车辆及驾驶员管理规定（一）、总则（二）、车辆使用（三）、车辆保养（四）、修理（五）、事故处理（六）、费用管理十一、 安全保卫工作规定 （一）、消防管理规定：（二）、火警、火灾应急措施（三）、重大、大型活动安全管理规定（四）、员工人身安全 （五）、突发性事故一、行为规范（一）、着装方面1、在每天早上上班的头十分钟内，每位员工必须检查衣着及仪容仪表和个人区域的卫生整洁情况。所有员工上班应衣着正式、 搭配得体、从头到脚请适当修饰。注意个人清洁卫生。2、男士夏天上班不准穿背心、短裤、托鞋。女士不得穿奇形怪异的服装（如：吊带装、露脐装、托鞋）。（二）、维护整洁1、 公共卫生请各位同事自觉维护干净、整洁的办公环境。2、 每位员工必须负责所分配文件柜的内外整洁，并保持柜门的关闭。下班时要收拾整理好桌子的文件，资料等整齐地摆放在桌上，将文件柜上锁，将当天的垃圾清理掉。员工的工作日记和重要文件等在下班后或人离开办公室后都必须锁进各人的抽屉和文件柜里。交一把备用钥匙给行政部保管。3、 员工离开办公桌或会议室，必须将所坐的办公椅收回桌子放好。4、 注意保持地面干净，若有东西掉落地面应及时处理。5、 在使用了传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，该使用者必须马上处理，尽可能重复利用如收作草稿纸；传真后的稿件，发传真者必须立即拿走。不能堆放在传真机和复印机上面或附近。6、 保持衣柜次序，各位员工请及时整理各自衣物，如需在公司换鞋，请将需更换的鞋子用鞋盒装好。雨披请用袋子装好，不得随意堆放。10、办公室内必须保持安静，不得高声谈话，通电话时也必须注意音量，不能影响他人工作和公司整体形象。互相之间的交谈保持1米的距离以内。11、有商业推销上门，若无意接待，请立即回绝，不要纠缠。若有意接待或客户来访，请在洽谈区或会议区里会谈，但也须注意音量，不允许在办公区域里接待。接待完客户或会谈结束后，由与会者中职位最低的员工收拾整理好桌椅、资料及杯子等。（三）、公司的财产和财物1、 员工应爱护公司的财产和财物，包括拍摄与制作器材、素材带（盘）、电脑、打印机、复印机、传真机、打字机、碎纸机、手机和电话机等，必须爱惜使用。如有损坏，照价维修、照价赔偿。公司发的文具等，如计算器、笔、本子等，员工必须保管好。如有遗失，自己负责原价补回。2、 电脑及打印机的清洁及一般的维护由在座使用的员工负责。每天最后离开办公室的员工应注意将每台电脑、复印机和打字机的电源关掉。3、 电脑的日常维护由在座使用的员工负责，公司的电脑、传真、打字机以及复印机不能用于私人用途。4、 公司配备的手提电脑不能擅自带回家中使用。5、 原则上不能将非本公司成员带来本公司，更不能随意使用公司的电脑和资料等。如有特殊情况，必须事先汇报经当时在公司的主要负责人同意。6、 公司影视素材资料和节目带盘由行政部指定的专人进行登记、编号，因业务需要需借阅，须事先在行政部办理手续。素材如丢失，责任人需照价赔偿。7、 公司所购的书籍资料等，由行政部指定的专人进行登记、编号，并盖上公章。若要借阅须事先在行政部办理借阅手续，最长期限为2周，超出期限请续借。8、 报纸由行政部管理，报夹上保留当周的报纸，当天的报纸不得缺失，每周对旧报纸进行一次整理，放入指定地方。（四）、通讯和快件1、 公司电话不能用于私人通话，平时工作的通话都必须长话短说，言简意赅，清楚明了，控制音量。2、 由公司安排专人在每天下班前将当天传真报告打出，用透明文件夹装好放在传真机旁边，以便各业务员查看。每月的传真报告由专人管理，及时整理、回收。3、 寄快递包括EMS、UPS、DHL等，由行政部安排专人统一收发并登记，寄出之前必须经部门经理签字。国内重要快件使用签收回执，确保快件安全。所有寄到公司的快件都由行政部签收（周末或节假日送来的快件由加班人员或在办公室的员工负责签收），并在专用交接本上登记后交给收件人，并请收件人签收。发票和回单拿来时，经手人必须认真核对清楚后再交给财务统一支付。（五）、日常工作1、例行工作（1）建立业务跟踪系统，在业务本上登记，注明客户名称、联系人和联系方式、商谈业务内容和合作模式、广告或节目样带数量、邮寄号码等，以备查询。（2）快件单子、各类信封和报销凭证，各位员工使用好后放回指定的抽屉，不要互相混淆。（3）公司员工应注意将个人物品、资料，重要文件等置放妥当。严格遵守公司保密规定，不得以任何方式将保密内容泄露到保密范围以外（包括公司内部员工），如发生泄密给公司造成损失除解聘外，公司保留追索赔偿损失的权利。（4）公司员工接待外来客人时，一般安排在会议室，进入办公室应有人陪同，并注意不让其随意走动、坐在位子上翻看各种文件资料或使用公司电脑。（5）公司各类印章由行政部管理，印章须加锁保存。印章原则上只允许在办公室使用，未经特别批准，任何人不得将公章带出办公室。使用印章必须按流程审批、登记，详细注明用印事由、数量、申请人、用印日期。2、业务工作（1）每月5日前交上一个月的工作小结，由总经理安排召开例会，各部门向公司总经理和执行董事提交报告，若遇到连续出差，可以再顺延。（2）开展新项目之前，必须提交详细的策划方案和市场调查报告给总经理和执行董事，经过公司调研评估后批准实施。（3）所有与客户往来的重要函件，包括电子邮件和传真等，都必须抄送一份给总经理、执行董事。（4）对外业务文件涉及其他部门的须先与其他部门商议确定并经部门总经理和公司总经理、执行董事审核批准后方可发出，并必须在公司备案，所有发出邮件必须同时备案一份到公司邮箱。（5）每个人把自己手头的文件，按每个客户或项目做成一份文件夹，里面的文件按时间顺序排列，日期最近的放在最前面。每个项目完成后或每季初将上季的文件整理成档，里面的文件排列顺序与文件夹相同，交到行政部统一保管。（六）、电话举止1、电话铃响时总机接线员须及时转接，接转电话时，看清对方要找的人在什么位置，再帮他转到就近的分机，不需要再大声提示这个人。其他人员不要在总机处接听电话。2、尽量向对方传递尊严和礼貌的训练有素的声音。对对方谈的事情要表示出兴趣，以清晰的声音回答。绝对不要提高嗓门。3、在电话机旁常备有便笺和笔。如果有必要让对方稍等，要有礼貌的告诉对方。或者一定要花一些时间寻找所需的信息资料时，应询问对方是否由你回电，若对方不愿挂断，可以轻轻将话筒放在稳定的位置，以免对方听到一些不舒服的声音。4、替同事接电话时，如果对方要找的人不在，先弄清该同事大致不在的时间长短，再问一下对方是否愿意等待，或留下口信或回电，绝对不要告诉对方此人上卫生间之类的语言。如同事出差，不要将出差的地址和目的等详细情况告诉对方。5、记录口信应尽量逐字逐句记录下来，记录下来电者姓名、电话号码，来电目的及其他信息。不要着急，耐心听对方讲话，如果对方的话不太理解，可以请求对方重复一遍。登记在电话记录笺上，写明应接电话人姓名，来电者电话号码等，最后是记录者的签名。6、筛选电话时，要机敏和蔼，以免激怒对方，注意讲话的方式。对方告诉你后，与要找的同事或领导商量一下，是要回避还是立刻接通。此时要注意按MUTE键，以免对方听到你们的对话，否则是非常不礼貌的。7、当接电话的人有客户来访或与领导谈话时，可以帮忙接听或为其记录口信，不要将此人叫出来接听电话，否则对客户和领导是不礼貌的。 二、招聘制度（一）、招聘原则1、公开、公正原则。公开、公正的原则是保证引进人才质量的前提条件。在招聘工作中，必须做到计划公开，岗位公开，要求公开，考核和评价标准公正。2、平等和竞争原则择业面前人人平等，必须杜绝因为地域、民族、单位、学派等不同而带来的歧视现象。考核过程中引入竞争机制，原则上每个岗位应有五人以上的应聘者。3、回避原则公司允许员工向公司推荐人才（亲属除外），但应遵循回避原则，面试考核人员不应与应聘人有特殊关系。如果遇有同学、朋友等来应聘，面试考核人员应主动回避。保证被推荐人和其他应聘者在同样的标准下接受考核。4、保密原则招聘考核人员必须注意自身言行，严守公司机密，在招聘过程中，妥善保管公司有关资料文件。另一方面，招聘考核人员还应为应聘者严格守密，不准将应聘者情况随意透露给他人。（二）、招聘主管部门行政部门为公司负责招聘工作的职能部门（三）、招聘申请1、公司各部门根据业务发展、工作需要及人员使用状况，填写员工招聘申请表，报行政部。2、行政部根据各部门汇总情况，提出公司招聘计划，报公司总经理、执行董事批准。（四）、招聘程序 1、由行政部组织招聘组负责对人员进行筛选，至少由二人组成。2、初选：行政部对应聘材料通览后，挑选基本条件合格者，发出面试通知。3、面试：由行政部组织对所有参与面试人员进行初步考核，填写面试记录表。考核其基本素质、品质等。主要考核内容包括：个人修养、工作责任心及敬业精神、工作稳定性、工作环境的适应性、分析判断能力等。4、复试：由部门总经理、公司总经理、执行董事对初步考核合格者进行复试。5、实习：由行政部安排所有复试合格人员按专业分别到各业务部门进行12周的实习，实习结束后，实习人员提交实习报告，行政部征求该部门各位成员的反映后提交一份评估报告，两份报告交总经理和行政部作为是否录用的参考，并由行政部向其原所在单位、院校了解情况。6、录用：综合考虑用人部门的考核结果等，经公司总经理、执行董事签字批准后，对合格者发送录用通知单。（五） 、录用1、发出录用通知。2、应聘者接到录用通知后，到指定医院体检。如查出有严重疾病，取消录用资格。3、应聘人被录用，如在发出录用通知15天内不能正常报到，可取消录用资格。特殊情况经批准后可延期报到。（六）、试用及正式录用1、新进员工携录用通知书和其它人事档案材料等到行政部报到，按行政部指定到用人部门报到，开始一至六个月的试用期，签定劳动合同。特聘人员经总经理审批可不实行试用期。2、员工试用期满，由本人提交转正申请，经用人部门负责人审查并签署具体意见后送行政部汇总，上报总经理审批。签定正式的劳动合同，合同最低年限视员工岗位职务等因素而定，一般员工为一年一签、主管以上管理人员可三年一签。所有劳动合同须经公司总经理或法定代表人签字后方可正式生效。公司按规定为员工办理社会保险和医疗保险。离退休人员和在其他单位享有社会保险和医疗保险的员工可不办理。（七）、劳动合同解除1、 公司因下列原因，可对有关员工解除劳动合同：（1）、员工因本人业务、技术水平等原因，经考核不能胜任工作要求；（2）、员工因违反国家法律法规和公司的规章制度；（3）、员工因劳动合同趋于届满；（4）、员工在劳动合同期内提出辞职；（5）、双方签订的劳动合同规定的解除劳动合同的条款。2、 员工或公司提出解除劳动合同，必须于离职前30日书面提出并签收确认。3、 员工辞职时，应向其所在部门提交书面申请，经所在部门和人力资源部经理签具意见后，报总经理批准后，开始办理辞职手续。4、 离职人员应在一周内交还所有公司物品，结清帐务，办好工作交接手续：（1）、向所在部门就自己的工作近况、详细客户档案（包括国外、国内客户）、所有业务情况、接手的所有单证和财务票据、公司纸质方案文件和电脑内的方案文件等，制成一份书面的交接清单，由离职人员、公司指派的交接人员和部门经理三方做完整的交接工作，并在交接清单上签名确认。（2）、辞职者除私人物品外，不得带走属于公司的任何东西，包括员工手册、工作笔记、公司的文件资料书籍等，还有其它公司发放的办公用品：如电脑、通讯工具、计算器、名片等，以及办公桌、文件柜和公司大门等的钥匙。所有公司物品交行政部签收。（3）、财务部负责清点离职人员的所有财务款项，离职人员必须还清所有支款欠款等。完成本条（1）到（3）以后，结算离职人员应得的工资款项，出具结算证明。（4）、所有交接清单和证明等必须附在离职申请表后面作为离职手续齐全的凭证。5、 涉密岗位员工辞职，必须作出书面承诺，保证不对外泄露公司技术秘密及商业机密。6、 行政部经理审核其离职手续齐全后，正式允许其离开，结算离职人员应得的工资款项在下个发薪日发放。7、 员工不按规定离职或办理离职手续的，视员工违约，公司有权要求员工赔偿公司的损失，赔偿金额最低不少于相当于本人六个月的工资奖金绩效收入等全部报酬（包括社保）。 （八）、外聘人员1、外聘人员与公司不发生任何意义上的劳动关系，均为公司合作伙伴。外聘人员均需填写登记表由其本人签字确认，由行政部存档。外聘人员对其自身行为、安全负责，公司不承担任何连带责任。2、公司顾问、艺术顾问、独立董事等由公司总经理、执行董事负责聘请。3、其他外聘人员按公司业务分工由各部门报请公司总经理、执行董事批准，由行政部负责办理工作合作关系手续。（九）、兼职及在校大学生实习、临时员工管理1、合同期内员工不得在外兼职，尤其是与公司业务相关的兼职（包括但不仅限于为其他机构提供咨询、顾问、策划和介绍合作方或客户资源等），一旦发生，给予开除处理，员工须向公司赔偿最少不少于本人6个月全部工资补贴绩效收入的赔偿金。给公司造成损失的，公司还将要求员工赔偿损失。2、外围人员如需在公司兼职，按外聘人员管理规定办理相关手续。3、公司原则欢迎在校大学生来公司实习，实习应坚持专业对口原则，按公司业务分工由各部门报请公司总经理、执行董事批准，由行政部负责办理大学生实习手续。实习生与公司不存在任何意义上的劳动关系，不发工资，可以适当发给午餐补贴。实习生对其自身行为、安全负责，公司不承担任何连带责任。4、公司原则上不得使用零时工，如确因业务需要使用零时工，按公司业务分工由各部门报请公司总经理、执行董事批准，由行政部负责办理零时工用工手续，签订零时工用工协议和安全协议，明确双方权益。业务部门必须加强零时工的管理尤其是安全管理。零时工上班时间以外的行为、安全由其自己负责，公司不承担任何连带责任。（十）、独立核算部门人员管理独立核算部门人员招聘与管理应按公司规定和程序执行，并必须按国家规定签订劳动协议和办理社会保险、人身意外保险，所需费用由该独立核算部门承担。公司可视具体情况先从部门经费中预留出3-15个月部门员工工资和社会保险、人身意外保险所需金额。（十一）、合作制部门与合作人员管理合作制部门与合作人员原则上只和公司签订工作合作协议，不签劳动协议。如合作制部门所聘员工确需与公司签订劳动协议，需由合作制部门负责人与当事员工向公司提交书面申请，经公司总经理、执行董事批准，在合作部门向公司预交3-15个月该员工工资和社会保险、人身意外保险所需资金作为风险保证金后，行政部按规定为该员工办理签订劳动协议的手续和保险，但该员工的工资、保险等费用按月从合作制部门中划转公司支付。三、岗位聘任与绩效考核为规范公司劳动人事管理制度，形成公平竞争、奖惩分明、合理流动的用人机制，特制定本办法。（一）、岗位设定本公司根据自身情况，设立以下岗位级别： 行政级别 岗位级别l 高级管理人员： 总经理、副总经理、总经理助理l 中级管理人员：部门总经理、副总经理，部门总监、副总监l 主管级：业务经理、项目部长l 一般员工：业务主办、业务助理、制片、编导（二）、岗位聘任原则1、坚持任人唯贤，优化组合结构，利于公司业绩管理和个人能力发挥。2、公司调配方案与个人业务专长和意愿相结合。3、公司每年举行在职员工的岗位级别评定，相同岗位级别可根据评定结果享受不同级别待遇。实行末位淘汰和能上能下的制度。具体管理办法公司另行制定。4、岗位聘用期限须短于或等于员工劳动合同期限。5、各部属人员聘用由各部门总经理提出，报行政部审核，由公司总经理批准。6、公司中级管理人员由公司执行董事聘任或解聘。（三）、绩效考核1、绩效考核的目的：（1）通过绩效考核促进上下级沟通和各部门间的相互协作。（2）通过客观评价员工的工作绩效，帮助员工提高自身能力和工作水平，从而有效提升公司的整体绩效，也为公司薪酬分配和员工职务晋升提供可靠依据。2、公司总经理及副总经理、部门经理及副经理绩效考核按照业绩合同管理办法执行。 3、业务部门、制作部门、行政部门按工作性质不同采取不同的绩效考核办法和指标。 4、绩效考核办法由公司另行制定。四、考勤管理1、公司按国家规定，员工每周工作四十小时，原则上周六、周日为休息日。2、日常考勤管理由行政部具体负责。员工上班实行签到或刷卡制度，行政部同时进行手工考勤，迟到者在做出合理的解释后方可补签到或刷卡。3、迟到（早退）时间在三十分钟以内者，每次处以罚款30元。迟到（早退）三十分钟以上一个半小时以下者，即视为旷工半天，迟到（早退）一个半小时（含）以上者，即视为旷工一天，每旷工一天，扣除当天全额工资补贴，当月累计或连续旷工三天还将扣除当月岗位补贴和奖金。4、遇有特殊原因而不能及时赶到公司，应先打电话向行政部经理请假，同时报告本部门经理。事后需作出书面的解释，经本部门经理、行政部经理批准后，可按事假处理。5、员工在上班期间因公外出，应先向本部门经理和行政部经理报告，填写外出单，并事先征得同意。6、员工出差必须事先经所在部门经理安排同意，由行政部经理报总经理批准后，将事由、目的地、业务联系人和电话及所需时间上报给行政部备案。出差回来后须做书面总结（附出差业务联系人名片复印件）经部门经理签字确认交行政部备案，备案后才予以报销差旅费用。7、公司不鼓励加班，员工应在规定工作时间内保质保量完成工作任务。主管级以上加班，不发加班工资，可以根据工作情况安排调休。一般员工因工作需要安排周六、周日或法定节假日加班的，应事先填写加班申请单，经部门经理审核同意，由行政部经理报经总经理批准，并告知行政部登记出勤。加班以半天为最小单位。因本人原因或本人业务、工作未能按时完成而发生的超时工作不能作为加班计算。8、员工因病、事需请假的，应提前填写请假申请单，注明事由和期限，报部门经理和行政部审批。主管以上管理人员报总经理审批，经批准后将申请单交行政部统一备案。特殊情况下才允许事后补办请假手续，但必须有合理的解释。休假完毕到行政部办理销假手续。9、员工请假在一个工作日以内（含一个工作日）的，由本部门经理和行政部经理批准；二个工作日以上（含二个工作日）的，必须经总经理批准。中级以上管理人员请假，一律由总经理批准。请假按天数扣除全额工资补贴。月事假累计五天及以上者，扣发当月岗位补贴。10、员工病假应附医院有效证明。月病假时间不超过三个工作日（大病住院除外），半年内累计病假超过十五天、事假超过十天的公司可以解除劳动合同（国家有特别规定的除外）。11、国家法定节假日和员工年休假、其他法律规定休假按国家有关规定执行。12、行政部每月月底对该月所有公司员工的考勤情况进行统计，统计结果交财务部，作为该月一般员工加班工资发放的依据和业务经理级以上员工调休的依据。加班工资按国家有关规定执行。13、公司可根据实际情况另行制定具体的考勤管理制度五、费用开支及报销（一）、支款规定1、任何款项的支出必须由总经理、执行董事签字同意方可生效，每次支款数额根据工作需要测算。 2、公司实行部门或项目财务独立核算制度，单独立账，部门总经理或项目负责人对该部门或项目的财务收支负责。（二）、出差报销规定1、 出差住宿规定按以下规定执行，若有特殊情况或超标等，必须事先取得总经理同意。住宿超标的可以相互抵补，但只限于当次出差的抵补。节约和超标部分按规定报销。一个人出差时选择入住单人房，两个人（同性别）必须入住一间标准房，以减低费用。不同级别的人入住一间房时，按高级别的标准报销。（1）国内出差住宿费：高级管理人员：国内一律不能超过280元/间，沪、深、穗不得超过320元/间；中级管理人员：国内一律不能超过220元/间，沪、深、穗不得超过280元/间；主管级和一般员工：国内一律不能超过180元/间，沪、深、穗不得超过220元/间。（2）国内出差伙食补贴40元/天，沪、深、穗以及经济特区60元/天，因公请客吃饭（事先经过公司总经理批准的）的当天不得再领取出差伙食补贴。出差期间，如不报销住宿费，按每人每天标准住宿费的一半补贴给个人。 （3）国内出差可采用以下交通工具： 中级管理人员以上 双飞主管级管理人员 一飞一卧 一般员工 双卧 除非执行董事、总经理批准或特殊情况，一般不能乘坐出租车。报销的出租车票上必须注明起始地点、日期和乘坐原因等。（4）国外出差住宿费及补贴公司另行制定管理规定六、合同管理（一）、目的及范围1、签订合同必须遵守国家法律、法规及相关政策。2、对外签订合同必须以维护公司合法权益和提高公司经济效益为宗旨。3、合同作为明确合同双方权利的义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签定合同。4、合同采取书面形式，所谓的书面合同指正式合同文本、备忘录、传真、信函、图表等可以以书面形式加以固定的形式。如果因情况紧急，要采取国际流行的电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司授权负责人同意，其后要尽可能地采用上面的提到的几种合同形式加以固定。5、本规定所指的合同只包括与公司业务有关的合同，不包括劳动合同。6、公司由法律顾问根据法定代表人、总经理的授权，对合同进行动态监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法律顾问对各部门实行指导。（二）、合同审查程序1、部门负责人对合同的真实有效性予以审查。2、分管领导对合同的专业技术性、经济性予以审查。3、本公司法律代表或法律顾问对合同的严密性和合法性进行审核。以上人员在认真评审后须在合同会签表上签名以示承担相应责任。（三）、合同的批审权限合同原则上由法定代表人签订，但经法定代表人授权的可以由总经理、副总、总助或其他负责人签署。授权方式可以为授权书、电话、传真等。签约人必须持有法人委托书，而且必须在授权范围内行使签约权，否则无权签约。上述合同在签字之前由顾问律师附签，以说明该合同已经得到了法律上的审查。（四）、合同订立之前的前期调查1、在签订合同之前应当尽可能对对方的以下情况进行了解：A、要求对方提供将其主体资格方面的法律文件，如营业执照，重大的交易对象不妨到有关公司登记机关查其登记内容；B、交易公司的背景和相关历史；C、对交易公司的营运状况进行分析；D、对交易公司的信用信誉情况进行了解，如过去是否认真履行了与他人之间订立的合同，是否有欺诈或不讲信用的行为，是否已卷入与他人的或与国家机关的纠纷；E、对交易公司的资信了解，包括是否有房屋还是租用他人房屋、相关财产是否抵押。2、所欲签订的合同在经济上的可行性可交由财务部门审核，财务部门有相关建议的，可以在合同草拟稿中说明，并由会计签名。3、以上情况在签订合同之前应尽可能知晓，如果调查了解的成本过高，可以在将来签订主合同时加入对方保证条款。4、经办人员对以上信息的记录或调查的情况将来与合同原件一并入档。（五）、合同的订立步骤1、 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立书面合同。2、 合同由各级经办人自行拟稿，合同内容包括标的、数量和质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式、违约责任等主要条款。涉及合同对于适用法律及选用仲裁条款要尽可能选择中国法律及中国范围内仲裁。3、 在订立合同之前要充分了解对方的状况、目的、双方所处的地位，以采取不同的方案和对策，在对方商谈过程中要从有利于本公司的程度逐次引导。4、 格式化的合同由经办人按合同纸上的要求填写。5、 重要合同由法律顾问负责拟稿。6、 拟稿完毕后，经本部门审核后，交由律师进行法律审查，顾问律师根据法律对合同稿审核并签署意见，之后交由经办人按合同签订权限报相关负责人签订。合同签订内容，如涉及公司内部其他部门的，须事先协调。7、 法律顾问对合同稿提出意见的、则向经办人说明情况并退回。经办人要求通过的、但法律顾问仍持保留意见的，经办人可以根据层级上报到上级管理人员，并由该管理人员对合同进行再次审查。8、 法定代表人、总经理对重要合同和有争议合同予以审核并具有终审权。（六）、合同的执行1、合同在签订之后，原则上整个过程应当由经办人负责全过程的执行，经办人员要做到对合同的内容、每一个细节要有充分的了解。须密切关注合同履行情况，发现问题及时处理、汇报。2、当合同在执行过程中出现任何新的重大的事实情况时，经办人应及时汇报并及时征求律师的意见，以寻求对策。3、合同在执行期间如发生人员变动的，如该人员只是在公司内部变动，则由该经办人员继续负责，有特殊情况的可以由原经办人向新经办人完全、充分说明合同执行的整个情况，环节，交接相关资料。新经办人不了解的地方，原经办人要负责说明。4、如原经办人离开公司的，要由其将合同执行的全部资料交接下来，并充 分说明整个合同的执行情况，经该业务部门确认无误的，方可办理离职手续。5、合同执行完毕后，相关资料由经办人及时交档案保管部门入档。经办人要对入档材料的真实性负责。（七）、变更和解除1、因不可抗力或其它原因需要变更或解除合同的，应在法律规定的期限内与对方当事人进行协商，妥善处理。2、变更、解除合同必须符合有关法律的规定，必须维护公司合法利益。3、 变更、解除合同的程序与审批程序相同。合同经过签证或公证者，须到原工商行政管理部门备案或经公证处重新公证。4、变更、解除合同一律采用书面形式。 5、变更、解除合同前仍应严格履行原合同。6、 因变更、解除合同而使当事人的利益受损的，除法律允许免负责任外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。（八）、纠纷处理1、在履行合同过程中如与对方发生纠纷，应按有关法律法规和本办法妥善处理。2、合同纠纷原则上由承办部门负责处理。涉及内部多个单位的，可以协商或由公司确定一个部门牵头负责处理。3、合同处理应在双方友好协商的基础上解决争议。（九）、入档管理1、合同签章生效后，正本由档案保管部门归档，合同有关的业务资料由相关的业务部门保管复印件，原件有富余的也可持有一份原件。2、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。3、档案保管人员应妥善保管与合同有关的资料，包括与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等。4、以上资料不得随意改动、弃置、销毁、遗失。5、档案保管人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。（十）、责任1、未按合同管理办法所定标准程序所签订的合同，一律无效，因此而造成的一切损失由签约人承担。2、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。3、因疏忽大意、不负责任导致所签合同损害公司利益的，按合同金额的2060%赔偿公司损失，并给予降级处分和5005000元/次的罚款；给公司造成较大损失的，除赔偿损失外，予以除名。4、在合同签订和履行中假公济私、谋取私利者，按合同金额的50100%赔偿公司损失，并以开除论处。除赔偿损失外，触犯刑法的，移送司法机关处理。5、因个人原因，未能及时检查合同履行情况，致使公司遭受损失的，给予责任人降级处分和100010000元的罚款。（十一）、其他本规定解释权归公司，可根据新情况由公司作出另行规定。 附件：合同会签单 合同会签单合同名称（全称）合同编号经办部门经办人报送时间部门负责人审核意见年 月 日法律部门意见（行政部、法律顾问） 年 月 日财务部/审计部意见 年 月 日总经理意见 年 月 日执行董事意见 年 月 日七、财务规定（一）、付款规定1、付款前，由该笔业务的业务员认真填写用款申批单，清楚写明收款单位、收款单位帐号、单价、总金额、及相对应的收款单位发票号、双方订立的合同编号等，交部门负责人、财务部负责人审核无误后报总经理、执行董事签字同意再到财务部付款。凡未按流程审批的财务部不得付款。2、支票或汇票开具后，首先由出纳审查，再由该笔业务的业务员审查，最后交给收款单位时请其自己再次核查，避免发生不必要的失误造成不必要的损失；并请接收人签收，以便于以后的核对工作。否则，对责任人处以500元罚款，再犯加倍，造成公司损失的须照实赔偿。（二）、单据及票据的管理所有单据和票据等的交接，如交单联系单、押汇申请等，无论是银行对我们的交接还是公司内部的交接，都必须请对方签收。财务部以外的其他人员拿回任何单据都必须先交给财务部指定的专人进行处理。若无故拖延或遗忘，处以200元罚款，再犯加倍，造成公司损失的须照实赔偿。（三）、台帐登记每笔业务由该笔业务员负责按照台帐上的要求详细、及时、逐项登记在台帐本上。若无故拖延或有遗忘、遗漏，将处以罚款；第一次扣除当月奖金或提成的10%，第二次及以上扣除当月奖金或提成的20%。（四）、业务汇总与核对帐目、报表 财务部在每月5日交工作小结时将每月的台帐及业务汇总上交总经理，内容包括当月的盈利或亏损，以便从当年一月到该月的累计。会计必须每月进行帐目的核对。财务部要做好财会基础工作，帐簿、凭证、报表需一致。每月底将报表报送总经理、执行董事。资产负债表、现金流量表每月报一次。（五）、发票管理 1、公司发票由财务部专人管理。由该笔业务的业务员认真填写发票申批单，清楚写明收款单位、单价、总金额、双方订立的合同编号等，交部门负责人、总经理签字同意后再到财务部开具。未按流程审批的不得开具发票。否则，对责任人处以500元罚款，再犯加倍，造成公司损失的须照实赔偿。2、公司报账的发票必须由财务部统一存档制订成册。（六）、固定资产管理每项固定资产逐笔登记编号以便对固定资产进行控制、清点折旧，每年对固定资产进行盘点（由财务部和行政部负责）。 （七）、其他 公司根据国家相关法规和本规定另行制定详细财务管理制度八、档案管理为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和利用档案，结合本公司实际情况，特制定本办法。（一）、公司的档案范围1、企业行政文书档案：包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划和工作总结；有关人员的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。2、企业管理档案：包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。3、企业技术档案：包括技术研究档案、项目方案、样片等。4、企业会计档案：包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。5、企业业务档案：包括与客户往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、业务单据等。6、企业声像档案：包括照片、录音、录像档案等。（二）、公司档案管理体制1、公司档案管理机构：行政部统一管理公司各类档案（会计档案除外）。2、公司指定专人分管公司档案工作，保管人须维护档案的完整与安全，并接受必要的培训。（三）、立卷归档制度1、档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。2、归档范围：凡本单位具有考查利用价值的文件材料。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、业务单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。3、归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：（1）按年形成的文件，第二年第一季度归档。（2）凡有法律效用的文件材料，签订后就立即归档。当事人、部门负责人留复印件备查。（3）凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。（4）项目、科研课题，鉴定，验收后，两个月内归档。4、归档要求（1）材料完整齐全。（2）系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。（3）立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。（4）在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。（5）由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部门共同做好旧档的组织工作。办理移交手续，双方在移交清册签字。5、部门归档要求（1）编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款归入卷内，便于次年立卷。（2）文件按时间顺序排列，最近的在最上面。（3）一个客户一个立卷，一个档案盒。（4）贸易档案与往来函件分开放，贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。（5）定时交档案室：文件量少的，一季交一次，季后第一个月收集。文件量大的，一月交一次。6、档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部调整等。7、记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。（四）、档案管理工作1、档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。2、档案保管：公司设立专用文件库保存档案。3、档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程序、名称鉴别、档案价值，确定各类档案的保管期限，编制成表。4、档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以上监销，并在清册上签字。（五）、档案利用工作1、凡需调阅档案，均须填写档案借阅单，依据借阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能借阅。借阅档案应在“档案借阅登记簿”上登记，注明借阅档案的名称、密级、借阅方式、数量、期限。2、档案利用方式有：提供档案原件；提供档案复印件；提供文献索引资料。3、档案管理部门要主动向部门员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、市场信息等。4、依据国家统计和有关法律法规，做好企业档案统计工作。九、商业秘密管理办法（一）、总则1、本办法所称商业秘密，是指不能为本企业外公众所知悉，能为企业带来经济效益，具有实用性并经企业采取保密措施的技术信息和经营信息。2、行政部门负责商业秘密保护的指导、监督和管理工作。行政部门、财务部门、审计部门负责对侵犯商业秘密行为的进行认定和处理。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。3、公司所有员工在职期间均有保守企业商业秘密的义务，离职或退休后仍应承担保守商业秘密的义务。（二）、商业秘密界定1、重大决策中的秘密事项。2、尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营决策、经营项目及项目方案、草案、创意。3、内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4、在对外谈判中，限内部掌握的谈判方案、价格底牌及对外询价、报价资料。5、营销策略、营销计划、营销合同、国内外销售市场网络和客户名单、涉及商业秘密的业务函电。6、有价值的供销情报、价格情报、资料。7、对外招投标中的标底、方案及标书内容。8、内部核算成本、内控价格、资产债务等不公开的财务资料。9、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。10、已掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。11、其他经公司确定应当保密的事项。（三）、密级1、商业秘密分绝密、机密、秘密三级A、直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为绝密级。B、公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况等为机密级。C、公司人事档案、合同、协议、员工薪酬、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。2、属于公司秘密的文件、资料，应当标明密级，并确定保密期限。没有确定的保密期限为5年。保密期限届满，自行解密。3、商业秘密标识A、书面形式的商业秘密用标识“”标在首页的右上角，“”前标明密级，“”后标明保密期限。B、非正规书面形式的商业秘密用前项规定的标识方式标在易于识别的地方。C、对于不易标识的商业秘密应当用其他有效方法予以确认。4、所有涉密部门须制定保密细则，建立岗位责任制，保证商业秘密管理制度化。5、确定商业秘密有关事项，必须在掌管、接触该项秘密和已经知密的人员范围内公布。6、商业秘密的密级以及保密期限如有变更，应当在原件上作出明显标志并及时通知保密责任人。7、属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政部门或主管副总经理委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由该涉密电脑负责人负责保密。8、对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施A、非经总经理及领导批准，不得复制和摘抄。B、收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。C、在设备完善的保险装置中保存。9、在公务中需要提供公司秘密事项时，须事先经总经理批准。10、举办事涉公司秘密内容的活动时，主办部门须采取下列保密措施A、选择具备保密场所。B、根据需要限定参加会议人员的范围，指定涉密人参加。C、依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。D、确定活动内容是否传达，如传达，须确定传达范围。（四）、泄密处理1、公司职员发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，须当立即采取补救措施并及时报告行政部门；行政部门接到报告，应立即作出处理。2、有下列行为之一的，属于侵犯企业商