文秘的管理制度2.doc

文秘的管理制度文秘的职责一、日常工作：1、负责公司信息对外发布，并经总经理认可。2、负责公司未公开重大信息保密工作。3、对办公室的文件管理负责分类、归档、整理。4、做好会议纪要，工作检查纪要，现场办公纪要等工作，会议纪要在会后次日整理完毕。5、协助办公室主任做好各类公文的登记、下发、上报等工作。6、协助办公室主任做好节假日的排班、值班工作。7、负责总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作。8、对文件要求的事项跟踪、查办二、行政工作：1、及时完成总经理和办公室主任交办的各项工作。2、做好各部门的服务工作，保证公司内部信息的及时传递到位。3、做好文书工作。三、文书工作：1、签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。2、签收文件时要对文件的份数、标题等内容逐份清楚核对，如发现一项不对应及时报告主管领导。3、签收文件应写姓名并注明时间。4、对收到的文件，要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达汇报结束后交办公室保管，个人不得存放。5、内部制发文件流传，由各部门自行登记、收文、立卷、存档6、企业的文件由办公室负责起草，由总经理审核并签发；企业内部各部门的文件由各个部门负责起草办公室审核，经总经理签发。7、在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。8、外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送有关部门处理。9、内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。10、需多部门或多人会签处理的文件应附上收文处理单。11、各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。12、文件收文后，再依据收文处理单内所制定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件传送办公室13、涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理做最终审核、批示，并下发相关部门予以执行。14、经办理归档后的文件应立档管理，行政文件由办公室建立归档管理。15、文件的借阅，必须经办公室主任签字同意，重要文件经总经理同意方可借阅。借阅后及时归还。16、文件的销毁应请示领导签字同意，并建账登记，经两人以上监督销毁，任何人不得私自销毁。文秘工作管理制度一、工作内容及要求1、文秘（助理）在办公室主任指导下，负责本公司的公文处理、通信文印、调查研究、接待会晤的日常行政工作。2、认真执行贯彻国家各项方针、政策、法规、法令及本公司制定的各种各种工作、管理标准、准确及时的完成公司领导交办的各项工作。3、具体负责草拟文件和会议纪要的核稿，文字力求做到言简意赅，结构严谨，政策性强。4、负责公司召开会议的组织安排、记录、议定事项的催办工作。5、负责上级和有关单位的来文登记、分办、批办、承办、催办和归档工作。各种行政文电传递处理做到及时、迅速、准确、不丢失、不失密。6、经授权可负责公司介绍信、公章的管理和使用。7、负责公司行政文书档案的保管、整理、归档、销毁等工作。严格执行有关保密规定，确保档案的完整与安全。8、负责公司领导和办公室主任布置的有关工作，随交随办，提高工作效率。二、责任和权限1、对公司总经理和办公室主任交办的各项任务及时完成。2、对文秘工作规定的工作内容和各类标准严格执行。3、对文稿质量不合格，会议记录不全及文书档案混乱负责。4、对文件积压、丢失及承办不及时造成贻误负责。5、对机密文件丢失负责。6、有权对公司领导的各种会议所决定的各种事项的督促、检查和催办。7、有权对办公室主任分办事项的联系协调和催办。文秘工作的流程1、撰写综合性文字材料接受任务听取领导意见，学习有关文件，收集有关资料办公室主任召集研究提纲组织起草办公室主任审改争求有关部门意见总经理审阅，批示印制文档2、撰写会议纪要做 好会议记 录起草会议纪 要办公室主任审核上报总经理总经理批阅归档参加会议3、起草公司重要文件办公室主任安排任务听取领导意见，收集有关资料组织起草办公室主任审核总经理审阅签发挂公文号发送归档罚则1、总经理和办公室主任交代的公司事项未及时处理的扣除当月绩效的20%。2、文秘档案不对外借阅，重要文件必须经总经理批准，方可借阅，否则按公司纪律处分；对于重要机密文件泄密的承担法律责任。3、公司内部信息传递失误或传递不到位，扣除当月绩效的20%。4、文件积压、丢