日照职业技术学院各类档案工作规范及流程.doc

日照职业技术学院各类档案工作规范及流程党、政管理类、外事类文件材料的工作规范及流程一、文件材料的来源（一）每年初从党办院办机要室签收的与本单位工作职责相关的国家、省、市文件。（二）与本单位工作职责相关的学校发文（含拟文稿）。（三）本单位人员外出开会、交流带回的文件和会议材料。（四）本单位工作中产生的有保存价值的文件材料。（具体内容详见归档范围）二、文件材料的整理（一）件的确定件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但是实际工作中文件的形式多种多样，要用以下材料来确定件：文件正本与定稿为一件。定稿不易装订的也可单独作为一件。正文与附件为一件。如附件数量较多也可各为一件。原件与复制件为一件。对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档。转发文与被转发文为一件。会议记录、介绍信存根等一本为一件。不便拆开的整本会议记录可作为一件，但须在档案管理软件中输入每次会议的主要议题。如果会议记录不是一本，可以每次会议记录分别作为一件。成套的会议材料各为一件。一次会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档，如会议决议、会议报告、会议通知、代表名册等等。重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。重要文件须保留历次修改稿，正文与历次稿各为一件。计算机及其网络环境中形成的文件，正文与计算机打印的拟文稿为一件。行政发文拟文稿须盖校长办公室公章，党委发文拟文稿须盖党委办公室公章。正文与文件处理单为一件。文件处理单能体现文件处理的轨迹，应与文件一起归档。来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件。这样可减少整理此类文件的工作量，但在以后的编目（请示、报告、函）中文件题名应写批复的题名，在题名后面要注明（附请示、报告、函）。经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件。这样能将办文复杂的来文、复文更好地处理，便于检索。报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。充分尊重和利用原来的基础。未装订的式样相同的表格，以一定的单位结合，可装订在一起作为一件。（二）文件的修整整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。须保管永久、长期保管的文件要进行修整，短期保管的文件保持原状就行了，减少不必要的劳动。文件修整工作的内容有修裱、复制、去除易锈金属物、大纸张折叠。修裱：对破损纸张进行修补或托裱。复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。大纸张折叠：档案盒尺寸是按照A4规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。（三）装订归档文件修整后要按件装订。装订方式采用不锈钢订书钉在文件左侧或左上角装订，一般订一只钉，左侧装订的可订两只钉。较厚的文件采用三孔一线的装订方式。装订时纸张要对齐装订的一边。已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。一个单位的装订方式应相对统一，短期保管的文件材料可保持原装订方式不变。装订时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；计算机及其网络环境中形成的文件，正文在前，拟文稿在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。（四）分类排列归档文件采用年度机构（类目）保管期限进行分类、排序。归档文件应在同一保管期限内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；事由间，按事由办理时间的先后顺序排列。如一套会议文件材料属同一个事由，其应按时间顺序排列在一起。分类排列工作步骤如下：1.按文件生成年度为单位进行分类整理。2.同一年度的文件再分机构。机构为学校各部门、学院。3.对照文件材料归档范围和保管期限表，将归档文件按永久、30年、10年区分保管期限。同一机构相同保管期限的文件（件）的排序按事由结合时间排列，这样工作就简化。（五）编制档号归档文件经过分类、排列等系统整理后就要逐件给予编制档号，档号是将归档文件在全宗中的位置予以固定的一组标识符号。编制过程：在文件的上方中间空白处加盖红色归档章，如文件的上方中间空白处有文字，可选择上方其他空白位置。然后在方格内填写对应的档号。档号章的填写内容与要求：（六）填写归档章内容（附表格）1234561.日照职业技术学院全宗号：D0792.年度，填写文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元年。如在2006年整理的是2005年应归档文件，应填写“2005”。3.室编件号不需填写4.机构或问题如：JX115.保管期限如：永久、30、106.馆编件号：不需填写（七）编页码每件文件无论是单面或双面只要有书写文字，均应每面编写一个页号；页号的位置在每份材料非装订线的右上角。各单位保管期限为永久、长期、短期的归档文件分别自1开始编流水号（件号），第二年仍然分别从1开始编号。（八）编目编目是指根据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，是对归档文件以件为单位进行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找利用和管理统计之需。编目工作是档案人员按文件分类、排列的结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。归档文件目录有统一的格式。归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注件号：填写归档章上的件号。责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称，填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。文号：填写文件的发文字号，一般由机关代字、年度、顺序号组成，要求照实抄录，填写完整，不得省略。在录入计算机过程中，年度用半角状态下的方括号加阿拉伯数字输入，如日职院字20063号。题名：归档文件的标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的，填写时照实录入。文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须录入。文件有并列题名的，并列题名与正题名一并录入。没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“”号。文件的附件独立性强，正题名不能反映附件内容时附件标题可一并录入，外加“（）”标注。日期：文件的形成时间，以阿拉伯数字标注年月日，如2004.05.18。页数：填写归档章上的页数。备注：注释文件需说明的情况，包括密级、破损、修改、补充、移出、销毁等（一般情况下空着）。（九）装盒将归档文件按件号顺序装入档案盒，不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内。可装满一盒后再装下一盒，不要求将同一事由的归档文件装入一盒，同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起，档案盒仅是装具，不是“一卷”的概念。盒内备考表放置在盒内文件之后，要签署完毕。情况说明立卷人检查人立卷时间1.情况说明：正常情况下不填写内容。出现